Fascicolo di Gara

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All'interno delle singole Gare pubblicate a partire da gennaio 2024 è disponibile il Fascicolo di Gara la cui apertura, gestione e conservazione è consentita in modalità digitale.

La realizzazione del Fascicolo coinvolge le fasi di:

• Pubblicazione;
• Affidamento;
• Esecuzione del ciclo di vita dei Contratti pubblici.

Da sapere che

Il Fascicolo di Gara:

• È generabile dal momento della pubblicazione fino a 5 anni dalla stipula dell’ultimo Lotto della procedura.
• Si compone di elementi acquisiti direttamente dalla Piattaforma e di elementi allegati dalla Stazione Appaltante.
• Si alimenta costantemente in base alla fase di gestione della Gara. Ad esempio, acquisisce immediatamente la documentazione di Gara pubblicata e la documentazione caricata dalla Stazione Appaltante. Acquisisce i documenti di Offerta al momento dell’Aggiudicazione/Stipula del singolo Lotto.
• Può essere scaricato in locale dopo la sua generazione.
• Può essere eliminato solo dall’Amministratore di Sistema su esplicita richiesta del RUP.
• Il Fascicolo di Gara generato va contestualmente in conservazione e lì rimane per il tempo previsto dalla legge.

Generazione, gestione e conservazione del Fascicolo di Gara

Per generare, gestire e conservare il Fascicolo di Gara, autenticati su Acquisti in Rete ed entra nel tuo Cruscotto.

Gli utenti che possono accedere al Fascicolo di Gara ricoprono le posizioni di:

• Punto Ordinante - PO
• Delegato al Fascicolo di Gara
• Responsabile Unico del Procedimento - RUP
• Responsabile del Procedimento - RdP.

Solo il PO, il RUP o l’RdP possono nominare un utente registrato come Delegato al Fascicolo di Gara, che risulta quindi autorizzato ad agire nella sezione Fascicolo di Gara e accesso agli atti per conto della Stazione Appaltante.

Accesso al Fascicolo di Gara

Accesso Gara RdP

Se sei un RUP, un RdP o un Delegato accedi tramite Cruscotto alla sezione Ruoli nelle procedure d'acquisto e seleziona la Gara di tuo interesse.

Se invece sei un PO puoi individuare l'iniziativa/gara di tuo interesse accedendo dalla Bacheca personale.

All'interno della Gara troverai quindi la sezione FASCICOLO DI GARA E ACCESSO AGLI ATTI.

Dettaglio gara

Ricorda che se accedi con il ruolo di RUP, per accedere alla sezione FASCICOLO DI GARA E ACCESSO AGLI ATTI devi prima selezionare nel menu di sinistra GESTISCI ANACFORM E EFORM e poi DETTAGLIO GARA.

Fascicolo di Gara

Una volta all'interno della sezione FASCICOLO DI GARA E ACCESSO AGLI ATTI visualizzi le operazioni possibili per la gestione del Fascicolo:

1. Gestione delegati
2. Aggiungi documentazione
3. Genera Fascicolo
4. Gestione Accesso agli atti

Se hai già aggiunto della documentazione, la vedrai in questa sezione.

Gestione delegati

Gestione delegati

Se accedi come PO, RUP o RdP puoi nominare un Delegato al Fascicolo di Gara selezionandolo tra gli utenti registrati sul Sistema. Il delegato potrà compiere azioni nella sezione Fascicolo di Gara e accesso agli atti.

Seleziona il pulsante Gestione delegati e, nella schermata che si apre, cerca - tramite nome, cognome e codice fiscale - il delegato che vuoi nominare. Aggiungilo alla tua lista di delegati selezionando AGGIUNGI e scegli – attivando o meno lo slider nella colonna Azioni dispositive – se dargli accesso alla:

• modifica degli Operatori economici in caso di pacchetto documentale condiviso
• condivisione del pacchetto documentale
• annullamento della condivisione del pacchetto documentale.

Ricorda che

Il Delegato può accedere al Fascicolo di Gara accedendo da Cruscotto alla sezione Ruoli nelle procedure d'acquisto.

Aggiungi documentazione

Inserisci documento

Implementa il Fascicolo selezionando AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE e inserisci un NUOVO DOCUMENTO.

Completa la DESCRIZIONE, la TIPOLOGIA DEL DOCUMENTO, IL NUMERO DI LOTTO (opzionale), IL FILE e seleziona CONFERMA.

Da sapere che

Qualora il campo numero Lotto non venisse valorizzato, il documento si riferirà alla Gara.

Modifica documento

Modifica documento

Selezionando MODIFICA, la Stazione Appaltante può cambiare i metadati dei documenti integrativi caricati nella sezione Documentazione Fascicolo di Gara.

Seleziona MODIFICA DEL SINGOLO DOCUMENTO e visualizzi la schermata MODIFICA DOCUMENTO.

Valorizza i seguenti campi e seleziona CONFERMA:

• Descrizione;
• Fase del procedimento;
• Tipologia documento;
• Numero Lotto.

Elimina documento

Elimina documento

Selezionando ELIMINA, la Stazione Appaltante cancella definitivamente il singolo documento integrativo e con esso i metadati associati.

Seleziona ELIMINAZIONE DEL SINGOLO DOCUMENTO e visualizza il messaggio di CONFERMA. Digitalo per eliminare il documento dalla lista.

Genera Fascicolo di Gara

Genera

Si può richiedere il Fascicolo di Gara dopo aver pubblicato la gara.

Se il Fascicolo di Gara non esiste, seleziona GENERA per generarlo.

Scelta formato

Scegli il formato dalla lista presente nel menu a tendina.

Conferma scelta

CONFERMA la scelta una volta individuato la tipologia di file.

Stato del Fascicolo

Una volta confermata la scelta lo stato del Fascicolo passa da Il Fascicolo non esiste a Il Fascicolo è da elaborare. Visualizzi le informazioni relative alla data della richiesta e all'utente che l'ha inoltrata. Puoi selezionare ELIMINA per cancellare la richiesta di generazione del Fascicolo.

Download Fascicolo

Esempio di file .zip del Fascicolo di Gara

Procedi al DOWNLOAD del Fascicolo di Gara e visualizzane il contenuto.

Una volta richiesto il download, il file fisico del Fascicolo di Gara sarà cancellato dalla tabella dell’archivio documentale e dalla sezione Gestione Fascicolo di Gara.

Lo stato del Fascicolo passerà poi da elaborato a Il Fascicolo di Gara non esiste.

Da sapere che

Ti informiamo che la generazione del Fascicolo è asincrona: sarà possibile infatti procedere con il download dal giorno seguente alla richiesta di elaborazione. Dal momento della sua generazione, il Fascicolo rimarrà disponibile per 7 giorni, passati i quali sarà necessario generarlo nuovamente.

Richiesta eliminazione Fascicolo

Richiesta eliminazione Fascicolo

Richiedi l'eliminazione del Fascicolo di Gara in qualità di RUP.

La comunicazione dell'esito avverrà tramite email.

Gestione Accesso agli Atti

ATTENZIONE

Per accedere alla sezione assicurati:

• che la negoziazione abbia raggiunto il termine di scadenza presentazione offerte
• che vi siano uno o più Operatori Economici che hanno inviato l’offerta
• che l’ultima richiesta del Fascicolo di Gara sia stata elaborata in data successiva al 30/08/2025

Ricorda che solamente dopo l’aggiudicazione del lotto / dei lotti o della Gara troverai, all’interno della sezione, i documenti relativi all’aggiudicazione stessa.

Ricorda inoltre che in caso di modifica alla documentazione del fascicolo di gara, dovrai rigenerarlo prima di accedere alla sezione in oggetto.

Gestione Accesso agli Atti

Seleziona GESTIONE ACCESSO AGLI ATTI per procedere con la creazione dei pacchetti documentali. A seconda della negoziazione ti trovi davanti a tre scenari diversi.

1

Selezione lotto o pacchetti documentali preconfigurati

Per RdO evolute, AS di AQ, SDAPA (escluso Famaci) e Gare in ASP, dopo aver selezionato Gestione accesso agli atti, si apre una schermata in cui è possibile scegliere il lotto per cui creare il pacchetto documentale o selezionare direttamente la tipologia di pacchetto documentale preconfigurato.

2

Selezione pacchetti documentali o pacchetti documentali preconfigurati

Per Confronto di Preventivi e RdO Semplici, dopo aver selezionato Gestione accesso agli atti, si accede invece a una schermata da cui è possibile accedere alla creazione libera di pacchetti documentali o selezionare direttamente la tipologia di pacchetto documentale preconfigurato.

3

Gestione pacchetti documentali – TD e SDA Farmaci

Infine, per Trattative dirette e SDAPA Farmaci, da Gestione accesso agli atti si accede direttamente alla schermata di gestione pacchetti documentali. Da qui potrai procedere anche con la generazione di pacchetti documentali preconfigurati.

Selezione del lotto

Selezione del lotto

Solo per RdO evolute, AS di AQ, SDAPA (escluso Famaci) e Gare in ASP, dopo aver scelto il pulsante SELEZIONE LOTTO si aprirà una sezione dedicata alla selezione. Seleziona il lotto dal menu a tendina e poi CONFERMA per procedere con la gestione dei pacchetti documentali già precedentemente creati oppure per procedere con la creazione manuale degli stessi.

In alternativa, dopo essere tornato alla schermata precedente, puoi procedere con la generazione dei pacchetti documentali preconfigurati.

Pacchetti documentali preconfigurati

A seconda della negoziazione, cliccando su Pacchetti documenti preconfigurati il Sistema mostrerà tre opzioni diverse.

1

Pacchetti documentali preconfigurati – Partecipanti o aggiudicatari

Per RdO evolute, AS di AQ, SDAPA (escluso Famaci), Gare in ASP, selezionando PACCHETTI DOCUMENTALI PRECONFIGURATI accedi a una pagina in cui puoi scegliere – tramite menu a tendina - se generare pacchetti documentali preconfigurati per gli aggiudicatari o per i partecipanti dei lotti che selezionerai. Dopo aver selezionato il pulsante CONFERMA, il Sistema mostrerà la modale di creazione pacchetto. Dopo aver compilato i vari campi, seleziona CONFERMA per creare un pacchetto documentale in stato BOZZA, che sarà disponibile nella pagina di Gestione Pacchetti Documentali.

2

Seleziona tipologia di pacchetto documentale

Confronto di Preventivi o RdO Semplici selezionando PACCHETTI DOCUMENTALI PRECONFIGURATI accedi a una pagina in cui puoi scegliere – tramite menu a tendina - se generare il pacchetto documentale preconfigurato per gli aggiudicatari o per i partecipanti. Dopo aver selezionato il pulsante CONFERMA, il Sistema mostrerà la modale di creazione pacchetto. Dopo aver compilato i vari campi, seleziona CONFERMA per creare un pacchetto documentale in stato di BOZZA, che sarà disponibile in Gestione Pacchetti Documentali.

3

Gestione pacchetti documentali

Infine, per Trattative dirette e SDAPA Farmaci, selezionando PACCHETTI DOCUMENTALI PRECONFIGURATI, il Sistema crea un pacchetto documentale in stato di BOZZA, e ti reindirizza alla pagina di Gestione Pacchetti Documentali..

Gestione pacchetti documentali

Da qui puoi procedere manualmente con la creazione di un nuovo pacchetto, con la gestione di un pacchetto già creato o con le comunicazioni verso  gli Operatori economici destinatari del pacchetto.

Creazione nuovo pacchetto

Schermata di gestione pacchetti documentali

Per creare un nuovo pacchetto seleziona CREA NUOVO PACCHETTO e inserisci un nome per il pacchetto in creazione. Conferma per procedere con la creazione.

Il Sistema, a questo punto, presenta una tabella con, in ogni riga, i dati relativi al pacchetto creato.

In corrispondenza della colonna Azioni puoi trovare icone diverse a seconda dello Stato di creazione del pacchetto, riportato nella colonna omonima. Ad ogni icona corrisponde un’azione, come indicato nella legenda a fondo pagina.

Selezione documenti da aggiungere al pacchetto

Documentazione da aggiungere al pacchetto

Per selezionare la documentazione da aggiungere al pacchetto, accedi allo stesso selezionando l’icona nella riga corrispondente. Accedi quindi a una nuova pagina in cui, navigando tra le voci del menu di sinistra, puoi scegliere tra i documenti recuperati dal Sistema.

Per ogni voce del menu è inoltre possibile caricare – in un’apposita sezione – ulteriore documentazione oltre quella dell’elenco, tramite il pulsante CARICA DOCUMENTI

Carica documentazione

Collega documenti Offerte del lotto

Collega documenti

Accedendo alla voce Offerte del lotto dal menu di sinistra, oltre ad aggiungere al pacchetto i documenti di offerta della gara, puoi indicare l’eventuale corrispondenza tra documenti di offerta oscurati e non oscurati.

Gestione correlazione documenti - seleziona versione oscurata

Gestione correlazione documenti - seleziona versione non oscurata

Per farlo puoi utilizzare la funzione COLLEGA DOCUMENTI. Dopo aver selezionato il pulsante, nella finestra che si apre scegli il documento non oscurato tra quelli ereditati o caricati nella sezione; seleziona PROCEDI e, nella finestra successiva, indica il documento di offerta non oscurato corrispondente al precedente.

Concludi la correlazione tra documenti selezionando PROCEDI e poi ASSOCIA. Puoi ripetere l’operazione per tutti i documenti della sezione.

Selezione degli Operatori economici destinatari del pacchetto documentale

Operatori economici destinatari del pacchetto

All’interno del pacchetto, selezionando dal menu di sinistra la voce Operatori economici destinatari del fascicolo documentale hai la possibilità di selezionare – tra quelli partecipanti alla Gara – gli Operatori economici con cui condividerai successivamente, tramite l’apposita funzione, i documenti inerenti al lotto/alla gara.

Operatori economici partecipanti ad altri lotti

Per RdO evolute, AS di AQ, SDAPA (escluso Famaci) e Gare in ASP nel menu laterale è inoltre presente la voce OPERATORI ECONOMICI PARTECIPANTI AD ALTRI LOTTI, contenente l’elenco di tutti gli Operatori economici che hanno presentato offerta in altri lotti. Da qui è possibile selezionare gli OE e aggiungerli come destinatari del pacchetto.

Operatori economici partecipanti ad altre fasi

Per le gare ristrette (fase 1 e fase 2) nel menu laterale è inoltre presente la voce OPERATORI ECONOMICI PARTECIPANTI AD ALTRE FASI DELLA GARA, contenente l’elenco di tutti gli Operatori economici che hanno presentato offerta esclusivamente ad altre fasi della gara. Da qui è possibile selezionare gli OE e aggiungerli come destinatari del pacchetto.

Condivisione con gli Operatori economici

Tornando nella sezione Gestione Pacchetti documentali, seleziona l’icona di condivisione   nella riga corrispondete al pacchetto di interesse per inviare il pacchetto documentale a uno o più Operatori economici selezionati in precedenza come destinatari.

Attraverso la funzione Modifica degli Operatori economici, tramite i pulsanti Aggiungi/Elimina, puoi modificare la lista di destinatari precedentemente predisposta.

Ricorda che

Dopo 60 giorni dalla condivisione, il Sistema effettua automaticamente l’annullamento della condivisione. Puoi comunque successivamente ricondividere il pacchetto con l’Operatore economico selezionato.

Storico del pacchetto

Storico del pacchetto

Sempre dalla sezione Gestione Pacchetti documentali, seleziona l’icona lente di ingrandimento nella riga corrispondente al pacchetto di interesse per visualizzare le date di inizio e fine condivisione del pacchetto documentale selezionato per gli OE destinatari.

Area comunicazioni

Area comunicazioni Accesso agli atti

Dopo aver scelto il lotto, seleziona la voce di menu Area comunicazioni Accesso agli atti e poi il pulsante Nuova comunicazione per avviare uno scambio di messaggi con uno o più Operatori economici. Seleziona invece il pulsante Rispondi - all’interno dello scambio - per rispondere a un messaggio ricevuto.

Ricorda che

Relativamente all'Area Comunicazioni:

• per gestire i messaggi devi aver generato un Fascicolo di Gara dopo la data del 30 agosto 2025
• ogni scambio di messaggi è visibile a tutti gli utenti autorizzati della PA. Tuttavia, può rispondere allo scambio solamente l’utente che ha iniziato la conversazione.

Accesso agli atti da parte degli Operatori economici

Accesso agli Atti per gli OE

Se sei un Operatore economico, all’interno della Gara seleziona la voce di menu Accesso agli atti per accedere alla sezione della Gara in cui la PA ti ha condiviso i pacchetti documentali di interesse.

Seleziona invece il pulsante Area comunicazioni Accesso agli atti per comunicare con la PA o per accedere alle comunicazioni già inviate e ricevute.

Ricorda che

Possono accedere alla sezione i compilatori attivi o partecipanti attivi alla seduta pubblica dell’Operatore economico che ha presentato offerta. Ogni scambio di messaggi è visibile a tutti gli utenti autorizzati dell’OE. Tuttavia, può rispondere allo scambio solamente l’utente che ha iniziato la conversazione.