Ricezione di un acquisto a catalogo

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Una procedura d’acquisto può essere composta da una o più fasi. Queste sono presenti o meno a seconda delle caratteristiche della fornitura e della singola iniziativa di acquisto da cui deriva.

Le procedure di acquisto sul MePA prevedono una sola fase: l’Ordine.

Gli Accordi quadro e le Convenzioni possono invece essere multifase. Tutte le fasi si concludono con l’invio di un Ordine relativo alla fase da parte del PO all’Operatore economico.

Ricerca procedura di acquisto

Alla ricezione di un Ordine d’acquisto diretto (ODA), ricevi una e-mail al tuo indirizzo di posta elettronica.

Per ritrovare l’ordine sul tuo Cruscotto, dopo aver eseguito l'accesso alla piattaforma di e-Procurement, puoi ricercarlo selezionando la procedura di tuo interesse:

• attraverso il menu di spalla sinistra Ordini diretti, selezionando lo strumento di acquisto d’interesse;
• dalla Bacheca personale, selezionando la voce dal box corrispondente allo strumento di interesse;
• ricercando l’ordine tramite la barra di ricerca.

Da sapere che

Per gestire gli ordini sul Mercato elettronico come Legale Rappresentante puoi associare all’Operatore Economico di tuo interesse un nuovo collaboratore oppure farli gestire da quelli già nominati.

Per Convenzioni e Accordi quadro invece le autorizzazioni per gestire gli acquisti sul catalogo sono impostate nel momento della stipula del contratto. Per qualsiasi variazione devi rivolgerti al tuo referente di iniziativa.

Ti informiamo infine che nel momento della presa in carico dell'ordine puoi gestire l’associazione di uno specifico utente LR/COL all’ordine tramite le operazioni di assegnazione e di rimozione.

Se scegli di accedere dal menu di spalla sinistra Ordini diretti, dopo aver selezionato lo strumento di acquisto d’interesse puoi cercare le tue Procedure di acquisto utilizzando i filtri messi a disposizione. Dopo aver effettuato la ricerca, puoi navigare i risultati selezionando il tab Procedure di Acquisto o Ordini.

Accettare o rifiutare un ordine

Accetta o rifiuta ordine

Come Operatore Economico puoi accettare o rifiutare l’Ordine di fase che ti è stato inviato. Puoi rifiutare l’Ordine per un limite di tempo, previsto all’interno della Documentazione di iniziativa. Ti ricordiamo inoltre che gli ordini verranno automaticamente accettati trascorso il limite temporale indicato all’interno della documentazione.

Prospetto economico

Composizione Prospetto economico

In alcuni casi – che dipendono dalle caratteristiche della singola iniziativa – è previsto che alla fase di Richiesta preliminare e/o Progettazione da parte della PA segua la produzione di un documento da parte dell’Operatore economico. Questo avviene nella fase di Prospetto economico.

Individua la procedura di acquisto di interesse e, dopo aver concluso la fase di Richiesta preliminare/Progettazione, accedi alla fase Prospetto economico dal menu laterale sinistro.

Qui scarica la documentazione (ossia Modello di validazione e Tracciato) utile alla creazione del Prospetto economico. Una volta prodotto il prospetto, seleziona UPLOAD XML per caricare il Prospetto economico da condividere con la PA.

Dopo averlo caricato, il sistema potrebbe segnalare la presenza di errori di compilazione: in questo caso scarica il file .csv e correggi gli errori indicati prima di ricaricarlo. Se il sistema non segnala errori di compilazione, seleziona INVIA PROSPETTO ECONOMICO per inviarlo alla PA, che lo troverà nella fase Prospetto economico all’interno della sua Procedura di acquisto.

Nel caso la PA dovesse rifiutare il prospetto economico condiviso, potrai nuovamente accedere alla fase di prospetto economico per redigere una nuova versione del file da reinviare.

Proposta di revoca

Proposta di revoca

Sia il PO che l’OE possono proporre la Revoca di un Ordine già accettato. L’azione di revoca è bilaterale, pertanto sarà formalizzata solo quando entrambe le parti l’avranno accettata. Per effettuare la proposta di Revoca occorre individuare l’Ordine ricevuto e selezionare il pulsante PROPONI REVOCA. Dopo aver effettuato l’operazione visualizzi l’Ordine nello stato Proposta di revoca inviata.

Solo quando la PA avrà accettato la proposta di revoca l’ordine si visualizzerà nello stato Revocato.

Accettare o rifiutare una revoca

Ordine revocato

Potrebbe capitare che la P.A. decida di revocare un Ordine.

Una volta ricevuta la notifica di proposta di revoca, come l’Operatore Economico, puoi accedere all’ordine interessato.

Hai la possibilità di accettare o rifiutare la proposta di revoca. In caso di accettazione, la P.A. visualizzerà l’ordine come revocato, altrimenti l’ordine ritorna in stato accettato. A seguito dell’accettazione della proposta di revoca, l’ordine risulta revocato.

Area Messaggi

Area messaggi

La sezione Area Messaggi, accessibile dal menu laterale della pagina, ti consente di dialogare con la PA direttamente all’interno di ogni singola fase di una Procedura di acquisto. Per avviare una nuova comunicazione seleziona NUOVO MESSAGGIO.

Da sapere che

Tutti i messaggi – inviati o ricevuti – entro il 29 novembre 2024, dal 30 novembre 2024 sono disponibili all’interno dell’ultima fase avviata della Procedura di Acquisto, e risultano contrassegnati come già letti. Anche all’interno del tab Ordini - posto dentro la sezione Ricerche Procedure d’acquisto – la notifica dei messaggi in corrispondenza degli ordini specifici indicherà questi come già letti.

Esempio messaggi

Le comunicazioni automatiche mail e notifica sul cruscotto relative agli ordini effettuati con strumenti MEPA, Convenzione e Accordo Quadro includono le informazioni specifiche:

• oggetto;
• contenuto;
• placeholder aggiuntivi.

I placeholder inseriti nel corpo delle comunicazioni, sono organizzati in forma tabellare su due colonne e includono informazioni come:

• la denominazione amministrazione acquirente;
• il nome dell'ufficio;
• il numero dell'ordine;
• la data di invio ordine;
• il nome e cognome del PO;
• la descrizione dell'ordine;
• lo strumento di acquisto e l'iniziativa o bando relativi all’ordine.

Ricorda

Le comunicazioni sugli ordini da parte di Acquisti in rete avvengono sempre tramite l'indirizzo email ordini@acquistinretepa.it

Comunicazioni esecuzione

Nella sezione Comunicazioni esecuzione, hai accesso ai Messaggi inviati dalla Stazione appaltante in fase di esecuzione contrattuale. Consulta la sezione dedicata per saperne di più.

Riepilogo vendite

Dal Cruscotto, selezionando la voce Riepilogo vendite nel menu di spalla sinistra, puoi accedere allo strumento di generazione Report vendite per l’anno in corso.

Utilizza i filtri per generare il report di tuo interesse e seleziona GENERA per avviare la generazione del report richiesto.

Nel campo Stato richiesta puoi visualizzare lo stato di generazione del report. Seleziona AGGIORNA per verificare il passaggio di stato da Generazione in corso a Disponibile. Quando il file sarà disponibile, potrai SCARICARE il report in formato Excel.

Da sapere che

Il tempo di generazione del report richiesto varia a seconda del tipo di report.

Il report generato si riferisce ai dati del giorno precedente la richiesta. Scarica il Report generato e salvalo sul tuo PC per archiviarlo e consultarlo. Ogni report rimane infatti disponibile sul sistema solo nelle successive 24 ore alla sua generazione.

Una volta generato un Report non potrai richiedere lo stesso prima che siano passate 24 ore. Potrai invece generare un diverso Report selezionando filtri differenti.