Fascicolo di Gara

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All'interno delle singole Gare pubblicate a partire da gennaio 2024 è disponibile il Fascicolo di Gara la cui apertura, gestione e conservazione è consentita in modalità digitale.

La realizzazione del Fascicolo coinvolge le fasi di:

• Pubblicazione;
• Affidamento;
• Esecuzione del ciclo di vita dei Contratti pubblici.

Da sapere che

Il Fascicolo di Gara:

• È generabile dal momento della pubblicazione fino a 5 anni dalla stipula dell’ultimo Lotto della procedura.
• Si compone di elementi acquisiti direttamente dalla Piattaforma e di elementi allegati dalla Stazione Appaltante.
• Si alimenta costantemente in base alla fase di gestione della Gara. Ad esempio, acquisisce immediatamente la documentazione di Gara pubblicata e la documentazione caricata dalla Stazione Appaltante. Acquisisce i documenti di Offerta al momento dell’Aggiudicazione/Stipula del singolo Lotto.
• Può essere scaricato in locale dopo la sua generazione.
• Può essere eliminato solo dall’Amministratore di Sistema su esplicita richiesta del RUP.
• Il Fascicolo di Gara generato va contestualmente in conservazione e lì rimane per il tempo previsto dalla legge.

Generazione, gestione e conservazione del Fascicolo di Gara

Per generare, gestire e conservare il Fascicolo di Gara, autenticati su Acquisti in Rete ed entra nel tuo Cruscotto.

Gli utenti che possono accedere al Fascicolo di Gara ricoprono le posizioni di:

• Punto Ordinante - PO
• Delegato al Fascicolo di Gara
• Responsabile Unico del Procedimento - RUP
• Responsabile del Procedimento - RdP.

Solo il PO, il RUP o l’RdP possono nominare un utente registrato come Delegato al Fascicolo di Gara, che risulta quindi autorizzato ad agire nella sezione Fascicolo di Gara e accesso agli atti per conto della Stazione Appaltante.

Accesso al Fascicolo di Gara

Accesso Gara RdP

Se sei un RUP, un RdP o un Delegato puoi recuperare il Fascicolo di gara accedendo dalla sezione Ruoli nelle procedure d'acquisto e selezionando la Gara di tuo interesse.

Se invece sei un PO puoi accedere al Fascicolo di Gara direttamente selezionando l'iniziativa/gara di tuo interesse da tuo Cruscotto personale.

Dettaglio gara

Solo se accedi con il ruolo di RUP, per consultare il Fascicolo devi selezionare nel menu di sinistra DETTAGLIO GARA.

Fascicolo di Gara

Nella sezione FASCICOLO DI GARA E ACCESSO AGLI ATTI visualizzi le operazioni possibili per la gestione del Fascicolo:

1. Gestione delegati
2. Aggiungi documentazione
3. Genera Fascicolo
4. Gestione Accesso agli atti

Se hai già aggiunto della documentazione, la vedrai in questa sezione.

Gestione delegati

Gestione delegati

Se accedi come PO, RUP o RdP puoi nominare un Delegato al Fascicolo di Gara selezionandolo tra gli utenti registrati sul Sistema. Il delegato potrà compiere azioni nella sezione Fascicolo di Gara e accesso agli atti.

Seleziona il pulsante Gestione delegati e, nella schermata che si apre, cerca - tramite nome, cognome e codice fiscale - il delegato che vuoi nominare. Aggiungilo alla tua lista di delegati selezionando AGGIUNGI e scegli – attivando o meno lo slider nella colonna Azioni dispositive – se dargli accesso alla:

• modifica degli Operatori economici in caso di pacchetto documentale condiviso
• condivisione del pacchetto documentale
• annullamento della condivisione del pacchetto documentale.

Ricorda che

Il Delegato può accedere al Fascicolo di Gara accedendo da Cruscotto alla sezione Ruoli nelle procedure d'acquisto.

Aggiungi documentazione

Inserisci documento

Implementa il Fascicolo selezionando AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE e inserisci un NUOVO DOCUMENTO.

Completa la DESCRIZIONE, scegli la FASE DEL PROCEDIMENTO, la TIPOLOGIA DEL DOCUMENTO, IL NUMERO DI LOTTO (opzionale), IL FILE e seleziona CONFERMA.

Da sapere che

Qualora il campo numero Lotto non venisse valorizzato, il documento si riferirà alla Gara.

 

Modifica documento

Modifica documento

Selezionando MODIFICA, la Stazione Appaltante può cambiare i metadati dei documenti integrativi caricati nella sezione Documentazione Fascicolo di Gara.

Seleziona MODIFICA DEL SINGOLO DOCUMENTO e visualizzi la schermata MODIFICA DOCUMENTO.

Valorizza i seguenti campi e seleziona CONFERMA:

• Descrizione;
• Fase del procedimento;
• Tipologia documento;
• Numero Lotto.

Elimina documento

Elimina documento

Selezionando ELIMINA, la Stazione Appaltante cancella definitivamente il singolo documento integrativo e con esso i metadati associati.

Seleziona ELIMINAZIONE DEL SINGOLO DOCUMENTO e visualizza il messaggio di CONFERMA. Digitalo per eliminare il documento dalla lista.

Genera Fascicolo di Gara

Genera

Si può richiedere il Fascicolo di Gara dopo aver pubblicato la gara.

Se il Fascicolo di Gara non esiste, seleziona GENERA per generarlo.

Scelta formato

Scegli il formato dalla lista presente nel menu a tendina.

Conferma scelta

CONFERMA la scelta una volta individuato la tipologia di file.

Stato del Fascicolo

Una volta confermata la scelta lo stato del Fascicolo passa da Il Fascicolo non esiste a Il Fascicolo è da elaborare. Visualizzi le informazioni relative alla data della richiesta e all'utente che l'ha inoltrata. Puoi selezionare ELIMINA per cancellare la richiesta di generazione del Fascicolo.

Download Fascicolo

Download

Procedi al DOWNLOAD del Fascicolo di Gara e visualizzane il contenuto.

Una volta richiesto il download, il file fisico del Fascicolo di Gara sarà cancellato dalla tabella dell’archivio documentale e dalla sezione Gestione Fascicolo di Gara.

Lo stato del Fascicolo passerà poi da elaborato a Il Fascicolo di Gara non esiste.

Richiesta eliminazione Fascicolo

Richiesta eliminazione Fascicolo

Richiedi l'eliminazione del Fascicolo di Gara in qualità di RUP.

La comunicazione dell'esito avverrà tramite email.

Gestione Accesso agli Atti

Seleziona GESTIONE ACCESSO AGLI ATTI e, nella finestra che si apre, scegli il lotto per cui creare il pacchetto documentale.

Da sapere che

Per accedere alla sezione assicurati:

• che la negoziazione abbia raggiunto il termine di scadenza presentazione offerte
• che vi siano uno o più Operatori Economici che hanno inviato l’offerta
• che l’ultima richiesta del Fascicolo di Gara sia stata elaborata in data successiva al 30/08/2025

Ricorda che solamente dopo l’aggiudicazione del lotto / dei lotti o della Gara troverai, all’interno della sezione, i documenti relativi all’aggiudicazione stessa.

Ricorda inoltre che in caso di modifica alla documentazione del fascicolo di gara, dovrai rigenerarlo prima di accedere alla sezione in oggetto.

A questo punto puoi selezionare i documenti per il pacchetto documentale o comunicare con gli Operatori economici destinatari del pacchetto.

Selezione dei documenti per il pacchetto documentale

Selezione dei documenti per il pacchetto documentale

Dopo aver scelto il lotto, seleziona la voce di menu Gestione pacchetti documentali e poi il pulsante CREA NUOVO PACCHETTO: inserisci un nome per il pacchetto in creazione e Conferma.

Nella sezione puoi selezionare la documentazione da aggiungere al pacchetto navigando tra le voci del menu di sinistra e scegliendo dall’elenco che mostra i documenti recuperati dal Sistema. Per ogni voce del menu è inoltre possibile caricare ulteriore documentazione - oltre a quella dell’elenco - tramite il pulsante CARICA DOCUMENTI.

Selezione degli Operatori economici destinatari del pacchetto documentale

Selezione degli Operatori economici destinatari

Selezionando, dal menu di sinistra, la voce Operatori economici destinatari del fascicolo documentale, hai la possibilità di selezionare – tra quelli partecipanti alla Gara – gli Operatori economici con cui condividerai successivamente, con l’apposita funzione, i documenti inerenti il lotto/la gara.

Condivisione con gli Operatori economici

Dopo aver generato i pacchetti documentali, nella sezione Gestione Pacchetti documentali il Sistema aggiunge una riga per ogni pacchetto creato. In corrispondenza della colonna Azioni puoi trovare icone diverse a seconda dello Stato di creazione del pacchetto, riportato nella colonna omonima.

Selezionando l’icona di condivisione puoi inviare il pacchetto documentale a uno o più Operatori economici selezionati in precedenza come destinatari.

Attraverso la funzione Modifica degli Operatori economici, tramite i pulsanti Aggiungi/Elimina, puoi modificare la lista di destinatari precedentemente predisposta.

Ricorda che

Dopo 60 giorni dalla condivisione, il Sistema effettua automaticamente l’annullamento della condivisione. Puoi comunque successivamente ricondividere il pacchetto con l’Operatore economico selezionato.

Area comunicazioni

Area comunicazioni Accesso agli atti

Dopo aver scelto il lotto, seleziona la voce di menu Area comunicazioni Accesso agli atti e poi il pulsante Nuova comunicazione per avviare uno scambio di messaggi con uno o più Operatori economici. Seleziona invece il pulsante Rispondi - all’interno dello scambio - per rispondere a un messaggio ricevuto.

Ricorda che

Relativamente all'Area Comunicazioni:

• per gestire i messaggi devi aver generato un Fascicolo di Gara dopo la data del 30 agosto 2025
• ogni scambio di messaggi è visibile a tutti gli utenti autorizzati della PA. Tuttavia, può rispondere allo scambio solamente l’utente che ha iniziato la conversazione.

Accesso agli atti da parte degli Operatori economici

Accesso agli Atti per gli OE

Se sei un Operatore economico, all’interno della Gara seleziona la voce di menu Accesso agli atti per accedere alla sezione della Gara in cui la PA ti ha condiviso i pacchetti documentali di interesse.

Seleziona invece il pulsante Area comunicazioni Accesso agli atti per comunicare con la PA o per accedere alle comunicazioni già inviate e ricevute.

Ricorda che

Possono accedere alla sezione i compilatori attivi o partecipanti attivi alla seduta pubblica dell’Operatore economico che ha presentato offerta. Ogni scambio di messaggi è visibile a tutti gli utenti autorizzati dell’OE. Tuttavia, può rispondere allo scambio solamente l’utente che ha iniziato la conversazione.