Funzionalità del responsabile del procedimento

Premessa

Il presente manuale ha l’obiettivo di descrivere le principali funzionalità che il Responsabile del Procedimento (di seguito RdP) può svolgere sulla piattaforma di e-procurement (di seguito anche “Sistema”) successivamente alla pubblicazione di una procedura.

Nello specifico, le attività a cui si fa riferimento sono:

• Monitoraggio della ricezione delle richieste di chiarimenti ed invio comunicazioni;
• Gestione dei permessi e delle autorizzazioni;
• Sospensione gara/lotto;
• Revoca gara/lotto;
• Modifica della gara;
• Copia gara.

Accesso al sistema

Per poter espletare tutte le funzionalità del Responsabile di procedimento, è necessario effettuare l’accesso inserendo username e password su www.acquistinretepa.it.

Se sei un utente solo registrato, trovi riepilogate sul tuo cruscotto, le procedure di gara per cui risulti Responsabile del procedimento (RdP).

Se invece sei abilitato come Punto Ordinante, puoi accedere all’elenco delle procedure di acquisto selezionando il campo negoziazioni > “Nuove Gare”.

Seleziona la procedura di tuo interesse e poi il nome dell’iniziativa per accedere alla pagina di dettaglio della gara.

Monitoraggio – ricezione – trasmissione richieste chiarimenti ed invio comunicazioni

In qualità di Responsabile del Procedimento, puoi gestire i chiarimenti con i fornitori riferite alla procedura di gara quando la procedura è in corso di presentazione offerte attraverso la funzione "Richiesta chiarimenti".

Dopo la scadenza del termine presentazione offerte si attiverà dalla pagina di dettaglio della gara “Comunicazioni”.

La pagina visualizzata è organizzata nelle sezioni “Messaggi” e “Notifiche”.

Nella pagina “Messaggi” puoi visualizzare tutte le comunicazioni ricevute ed inviate attraverso il sistema. Per cercare un messaggio, puoi utilizzare la funzione “Filtri” alla quale puoi accedere selezionando la freccia corrispondente.

Puoi ricercare un messaggio sulla base di uno, o più, dei seguenti parametri:

• Oggetto della Comunicazione;
• Data da: che puoi valorizzare se la data di invio della comunicazione è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Data a: che puoi valorizzare se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Comunicazioni inviate: che puoi selezionare se vuoi visualizzare i soli messaggi inviati;
• Comunicazioni ricevute: che puoi selezionare se vuoi visualizzare i soli messaggi ricevuti;
• Comunicazioni non lette: che puoi selezionare se vuoi visualizzare i soli messaggi non letti.

Dopo aver impostato i criteri di ricerca, seleziona il pulsante “Filtra” per visualizzare i rispettivi risultati.

Per accedere al contenuto del messaggio, seleziona la “freccia” in corrispondenza del messaggio che vuoi aprire. All’interno del messaggio puoi visualizzare il testo della comunicazione ed eventuali allegati. Per scaricare gli allegati seleziona sul nome dei singoli documenti.

Per rispondere al messaggio, seleziona il pulsante “Rispondi” ed inserisci il testo del messaggio nell’apposita casella di testo. Per allegare dei documenti alla risposta seleziona “Aggiungi File” e per inviare il messaggio seleziona “Invia”, altrimenti “Annulla” per invalidare l’operazione e tornare al contenuto del messaggio.

La sezione “Notifiche” presenta l’elenco delle comunicazioni che ricevi dal sistema a seguito di specifiche attività come “Invio Offerta”, “Ritiro Offerta” ecc. Per cercare le notifiche puoi utilizzare uno, o più, dei seguenti parametri di ricerca:

• Categoria: che puoi selezionare per filtrare i messaggi in base alle categorie di comunicazioni ricevute dal sistema (Es. Invio Offerta, Ritiro Offerta, etc.);
• Data da: che puoi valorizzare se la data di invio della notifica è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Data a: che puoi valorizzare se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Notifiche non lette: che puoi selezionare se vuoi visualizzare le notifiche non lette.

Il sistema ti invia una notifica anche quando ricevi una comunicazione. Se hai ricevuto delle comunicazioni, puoi visualizzare un punto esclamativo in corrispondenza della voce “Comunicazioni”.

Per inviare una comunicazione relativa all’apertura della seduta pubblica:

• Seleziona “Comunicazioni” per accedere alla sezione nella quale puoi formalizzare una “Nuova Comunicazione” da inviare agli utenti che devono poter partecipare alla seduta pubblica;
• Seleziona la funzionalità “Seduta Pubblica” presente in alto nella pagina di dettaglio della gara;
• Copia il “PIN” ed il “LINK di accesso” da comunicare agli utenti che devono poter accedere alla visualizzazione della seduta pubblica per la partecipazione in oggetto;
• Formalizza la comunicazione, aggiungendo eventuali allegati tramite “Scegli File”;
• Selezionare “Invia”.

Esempio di una comunicazione da inviare

Oggetto: Comunicazione di apertura della prima seduta pubblica Con la presente si comunica l’apertura della prima seduta pubblica da parte del (gg/mm/aaaa)

<inserire a seconda del caso: Ufficio/Seggio/Commissione>

Si ricorda che i concorrenti potranno prendere parte alla seduta tramite accesso contestuale al Sistema, selezionando il LINK [1] ed inserendo il seguente PIN [AB00CD1]. Distinti Saluti

Da sapere che...

La commissione e i concorrenti hanno a disposizione una capacità pari alla dimensione massima di 6MB per comunicazione. Nel caso fosse necessario inviare comunicazioni con allegati file di dimensioni superiori, si suggerisce l’invio di più comunicazioni.

Per monitorare lo stato di una comunicazione, accedi al “Rapporto di Consegna” generato automaticamente dal sistema. La pagina visualizzata dà evidenza dei seguenti dati:

• Data di invio: coincide con la data e l’ora in cui la comunicazione viene spedita dall’utente mittente del messaggio e consegnata agli utenti destinatari del messaggio;
• Letto/Non letto: notifica se il destinatario ha aperto la comunicazione ricevuta. In caso di lettura, viene visualizzata la data e l’ora in cui il primo tra gli utenti destinatari del messaggio accede al contenuto del messaggio

File:Esame offerte 6bis

Il concorrente può rispondere esclusivamente alle comunicazioni ricevute. Ogni partecipante può utilizzare funzione "Rispondi" presente nei dettagli della comunicazione ricevuta. Lo scambio di messaggi può essere avviato solo dalla Stazione appaltante: l’operatore economico ha solo la possibilità di rispondere alle comunicazioni ricevute.

Modifica della gara

Attraverso questa funzione puoi modificare tutti i dati della gara che non incidono sulle attività di composizione ed invio delle offerte da parte dei partecipanti. Per accedere alla funzione di modifica gara devi selezionare la funzione “Modifica gara” e, successivamente, darne conferma attraverso l’apposita funzione visibile a video.

All’interno di questa sezione, puoi apportare “Modifiche strutturali” e “Modifiche non strutturali”.

In tutte le pagine della sezione di modifica, sono presenti le seguenti funzionalità:

• Conferma modifiche: accessibile tramite la funzione “Conferma Modifica” permette di salvare le modifiche apportate e sbloccare la gara;
• Annulla modifiche: accessibile tramite il pulsante Annulla Modifiche permette di non salvare le modifiche apportate e sbloccare la gara;
• Salva e blocca offerta: consente di mantenere le modifiche apportate senza sbloccare la gara. Le modifiche saranno apportate definitivamente solo alla selezione della funzione “Salva modifiche";
• Gestisci modifiche: permette di aggiungere eventuali sezioni come, ad esempio; oggetto di modifiche

Modiche strutturali

Per apportare delle modifiche strutturali alla gara devi selezionare il tipo di modifica corrispondente e, successivamente, fornire una valida motivazione. Se selezioni “Conferma”, e le condizioni della gara lo permettono, la procedura di gara, ed i relativi lotti, acquisiscono automaticamente lo stato “In manutenzione”.

Le modifiche permesse in questa fase sono:

• Dati principali:

• Descrizione della Gara;

• Lotti:

• Denominazione lotto;
• Numero lotto (con il controllo che non ci sia il numero di lotti uguali, come in configurazione);
• Criterio di aggiudicazione;
• Punteggi di lotto (modificabile solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta);
• Numero decimali (modificabile solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta);

• Scheda Offerta:

• Nome della scheda;
• Indicazioni per il fornitore;
• Criterio di elaborazione della classifica (solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto);

• Caratteristica:

• Nome della caratteristica;
• Regola di ammissione (solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto);
• Regola di valutazione;
• Regola di controllo;
• Altri parametri (modifica obbligatorietà e visibilità caratteristiche), solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto;
• Punteggi;
• Altri parametri (modifica delle Indicazioni per il fornitore);
• Inserimento di una nuova caratteristica (solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto);
• Rimozione di una caratteristica (solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto);
• Caratteristica sulla quale elaborare la classifica (solo se per il lotto non risulta essere stata aperta la prima busta);
• Spostamento ordine caratteristiche.

Dopo aver apportato le modifiche, seleziona “Salva” e, successivamente, “Conferma modifica” per consentire alla piattaforma di acquisire le modifiche apportate alla procedura di gara.

Modifiche non strutturali

Per apportare delle "Modifiche non strutturali" alla gara devi selezionare il tipo di modifica corrispondente e, successivamente, fornire una valida motivazione.

Le modifiche permesse sono:

• Dati principali:
• Nome Gara;
• Tipologia di contratto;
• Categoria di vetrina;
• Ente committente;
• Responsabile del procedimento: la sezione è editabile solo se l'utente che sta effettuando la modifica della Gara ha uno dei profili per l'utilizzo della funzionalità di modifica. Se l'utente ha il ruolo di RDP e non ha uno dei profili indicati non potrà modificare tale dato;
• Lotti:
• Indicazioni per il fornitore;
• Nome lotto;
• Indice di ordinamento;
• CIG;
• CUP;
• CPV prevalente;
• Categoria DPCM;
• Durata contratto;
• Totale base d'asta;
• Valore lotto;
• Punteggi di lotto: modificabile solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta;
• Numero decimali: modificabile solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta.
• Scheda Offerta:
• Indicazioni per il fornitore;
• Punteggi: solo se per il lotto non risulta essere stata aperta la prima busta;
• Caratteristica:
• Indicazioni al fornitore;
• Punteggi: la modifica dei punteggi di una caratteristica è consentita solo se per il lotto non risulta essere stata aperta ancora la prima busta;
• Regole di valutazione: è possibile modificare le regole di valutazione di una caratteristica solo se non risulta essere stata aperta alcuna busta del lotto;
• Spostamento ordine caratteristiche;
• Documentazione di Gara;
• Inviti;
• Date.

Verifica della ricezione delle offerte

Per accedere all’elenco delle offerte ricevute, seleziona “Offerte presentate” nel menù laterale a sinistra.

La pagina riporta l’elenco di tutti i concorrenti che hanno presentato offerta. Per accedere alle informazioni di dettaglio seleziona la freccia in corrispondenza di ogni concorrente. Nel dettaglio puoi visualizzare i lotti per i quali è stata presentata un’offerta e la corrispondente forma di partecipazione.

La pagina visualizzata ti permette, inoltre, di filtrare le offerte ricevute secondo uno dei seguenti criteri di ricerca:

• Denominazione concorrente;
• Forma di partecipazione (Singolo Operatore Economico, Consorzio, RTI ecc.);
• Lotti per i quali è stata presentata offerta di partecipazione (Tutti i lotti, Lotto 1, Lotto 2, ecc.)

Definisci il criterio in base al quale filtrare le offerte e seleziona “Filtra” per visualizzare i risultati attesi.

Esame delle buste di gara

Per procedere all’esame delle offerte presentate per ogni lotto, seleziona “Esame offerte” dal menu di sinistra presente nella pagina di dettaglio della gara.

La pagina mostra tante sezioni tanti quanti sono i lotti di cui si compone la gara. Puoi accedere al dettaglio di ciascuna busta selezionando il nome corrispondente.

Passo 1 – Esame della documentazione Amministrativa

La “Busta Amministrativa” contiene la documentazione di carattere amministrativo inviata dai concorrenti. Accedendo alla busta puoi prendere visione dei documenti ricevuti e, contestualmente, scaricarli. L’esame della documentazione amministrativa di gara è propedeutico per l’apertura delle buste di lotto.

Accedi alla busta amministrativa e seleziona “Avvia Esame” per iniziare la procedura di valutazione della documentazione amministrativa presentata dagli operatori economici. Contestualmente alla commissione, gli operatori economici che hanno presentato offerta prenderanno visione relativamente ai lotti per i quali hanno partecipato:

• dell’identità degli altri offerenti (incluse data ed ora di presentazione dell’offerta);
• della documentazione presente in busta inviata da ciascun concorrente che abbia presentato un’offerta valida. (Non sarà consentito l’accesso al contenuto dei singoli documenti, ma solo alla lista della documentazione presentata).

Per visualizzare la lista dei concorrenti che hanno presentato offerta, seleziona la freccia del lotto che intendi esaminare ed apri tutte le sezioni fino alla visualizzazione dei documenti.

Per accedere alla documentazione amministrativa, seleziona la freccia in corrispondenza del nome del concorrente ed apri le varie sezioni fino ad arrivare al dettaglio dei singoli documenti.

Per ciascun documento puoi visualizzare:

• Nome e Cognome dell’operatore che ha effettuato l’upload;
• Data di caricamento del documento;
• Stato del caricamento a sistema;
• Esito sul controllo di validità della firma digitale.

Per salvare i documenti presentati da ciascun partecipante, seleziona il nome del documento.

In seduta riservata, la commissione verifica la regolarità dei documenti amministrativi, procedendo con l’analisi dei documenti presentati dai concorrenti.

Per escludere un concorrente seleziona “Escludi/Ammetti concorrenti”. La pagina visualizzata permette di scegliere da un menu a tendina il nome del concorrente da escludere e, successivamente, di specificare la ragione di esclusione sul singolo lotto o sull’intera procedura di gara.

Ultimata la fase di valutazione della documentazione amministrativa seleziona “Termina Esame”. Dopo avere confermato l’azione, tutti gli utenti autorizzati possono accedere alla busta/fase successiva e lo stato della pagina “Busta Amministrativa” passa da “In esame” ad “Esaminata”.

Da sapere che... Ti ricordiamo che è necessario ottemperare gli oneri di pubblicazione ai sensi dell’art. 29 del D. Lgs.50/2016 (elenco ammessi/esclusi, provvedimenti di esclusione, etc.).

Successivamente, prima dell’apertura della busta tecnica, il Presidente di Commissione invia una nuova comunicazione con la quale informa i concorrenti ammessi della data e dell’ora in cui si tiene la seduta telematica pubblica di apertura della busta tecnica, seguendo il procedimento illustrato al paragrafo 3.

Passo 2 – Esame della documentazione Tecnica