Affidamento diretto MePALight

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Cos'è MePALight

MePALight è il mercato digitale che consente alle Pubbliche Amministrazioni di gestire affidamenti diretti di importo inferiore a 5.000 euro (IVA esclusa), in un unico percorso digitale semplice e guidato. Il servizio ti accompagna lungo l’intero processo, dalla richiesta del CIG, fino alla trasmissione dell’affidamento, alla gestione della risposta dell’Operatore economico e alla chiusura della procedura.

Come funziona, in breve: descrivi cosa devi acquistare, indichi l’Operatore economico, completi i dati e richiedi il CIG; poi firmi e invii l’affidamento all’OE, ne gestisci la risposta ed eventuali modifiche e finalizzi la procedura.

Con MePALight puoi negoziare sia con Operatori economici abilitati ai mercati telematici, sia registrati sulla piattaforma di e-Procurement ma anche non abilitati e/o non censiti sulla Piattaforma, compresi gli operatori esteri.

Da sapere che

• MePALight è basato su un’esperienza conversazionale assistita da un Agente di intelligenza artificiale.
• il dialogo e i messaggi mostrati all’utente possono variare
• le attività necessarie per predisporre e inviare un affidamento diretto e per richiedere il CIG seguono un flusso comune indipendentemente dall’interazione con l’Agente.
• il servizio potrà essere avviato anche attraverso percorsi guidati mantenendo invariati i principali passaggi della procedura.

Profili e attività operative

• Punto Ordinante (PO): può avviare la creazione dell’affidamento, verificarne i contenuti, modificarne le informazioni e completare tutte le attività necessarie alla predisposizione del documento.
• Il Punto Istruttore (PI): supporta il PO nelle attività operative, può avviare un nuovo affidamento, inserire e aggiornare le informazioni richieste dal sistema, completare i dati necessari alla procedura e predisporre la documentazione. Le sue attività si concludono con l’invio dell’affidamento al PO: il PI non procede alla firma né alla trasmissione all’Operatore economico.
• Il Responsabile Unico del Progetto (RUP): è il soggetto associato formalmente all’affidamento ai fini degli adempimenti verso ANAC. Il sistema ne richiede l’identificazione in tutte le fasi che prevedono la trasmissione di informazioni verso ANAC: la richiesta del CIG, le variazioni, l’annullamento e la finalizzazione dell’affidamento. Il RUP può coincidere con il PO o con il PI oppure essere un soggetto diverso, con profilo Registrato, indicato durante la procedura; in quest’ultimo caso le attività di sua competenza vengono gestite direttamente all’interno di MePALight.

Il flusso segue quindi un passaggio di responsabilità tra i diversi profili: il PO può avviare e completare tutto il flusso, dalla creazione alla stipula dell’affidamento diretto, il PI predispone l’affidamento e completa le attività istruttorie; se il RUP è un soggetto diverso, le operazioni che comportano comunicazioni verso ANAC vengono indirizzate verso di lui e, una volta concluse, la lavorazione torna a chi ha predisposto l’affidamento; la verifica finale, la firma e l’invio all’Operatore economico sono attività del PO.

Accesso MePALight

Homepage Menu MePALight

Per utilizzare il servizio e predisporre un affidamento diretto, accedi alla piattaforma Acquisti in rete, scegli il profilo con cui accedere, seleziona la voce Acquista nel menù principale della Piattaforma e entra nella sezione dedicata al MePALight.

Selezionando PROVA MEPALIGHT entri nella pagina dello strumento. Dal menù laterale puoi accedere alle principali funzionalità del servizio attraverso le icone corrispondenti:

• Home MePALight
• Nuova conversazione: per cominciare una nuova comunicazione con l’Agente MePALight
• Affidamenti diretti: per consultare gli affidamenti che stai predisponendo e che hai predisposto
• Termini di servizio

Creare un affidamento diretto

Dalla homepage di MePALight, nella sezione Crea il tuo affidamento con MePALight, puoi scegliere tra due percorsi per avviare un nuovo affidamento diretto:

• Percorso guidato (Nuova conversazione guidata): l’Agente ti accompagna passo dopo passo nella raccolta delle informazioni necessarie alla predisposizione dell’affidamento;
• Percorso rapido (Inizia da un testo o documento): puoi descrivere l’affidamento con un prompt strutturato oppure caricare un documento contenente le informazioni disponibili, inserendo tutti i dati in una volta sola.

Percorso guidato

Accesso percorso guidato

Per creare un affidamento diretto con il percorso guidato seleziona CREA AFFIDAMENTO GUIDATO nella homepage di MePALight, oppure comincia una NUOVA CONVERSAZIONE con l’Agente attraverso l’icona “+” del menù laterale. Interagisci con un linguaggio naturale, indicando ad esempio se si vuole creare un nuovo affidamento diretto o elencando i prodotti da acquistare e il prezzo richiesto, (Es. “Voglio creare un nuovo affidamento diretto” o “devo acquistare 5 computer per 3.000 euro totali”).

Le informazioni minime necessarie per avviare la creazione di un affidamento diretto sono:

• Prodotto o servizio da acquistare
• Quantità
• Importo: è possibile indicare all’Agente l’importo unitario o totale iva esclusa del prodotto/ servizio da acquistare
• Aliquota Iva: l’utente dovrà indicare una tra le opzioni proposte: 22% / 10% / 5% / 4% / Esente / Non imponibile / Fuori campo.

L’Agente interpreta la richiesta e avvia il processo guidato di raccolta delle informazioni necessarie, suggerendo i passaggi e rispondendo ad eventuali dubbi riguardo ai dati da inserire.

Da sapere che

La scelta dell’Operatore economico è di esclusiva responsabilità della Stazione Appaltante e avviene al di fuori di MePALight. La Piattaforma non individua né seleziona l’Operatore economico: consente esclusivamente di recuperarne i dati anagrafici, verificarne le informazioni disponibili e gestire l’affidamento nei suoi confronti.

Percorso rapido

Avvio affidamento rapido

Il percorso rapido è pensato per chi dispone già di tutte le informazioni necessarie e vuole procedere velocemente con l’affidamento. Seleziona Inizia da un testo o documento nella homepage di MePALight e scegli se descrivere l’affidamento in un unico prompt strutturato (come l’esempio riportato in homepage ) oppure caricare un documento, ad esempio un preventivo, contenente le informazioni disponibili.

Individuare l’OE

Identificazione dell'Operatore economico

La scelta dell’Operatore economico è una responsabilità della Stazione Appaltante e si svolge al di fuori del Sistema. MePALight non individua l’Operatore economico: ne recupera i dati anagrafici, ne verifica le informazioni e consente di gestire l’affidamento nei suoi confronti.

Puoi inviare affidamenti diretti sia a Operatori economici abilitati ai mercati telematici, sia a operatori registrati ma non abilitati, sia a OE non presenti sulla Piattaforma.

Successivamente all’inserimento dei dati necessari, l'Agente richiede l'identificazione dell'Operatore economico.

La ricerca può essere effettuata in una delle seguenti modalità:

• Codice Fiscale: l’Agente verifica la presenza del C.F. nel Registro delle imprese e Anagrafe Tributaria e ne mostra il dettaglio
• Ragione Sociale: l’Agente mostra l’elenco degli OE individuati e devi scegliere quello corretto.

Se la ricerca puntuale non va a buon fine, il Sistema ti guida verso l’individuazione dell’OE attraverso i parametri richiesti. È possibile anche scegliere un Operatore economico estero.

In caso di conferma, inserisci:

• Denominazione dell'Operatore economico
• Codice identificativo disponibile.

Dopo che hai inserito tutti i dati necessari, viene mostrato poi il riepilogo dei dati acquisiti e viene richiesta la conferma prima di proseguire con la creazione dell'Affidamento Diretto.

La bozza dell'affidamento

La bozza dell’affidamento viene creata automaticamente dopo l’individuazione dell’Operatore economico e aggiornata con il procedere della conversazione.

Ogni dato che confermi durante la conversazione viene registrato sulla bozza, che si aggiorna progressivamente fino al completamento della procedura.

Puoi interrompere la lavorazione e riprenderla in un secondo momento senza dover reinserire le informazioni già fornite: la bozza resta disponibile nella sezione AFFIDAMENTI DIRETTI del menù laterale, dove trovi l’elenco delle procedure con il relativo stato. Per riprenderla puoi selezionare la frase suggerita dal Sistema nella pagina di dettaglio oppure chiedere all’Agente in chat di riprendere l’affidamento.

Da sapere che

Le conversazioni con l’Agente non vengono salvate: una volta chiusa o abbandonata la conversazione, non è possibile recuperarne i contenuti. Restano invece i dati relativi all’affidamento, conservati nella bozza e sempre consultabili dalla sezione AFFIDAMENTI DIRETTI.

Completare i dati dell'affidamento

Definizione delle condizioni di affidamento

Dopo la conferma dell’Operatore economico, l’Agente ti guida nel completamento dei dati che compongono l’affidamento e ne regolano l’esecuzione. Le informazioni vengono richieste in sequenza e, dove possibile, l’Agente propone valori già disponibili nel Sistema che puoi confermare o modificare.

Le informazioni richieste in questa fase sono:

• Oggetto della procedura: l’Agente ne propone uno per nominare l’affidamento, che puoi confermare o personalizzare. La denominazione scelta sarà quella visualizzata nella lista degli affidamenti diretti

• CUP (Codice Unico di Progetto), se previsto
• Indirizzo di consegna e indirizzo di fatturazione
• Giorni disponibili per l’accettazione da parte dell’Operatore economico
• Termini di consegna e termini di pagamento.

Al termine della raccolta, l’Agente mostra un riepilogo dei dati inseriti e ti chiede conferma prima di procedere con la richiesta del CIG.

Indirizzi di consegna e di fatturazione

Indirizzi di consegna e fatturazione

L’Agente recupera automaticamente e inserisce di default gli indirizzi di consegna e di fatturazione associati al tuo profilo sul portale Acquisti in rete.

L’Agente mostra gli indirizzi individuati e ti chiede di verificarne la correttezza prima di procedere con la compilazione dell’affidamento. Puoi:

• confermare gli indirizzi proposti selezionando il pulsante Invia
• aggiungere o modificare l’indirizzo di consegna e/o di fatturazione compilando l’apposito form, che viene mostrato se sul profilo non è presente alcun indirizzo oppure se indichi di voler utilizzare un nuovo indirizzo.

Da sapere che

L’inserimento di un nuovo indirizzo ha validità esclusivamente per l’affidamento in corso di creazione e non comporta la modifica degli indirizzi presenti sul profilo dell’utente. Puoi inoltre indicare l’ufficio a cui spedire i beni e le note per la consegna, specifiche per l’affidamento in corso.

Richiesta del CIG

Dati per la richiesta del CIG

Al termine della compilazione, l'Agente conferma la corretta acquisizione delle condizioni dell’affidamento e consente di procedere con la richiesta del CIG.

Viene mostrato un modulo contenente le informazioni richieste dal processo:

• Settore dell’appalto, precompilato con il valore “Ordinario”
• Codice ISTAT del Comune di esecuzione del contratto, proposto dal Sistema
• Tipologia di affidamento: Lavori, Forniture o Servizi
• CPV prevalente, proposto dal sistema in base alle informazioni raccolte e modificabile.

Seleziona il pulsante INVIA per confermare le informazioni, viene data la possibilità di inserire dati aggiuntivi facoltativi.

Da sapere che

La richiesta del CIG è un passaggio obbligatorio della procedura per la Pubblica Amministrazione: ogni affidamento diretto passa necessariamente attraverso questa fase, che non può essere saltata né gestita con modalità diverse. Senza l’acquisizione del CIG non è possibile procedere alla firma e all’invio dell’affidamento all’Operatore economico.

L'identificazione del RUP

Identificazione del RUP

Prima di procedere con la richiesta del CIG, l’Agente verifica l’identità del RUP associato all’Affidamento Diretto e ti pone una domanda del tipo: “Sei tu il Responsabile Unico di Progetto (RUP) per questo affidamento?”. Puoi:

• rispondere “Sì” se rivesti il ruolo di RUP
• rispondere “No” se il RUP è un soggetto diverso: in questo caso l’Agente richiede Nome, Cognome e Codice Fiscale del RUP, da inserire direttamente nella conversazione.

Quando il RUP è una persona diversa dal PO o dal PI che ha predisposto l’affidamento, le attività di sua competenza vengono gestite direttamente all’interno di MePALight: il Sistema invia al RUP una notifica nell’area Messaggi personali e un’e-mail di cortesia, contenenti il riferimento all’Affidamento Diretto e un collegamento diretto alla relativa pagina di dettaglio.

Dalla pagina di dettaglio il RUP può avviare l’operazione richiesta:

• selezionando l’opzione proposta dal Sistema, ad esempio “Voglio richiedere il CIG per l’affidamento”
• utilizzando la funzionalità disponibile nella pagina di dettaglio dell’affidamento, selezionando “Richiedi CIG”
• formulando la richiesta all’Agente all’interno della conversazione.

Durante l’elaborazione il RUP può verificare in qualsiasi momento lo stato dell’operazione, selezionando l’opzione proposta di verifica, dalla pagina di dettaglio o chiedendolo all’Agente. Al termine dell’attività di competenza del RUP il sistema aggiorna automaticamente lo stato dell’affidamento e restituisce l’affidamento al PO o al PI.

La stessa identificazione ti viene richiesta in tutte le operazioni che comportano una comunicazione verso ANAC: richiesta del CIG, variazione dell’importo, variazione dell’aggiudicatario, variazione del CUP, annullamento e finalizzazione dell’affidamento.

Verificare lo stato del CIG

Verifica CIG

Dopo l’invio, il CIG potrebbe non essere disponibile immediatamente, puoi verificare lo stato della richiesta in qualsiasi momento, in due modi:

• chiedendolo direttamente all’Agente nell’area conversazionale (ad esempio “Verifica lo stato del CIG dell’affidamento numero…”);
• consultando la pagina di dettaglio dell’affidamento nella sezione AFFIDAMENTI DIRETTI, dove sono riportate le informazioni associate alla richiesta e, una volta acquisito, il codice CIG.

L’eventuale indisponibilità temporanea di servizi legati ad ANAC non interrompe la lavorazione dell’affidamento: i dati restano salvati nella bozza e puoi riprendere la procedura in un secondo momento. Qualora la richiesta non venga elaborata correttamente, l’Agente ti informa dell’esito e ti consente di ripetere l’operazione.

Una volta completata con successo la richiesta, l’Agente comunica il codice CIG assegnato e prosegue con la raccolta delle informazioni necessarie alla predisposizione della documentazione finale.

Predisporre il modulo di affidamento

Predisposizione della documentazione

Una volta acquisito il CIG, l’Agente ti guida nella predisposizione del modulo di affidamento, ovvero il documento che sarà firmato e trasmesso all’Operatore economico. In questa fase puoi inserire nel form proposto queste informazioni facoltative:

• il numero di protocollo della determina a contrarre
• la data del protocollo
• le eventuali clausole aggiuntive.

Dopo aver compilato i dati seleziona AGGIUNGI: le informazioni inserite vengono utilizzate per la generazione del modulo dell’affidamento. L’Agente ti consente inoltre di integrare eventuali informazioni aggiuntive e di allegare documentazione a supporto dell’affidamento. Completata la raccolta delle informazioni, il sistema genera il modulo dell’Affidamento Diretto, verificane i contenuti prima di procedere con la firma.

Firmare e inviare l'affidamento

Scelta modalità di firma

Inserimento codice OTP

Dopo aver verificato il documento riepilogativo, il PO visualizza il messaggio con cui l'Agente informa che l'affidamento diretto è pronto per essere firmato. Il PO può scegliere una delle modalità di firma disponibili:

• Firma digitale con OTP: attraverso il dispositivo o dall’applicazione di autenticazione associata all’utente.
• Firma digitale personale: Per ricevere un modulo da firmare digitalmente.

Dopo aver firmato, il sistema ti informa che l’affidamento diretto è pronto per essere trasmesso all’OE.

Affidamenti predisposti dal Punto Istruttore

Quando la procedura è stata predisposta da un Punto Istruttore l’affidamento deve essere trasmesso al Punto Ordinante per le verifiche, la firma e l’invio. Il flusso è il seguente:

1. il PI avvia la conversazione con l’Agente, inserisce i dati richiesti, individua l’Operatore economico, completa i dati dell’affidamento e richiede il CIG
2. il PI, attraverso la modalità conversazionale, invia l’affidamento al PO per approvazione
3. Una volta ricevuto l’affidamento, il PO può verificarne i contenuti nella sezione AFFIDAMENTI DIRETTI e apportare eventuali modifiche
4. il PO procede alla firma e all’invio dell’affidamento all’Operatore economico.

Il PO può intervenire sulla procedura predisposta dal PI in qualsiasi momento prima della firma, anche modificandone i contenuti.

La risposta dell'Operatore economico

Dopo la trasmissione, l’affidamento è disponibile per l’Operatore economico, che riceve la comunicazione e può rispondere in tre modi:

• accettare l’affidamento: l’OE conferma le condizioni e procede con la stipula. La procedura può proseguire fino alla finalizzazione;
• rifiutare l’affidamento: l’OE non accetta le condizioni proposte. Il rifiuto dell’Operatore economico, come la decorrenza dei termini di accettazione, comporta l’annullamento dell’affidamento
• richiedere una modifica: l’OE segnala la necessità di modificare uno o più elementi dell’affidamento, ad esempio importi, quantità o termini di consegna.

Lo stato dell’affidamento e la risposta dell’OE sono sempre consultabili dalla pagina di dettaglio, nella sezione AFFIDAMENTI DIRETTI, oltre a essere segnalati dall’Agente in conversazione.

Gestire una richiesta di modifica dell'OE

Quando l’Operatore economico richiede una modifica dell’affidamento diretto, il PO riceve una notifica nella sezione Messaggi Personali della piattaforma. Per visualizzare la richiesta apri il messaggio ricevuto e seleziona il collegamento “Vai al dettaglio”. In funzione della tipologia di richiesta ricevuta puoi:

• modificare l’importo dell’affidamento diretto
• modificare i dati non trasmessi ad ANAC
• oppure rifiutare la richiesta di modifica.

In caso di accoglimento della richiesta, il Sistema genera una nuova versione del Modulo di affidamento diretto: il PO la sottoscrive e l’affidamento viene nuovamente trasmesso all’Operatore economico.

Modificare un affidamento

Modifica affidamento dalla pagina di dettaglio

È possibile modificare l’affidamento selezionando il prompt preimpostato “Voglio modificare l'affidamento” oppure formulando la richiesta direttamente nell'area conversazionale, le tipologie di modifiche sono le seguenti:

• Modifica dell'affidamento diretto:
  • variazione dell'importo dell'affidamento
  • l’aggiornamento dei dati non trasmessi ad ANAC
  • la gestione delle richieste di modifica formulate dall’OE

• Variazione dell'aggiudicatario: relativa alla sostituzione dell'Operatore economico associato all'affidamento
• Modifica del CUP: per l'integrazione o l'aggiornamento del Codice Unico di Progetto.

Annullamento,Revoca e finalizzazione dell'affidamento

In funzione dello stato dell'affidamento e degli eventi che si verificano durante il processo, l'utente può procedere con:

• l’annullamento o la revoca dell'Affidamento Diretto
• la finalizzazione dell'Affidamento Diretto, per comunicare la corretta esecuzione della fornitura, del servizio o del lavoro.

Annullamento e Revoca

Avvio dell'annullamento

Avvio della revoca dalla pagina di dettaglio

Per annullare o revocare un affidamento, accedi alla relativa pagina di dettaglio dall’ icona corrispondente agli affidamenti diretti.

Dopo essere entrato nel dettaglio dell’affidamento, l'annullamento può essere avviato selezionando “Voglio annullare l’affidamento” o “Voglio revocare l’affidamento” oppure aprendo una nuova conversazione con l'Agente MePALight e digitando una richiesta, ad esempio: "Voglio annullare/revocare l'affidamento numero…"

L’Agente mostra poi un riepilogo, al seguito del quale puoi confermare e procedere con l’annullamento o la revoca.

• Per la Revoca, l’Agente chiede una conferma dell’avvio della revoca e una motivazione. La motivazione inserita sarà associata all’affidamento e utilizzata nelle successive comunicazioni verso l’Operatore economico.
• Per l’Annullamento, l'Agente mostra un riepilogo delle principali informazioni associate alla procedura e rende disponibile un modulo contenente i dati necessari per procedere con l'annullamento. Per finalizzare l’invio della richiesta di annullamento, conferma se sei il RUP della procedura o indica un RUP diverso indicando Nome, Cognome e Codice Fiscale.

Finalizzazione dell'affidamento diretto

Avvio finalizzazione affidamento dalla pagina di dettaglio

La funzionalità di finalizzazione è disponibile esclusivamente quando:

• l'affidamento è stato correttamente associato a un CIG
• l'Operatore economico ha completato la stipula dell'affidamento
• la fornitura, il servizio o il lavoro risultano conclusi;
• non sono state effettuate variazioni dell'aggiudicatario dell'affidamento.

L’Agente ti avvisa nel caso manchi una di queste condizioni. Per finalizzare l’affidamento seleziona “Voglio finalizzare l’affidamento” o scrivi nella conversazione il comando corrispondente.

L’Agente ti chiede poi di confermare di essere il RUP o indicarne uno diverso inserendo Nome, Cognome, Codice Fiscale.

Prosegui finalizzando l’affidamento.