Pubblicazione del catalogo per una convenzione

Le imprese aggiudicatarie di una Convenzione Consip, sono tenute a predisporre e poi mantenere aggiornato il proprio Catalogo dei beni e dei servizi offerti attraverso l’iniziativa aggiudicata.

Il Fornitore è il solo ed esclusivo responsabile del contenuto del catalogo e si impegna a fornire una descrizione veritiera, corretta e non ingannevole dei beni e dei servizi inseriti (cfr. art. 21 - Catalogo, dichiarazioni e garanzie dei Fornitori – Regole del Sistema di e-procurement).

Si impegna inoltre a fornire un dettaglio tecnico ed economico dei beni e dei servizi che corrisponda a quando proposto in fase di presentazione dell’offerta.

Il soggetto abilitato all’inserimento del catalogo deve essere un utente registrato a Sistema come Legale rappresentante associato al Fornitore aggiudicatario, già segnalato (successivamente all’aggiudicazione) a Consip come gestore del catalogo ed essere in possesso di firma digitale.

Riepilogo dei passi

Di seguito, si riporta la sintesi in forma grafica della procedura di pubblicazione del catalogo, con riferimento alle principali fasi della stessa.

	I passi della procedura
1	Consip predispone la struttura del catalogo da caricare a sistema
2	Il fornitore accede a sistema e procede alla compilazione online del proprio catalogo per poi inviarlo
3	Consip verifica la correttezza dei dati inseriti e procede con l’approvazione
4	Il fornitore firma e carica a sistema il catalogo
5	Consip rende pubblico il catalogo sul portale Acquisti in rete

Procedura - descrizione di dettaglio

Dopo aver inserito utenza e password, dal Cruscotto accedi nel menù laterale a sinistra Gestione Catalogo e poi in fondo al menu di sinistra Gestione ambienti precedenti.

Figura 1 - Cruscotto Legale Rappresentante

Dalla pagina che visualizzi seleziona Gare aggiudicate, presente nella parte sinistra.

Figura 2 - Seleziona gare aggiudicate

Scegli la Convenzione (e il lotto) tra quelle per le quali risulti essere aggiudicatario e per la quale vuoi inserire il catalogo e seleziona la freccia in corrispondenza della colonna Dettagli.

Figura 3 - Dettagli per lotto Gare aggiudicate

Passo 1

Dal Menù della pagina visualizzata, clicca su Gestisci catalogo.

Figura 4 - Gestisci catalogo

Seleziona “INSERISCI UNA NUOVA OFFERTA - SCEGLI METAPRODOTTO”.

Figura 5 - inserisci una nuova offerta

Passo 2

Il sistema visualizza l’elenco dei prodotti disponibili per la Convenzione e il lotto per il quale intendi compilare il Catalogo. Seleziona il prodotto di tuo interesse.

Figura 6 - Seleziona prodotto

Passo 3

A questo punto appare una Tabella nella quale inserire le informazioni specifiche dei prodotti/servizi da te offerti e che afferiscono al prodotto precedentemente selezionato (es. marca, denominazione, prezzo ecc.). Alcuni dei campi saranno liberi, altri dovranno essere popolati selezionando la voce dal Menù a tendina.

Le regole e i valori per la compilazione degli attributi vengono impostate preventivamente da Consip, sulla base delle caratteristiche tecniche ed economiche offerte dal fornitore aggiudicatario in fase di partecipazione.

Figura 7 - inserisci le caratteristiche del singolo prodotto

Dopo aver compilato la prima riga, in caso di più offerte (relative al prodotto selezionato) puoi:

• duplicare la riga e per differenza modificare gli attributi
• effettuare un nuovo inserimento

Nella schermata sono inoltre a disposizione diverse funzionalità (vedi schermata di cui sopra):

• VALIDA: controlla la presenza o meno di errori dei dati inseriti. Correggi, se segnalati, gli errori evidenziati con una sottolineatura rossa.
• DUPLICA: copia un’offerta, modifica le informazioni necessarie e, obbligatoriamente, il codice articolo fornitore
• PULISCI: Cancella i dati già inseriti.
• MODIFICHE MASSIVE: effettua la modifica di uno stesso campo su più righe di catalogo

Passo 4

Una volta completata la compilazione delle offerte per il metaprodotto selezionato:

• se non si vuole procedere con l’inserimento di ulteriori offerte: seleziona le offerte inserite e poi “Esamina e Invia”;
• se si vogliono inserire ulteriori prodotti/servizi relative ad altri metaprodotti: seleziona “Salva e procedi”. In questo caso, tornando nella pagina di “Gestisci catalogo”, mediante la funzione “INSERISCI UNA NUOVA OFFERTA - SCEGLI METAPRODOTTO”, si torna all’elenco dei metaprodotti disponibili per la Convenzione/Lotto di cui si sta compilando il catalogo. Seleziona quello di tuo interesse e ripercorri i passi per la compilazione.

Da sapere che

In qualsiasi momento, puoi salvare il lavoro già fatto, cliccando su salva e continua oppure su salva e chiudi e proseguire in un secondo tempo.

Passo 5

Se valuti l’opportunità di modificare nuovamente alcune righe, procedi con la selezione delle righe e il pulsante “MODIFICA DI NUOVO”.

Una volta terminato l’inserimento degli attributi per tutti i prodotti, torna a Gestione catalogo e dal menù clicca su Esamina operazioni da concludere.

Figura 8 - Esamina operazioni da concludere prima dell'invio del catalogo

Ti sarà proposto il riepilogo di tutte le offerte inserite per ciascun prodotto oggetto della Convezione. Verifica tutte le informazioni inserite e Invia.

Dopo l’invio del catalogo, o al termine di qualunque operazione di modifica successiva alla pubblicazione (es. richieste di aggiornamento o di integrazione), Consip procede alla verifica della correttezza dei dati inseriti. A valle di tali verifiche Consip potrà approvare, rifiutare o riassegnare il catalogo al fornitore perché vi apporti ulteriori modifiche.

Terminata la fase di validazione da parte di Consip, si potrà confermare definitivamente la pubblicazione del catalogo firmandolo digitalmente.

Passo 6

Accedendo nuovamente alla pagina di gestione del catalogo da Cruscotto > Gare in Convenzione >Gare aggiudicate >Dettagli Convenzione/lotto, seleziona il pulsante Pubblica il PDF firmato.

Figura 9 – Dopo i controlli pubblica il pdf firmato

Dopo aver selezionato il pulsante, vai su Firma catalogo

Figura 10 - Firma il catalogo

Infine, scarica il documento pdf del catalogo generato automaticamente dal Sistema (cliccando sulla descrizione dello stesso), firmalo digitalmente e ricaricalo a Sistema per inviarlo definitivamente a Consip per la pubblicazione che avverrà nella data di attivazione della Convenzione.

Da sapere che

Il Sistema effettua un controllo di validità della firma digitale e di corrispondenza tra il nominativo dell’utente autorizzato (Legale rappresentante) ad apporre la firma sul file e la firma utilizzata.

Punti di attenzione

Fase della procedura	Descrizione delle attività
ACCESSO	L’accesso a sistema e la compilazione del catalogo deve essere effettuata dall’utente segnalato a Consip come gestore del catalogo del Fornitore. L’utente deve essere necessariamente un Legale rappresentante dell’impresa già registrato a Sistema e in possesso della firma digitale. Il Sistema non riconosce altri utenti , non segnalati, che volessero accedere nella sezione di gestione del catalogo
COMPILAZIONE	Il dettaglio tecnico ed economico dei beni e dei servizi a catalogo deve corrispondere a quanto proposto dal Fornitore aggiudicatario in fase di presentazione dell’offerta.
VALIDAZIONE	La pubblicazione del catalogo è subordinata alla verifica e all’approvazione da parte di Consip di quanto inserito, sia in caso di prima pubblicazione che in caso di aggiornamenti (successivi alla prima pubblicazione).
FIRMA	In fase di caricamento a Sistema del file (.pdf) del catalogo firmato digitalmente, il Sistema effettua un controllo di validità della firma digitale e di corrispondenza tra il nominativo dell’utente autorizzato alla firma e la firma stessa