Gestione dell'abilitazione

Per utilizzare gli strumenti di acquisto del Sistema di e-Procurement in nome e per conto della tua Stazione appaltante devi essere abilitato sulla piattaforma www.acquistinretepa.it.

Nello specifico, puoi abilitarti come:

• Punto Ordinante (PO): sei autorizzato ad impegnare la spesa del tuo Ente e hai un kit di firma digitale;
• Punto Istruttore (PI): puoi supportare un Punto Ordinante nello svolgimento delle attività e nell’utilizzo degli strumenti di acquisto/Negoziazione;
• Operatore di Verifica Inadempimenti (OdV): sei autorizzato a effettuare le verifiche degli inadempimenti attraverso il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate – Riscossione.

Puoi anche abilitarti direttamente subentrando ad un tuo predecessore e agire in continuità rispetto alle attività in corso. La scelta tra Nuova Abilitazione e Subentro è relativa alle figure Punto Ordinante e/o Operatore di Verifica per una P.A.; per il profilo di Punto Istruttore invece non è prevista la possibilità di subentro.

Da sapere che

I dati forniti dagli utenti saranno trattati da Consip S.p.A. e dal Ministero dell’Economia e delle Finanze per consentire la registrazione al sito www.acquistinretepa.it, l’abilitazione e, dunque, l’accesso e la partecipazione al Sistema di e-Procurement, ed ai vari servizi presenti sul Portale (es. strumenti di acquisto/negoziazione e ulteriori servizi telematici ad uso delle Amministrazioni Pubbliche). Inoltre, tali dati potranno essere utilizzati per l’invio di materiale informativo in merito al Programma di Razionalizzazione degli Acquisti (es. newsletter). Si ricorda inoltre, che le informazioni potranno essere utilizzati dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e da Consip S.p.A., ciascuno per quanto di propria competenza, anche in forma aggregata, per essere messi a disposizione di altre Pubbliche Amministrazioni, persone fisiche e giuridiche, anche come dati di tipo aperto. Consulta l'informativa sul trattamento dei dati personali.

Inoltre, nel corso delle tue attività come utente di Acquisti in Rete è possibile che una Amministrazione ti nomini per ricoprire dei ruoli specifici nell’ambito delle procedure di gara svolte sulla piattaforma. I ruoli che possono essere attribuiti sono ad esempio:

• Responsabile del procedimento;
• Presidente di commissione;
• Commissario di gara.

Gli incarichi eventualmente assegnati da una Amministrazione sono riepilogati nella sezione Ruoli ricoperti su gare e puoi accedere selezionando lo specifico ruolo di interesse.

Cosa stai cercando?

• Se non sei intenzionato ad abilitarti per la prima volta, ma intendi sostituirti definitivamente ad un altro utente vai al paragrafo Subentro;
• Se sei già abilitato ed hai solo la necessità di gestire il tuo profilo vai al paragrafo Gestione delle abilitazioni;
• Per maggiori informazioni su una Nuova Abilitazione puoi leggere il prossimo paragrafo.

L’abilitazione per gli utenti delle P.A.

Nuova Abilitazione

Pulsante Cruscotto

Dopo avere completato la Registrazione,Registrazione effettua l’accesso e seleziona Gestione Abilitazioni disponibile sul menù laterale a sinistra del Cruscotto.

Nuova abilitazione

Seleziona il pulsante Nuova Abilitazione. Seleziona il profilo per cui stai chiedendo l’abilitazione:

• PUNTO ORDINANTE;
• PUNTO ISTRUTTORE;
• OPERATORE DI VERIFICA INADEMPIMENTI.

Abilitazione PO

Se ti stai abilitando come Punto Ordinante indica l’ente per cui stai effettuando la richiesta. Ricercalo tramite Codice Fiscale, oppure per nome e avvia la ricerca per verificare se è già presente a Sistema.

Ricerca PA

Se presente in elenco puoi associarti direttamente. Per le organizzazioni più complesse, puoi visionare la struttura dell’organigramma aziendale per individuare l’ufficio di tuo interesse e associarti direttamente ad esso. Se non è censito, puoi chiederne l’inserimento nella struttura organizzativa dell’ente.

Inserimento PA non censita

Se dalla ricerca della Amministrazione di tuo interesse non sono emersi risultati, puoi richiederne l’inserimento selezionando Inserisci Nuova Amministrazione.

Inserimento dati PO

Inserisci i dati ed i contatti del tuo ufficio e in caso di abilitazione ai profili da Punto Ordinante/Punto Istruttore gli strumenti di acquisto che intendi utilizzare. Per agevolarti inserisci il Codice univoco ufficio IPA e i campi sottostanti saranno automaticamente compilati ed eventualmente modificabili.

Una volta inviata la richiesta risulterà in lavorazione. Per portarla a termine potrebbe essere necessario fornire documentazione integrativa che verrà richiesta tramite l’area comunicazioni all’interno del dettaglio profilo (in tal caso lo stato del profilo risulta: Azione richiesta).

Abilitazione PI

Se ti stai abilitando come Punto Istruttore cerca il PO a cui associarti. Il PO deve essere un utente già abilitato per quel ruolo e puoi ricercarlo tramite i suoi dati anagrafici.

Subentro

Se invece intendi sostituire definitivamente un altro utente già abilitato come Punto Ordinante o come Operatore di verifica per la tua Amministrazione seleziona il pulsante Subentro.

È un’operazione molto utile in caso di sostituzione di colleghi che, ad esempio, sono andati in pensione oppure hanno cambiato sede di lavoro. Con il subentro erediti lo storico delle attività concluse e quelle in corso e, solo per i Punti ordinanti, eventuali punti istruttori associati al profilo del predecessore.

Seleziona il profilo per cui stai chiedendo l’abilitazione:

• PUNTO ORDINANTE: sei autorizzato ad impegnare la spesa del tuo Ente e hai un kit di firma digitale;
• OPERATORE DI VERIFICA INADEMPIMENTI: sei autorizzato a effettuare le verifiche degli inadempimenti attraverso il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate – Riscossione.

Non è prevista l’abilitazione con subentro per il profilo da Punto istruttore.

Specificherai l’Amministrazione per cui stai inviando la tua richiesta nei passi successivi della procedura guidata.

Per procedere occorre indicarlo durante la procedura inserendo i suoi dati anagrafici: Cognome, Nome e codice fiscale personale.

Seleziona la tua Amministrazione

Per abilitarti indica l’ente per cui fai la richiesta.

Ricercalo tramite codice fiscale oppure per nome e avvia la ricerca per verificare se è già presente a Sistema.

Se presente nell’elenco puoi associarti direttamente.

Per le organizzazioni più complesse è possibile navigare la struttura dell’organigramma per individuare l’ufficio di appartenenza.

A questo punto, puoi selezionare il pulsante per associarti all’ufficio di tuo interesse. Se non è censito, puoi chiederne l’inserimento nella struttura organizzativa dell’ente.

Nei passi successivi è necessario specificare i dati e i contatti del tuo ufficio e in caso di abilitazione ai profili da Punto ordinante/Punto istruttore gli strumenti di acquisto che intendi utilizzare.

Se invece dalla ricerca del passo 1 non sono emersi risultati, puoi richiedere l’inserimento dell’amministrazione selezionando Inserisci nuova amministrazione.

Digita i dati anagrafici della tua Amministrazione. Per agevolarti inserisci il Codice univoco ufficio IPA e i campi sottostanti saranno automaticamente compilati ed eventualmente modificabili.

Una volta inviata la richiesta risulterà in lavorazione. Per portarla a termine potrebbe essere necessario fornire documentazione integrativa che verrà richiesta tramite l’area comunicazioni all’interno del dettaglio profilo (in tal caso lo stato del profilo risulta: Azione richiesta).

Gestione delle abilitazioni

La sezione Gestione Abilitazioni è disponibile per tutti gli utenti registrati al Portale Acquisti in Rete PA, indipendentemente dal profilo con cui hai effettuato l’accesso e ti consente di visionare lo stato corrente e le informazioni relative alle tue richieste di abilitazione.

Nella pagina trovi l’elenco richieste di abilitazione e dei profili attivi e per ciascuno di essi il dettaglio dello stato per ogni Organizzazione.

Attiva lo slider Mostra abilitazioni non attive per visualizzare tutte le richieste di abilitazione e le abilitazioni cancellate, rifiutate, annullate, scadute o revocate.

Delegare il profilo (solo per PO e OV)

Se sei già abilitato come Punto ordinante oppure come Operatore di verifica puoi delegare le tue attività a un altro utente di Acquisiti in Rete per un periodo temporale definito (fino a un anno).

Sono previste due tipologie di delega:

• Delega posticipata: il delegante può decidere autonomamente la data di inizio della delega;
• Delega immediata: attiva a partire dal giorno della richiesta di delega.

Se accedi al dettaglio dell’abilitazione visualizzi il pulsante DELEGA.

Condizione essenziale per inviare la richiesta è che la persona da delegare sia un utente registrato su Acquisti in Rete.

Cerca a Sistema l’utente compilando i tre campi obbligatori:

• Cognome;

• Nome;

• Codice Fiscale.

Clicca CERCA.

Accedi a una pagina nella quale sono indicati il nome e il cognome dell’utente selezionato per la delega. Scegli la tipologia di delega:

Definiti i dettagli della delega puoi inviarla. Puoi annullare la richiesta di delega finché non viene accettata/rifiutata dal delegato designato. Se la richiesta di delega è già stata accettata, la revoca può essere effettuata sia da te che dal delegato. È immediata e irreversibile e ti permette di tornare in possesso dell’abilitazione. L’utente che riceve la delega può visualizzare i dettagli da Gestione Abilitazioni selezionando la specifica richiesta ricevuta. La pagina riporta:

• il richiedente;
• la data della richiesta;
• i termini della delega;
• l’amministrazione cui fa riferimento l’abilitazione e la selezione dell’icona permette di visualizzare la gerarchia relativa all’amministrazione fino all’ufficio;
• i dati generali dell’ufficio.

Alla selezione del pulsante RIFIUTA il Sistema chiede conferma dell’operazione. Alla selezione del pulsante PROCEDI il Sistema rende disponibile la sezione nella quale è possibile inserire i dati di contatto dell’ufficio. Compilati i campi, seleziona COMPLETA e il Sistema effettua un controllo sulla correttezza dei dati inseriti. In caso di esito negativo visualizzi un messaggio di errore, in caso di esito positivo puoi procedere al passo successivo.

Seleziona GENERA per generare il modulo da scaricare, firmare digitalmente e ricaricare a Sistema per autorizzare la richiesta. Dopo aver selezionato il pulsante COMPLETA RICHIESTA, Il Sistema effettua un controllo su:

• estensione del file allegato: “pdf” è l’unica estensione ammessa;
• validità della firma.

Se il controllo ha esito negativo visualizzi un messaggio di errore bloccante, in caso contrario il Sistema procederà alla delega.

L’unica differenza del processo di delega per un Operatore di Verifica è la presenza, in fase di accettazione della richiesta di delega al passo 2/2, del seguente campo:

• Vuoi utilizzare la firma digitale?

In caso di risposta negativa è necessario firmare manualmente il modulo riepilogativo della richiesta di delega e inviarlo extra-Sistema.

Se sei un Punto Ordinante e invii una richiesta di delega a un utente x, allora:

• non puoi abilitare l’utente x come tuo Punto Istruttore;
• l’utente x non può inviarti la richiesta per essere abilitato come un tuo PI.

Invece, se selezioni come utente al quale inviare la richiesta di delega, un tuo Punto Istruttore il Sistema ti chiede conferma per poter procedere con l’operazione.

Modificare i dati della tua Amministrazione

I Punti Ordinanti e gli Operatori di Verifica che intendono richiedere modifiche ai dati del proprio ente di appartenenza possono utilizzare la funzione SEGNALA VARIAZIONE. La predetta funzionalità, disponibile accedendo alla sezione Gestione Abilitazioni, ti consente di segnalare errori o variazioni sui dati anagrafici dell’Amministrazione di appartenenza.

Scegli la tipologia di modifiche da effettuare:

• Variazione Anagrafica;
• Variazione Giuridica;
• Fusione;
• Variazione Soppressione / Cancellazione.

In base alla tipologia di modifica selezionata, puoi visualizzare una specifica pagina di compilazione dei dati relativi alla segnalazione. A seguito dell’invio, l’Ufficio Registrazioni vaglierà la richiesta. Un solo utente, può inviare un'unica richiesta di Segnala Variazione, a prescindere dalla tipologia. Una nuova segnalazione potrà essere presentata solo a seguito della gestione di quella precedente. Tutti gli utenti abilitati all’Amministrazione con variazione in corso, avranno disabilitato il tasto Segnala Variazione e visualizzeranno “Richiesta di variazione in corso”.

Trasferimento attività PO

Il Punto Ordinante può essere abilitato su diversi strumenti di acquisto disponibili sulla piattaforma. Nella pagina Dettaglio abilitazione > strumenti di acquisto, puoi visualizzare l’elenco degli strumenti per i quali risulti abilitato. Spostando lo slider presente per ogni strumento puoi attivare o disattivare la relativa abilitazione.

Puoi disattivazione un determinato strumento per il quale sei abilitato e puoi trasferire tutte le operazioni ad esso collegate e non ancora completate (come ad es. RdO in Bozza, RdO ricevute in approvazione, RdO pubblicate) a un altro Punto Ordinante della tua stessa Amministrazione attivo sullo strumento.

Nel caso scegliessi di non avviare il processo di trasferimento, lo strumentà sarò disattivato e potrai solamente consultare le attività pendenti ad esso collegate.

Nel caso scegliessi di trasferire le attività:

• se il PO destinatario accetta la richiesta di trasferimento, perderai la possibilità di accedere, anche in consultazione, alle operazioni che trasferisci;
• se il PO destinatario rifiuta la richiesta di trasferimento e di conseguenza non acquisisce alcuna attività, sarai disabilitato sullo strumento e potrai accedere solo in consultazione alle attività collegate allo strumento stesso.

L’operazione di trasferimento delle attività comporta degli effetti su eventuali PI associati allo strumento, oggetto di disabilitazione. Infatti, saranno trasferiti anche tutte le operazioni effettuate dagli stessi PI che perderanno la possibilità di intervenire, anche in semplice consultazione, né potranno compiere nuove attività collegate allo strumento disabilitato.

Da sapere che

Non puoi avviare la disabilitazione in presenza di un PI abilitato su un unico strumento di acquisto, il quale coincide proprio con lo strumento che intendi disabilitare. Se la richiesta di trasferimento delle operazioni non è ancora stata accettata/rifiutata dal PO designato, puoi riattivare lo strumento di acquisto.

Cancella abilitazione

La funzione CANCELLA ABILITAZIONE, disponibile nella pagina di dettaglio di un’abilitazione, ti permette di cancellare un determinato profilo attivo (da PO, OV e PI) nel caso dovessi cambiare ufficio. È un’operazione irreversibile che determina la perdita di tutte le attività collegate al profilo che stai per cancellare.

La cancellazione di un profilo PO comporta:

• la cancellazione dei PI associati;
• l’annullamento di eventuali deleghe.

In particolare, se la cancellazione dell’abilitazione avviene da parte di un utente delegato (PO o OV), la delega in corso termina automaticamente e sarà rispristinato lo stato “attivo” dell’abilitazione dell’utente delegante, il quale potrà avviare una nuova richiesta di delega.

Puoi subentrare ad un profilo PO o OV anche successivamente alla disabilitazione del relativo profilo da parte dell’utente.

Cancella registrazione

La sezione CANCELLA REGISTRAZIONE, accessibile dalla pagina Dettaglio utente, ti permette di cancellare in modo irreversibile la tua utenza a Sistema.

La funzione Cancella abilitazione ti consente di agire su un determinato profilo, invece, la funzione Cancella registrazione comporta il blocco di tutti i profili associati all'utenza.

Per avviare la cancellazione della registrazione seleziona CONFERMA e al passo successivo inserisci il pin ricevuto. A seguito di questa operazione non potrai più accedere alla piattaforma.