Guida all'invio dei flussi dati di fatturato relativi alle fee a carico degli aggiudicatari (ambiente precedente)

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Avvio adempimento invio flussi

Le dichiarazioni di fatturato pervengono a Consip S.p.A. a partire:

• Dalla stipula del primo Appalto Specifico (AS), in caso di Accordo Quadro (AQ);
• Dalla ricezione del primo Ordine diretto d’Acquisto (OdA), ovvero dalla data di accettazione dello stesso, in caso di Convenzione;
• Dalla stipula del primo AS e/o dalla ricezione del primo OdA in caso di iniziative ibride.

Termine adempimento invio flussi

Il fornitore comunica i flussi di fatturato mensili dovuti fino al mese successivo inviando una PEC all’indirizzo fee.convenzioni@postacert.consip.it, completando le procedure amministrative di fatturazione.

I flussi di fatturato semestrali sono dovuti fino a presenza di dichiarazioni di flusso di fatturato mensili nel semestre.

Modalità di accesso

Figura 1 - Accesso al portale

Accedi alla homepage del Portale e inserisci 'Nome utente e Password per effettuare login.

Figura 2 - Cruscotto imprese per flussi Fee

Dal menu laterale posto sulla sinistra Gare seleziona lo strumento:

• Convenzioni;
• Accordi quadro.

Segui la stessa procedura per entrambi gli strumenti e seleziona Ambiente precedente.

Figura 3 - Menu Convenzioni

Dal menu di sinistra seleziona GARE AGGIUDICATE individua l’iniziativa di riferimento e digita DETTAGLI.

Una volta all’interno dell'iniziativa, seleziona dal menu di sinistra GESTIONE REPORT FATTURE, accedi alla procedura di gestione e invio dei report mensili e semestrali.

Figura 4 - Gestione report fatture

Per facilitare la navigazione tra i contenuti e per un immediato accesso alle funzionalità offerte, visualizzi la sezione dei flussi mensili e quella dei flussi semestrali. Seleziona quella di tuo interesse.

Gestione e invio del Report mensile e relativa Dichiarazione

Gestisci l'invio del report mensile selezionando la funzione GESTIONE MENSILI.

Deve essere trasmesso entro il 15 del mese successivo al mese di riferimento, ad eccezione per luglio il cui report va caricato entro 35 giorni solari dal termine del mese.

Visualizza la schermata divisa in tre sezioni (dall’alto verso il basso):

• Sezione 1 - Compilazione e invio report mensile: dedicata al download, compilazione e caricamento del report con i dati delle fatture emesse nel mese di riferimento;
• Sezione 2 - Download report mensile: download del template in formato excel per la compilazione del report relativo al mese successivo a quello di riferimento;
• Sezione 3 - Riepilogo: sintesi dei report caricati.

SEZIONE 1 - COMPILAZIONE E INVIO REPORT MENSILE

Figura 5 - Procedura invio flussi

• Seleziona Report xls disponibile e scarica il template.
• Compila tutti i campi del template con i dati relativi alle fatture messe nel mese di riferimento.

Figura 6 - Template senza il campo Quantità

A seconda della modalità di calcolo della commissione (effettuato o sulla base del fatturato e/o delle quantità erogate) il template ha una di queste strutture:

• Template senza il campo Quantità - Figura 6

Figura 7 - Template con il campo Quantità

• Template con il campo Quantità (unità di misura esemplificativa) - Figura 7

Figura 8 - Validazione

In fase di compilazione è necessario rispettare le regole di formato e di validità previste e illustrate nel primo foglio (copertina) del file stesso.

I campi di ciascuna colonna contengono controlli specifici sulla regolarità e ammissibilità dei valori immessi. I campi G2 e H2 si valorizzano automaticamente compilando le colonne sottostanti e rappresentano i relativi totali.

• Seleziona il report compilato attraverso la funzione SFOGLIA e caricarlo attraverso la funzione ALLEGA.

Caricato il Report, il Sistema di e-Procurement controlla la validità dei dati impostati. Visualizza nel campo Riepilogo totali i totali relativi ai campi G2 e H2.

L’esito dei controlli è di tre tipi:

• Stato validazione: OK. Puoi terminare la procedura;

Figura 9 - Errori

• Stato validazione: Presenti errori non bloccanti. Puoi concludere la procedura ignorando gli errori oppure rettificare i dati non validi che sono visualizzabili all’interno del file .xls Report Validazione, con la causa di non conformità. Le celle che presentano errori sono di colore rosso;

Figura 10 - Errori bloccanti

• Stato validazione: Presenti errori bloccanti. Non puoi terminare la procedura. Rettifica i valori non conformi, prosegui con il caricamento dei dati e termina la procedura.

Figura 11 - Report Validazione

Puoi caricare solo il Report Excel scaricabile dal Sistema o in alternativa il Report Validazione generato dal Sistema rettificato.

Di seguito trovi l'esempio di report relativo a una iniziativa che prevede la colonna delle Quantità correttamente compilato e pronto per l’upload.

Figura 12 - Errori Validazione

Il seguente report in Figura 12, presenta errori di validazione, evidenziati dalla cella rossa e dalla nota che descrive l’errore e la corretta regola di compilazione.

Figura 13 - Dichiarazione

• Genera la dichiarazione in formato PDF attraverso l’apposita funzione e scaricala in locale. In allegato alla dichiarazione è presente anche il Report Excel.
• Il Legale Rappresentante firma digitalmente la dichiarazione in .PDF e la carica selezionando SCEGLI FILE e ALLEGA.

Figura 14 - Termine procedura

In Figura 14, la schermata che risulta al termine della procedura di caricamento del flusso dati mensile.

Il documento in formato .PDF restituisce l’importo complessivo di fatturato e, se previsto, il totale Quantità presenti nel Report Excel (esempio campi G2 e H2).

Figura 15 - Esempio dichiarazione

In Figura 15 un esempio di dichiarazione mensile con fatturato e quantità.

Caricata la Dichiarazione, in formato .PDF e firmata digitalmente, il Sistema controlla che:

• Il documento caricato sia identico al .PDF generato dal Sistema;
• La firma digitale apposta sia di uno dei Legali rappresentanti abilitato;
• La firma digitale sia valida (firma elettronica qualificata in corso di validità).

Il Sistema non permette il caricamento della dichiarazione e il completamento della procedura se uno degli elementi di controllo non ha validità.

Se il Sistema non lo riconosce, genera nuovamente il file e firmalo digitalmente senza aprire il documento.

Una volta firmato il documento aprilo per verificare la correttezza di quanto riportato.

Proteggilo con uno .zip in caso di invio via email della firma digitale.

Nel periodo di invio della dichiarazione mensile, puoi cancellare quanto già caricato a Sistema eliminando i file presenti, sia .XLS, sia .PDF firmato, selezionando ELIMINA. Procedi con un nuovo invio seguendo la stessa procedura.

SEZIONE 2 - DOWNLOAD REPORT MENSILE

Figura 16 - Download Report mensile

Il download del template per il caricamento dei dati mensili è disponibile dal 1° giorno del mese, nell’apposita sezione. Scarica in una qualsiasi data compresa tra l’1 e il 31 luglio il report relativo al mese di luglio.

Il caricamento del Report .XLS e l’invio della dichiarazione firmata digitalmente sono disponibili dal 1° al 15° giorno del mese successivo a quello di riferimento.

In caso di errori nei dati mensili la rettifica è consentita solo in fase di caricamento dei dati semestrali, qualora ci si trovi dopo il 15 del mese successivo a quello di riferimento (es. dopo il 15 giugno non è più possibile rettificare i dati relativi al mese di maggio). Prima del 15 del mese successivo, elimina il report e la dichiarazione già caricati e procedi con un nuovo upload.

SEZIONE 3 - RIEPILOGO

Figura 17 - Riepilogo

Dopo l’invio del report mensile, consulta i dati e i documenti caricati nella sezione Riepilogo.

Gestione e invio del Report Semestrale e relativa Dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000

Gestisci e invia il report semestrale selezionando GESTIONE SEMESTRALI. Completa l'attività entro 30 giorni solari dalla fine del semestre di riferimento (entro il 30 luglio relativamente al primo semestre dell’anno ed entro il 30 gennaio dell’anno successivo per il secondo semestre dell’anno).

Visualizza la schermata strutturata in due sezioni (dall’alto verso il basso):

• Sezione 1 - Compilazione e invio Report semestrale, generazione, download, compilazione e caricamento del Report contenente i dati delle fatture emesse nel semestre di riferimento.
• Sezione 2 - Riepilogo dei Report caricati.

SEZIONE 1 - COMPILAZIONE E INVIO REPORT SEMESTRALE

Figura 17 - Compilazione e invio Report

Genera il report semestrale selezionando Genera Report XLS. Poi scarica il Report xls semestrale. Seleziona Report xls disponibile e fai il download del report pre-compilato.

Figura 18 - Report XLS semestrale

Il Report XLS semestrale messo a disposizione dal Sistema (vedi Figura 18) è identico a quello mensile. È composto da sei fogli, uno per ogni mese del semestre, già compilati con i dati relativi agli invii mensili fatti in precedenza (al momento l’aggiornamento dei dati è effettuato quotidianamente “in notturna”).

Modifica il Report pre-compilato in ogni sua parte rispettando le regole di formato e di validità previste per la compilazione, riportate nel primo foglio del file.

Verifica il Report pre-compilato:

Figura 19 - Report

1. Se il report pre-compilato con i dati mensili non necessita di alcuna modifica, seleziona Carica report senza modifiche. In questo caso il Sistema non ripete i controlli di validazione e visualizzi nel campo Totali caricati i totali relativi al semestre.

Figura 20 - Controlli validazione

2. Modifica il report pre-compilato selezionando Carica report modificato. Inserisci il report compilato digitando Sfoglia e caricalo selezionando Allega. Il Sistema controlla la validità del file. Visualizzi in Totali caricati i totali relativi al semestre.

Figura 21 - Dichiarazione semestrale

Carica il report XLS con i dati semestrali e visualizza i valori totali nella colonna Totali caricati adiacente a Totali dichiarati. Inserisci manualmente nel campo Imponibile pari a (e a seconda della modalità di calcolo della commissione per le iniziative con le quantità, anche il campo: Quantità pari a) il valore totale fatturato che compare nella dichiarazione in PDF.

Il valore è uguale all’importo totale caricato con il Report XLS. Continua la procedura seguendo la stessa logica della gestione e dell'invio dei Report mensili.

Superati i controlli di validazione, genera la dichiarazione semestrale in formato PDF, che conterrà i valori Totali dichiarati. Firmala digitalmente e caricala selezionando Sfoglia e Allega.

In Figura 21 visualizzi la schermata che termina la procedura di caricamento del flusso dati semestrale.

Figura 22 - Dichiarazione semestrale esempio di fatturato

In Figura 22 leggi la dichiarazione semestrale con un esempio di fatturato e quantità dichiarate.

Nel periodo di invio della dichiarazione semestrale (entro il 30 del mese successivo al semestre di riferimento), per cancellare quanto già caricato a Sistema, elimina i file già inseriti (sia il XLS, sia il PDF firmato) selezionando ELIMINA. Procedi con un nuovo invio seguendo la procedura appena descritta.

SEZIONE 2 – RIEPILOGO

Figura 23 - Riepilogo

Dopo il termine per l’invio del report semestrale, i dati e i documenti caricati sono disponibili e consultabili nella sezione di Riepilogo.

Gestione e invio del Report “tardivo” e relativa Dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000

Puoi caricare i Report anche oltre i termini stabiliti contrattualmente, fatta salva la possibilità da parte di Consip di applicare le penali previste:

• Puoi caricare i flussi mensili fin tanto che non viene caricato il relativo semestrale;
• Puoi caricare i flussi semestrali di qualsiasi Report semestrale precedente non acquisito.

FLUSSI MENSILI

Figura 24 - Flussi mensili

Accedi al portale e seleziona, dal menu a sinistra, Gestione mensili. Individua l’anno di pertinenza digitando Riepilogo e visualizza i caricamenti precedenti. Seleziona il Report mensile da caricare digitando Invio.

Segui la stessa logica della procedura di gestione e invio dei Report mensili:

1. Download template Report fatture;
2. Compilazione Report e upload;
3. Validazione (controlli di Sistema);
4. Generazione Dichiarazione;
5. Download Dichiarazione;
6. Sottoscrizione Dichiarazione con firma digitale del RL;
7. Upload della Dichiarazione.

FLUSSI SEMESTRALI

Figura 25 - Flussi semestrali

Accedi al portale e seleziona, dal menu a sinistra, Gestione semestrali. Individua l’anno di pertinenza digitando Riepilogo e visualizza i caricamenti precedenti. Seleziona il Report semestrale da caricare digitando Invio.

Segui la stessa logica della procedura di gestione e invio dei Report semestrali:

1. Download template Report fatture;
2. Compilazione Report e upload;
3. Validazione (controlli di Sistema);
4. Imputazione manuale importo (e quantità) da dichiarare;
5. Generazione Dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000;
6. Download Dichiarazione;
7. Sottoscrizione Dichiarazione con firma digitale del RL;
8. Upload della Dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000.

Gestione e invio del Report Integrativo e relativa Dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000

Se hai reso una dichiarazione errata rettifica quanto già inviato a Consip S.p.A. utilizzando lo strumento del flusso integrativo.

Lo strumento è valido per i soli flussi semestrali ed è utilizzabile soltanto una volta per ciascuna iniziativa/Lotto/semestre.

In casi eccezionali, ben documentati e circostanziati, può essere accettata una seconda dichiarazione integrativa correttiva.

Il caricamento di qualsiasi dichiarazione integrativa deve essere vagliato e autorizzato da parte di Consip S.p.A..

Carica le dichiarazioni integrative:

• Entro 12 mesi dal termine di trasmissione della dichiarazione semestrale oggetto di integrazione, in caso di riduzione degli importi inizialmente dichiarati;
• Entro 12 mesi dal termine degli effetti dell’ultimo contratto attuativo stipulato, in caso di aumento degli importi inizialmente dichiarati.

Per una dichiarazione integrativa spontanea, fai richiesta inviando una PEC all’indirizzo fee.convenzioni@postacert.consip.it, specificando iniziativa, Lotto e semestre da rettificare nonché la motivazione della rettifica. Consip S.p.A., comunica via mail l'esito della valutazione effettuata e in caso positivo abilita il fornitore a caricare la dichiarazione integrativa e a darne tempestiva comunicazione.

Ottenuta l’autorizzazione al caricamento, nel menu Gestione Report Fatture seleziona GESTIONE INTEGRAZIONI. Per la procedura segui la stessa logica della gestione e l'invio dei report semestrali.

ATTENZIONE

Il flusso integrativo è un flusso che va a sommarsi (non a sostituirsi) a quello precedentemente caricato e acquisito. Pertanto la dichiarazione integrativa è accompagnata da un Report in formato Excel, nel quale indichi esclusivamente il “delta” rispetto a quanto già comunicato.

• Nel caso di fatture omesse, riportale nel Report integrativo;
• Le fatture non pertinenti devono essere riportate nel Report integrativo (con stesso numero, data e tipo, etc.) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) preceduto dal segno meno (-) affinché vengano stornate;
• Nel caso in cui nel Report originale siano stati imputati valori errati di una o più fatture, nel Report integrativo le fatture da modificare devono essere riportate (con stesso numero, data e tipo) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) pari alla differenza tra il valore originale dichiarato e il valore reale, con segno negativo (-) o positivo (+) a seconda che l’errore sia in eccesso o in difetto.

Esempi:

1. Report originale: fattura n. 12 del 16/12/2021 importo € 1.000,00

Importo esatto: € 800,00

Report integrativo: fattura n. 12 del 16/12/2021 importo € -200,00

2. Report originale: fattura n. 12 del 16/12/2021 importo € 1.000,00

Importo esatto: € 1.300,00

Report integrativo: fattura n. 12 del 16/12/2021 importo € 300,00

Figura 26 - Integrazione

Inoltra le dichiarazioni e i Report integrativi esclusivamente tramite il Sistema di e-Procurement selezionando Integrazione, l’anno e il semestre da integrare.

Sezione 1 - Compilazione e invio integrazione report semestrale

Figura 27 - Compilazione e invio integrazione report semestrale

Visualizza il Report semestrale di riferimento e i totali caricati e i totali dichiarati in precedenza. Nella colonna successiva indica le quantità e l'importo da integrare selezionando Delta imponibile e Delta quantità.

Conferma i valori selezionando CONFERMA.

Da sapere che

In taluni casi, se espressamente richiesto da Consip S.p.A., prima di procedere con la generazione della dichiarazione integrativa sarà necessario allegare a Sistema una dichiarazione ai sensi del D.P.R. 445/2000 sul fatturato realizzato nell’ambito del semestre di riferimento (in figura “Certificazione allegata”), rilasciata dal soggetto o organo preposto al controllo contabile del fornitore (collegio sindacale, revisore contabile o società di revisione).

La procedura segue la stessa logica della gestione e invio dei report semestrali.

Figura 28 - Termine procedura

Genera la dichiarazione di integrazione in formato PDF che conterrà i valori Delta Integrativo, firmala digitalmente e caricala attraverso la funzione Sfoglia e Allega.

La schermata in Figura 28 mostra la fine della procedura di caricamento del flusso a integrazione dei dati semestrali.

Figura 29 - Esempio di fatturato

La Figura 29 riporta il testo della dichiarazione semestrale con un esempio di fatturato e quantità dichiarate.

Da sapere che

Non è previsto Report integrativo per i flussi mensili perché eventuali errori possono essere rettificati con la dichiarazione semestrale.

Dichiarazioni in assenza di fatturato

Le dichiarazioni di fatturato, sia mensili che semestrali, vanno rese anche in assenza di fatturato. Segui la stessa procedura dei flussi mensili e/o semestrali. Scarica il Report Excel e ricaricalo vuoto. In seguito alla sua validazione da parte del Sistema puoi imputare il valore di fatturato dichiarato pari a zero.

Caricamento flussi in caso di malfunzionamenti o Sistema e-proc off-line

In caso di malfunzionamenti (o Sistema e-Proc off-line) che non permettono il caricamento dei flussi fee (semestrali/integrativi) puoi inviarli via PEC alla casella fee.convenzioni@postacert.consip.it ma solo dopo aver ottenuto, via email, l'autorizzazione dal Responsabile Gestore Convenzione/AQ. Puoi richiedere l'autorizzazione all'invio dei flussi fee (semestrali/integrativi) via PEC solo dopo aver aperto al Call Center un ticket per malfunzionamento.

Il/i flusso/i fee inviati via PEC sono caricati a Sistema direttamente da Consip S.p.A.

Da sapere che
Puoi inviare integrazioni e/o rettifiche ai flussi mensili allegandoli all'invio del flusso semestrale di riferimento.

Appendice – Lista controlli di validazione

Di seguito la lista dei controlli di validazione effettuati dal Sistema sui Report EXCEL (mensile, semestrale) in fase di caricamento.

CAMPO	CONTROLLO
Numero Fattura	Viene controllato che non sia già stato precedentemente inserito nello stesso file o in report precedenti.
Numero Fattura di Riferimento	Viene controllato che sia già stato inserito come “Numero Fattura” in report precedenti.
Numero Fattura di Riferimento	Viene controllata la conformità del campo "Tipo Fattura" rispetto alla compilazione del campo "Numero Fattura di Riferimento". La selezione della voce "fattura" nel campo "Tipo Fattura" e la valorizzazione del campo "Numero Fattura di Riferimento" sono incompatibili.
Giorno emissione fattura	Viene controllata la validità del giorno inserito, rispetto al mese e all'anno del report in oggetto. Il giorno deve essere un numero compreso tra 1 e 31.
P. IVA Azienda Emittente	Viene controllato che il valore inserito sia numerico e composto da 11 cifre.
ID Ordine Piattaforma	Viene controllato che l'identificativo inserito esista nella piattaforma e che sia relativo all'iniziativa per il quale si sta compilando il report. Deve intendersi “ID dell’Ordine perfezionato” e non “ID della Richiesta preliminare di Fornitura”.
ID Iniziativa Appalto Specifico	Viene controllato che l'identificativo inserito esista nella piattaforma e che sia relativo all'iniziativa per il quale si sta compilando il report.
ID Iniziativa Appalto Specifico	Viene controllato che l'ID Iniziativa AS + l'ID Lotto Iniziativa AS sia in stato aggiudicato
ID Iniziativa Appalto Specifico	Viene controllato che il fornitore sia effettivamente l'aggiudicatario dell’ID Iniziativa AS e ID Lotto Iniziativa AS.
ID Lotto Iniziativa Appalto Specifico	Viene controllato che l'identificativo esista nella piattaforma e sia associato all'appalto specifico indicato.
ID Lotto Iniziativa Appalto Specifico	Viene controllato che l'ID Iniziativa AS + l'ID Lotto Iniziativa AS sia in stato aggiudicato
ID Lotto Iniziativa Appalto Specifico	Viene controllato che il fornitore sia effettivamente l'aggiudicatario dell’ID Iniziativa AS e ID Lotto Iniziativa AS.
Imponibile Fattura	Viene controllato che il numero abbia al massimo 2 cifre decimali.