Invio dei flussi di fatturato per le transaction fee e dei flussi DATAMART a carico dei fornitori aggiudicatari di Convenzioni e AQ

Le categorie di questa pagina:

ATTENZIONE

Le funzionalità di invio dei flussi fornitore e delle transaction fee sono cambiate per tutte le iniziative di acquisto (AQ, Convenzioni) attivate sul nuovo Sistema di e-Procurement. All'interno della Scheda riassuntiva dell'iniziativa puoi scoprire se la Convenzione o Accordo quadro di cui sei aggiudicatario è sulla nuova piattaforma.

Per l'invio dei flussi fornitore per il monitoraggio delle iniziative di acquisto attivate sull'ambiente precedente vai qui.

Per l’invio dei flussi di fatturato per il calcolo della transaction fee per tutte le iniziative di acquisto attivate sull'ambiente precedente invece vai qui.

Modalità di accesso ed autorizzazioni

Flussi e Transaction Fee

Accedi al Cruscotto personale e dal menu laterale a sinistra seleziona FLUSSI E TRANSACTION FEE.

Figura 2 - Seleziona Ambiente

Nella Schermata Seleziona Ambiente visualizzi tutte le iniziative/Lotti aggiudicati. Utilizzando i filtri posti in cima alla pagina puoi individuare l’iniziativa/Lotto su cui vuoi operare (ambiente). Entra nel dettaglio digitando il simbolo > posto a destra.

Figura 3 - Autorizzazioni

Ti ricordiamo che sia per gestire le transaction fee che per inviare i flussi datamart devi essere preventivamente autorizzato a Sistema. All’interno della sezione Autorizzazioni puoi visionare tutti gli utenti autorizzati alla gestione dell’ambiente.

Di seguito la legenda delle attività su cui può essere autorizzato ogni LR o Collaboratore:

• C - Catalogo
• F - Flussi
• O - Ordini
• T - Transaction Fee
• N – Negoziazioni (per gli AS degli Accordi quadro)

Da sapere che

Le autorizzazioni sono impostate nel momento della stipula del contratto. Per qualsiasi variazione rivolgiti al tuo referente di iniziativa.

Flussi fornitore

Inizio e fine adempimento di invio flussi fornitore

Il Fornitore è tenuto a trasmettere a Consip i flussi previsti:

• in caso di Accordo quadro, dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico
• in caso di Convenzione, dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo Ordine diretto di acquisto.

I flussi dovranno essere inviati, secondo le frequenze previste, fino al termine degli effetti dei contratti attuativi emessi (Ordinativi di acquisto/Appalti Specifici) dalle Amministrazioni, pena l’applicazione delle penali previste nello Schema di Convenzione/Accordo Quadro.

Invii

Figura 4 - Gestione Invii flussi

Seleziona la voce FLUSSI FORNITORE dal menu a sinistra e ACCEDI alle funzioni di INVIO e SCARTO.

Figura 5 - Seleziona tipologia dichiarazione Invii flussi

In corrispondenza del Numero ambiente trovi le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.

Seleziona il tasto INVIA DICHIARAZIONE e scegli la tipologia di dichiarazione che vuoi caricare.

Figura 6 - Tipo Flusso e Invio

Se selezioni File flussi il Sistema presenta le tipologie di flussi configurate nel tuo ambiente per iniziativa/Lotto. Seleziona il documento da caricare facendo upload da SFOGLIA e poi INVIA.

Figura 7 - Assenza dati Invii flussi

Selezionando, invece, Assenza dati il Sistema di e-Procurement presenta le tipologie di flussi configurate per iniziativa/Lotto. Prima di inviare, indica il mese e l'anno di riferimento.

Ricorda che i dati devono essere caricati in formato .zip e i documenti all'interno della cartella compressa devono essere in formato .csv o .txt. Si evidenzia che il tracciato dei file .csv o .txt è quello previsto dagli standard contrattuali

Scarti

Figura 8 - Riepilogo Scarti

Nella sezione FLUSSI FORNITORI seleziona SCARTI e visualizza gli eventuali scarti prodotti dal Sistema.

Selezionando il pulsante SCARICA otterrai il corrispondente file con i dettagli.

Transaction fee

Ai sensi del D.M. del 23 novembre del 2012, i fornitori aggiudicatari di Convenzioni e Accordi Quadro banditi da Consip S.p.A., sono tenuti a inviare con cadenza mensile e semestrale una dichiarazione di fatturato relativa alle fatture emesse nel periodo di riferimento, corredata da un report di dettaglio di tali fatture, necessaria per calcolare la commissione da versare a Consip S.p.A..

Avvio adempimento invio flussi

Le dichiarazioni di fatturato pervengono a Consip S.p.A. a partire:

• in caso di Convenzione, dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo ODA;
• in caso di Accordo Quadro (AQ) con soli Appalti Specifici (AS), dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico;
• in caso di Accordo Quadro (AQ) che preveda sia Appalti Specifici (AS) che Ordini Diretti di Acquisto (ODA), dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico (flusso dati AS) e/o dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo ODA (flusso datiDA)

ATTENZIONE

Il fornitore è tenuto a inviare 2 flussi distinti secondo i formati previsti.

Termine adempimento invio flussi

I flussi di fatturato mensili sono dovuti fino al mese successivo alla comunicazione del fornitore, inviata via PEC all’indirizzo fee.convenzioni@postacert.consip.it , di termine fatturazione/cessazione degli effetti dei contratti attuativi.

I flussi di fatturato semestrali sono dovuti fino a presenza di dichiarazioni di flusso di fatturato mensili nel semestre.

• Es.1: Se il termine fatturazione è nel mese di marzo l’ultima dichiarazione dovuta è quella relativa al I semestre dell’anno.
• Es.2 : Se il termine fatturazione è nel mese di settembre l’ultima dichiarazione dovuta è quella relativa al II semestre dell’anno.

Mensili

Figura 9 - Report Mensili Transaction Fee

Questa attività deve essere effettuata entro il 15 del mese successivo al mese di riferimento, fatta eccezione per il mese di luglio il cui report va caricato entro 35 giorni solari dal termine del mese.

Nella sezione TRANSACTION FEE seleziona MENSILI.

Inserisci e visualizza l'elenco delle dichiarazioni mensili per l'anno selezionato.

Apri la finestra riepilogativa in corrispondenza del Numero ambiente e visualizza le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.

Seleziona il MESE di riferimento.

Figura 10 - Step inserimento mensili Transaction Fee

	La procedura prevede 4 Step
Step 1	Genera, scarica e compila il file del template mensile.
Step 2	Carica il file compilato sulla piattaforma di e-Procurement.
Step 3	Scarica la dichiarazione e firmala digitalmente. Il documento deve essere firmato da un LR autorizzato ma può essere caricato a sistema da un soggetto diverso (LR o Collaboratore) - autorizzato al caricamento.
Step 4	Completa la procedura caricando il documento.

Figura 11 - Inserimento mensili Transaction Fee

Termina le operazioni e visualizza la schermata Report mensili. Per scaricare i file caricati seleziona i link in corrispondenza del mese di riferimento.

Una volta generati e caricati i file .xls e .pdf puoi cancellarli e ricaricarli. Se cancelli il file .xls dovrai rigenerare anche quello .pdf. Nota bene: Eventuali rettifiche ai flussi mensili vengono effettuate durante l'invio del flusso semestrale di riferimento.

Semestrali/integrativi

Figura 12 - Report semestrali integrativi Transaction Fee

Semestrali

Questa attività deve essere effettuata entro 30 gg solari dalla fine del semestre di riferimento (entro il 30 luglio relativamente al primo semestre dell’anno ed entro il 30 gennaio dell’anno successivo per il secondo semestre dell’anno). Nella sezione TRANSACTION FEE, dal menu a sinistra, seleziona Semestrali/integrativi. Inserisci e visualizza l'elenco delle dichiarazioni per l'anno selezionato. Apri la finestra riepilogativa in corrispondenza del Numero ambiente e visualizza le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.

Seleziona il semestre di riferimento.

Figura 13 - Step inserimento semestrali integrativi Transaction Fee

	Segui la procedura in 4 Step
Step 1	Genera il template semestrale. Scaricalo e decidi se apportare variazioni o caricarlo senza modifiche.
Step 2	Carica il file sulla piattaforma di e-Procurement selezionando CARICA.
Step 3	Scarica la dichiarazione e firmala digitalmente. Il documento deve essere firmato da un LR autorizzato ma può essere caricato a sistema da un soggetto diverso (LR o Collaboratore) - autorizzato al caricamento.
Step 4	Ricarica il documento finale.

All'occorrenza puoi cancellare e ricaricare i file .xls e .pdf generati. Ricorda che se cancelli il file .xls dovrai procedere a rigenerare anche quello .pdf.

Figura 14 - Inserimento semestrali integrativi Transaction Fee completato

Nella schermata Report semestrali/integrativi puoi trovare i link per fare il download dei file caricati in corrispondenza della dichiarazione semestrale o integrativa di riferimento.

N.B.

Rispetto all’ambiente precedente, nel .pdf della dichiarazione il Sistema riporta automaticamente il valore totale caricato nello Step 2 pertanto non è più necessario indicare espressamente anche il totale dichiarato.

Integrativi

Figura 15 - Inserimento integrazioni Transaction Fee

Se hai reso una dichiarazione errata rettifica quanto già inviato a Consip S.p.A. utilizzando lo strumento del flusso integrativo.

Lo strumento è valido per i soli flussi semestrali.

Il caricamento di qualsiasi dichiarazione integrativa deve essere vagliato e autorizzato da parte di Consip S.p.A..

Carica le dichiarazioni integrative:

• Entro 12 mesi dal termine di trasmissione della dichiarazione semestrale oggetto di integrazione, in caso di riduzione degli importi inizialmente dichiarati;

• Entro 12 mesi dal termine degli effetti dell’ultimo contratto attuativo stipulato, in caso di aumento degli importi inizialmente dichiarati.

Per una dichiarazione integrativa spontanea, è necessario inviare formale richiesta al referente dell'iniziativa o, in alternativa, puoi inviare una PEC all’indirizzo fee.convenzioni@postacert.consip.it, specificando iniziativa/lotto (ambiente) e semestre da rettificare nonché la motivazione della rettifica. Consip S.p.A., comunica via mail l'esito della valutazione effettuata e in caso positivo abilita il fornitore a caricare la dichiarazione integrativa e ne dà tempestiva comunicazione.

Dopo l’attivazione della funzionalità procedi alle integrazioni con la stessa modalità descritta in precedenza.

ATTENZIONE

Il flusso integrativo è un flusso che va a sommarsi (non a sostituirsi) a quello precedentemente caricato e acquisito. Pertanto la dichiarazione integrativa sarà accompagnata da un report in formato Excel, nel quale deve essere indicato esclusivamente il delta rispetto a quanto già comunicato:

• nel caso in cui nel report originale siano state omesse fatture, queste devono essere riportate nel report integrativo;
• nel caso in cui nel report originale siano state indicate fatture non pertinenti queste devono essere riportate nel report integrativo (con stesso numero, data e tipo, etc.) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) preceduto dal segno meno (-) affinché vengano stornate;
• nel caso in cui nel report originale siano stati imputati valori errati di una o più fatture, nel report integrativo le fatture da modificare devono essere riportate (con stesso numero, data e tipo) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) pari alla differenza tra il valore originale dichiarato e il valore reale, con segno negativo (-) o positivo (+) a seconda che l’errore sia in eccesso o in difetto.

Flussi tardivi

È prevista la possibilità, sia per i flussi mensili che per quelli semestrali, di caricare i report anche oltre i termini, fatta salva la possibilità da parte di Consip di applicare le penali previste.

• I flussi mensili è possibile caricare oltre il termine previsto fin tanto che non viene caricato il relativo semestrale;
• Per i flussi semestrali è possibile caricare oltre il termine previsto qualsiasi report semestrale precedente non già acquisito.

Le procedure seguono le logiche descritte in precedenza.

Dichiarazioni in assenza di fatturato

Le dichiarazioni di fatturato, sia mensili che semestrali, vanno rese anche in assenza di fatturato, secondo quanto previsto al par. Avvio adempimento invio flussi.

La procedura da seguire è quella descritta in precedenza. Il report Excel deve essere caricato vuoto e nella Dichiarazione comparirà un valore di fatturato pari a zero.

Caricamento flussi in caso di malfunzionamenti o Sistema e-proc off-line

In caso di malfunzionamenti (o Sistema e-Procurement off-line) che non permettono il caricamento dei flussi fee (semestrali/integrativi) puoi inviarli via PEC alla casella fee.convenzioni@postacert.consip.it ma solo dopo aver ottenuto, via email, l'autorizzazione dal Responsabile Gestore della Convenzione/AQ. Puoi richiedere l'autorizzazione all'invio dei flussi fee (semestrali/integrativi) via PEC solo dopo aver aperto al Call Center un ticket per malfunzionamento.

Il/i flusso/i fee inviati via PEC sono caricati a Sistema direttamente da Consip S.p.A.