Invio dei flussi di fatturato per le transaction fee e dei flussi DATAMART a carico dei fornitori aggiudicatari di Convenzioni e AQ
Per l'invio dei flussi fornitore per il monitoraggio delle iniziative di acquisto attivate sull'ambiente precedente - e non migrate sul nuovo sistema di e-procurement - vai qui.
Per l’invio dei flussi di fatturato per il calcolo della transaction fee per tutte le iniziative di acquisto attivate sull'ambiente precedente - e non migrate sul nuovo sistema di e-procurement - invece vai qui.
Modalità di accesso ed autorizzazioni
Ti ricordiamo che sia per gestire le transaction fee che per inviare i flussi datamart devi essere preventivamente autorizzato a Sistema. All’interno della sezione Autorizzazioni puoi visionare tutti gli utenti autorizzati alla gestione dell’ambiente.
Di seguito la legenda delle attività su cui può essere autorizzato ogni LR o Collaboratore:
- C - Catalogo
- F - Flussi
- O - Ordini
- T - Transaction Fee
- N – Negoziazioni (per gli AS degli Accordi quadro)
Flussi fornitore (DATAMART)
Inizio e fine adempimento di invio flussi fornitore
Il Fornitore è tenuto a trasmettere a Consip i flussi previsti:
- in caso di Accordo quadro, dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico
- in caso di Convenzione, dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo Ordine diretto di acquisto.
I flussi dovranno essere inviati, secondo le frequenze previste, fino al termine degli effetti dei contratti attuativi emessi (Ordinativi di acquisto/Appalti Specifici) dalle Amministrazioni, pena l’applicazione delle penali previste nello Schema di Convenzione/Accordo Quadro.
Invii
Seleziona la voce FLUSSI FORNITORE dal menu a sinistra e ACCEDI alle funzioni di INVIO e SCARTO.
Selezionando la voce INVII puoi visionare l’elenco delle dichiarazioni già inviate relative a file flussi fornitore e dichiarazioni di assenza dati per l’ambiente selezionato.
In corrispondenza del Numero ambiente trovi le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.
Seleziona il tasto INVIA DICHIARAZIONE e scegli la tipologia di dichiarazione che vuoi caricare.
Selezionando, invece, Assenza dati il Sistema di e-Procurement presenta le tipologie di flussi configurate per iniziativa/Lotto. Prima di inviare, indica il mese e l'anno di riferimento.
Scarti
Nella sezione FLUSSI FORNITORI seleziona SCARTI e visualizza gli eventuali scarti prodotti dal Sistema.
Selezionando il pulsante SCARICA otterrai il corrispondente file con i dettagli.Transaction fee
Ai sensi del D.M. del 23 novembre del 2012, i fornitori aggiudicatari di Convenzioni e Accordi Quadro banditi da Consip S.p.A., sono tenuti a inviare con cadenza mensile e semestrale una dichiarazione di fatturato relativa alle fatture emesse nel periodo di riferimento, corredata da un report di dettaglio di tali fatture, necessaria per calcolare la commissione da versare a Consip S.p.A..
Avvio adempimento invio flussi
Le dichiarazioni di fatturato pervengono a Consip S.p.A. a partire:
- in caso di Convenzione, dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo ODA;
- in caso di Accordo Quadro (AQ) con soli Appalti Specifici (AS), dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico;
- in caso di Accordo Quadro (AQ) che preveda sia Appalti Specifici (AS) che Ordini Diretti di Acquisto (ODA), dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico (flusso dati AS) e/o dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo ODA (flusso datiDA)
Termine adempimento invio flussi
Come previsto da contratto, il fornitore è tenuto a comunicare a Consip S.p.A. la data di emissione dell’ultima fattura e/o di cessazione dell’effetto dell’ultimo contratto attuativo vigente.
La comunicazione sarà resa ai sensi del D.P.R. 445/2000 e sottoscritta digitalmente dal Legale Rappresentante.
Seleziona dal menu TERMINE FATTURAZIONE.
I flussi di fatturato semestrali sono dovuti fino al caricamento della dichiarazione relativa al semestre in cui ricade la data comunicata di emissione dell’ultima fattura e/o di cessazione dell’effetto dell’ultimo contratto attuativo, ossia fino a presenza di dichiarazioni di flusso di fatturato mensili nel semestre.
Es. 1 Se la data termine fatturazione/cessazione effetti contratti è 07/03/2023 l’ultima dichiarazione mensile dovuta è quella relativa al mese di marzo 2023 che dovrà essere caricata entro il 15 aprile 2023;
Es. 2 Se la data termine fatturazione/cessazione effetti contratti è 24/09/2023 l’ultima dichiarazione semestrale dovuta è quella relativa al II semestre 2023 che dovrà essere caricata entro il 30 gennaio 2024.Mensili
Questa attività deve essere effettuata entro il 15 del mese successivo al mese di riferimento, fatta eccezione per il mese di luglio il cui report va caricato entro 35 giorni solari dal termine del mese.
Nella sezione TRANSACTION FEE seleziona MENSILI.
Inserisci e visualizza l'elenco delle dichiarazioni mensili per l'anno selezionato.
Apri la finestra riepilogativa in corrispondenza del Numero ambiente e visualizza le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.
Seleziona il MESE di riferimento.
| La procedura prevede 4 Step | |
|---|---|
| Step 1 | Genera, scarica e compila il file del template mensile. |
| Step 2 | Carica il file compilato sulla piattaforma di e-Procurement. |
| Step 3 | Scarica la dichiarazione e firmala digitalmente in modalità CAdES o PAdES. Il documento deve essere firmato da un LR autorizzato ma può essere caricato a sistema da un soggetto diverso (LR o Collaboratore) - autorizzato al caricamento. |
| Step 4 | Completa la procedura caricando il documento. |
Termina le operazioni e visualizza la schermata Report mensili. Per scaricare i file caricati seleziona i link in corrispondenza del mese di riferimento.
Per tutte le gare in elenco, attivate prima di settembre 2023 e migrate sulla nuova piattaforma di e-procurement, devi inviare i flussi di fatturato transaction fee accedendo alla funzione GESTIONE TRANSACTION FEE E FLUSSI anche per gli ordini emessi sulla vecchia piattaforma.
Per questi ultimi, il Sistema restituirà un errore per mancato riconoscimento del numero di ordine ma consentirà ugualmente la generazione della Dichiarazione.
Il testo degli avvisi possibili corrisponde a quanto segue:
- “Numero dell’Ordine non presente nel sistema o non appartenente all’iniziativa oggetto del report”,
- “Numero dell’Appalto Specifico non presente nel sistema o non appartenente all’ambiente oggetto del report”
- “Iniziativa o lotto oggetto del report non sono nello stato corretto”
Questi avvisi non sono bloccanti e non inficiano gli importi e le quantità comunicati.
Puoi quindi continuare la procedura generando la dichiarazione in PDF.
Semestrali/integrativi
Semestrali
Inserisci e visualizza l'elenco delle dichiarazioni per l'anno selezionato. Apri la finestra riepilogativa in corrispondenza del Numero ambiente e visualizza le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.
Seleziona il semestre di riferimento.
| Segui la procedura in 4 Step | |
|---|---|
| Step 1 | Genera il template semestrale. Scaricalo e decidi se apportare variazioni o caricarlo senza modifiche. |
| Step 2 | Carica il file sulla piattaforma di e-Procurement selezionando CARICA. |
| Step 3 | Scarica la dichiarazione e firmala digitalmente in modalità CAdES o PAdES. Il documento deve essere firmato da un LR autorizzato ma può essere caricato a sistema da un soggetto diverso (LR o Collaboratore) - autorizzato al caricamento. |
| Step 4 | Ricarica il documento finale. |
Nella schermata Report semestrali/integrativi puoi trovare i link per fare il download dei file caricati in corrispondenza della dichiarazione semestrale o integrativa di riferimento.
Per tutte le gare in elenco, attivate prima di settembre 2023 e migrate sulla nuova piattaforma di e-procurement, devi inviare i flussi di fatturato transaction fee accedendo alla funzione GESTIONE TRANSACTION FEE E FLUSSI anche per gli ordini emessi sulla vecchia piattaforma.
Per questi ultimi, il Sistema restituirà un errore per mancato riconoscimento del numero di ordine ma consentirà ugualmente la generazione della Dichiarazione.
Il testo degli avvisi possibili corrisponde a quanto segue:
- “Numero dell’Ordine non presente nel sistema o non appartenente all’iniziativa oggetto del report”,
- “Numero dell’Appalto Specifico non presente nel sistema o non appartenente all’ambiente oggetto del report”
- “Iniziativa o lotto oggetto del report non sono nello stato corretto”
Questi avvisi non sono bloccanti e non inficiano gli importi e le quantità comunicati.
Puoi quindi continuare la procedura generando la dichiarazione in PDF.
Integrativi
Se hai reso una dichiarazione errata rettifica quanto già inviato a Consip S.p.A. utilizzando lo strumento del flusso integrativo.
Lo strumento è valido per i soli flussi semestrali.
Il caricamento di qualsiasi dichiarazione integrativa deve essere vagliato e autorizzato da parte di Consip S.p.A..
Carica le dichiarazioni integrative:
- Entro 12 mesi dal termine di trasmissione della dichiarazione semestrale oggetto di integrazione, in caso di riduzione degli importi inizialmente dichiarati;
- Entro 12 mesi dal termine degli effetti dell’ultimo contratto attuativo stipulato, in caso di aumento degli importi inizialmente dichiarati.
Per una dichiarazione integrativa spontanea, è necessario inviare formale richiesta al referente dell'iniziativa o, in alternativa, puoi inviare una PEC all’indirizzo fee.convenzioni@postacert.consip.it, specificando iniziativa/lotto (ambiente) e semestre da rettificare nonché la motivazione della rettifica. Consip S.p.A., comunica via mail l'esito della valutazione effettuata e in caso positivo abilita il fornitore a caricare la dichiarazione integrativa e ne dà tempestiva comunicazione.
Dopo l’attivazione della funzionalità procedi alle integrazioni con la stessa modalità descritta in precedenza.
- nel caso in cui nel report originale siano state omesse fatture, queste devono essere riportate nel report integrativo;
- nel caso in cui nel report originale siano state indicate fatture non pertinenti queste devono essere riportate nel report integrativo (con stesso numero, data e tipo, etc.) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) preceduto dal segno meno (-) affinché vengano stornate;
- nel caso in cui nel report originale siano stati imputati valori errati di una o più fatture, nel report integrativo le fatture da modificare devono essere riportate (con stesso numero, data e tipo) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) pari alla differenza tra il valore originale dichiarato e il valore reale, con segno negativo (-) o positivo (+) a seconda che l’errore sia in eccesso o in difetto.
Flussi tardivi
È prevista la possibilità, sia per i flussi mensili che per quelli semestrali, di caricare i report anche oltre i termini, fatta salva la possibilità da parte di Consip di applicare le penali previste.
- I flussi mensili è possibile caricare oltre il termine previsto fin tanto che non viene caricato il relativo semestrale;
- Per i flussi semestrali è possibile caricare oltre il termine previsto qualsiasi report semestrale precedente non già acquisito.
Le procedure seguono le logiche descritte in precedenza.
Dichiarazioni in assenza di fatturato
Le dichiarazioni di fatturato, sia mensili che semestrali, vanno rese anche in assenza di fatturato, secondo quanto previsto al par. 2.4 Avvio adempimento invio flussi.
La procedura da seguire è quella descritta in precedenza. Il report Excel deve essere caricato vuoto e nella Dichiarazione comparirà un valore di fatturato pari a zero.
Caricamento flussi in caso di malfunzionamenti o Sistema e-proc off-line
In caso di malfunzionamenti (o Sistema e-Proc off-line) che non permettono il caricamento dei flussi fornitore (DATAMART) e dei flussi fatturato (transaction fee) devi contattare il Contact Center ai numeri dedicati e aprire un ticket per malfunzionamento.
Il n° del ticket assegnato dal Contact Center potrà essere utilizzato in caso di inadempienza contestata da Consip nell’invio dei flussi previsti.