Appalto Specifico SDA
Nell’ambito del Sistema Dinamico di Acquisizione, le Pubbliche Amministrazioni possono predisporre delle vere e proprie gare sotto e sopra soglia comunitaria, in cui gli Operatori Economici abilitati al Bando Istitutivo presentano le offerte che saranno oggetto dell' Appalto Specifico (di seguito, per brevità AS). Di seguito si definiscono delle linee guida per la creazione di un Appalto Specifico, che può essere:
- in base al bando di riferimento, con criterio di aggiudicazione sia al Minor Prezzo che al Miglior Prezzo Qualità Prezzo;
- sia a lotto unico che a più lotti (con criteri di aggiudicazione anche diversi);
- anche con CPV di diverse categorie sullo stesso lotto;
- con il requisito esprimibile in più modi (Modelli, scheda, documentazione).
Avvio Negoziazione
Il Sistema Dinamico di Acquisizione (di seguito, per brevità, “SDAPA”) si articola in due fasi, per ognuna di esse Consip mette a disposizione una documentazione di Bando Istitutivo ed il kit documentale dell’AS a supporto delle Pubbliche Amministrazioni.
Prima di procedere alla creazione dell’AS, è necessario consultare/scaricare tali documenti nella sezione “Documentazione del Bando” e nella sezione “Documenti dell’Iniziativa” all’interno del Bando Istitutivo prescelto.
L’avvio di un Appalto Specifico nell’ambito del Sistema Dinamico di Acquisizione può avvenire da:
- Link rapido Acquista > Sistema Dinamico;
- Link rapido Avvia Appalto Specifico dalla sezione Sistema Dinamico dal tuo cruscotto.
Se selezioni la voce Acquista > Sistema Dinamico > avvia Appalto Specifico si apre una schermata dove visualizzare tutte le iniziative attive da cui partire per creare un nuovo AS, seleziona quindi il bando di tuo interesse.
La pagina mostra un riepilogo dei principali dati dell’iniziativa scelta (cosa acquisti, le categorie merceologiche, la documentazione allegata al bando e all’iniziativa).
Per creare un nuovo AS, clicca sul pulsante CREA APPALTO SPECIFICO.
Se invece selezioni Avvia Appalto Specifico dalla sezione Sistema Dinamico del tuo cruscotto, scegli tra l'elenco l'iniziativa da cui vuoi partire per creare l'AS.
Puoi utilizzare anche il comando Filtra per cercare direttamente l’iniziativa di riferimento, inserendo il relativo numero o il nome.
Seleziona poi il risultato della tua ricerca e clicca su CREA.
Creazione Appalto Specifico
L’AS è una procedura sia con criterio di aggiudicazione a "Minor Prezzo" che "Miglior Rapporto Qualità Prezzo", a lotto unico o a più lotti.
Inserimento Parametri Essenziali
Dopo aver selezionato il pulsante CREA APPALTO SPECIFICO, accedi alla pagina nella quale è richiesto l’inserimento delle seguenti informazioni base:
- Nome Appalto Specifico: inserisci la denominazione della procedura di gara;
- Tipologia di procedura: l’AS ricade nell’ambito normativo della procedura ristretta. Scegli l’opzione “Altro” ed inserisci nella nuova finestra “Procedura ristretta”;
- Lotti: indica se la gara da configurare ha un unico lotto o più lotti. Se scegli “si”, specifica il numero dei lotti;
- Criterio di aggiudicazione: seleziona uno dei criteri previsti tra “Minor Prezzo” o “Miglior Rapporto Qualità Prezzo”; nel caso di più lotti, puoi indicare anche se il criterio di aggiudicazione è il medesimo per tutti i lotti della tua gara.
Per concludere questa prima fase di creazione dell’ AS, clicca sul pulsante CREA APPALTO SPECIFICO.
Inserimento Dati Principali
Ultimata la fase di creazione della struttura dell’AS, si visualizza la pagina di gestione dei Dati Principali.
Il Sistema assegna alla procedura un Numero AS visibile accanto alla descrizione della gara: si tratta di un codice identificativo univoco che ti servirà per identificare la gara in qualsiasi momento.
Se vuoi modificare i dati appena inseriti, clicca sul tasto MODIFICA STRUTTURA che ti consente di sovrascrivere tutti i dati precedentemente inseriti. Quindi clicca su SALVA.
Se vuoi modificare solamente il campo relativo al Nome Appalto Specifico puoi utilizzare l’icona "matita" 
.
Continua nella configurazione della procedura compilando tutti i campi presenti nella sezione Dati Principali della pagina:
- Durata del contratto: inserisci il numero dei mesi di contratto
- Descrizione della fornitura: riporta la descrizione della fornitura oggetto del tuo AS
- Data e ora di svolgimento della prima seduta pubblica: puoi inserire la data e l’ora nelle quali avrà luogo la prima seduta pubblica telematica di esame delle offerte. La compilazione di questi campi è facoltativa. In ogni caso sarà necessario informare gli operatori economici della data e ora della prima seduta, tramite l'apposita funzionalità Comunicazione
- Formulazione dell’offerta economica: scegli tra:
- Percentuali a ribasso: se l’offerta del fornitore deve essere espressa in un’unica percentuale di un ribasso. In questo caso, la classifica della gara sarà organizzata in ordine decrescente, dalla percentuale più alta a quella più bassa
- Valore economico (Euro): se l’offerta del fornitore deve essere espressa in unità economica monetaria (€). In tal caso, la classifica sarà organizzata in ordine crescente, dal prezzo più basso a quello più alto
- Cifre decimali dell’offerta economica (numero massimo consentito): seleziona il numero dei decimali per esprimere l’offerta economica.
Input Fornitori
Prosegui la configurazione della procedura spuntando nella sezione Ulteriori Input Fornitori i parametri tecnico e/o economici che gli operatori economici in fase di partecipazione all’AS devono visualizzare e valorizzare nella relativa offerta: ad esempio costi della sicurezza, costo della manodopera, etc.
Ruoli
Il Responsabile del Procedimento è preimpostato automaticamente ed identificato dal sistema con il soggetto che crea l’AS. Cliccando sulla “X” avrai la possibilità di eliminare il nominativo visualizzato e inserirne uno nuovo.
Date
Nella sezione Date il sistema richiede di indicare le seguenti informazioni:
- Termine ultimo richiesta chiarimenti: data e ora entro la quale gli Operatori Economici possono richiedere chiarimenti alla Stazione Appaltante;
- Termine ultimo presentazione offerte: data e ora entro la quale gli Operatori Economici possono presentare l’offerta a Sistema.
Seleziona SALVA per consentire al Sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase.
Per proseguire la predisposizione dovrai accedere alle sezioni specifiche presenti nel menu a sinistra della schermata.
Dettaglio Appalto
Dalla sezione Dettaglio Appalto hai la possibilità di gestire il dettaglio di ciascun lotto della procedura. Troverai tanti lotti quanti ne hai indicati in fase di Inserimento dei parametri essenziali ma avrai comunque la possibilità di inserirne altri.
In questa sezione puoi:
- modificare il nome del lotto cliccando sull’icona "matita"
. Inserisci le informazioni necessarie e seleziona la spunta per confermare i dati inseriti, se non li compili in questa schermata potrai farlo successivamente selezionando la freccia relativa alla sezione di Gestione dati lotto; - aggiungere uno o più lotti:
- clicca sul pulsante AGGIUNGI LOTTO e indica il nome e il numero del lotto;
- copia il lotto già esistente, cliccando sull’icona "fogli"
ed indicando il numero di copie che vuoi visualizzare. Una volta copiato il lotto, bisognerà rinominarlo inserendo un nome e numero lotto univoco;
- modificare le posizioni dei lotti, cliccando sull’ icona "frecce"
. Puoi scegliere se inserire il numero di riga in cui spostare il lotto selezionato oppure spostarlo sotto un altro lotto di cui devi indicare il numero
- per ogni lotto selezionato, puoi modificare il criterio di aggiudicazione cliccando sul pulsante "Aggiudicazione"
(potrai modificare il criterio anche nella sezione DATI LOTTO);
- per ogni lotto selezionato e solo per i lotti con criterio di aggiudicazione “Miglior Rapporto Qualità Prezzo”, puoi aggiornare i punteggi assegnati cliccando sul pulsante "Punteggi"
.
Accedi alla sezione DATI LOTTO selezionando la freccia in corrispondenza del lotto che vuoi compilare.
Lotto al Minor Prezzo
Nel dettaglio un lotto con Criterio al Minor Prezzo.
La prima schermata da personalizzare è quella dei Dati Lotto, dove hai la possibilità di inserire:
- Criterio di aggiudicazione: solo se vuoi modificare il criterio di aggiudicazione già inserito, clicca su MODIFICA;
- Numero del lotto: assegnato di default dal sistema e modificabile;
- Nome del lotto: inserisci descrizione del lotto;
- Codice CIG, campo obbligatorio. In caso di non previsione, è opportuno spuntare la casella di controllo e indicare la causale nel menu a tendina;
- Codice CUP, se previsto.
- Codice CPV – Categorie di Abilitazione del fornitore. Seleziona CERCA CPV e per identificare l’oggetto della fornitura, puoi inserire direttamente il codice oppure puoi navigare nelle categorie di abilitazioni disponibili nel Bando Istitutivo dal quale hai creato la procedura. Visualizzi, quindi, quali sono le Categorie di Abilitazione degli operatori economici invitati e potrai definire la percentuale della fornitura relativa ad ogni CPV inserito. Puoi inserire massimo 100 CPV e specificare il peso di ognuno nella Negoziazione, oppure puoi specificare il CPV principale fra quelli facenti parte della richiesta del CIG;
- Modello di gara applicato: se previsto, cliccando su Scelta Modello potrai scegliere uno dei modelli di gara disponibili e già predefiniti da Consip nel rispetto dei vincoli imposti dal Bando Istitutivo. Inoltre, cliccando sull'icona della lente, in corrispondenza della colonna Dettaglio, avrai la possibilità di visualizzare il riepilogo del modello e navigare nelle varie sezioni (dati principali, schema e dati modello, richieste, documentazione di gara, gestione schede);
- Importo oggetto di offerta, tramite il menu a tendina, definisci se l'importo complessivo del lotto, indicato nel campo Valore in euro, debba considerarsi come Base d'asta o Importo presunto di fornitura (IVA esclusa);
- Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso: puoi indicare l’importo di eventuali oneri applicabili;
- Termini di pagamento: è richiesto di specificare i termini di pagamento stabiliti in base alle tue esigenze;
- Dati di consegna e fatturazione: puoi modificare le informazioni di fatturazione (via, città, CAP, aliquota IVA) già preimpostate dal sistema;
- Offerte Anomale: se è prevista o meno l’esclusione automatica delle offerte anomale.
Seleziona SALVA per consentire al sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase.
Lotto al Miglior Rapporto Qualità prezzo
Nel dettaglio un lotto con Criterio al Miglior Rapporto Qualità prezzo.
La prima schermata da personalizzare è quella dei DATI LOTTO, dove hai la possibilità di modificare/inserire:
- Criterio di aggiudicazione: solo se vuoi modificare il criterio di aggiudicazione già inserito, clicca su MODIFICA;
- Numero del lotto: assegnato di default dal sistema e modificabile;
- Nome del lotto: inserisci descrizione del lotto;
- Codice CIG: campo obbligatorio. In caso di non previsione, è opportuno spuntare la casella e indicare la causale nel menu a tendina;
- Codice CUP: se previsto
.
- Codice CPV – Categorie di Abilitazione del fornitore, (Common Procurement Vocabulary), campo obbligatorio. Seleziona CERCA CPV per identificare l’oggetto della fornitura. Puoi inserire direttamente il codice oppure navigare nelle categorie di abilitazioni disponibili nel Bando Istitutivo di riferimento. Visualizzi, quindi, quali sono le Categorie di Abilitazione degli Operatori Economici invitati e potrai definire la percentuale della fornitura relativa ad ogni CPV inserito. Puoi inserire massimo 100 CPV e specificare il peso di ognuno nella Negoziazione, oppure specificare il CPV principale fra quelli facenti parte della richiesta del CIG;
- Modello di gara applicato: Se previsto, cliccando su Scelta modello potrai scegliere uno dei modelli di gara disponibili e già predefiniti da Consip nel rispetto dei vincoli imposti dal Bando Istitutivo. Inoltre, cliccando sull'icona della lente, in corrispondenza della colonna Dettaglio, avrai la possibilità di visualizzare il riepilogo del modello e navigare nelle varie sezioni (dati principali, schema e dati modello, richieste, documentazione di gara, gestione schede);
- Importo oggetto di offerta, tramite il menu a tendina, definisci se l'importo complessivo del lotto, indicato nel campo Valore in euro, debba considerarsi come Base d'asta o Importo presunto di fornitura (IVA esclusa);
- Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso: puoi indicare l’importo di eventuali oneri applicabili;
- Termini di pagamento: è richiesto di specificare i termini di pagamento stabiliti in base alle tue esigenze;
- Dati di consegna e fatturazione: puoi modificare le informazioni di fatturazione (via, città, CAP, aliquota IVA) già preimpostate dal Sistema
- Punteggi: hai una tabella di riepilogo con lo stato dei punteggi, distribuiti tra punteggio tecnico e punteggio economico. I punteggi sono assegnati in base a due modalità:
- Attribuzione automatica: se i punti sono associati a specifici valori inseriti nella Scheda Tecnica, il punteggio sarà attribuito automaticamente dal Sistema;
- Attribuzione manuale: se i punti sono in capo alla Commissione, dovrai valutare le offerte e inserire manualmente i punteggi a Sistema.
Cifre decimali di arrotondamento punteggi: Indicare il numero di cifre decimali di arrotondamento dei punteggi. Puoi scegliere da “1” a “8” decimali. Oltre il decimale definito, il punteggio del concorrente sarà approssimato secondo il criterio dell’ arrotondamento (esempio: il valore “22,45678” in presenza di un numero massimo di decimali pari a “4”, verrà registrato a sistema come “22,4568”).
Seleziona SALVA per consentire al Sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase.
Scheda di Offerta
Dal menu laterale clicca su SCHEDA DI OFFERTA per accedere alla sezione di configurazione della scheda da associare al lotto che stai impostando.
Hai la possibilità di:
- creare una nuova scheda
- selezionare una scheda già esistente. In quest'ultimo caso puoi scegliere una scheda associata al modello selezionato in precedenza oppure una scheda già creata da te o dai tuoi PI (i Punti Istruttori possono solo selezionare quelle create da loro stessi).
Da Crea nuova puoi direttamente compilare il primo passo della procedura.
Definisci il nome della scheda e poi seleziona CREA.
Il Sistema attribuisce in automatico un codice identificativo che ti servirà per individuare in modo univoco la tua scheda di offerta in qualsiasi momento.
Scheda di Offerta – Minor Prezzo
Descriviamo ora il caso di una Scheda di Offerta al Minor Prezzo nella quale inseriamo solamente una o più caratteristiche economiche
Selezionando MODIFICA hai la possibilità di inserire le caratteristiche della scheda.
Con riferimento al campo Aggiungi caratteristica posizionato in alto a sinistra, clicca sul pulsante ECONOMICA e seleziona la regola di ammissione e il formato (numerico o testuale) che deve avere la caratteristica da creare.
La regola di ammissione è la regola in base alla quale il Sistema valuterà l’ammissibilità del valore inserito dagli operatorieconomici.
Puoi scegliere tra:
- Nessuna regola: consenti all'Operatore Economico di inserire liberamente le informazioni richieste senza particolari vincoli
- Valore massimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il Sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia superiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” il Sistema non potrà effettuare il controllo
- Valore minimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il Sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia inferiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” invece il Sistema non potrà effettuare alcun controllo
- Lista di scelte: in questo caso bisogna inserire due o più valori all’interno del campo “Valore”. Al fornitore si presenterà un elenco di scelte, tra le quali dovrà necessariamente scegliere. Ad esempio giallo; verde; rosso per presentare all’Operatore Economico un elenco chiuso di tre opzioni tra le quali scegliere
- Valori compresi tra: è utilizzabile solo in caso sia stato scelto il formato “numerico”. Occorre inserire il limite minimo e il limite massimo dell’intervallo di valori ammesso;
- Valore suggerito: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Il Sistema presenterà all’Operatore Economico il valore definito, consentendogli però di modificarlo liberamente;
- Valorizzazione: puoi inserire una formula.
Successivamente, puoi compilare i seguenti campi:
- Nome della caratteristica: scegli un nome che identifichi chiaramente l’oggetto dell’offerta richiesta
- Ammissione e Valutazione: dopo aver scelto una delle regole sopra descritte, indica il/i valore/i ammissibile/i in base alla regola prevista. Attiva il pulsante “Valutazione” nel caso di AS al Minor Prezzo con criterio di elaborazione della classifica "Miglior punteggio ottenuto" per pesare in maniera differente diverse caratteristiche economiche
- Regola di controllo: puoi configurare una regola più specifica e complessa per la compilazione della caratteristica e/o puoi configurare una regola che metta in relazione due o più caratteristiche della scheda di offerta
- Altri parametri (opzionale): se la caratteristica è numerica definisci il numero massimo dei valori decimali ammessi. Puoi inserire una spiegazione per gli Operatori Economici e definire se la compilazione è obbligatoria e se visibile nel documento di offerta.
Seleziona SALVA affinché il Sistema acquisisca i dati inseriti e clicca Torna Indietro per tornare alla lista delle caratteristiche create.
Nella schermata puoi:
- creare ex-novo altre caratteristiche cliccando sul pulsante AGGIUNGI CARATTERISTICA
- copiare una caratteristica già esistente, cliccando sull'icona fogli
- modificare la posizione delle caratteristiche, cliccando sull’ icona frecce
- eliminare quella creata, selezionandola e cliccando sull’icona cestino
Seleziona nuovamente Torna Indietro per andare alla schermata SCHEDA DI OFFERTA dove potrai scegliere i parametri per l'elaborazione della classifica.
Scegli dal menu a tendina il criterio di elaborazione della classifica:
- Miglior valore offerto: nel caso di gara al Minor Prezzo con modalità di espressione del ribasso in valore assoluto
- Miglior percentuale di sconto offerta: nel caso di gara al Minor Prezzo con modalità di espressione del ribasso in termini percentuali
- Miglior punteggio ottenuto: nel caso di gara al Minor Prezzo aggiudicata sulla base del miglior punteggio ottenuto. Il parametro sarà il punteggio indicato dalla Stazione Appaltante (ad esempio su base 100)
Clicca sul pulsante SELEZIONA per selezionare la caratteristica economica su cui elaborare la classifica.
Successivamente alla scelta, torni automaticamente alla pagina della scheda di offerta e nell'apposito box per le Indicazioni generali puoi fornire ulteriori informazioni riguardo la presentazione dell’offerta stessa che saranno visualizzate dagli Operatori Economici.
Seleziona il pulsante SALVA per salvare i dati inseriti. Puoi tornare alla pagina di configurazione del lotto DATI LOTTO dal menu a sinistra.
Dopo aver controllato/compilato tutti i campi, clicca su SALVA e poi su VALIDA e nel caso sia tutto corretto, nel menu di sinistra comparirà la voce Anteprima Scheda Offerta. L'Anteprima ti permette di visualizzare la scheda di offerta che hai predisposto nella stessa modalità in cui la vedrà l'Operatore Economico e potrai anche simularne la compilazione. Compila i campi che hai predisposto e digita VALIDA per verificare l'esito.
Scheda di Offerta – Miglior Rapporto Qualità Prezzo
Se il criterio di aggiudicazione scelto è il Miglior Rapporto Qualità Prezzo, nella configurazione della sezione Dati Lotto hai definito i punteggi da attribuire alla componente tecnica e a quella economica.
Tali punteggi saranno quindi ereditati e non modificabili nella Scheda di Offerta corrispondente, dove invece dovrai inserire le opportune caratteristiche tecniche ed economiche coerenti con la tua documentazione dell'AS.
Per creare le caratteristiche clicca sul pulsante MODIFICA.
Seleziona il tipo di caratteristica (tecnico o economica) che vuoi configurare, la regola di ammissione e il formato (numerico o testuale) della caratteristica. Nella schermata di configurazione della caratteristica potrai quindi definire i punteggi automatici assegnati dal Sistema.
In presenza di caratteristiche tecniche non valutabili automaticamente dal Sistema non dovrai creare le opportune caratteristiche in quanto i relativi punteggi saranno lasciati in carico alla Commissione e disciplinati all’interno della documentazione allegata all'AS.
La regola di ammissione è la regola in base alla quale il Sistema valuterà l’ammissibilità del valore inserito dagli Operatori Economici. Puoi scegliere tra:
- Nessuna regola: consenti all'Operatore Economico di inserire liberamente le informazioni richieste senza particolari vincoli
- Valore massimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il Sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia superiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” il Sistema non potrà effettuare il controllo
- Valore minimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il Sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia inferiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” invece il Sistema non potrà effettuare alcun controllo
- Lista di scelte: in questo caso bisogna inserire due o più valori all’interno del campo “Valore”. Al fornitore si presenterà un elenco di scelte tra le quali dovrà necessariamente scegliere. Ad esempio giallo; verde; rosso per presentare all’Operatore Economico un elenco chiuso di tre opzioni tra le quali scegliere
- Valori compresi tra: è utilizzabile solo in caso abbia scelto il formato “numerico”. Occorre inserire il limite minimo e il limite massimo dell’intervallo di valori ammesso
- Valore suggerito: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Il Sistema presenterà all’Operatore Economico il valore definito, consentendogli però di modificarlo liberamente
- Valorizzazione: puoi inserire una formula.
Per creare le caratteristiche (sia tecniche che economiche) da aggiungere alla scheda, dopo aver selezionato la tipologia di caratteristica bisogna definire:
- Nome della caratteristica: scegli un nome che identifichi chiaramente l’oggetto dell’offerta richiesta;
- Ammissione e Valutazione: dopo aver scelto una delle regole sopra descritte, indica il/i valore/i ammissibile/i in base alla regola prevista. Attiva il pulsante “Valutazione” e seleziona la formula di calcolo per consentire al Sistema di attribuire automaticamente il punteggio da te indicato. Per ulteriori approfondimenti sull’utilizzo delle formule puoi consultare il documento Formule per l’attribuzione punteggio del tecnico/economico, disponibile nella sezione Supporto > Guide > Approfondimenti.
- Regola di controllo: puoi configurare una regola più specifica e complessa per la compilazione della caratteristica e/o puoi configurare una regola che metta in relazione due o più caratteristiche della scheda di offerta;
- Altri parametri (opzionale): se la caratteristica è numerica definisci il numero massimo dei valori decimali ammessi. Puoi inserire una spiegazione per gli Operatori Economici e definire se la compilazione è obbligatoria e se visibile nel documento di offerta.
Un esempio di configurazione di una caratteristica economica con punteggio:
Ultimata la creazione delle caratteristiche tecniche ed economiche seleziona SALVA affinché il Sistema acquisisca i dati inseriti e poi Torna Indietro.
Hai la possibilità di visualizzare il riepilogo delle caratteristiche configurate.
Nella schermata puoi:
- Creare ex-novo altre caratteristiche, cliccando sul pulsante AGGIUNGI CARATTERISTICA
- Copiare una caratteristica già esistente, cliccando sull'icona fogli
- Modificare la posizione delle caratteristiche, cliccando sull’ icona frecce
- Eliminare quella creata, selezionandola e cliccando sull’icona cestino
Seleziona nuovamente Torna Indietro per andare alla sezione Scheda Offerta nella quale è riportato il riepilogo dei punteggi.
Nell’apposito box per le Indicazioni generali puoi fornire ulteriori informazioni per la compilazione della scheda di offerta.
Seleziona il pulsante SALVA per salvare i dati inseriti e puoi tornare alla sezione di configurazione del lotto, DATI LOTTO, dal menu a sinistra.
Dopo aver controllato/compilato tutti i campi, clicca su SALVA e poi su VALIDA e nel caso sia tutto corretto nel menu di sinistra comparirà la voce Anteprima Scheda Offerta. L'Anteprima permette di visualizzare la scheda di offerta predisposta nella stessa modalità in cui la vedrà l'operatore economico e simularne la compilazione.
Compila i campi che hai predisposto e digita VALIDA per verificare l'esito.
Documenti
Dal menu a sinistra, all’interno della sezione DOCUMENTAZIONE hai la possibilità di visualizzare i documenti predisposti automaticamente dal Sistema e personalizzare le tue richieste, sia a livello di AS che di singolo Lotto.
I documenti predisposti automaticamente dal Sistema sono i seguenti:
- Offerta economica di Sistema, le cui impostazioni sono già predefinite e non modificabili
- Offerta tecnica di Sistema, solo in caso AS/lotto al criterio di aggiudicazione "Miglior Rapporto Qualità Prezzo"
- Dichiarazione sostitutiva di partecipazione, un documento prodotto automaticamente dal Sistema e da firmare digitalmente dall’Operatore Economico, in cui sono riportate le autodichiarazioni rilasciate in fase di ammissione al Bando Istitutivo oggetto dell’AS e le autodichiarazioni sottomesse ai fini della partecipazione.
A secondo delle tue esigenze, puoi richiedere e/o inserire ulteriore documentazione a supporto degli Operatori Economici nella presentazione dell’offerta.
Per poter aggiungere documentazione, è necessario prima accettare il disclaimer e poi selezionare il pulsante AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE.
La documentazione aggiuntiva può essere di tre tipi:
- Documentazione da produrre: puoi richiedere agli Operatori Economici ulteriori documenti, allegando obbligatoriamente un fac-simile
- Documentazione da reinviare: puoi allegare documenti che gli Operatori Economici a loro volta devono reinviare
- Documentazione da consultare: puoi allegare documenti da visionare da parte degli Operatori Economici ed utili per la presentazione dell’offerta.
Se selezioni documentazione da produrre il sistema ti richiede di compilare i seguenti campi:
- Descrizione: definisci la tua richiesta in modo chiaro ed esaustivo
- Tipologia di richiesta: scegli dal menu a tendina la natura della documentazione
- Modalità di invio: scegli se la trasmissione avverrà attraverso il Sistema (invio telematico) oppure attraverso qualsiasi altro mezzo diverso dal Sistema (invio non telematico);
- Obbligatorietà: indica se l’invio della documentazione è obbligatorio o facoltativo e se sono ammessi uno o più documenti
- Firma digitale: indica se la documentazione deve essere firmata digitalmente o meno
- Invio congiunto da parte di operatori riuniti: bisogna disciplinare l’invio della risposta nel caso l’offerta fosse presentata da un consorzio/raggruppamento di imprese:
- Scegli SI se la documentazione deve essere inviata solo dal consorzio capogruppo/mandataria del raggruppamento
- Scegli NO se la documentazione deve essere inviata dal consorzio e da tutte le imprese consorziate/mandatarie e tutte le imprese facenti parte del raggruppamento.
- SFOGLIA: dovrai allegare un fac-simile in modo da fornire un esempio agli Operatori Economici.
Seleziona AGGIUNGI per richiedere la documentazione da produrre, ANNULLA per annullare l’operazione.
Se selezioni documentazione da reinviare il Sistema ti chiede di compilare gli stessi campi descritti per la documentazione da produrre: Descrizione, Tipologia di richiesta, Modalità di invio, Obbligatorietà, Firma digitale, Invio congiunto da parte di operatori riuniti.
Nel caso della documentazione da reinviare è necessario cliccare su SFOGLIA e allegare il documento che deve essere reinviato dagli operatori economici.
Seleziona AGGIUNGI per aggiungere documentazione, ANNULLA per tornare indietro.
Se decidi di inserire documentazione da consultare puoi allegare un documento oppure inserire un URL.
In entrambi i casi è necessario descrivere la richiesta agli operatori economici.
Ogni qual volta inserisci della nuova documentazione, ricorda di cliccare sul pulsante SALVA, che si trova in alto a destra della pagina, per evitare di perdere tutti i dati inseriti.
Inviti
Cliccando sulla sezione INVITI e selezionando in alto a destra Visualizza Elenco, accedi all’elenco definito e non modificabile degli Operatori Economici ammessi alla categoria/e merceologica/che oggetto dell’Appalto.
Sulla lista degli invitati definiti dal Sistema, potrai definire dei filtri da applicare in fase di partecipazione agli operatori economici.
Seleziona DETTAGLIO FILTRI APPLICATI ed accedi all’elenco dei parametri definiti dal Bando Istitutivo (requisiti tecnico-professionali, organizzativi, merceologici e/o di fatturato) che rappresentano i requisiti di partecipazione da possedere per la presentazione dell’offerta.
La scelta dei filtri e i relativi valori consente quindi la partecipazione (in forma singola) solo agli Operatori Economici in possesso di determinati requisiti / caratteristiche. Al momento della presentazione dell’offerta, il Sistema effettuerà un controllo sul possesso dei parametri definiti attraverso i filtri e bloccherà l’Operatore Economico che ne fosse sprovvisto.
Salvataggio e Pubblicazione
Dopo aver compilato tutti i campi, l'AS è pronto per la pubblicazione. Il pulsante SALVA ti permette di salvare tutti i dati in Bozza. Ritroverai l’AS salvato nella pagina di riepilogo degli Appalti Specifici da Completare (Cruscotto > Negoziazioni > Sistema Dinamico – Appalti Specifici da Completare).
Il pulsante PUBBLICA ti permette di rendere definitivamente visibile la gara agli operatori economici e consentirgli la partecipazione:
- se sei un Punto Ordinante puoi pubblicare gli AS da te predisposti oppure quelli ricevuti in approvazione dal PI
- se sei un Punto Istruttore puoi sia inviare in approvazione al PO gli AS da te predisposti che pubblicarli direttamente
Durante la configurazione dell’AS, il PI può selezionare in qualsiasi momento il pulsante INVIA IN APPROVAZIONE al PO per inviare l'Appalto al Punto Ordinante affinché proceda alla lavorazione e/o pubblicazione. La procedura in attesa di approvazione è visualizzabile dal PI nella pagina di riepilogo degli Appalti Specifici da Completare, tra gli AS nello stato “In Approvazione”. Gli AS ricevuti in approvazione dal PI possono essere pubblicati esclusivamente dal PO tranne nel caso in cui il PO decida di riassegnarli al PI, attraverso la funzionalità RIASSEGNA AL PI. Dopo la riassegnazione, l’AS non sarà più visibile al PO e il PI lo ritroverà tra gli AS nello stato “Bozza”.
Riepilogo AS
Partendo dal Cruscotto, puoi accedere all’AS che hai predisposto attraverso due percorsi:
- Box Sistema Dinamico > Appalti Specifici;
- Sezione Acquisti (presente nel menu di sinistra) > Negoziazioni > Sistema Dinamico.
In particolare, si potranno visualizzare gli Appalti Specifici da completare ossia quelli in stato:
- Bozza: AS predisposto e salvato, in attesa di pubblicazione
- In Approvazione: AS inviato al PO dal PI
- Pubblicato: AS pubblicato e visibile agli operatori economici con termine ultimo di presentazione offerta non ancora scaduto
Sia gli Appalti Specifici da completare che gli Appalti Specifici completi sono elencati secondo un ordine cronologico di modifica decrescente.
Dalla sezione “Ulteriori filtri” avrai la possibilità di ricercare l'AS filtrando per:
- Nome Appalto Specifico;
- Data ultima modifica;
- Scegli stato: Bozza, In approvazione, Pubblicata, etc.
Selezionando il pulsante in alto a destra APPALTI SPECIFICI COMPLETI è possibile visualizzare gli AS in stato:
- Scaduta: AS i cui termini di presentazione sono giunti a scadenza
- Deserta: AS per cui non è stata presentata alcuna offerta
- In Esame: AS in fase di valutazione delle offerte presentate
- Aggiudicata: AS per cui si è conclusa la fase di aggiudicazione
- Sospesa: AS per cui il procedimento è stato temporaneamente sospeso
- Revocata: AS per cui il procedimento è stato definitivamente revocato
- Stipulata: AS stipulato con l'Operatore Economico
- Chiusa: AS concluso.
Una volta indicato il nome dell' AS o il suo stato, in questa sezione il Sistema permette di ricercare anche un singolo Lotto, filtrando per:
- Nome Lotto
- Scegli Categoria
- Importo
- Scegli Stato: Sospeso, Revocato, Deserto, In esame, Nullo, Stipulato, Scaduto, Aggiudicazione annullata, Aggiudicato definitivamente, Aggiudicazione revocata
- Scegli Criterio: Minor Prezzo, Miglior Rapporto Qualità Prezzo.
Per tornare indietro, alla lista di Appalti Specifici da completare, è necessario selezionare il pulsante APPALTI SPECIFICI DA COMPLETARE, posizionato in alto a destra.
Selezionando l’AS pubblicato, accedi alla schermata Riepilogo in cui a sinistra è presente un menu di consultazione, con la possibilità di intervenire solo in determinate sezioni in base al ruolo che ricopri (PO, Responsabile del Procedimento, PI, etc).
Gestioni Autorizzazioni
Nel menu di sinistra, se selezioni GESTIONI AUTORIZZAZIONI puoi identificare i soggetti che possono visualizzare le richieste di chiarimenti pervenute sulla gara, quelli che possono intervenire nella fase di gestione delle offerte e infine i soggetti autorizzati all’aggiudicazione della gara e alla stipula del contratto.
Il Sistema individua automaticamente l'utente che pubblica l’AS (PO o PI) come soggetto autorizzato a visualizzare la funzionalità RICHIESTA CHIARIMENTI.
Puoi autorizzare altri soggetti selezionando il pulsante AGGIUNGI UTENTE in corrispondenza di Richiesta chiarimenti.
Nel caso di AS predisposto e pubblicato dal PI, affinché il PO possa gestire le richieste di chiarimenti deve aggiungersi tra i soggetti autorizzati ad eccezione del caso in cui sia stato indicato come RdP al momento della predisposizione.
Cliccando sul pulsante AGGIUNGI UTENTE puoi cercare un nuovo utente da autorizzare oppure selezionare un utente già autorizzato ad almeno una sezione.
Il pulsante AGGIUNGI UTENTE in corrispondenza di Busta amministrativa, ti consente di aggiungere un utente, registrato alla piattaforma, nella gestione della specifica Busta amministrativa.
La ricerca può essere effettuata inserendo nome, cognome e codice fiscale oppure selezionando un utente già censito.
Puoi indicare un Ruolo compilando il campo Tag di riferimento, per autorizzare l’utente non solo alla lettura ma anche alla modifica, è necessario spostare su ON il cursore presente nel campo Autorizzazione in scrittura.
Infine, clicca sul pulsante AGGIUNGI PRIVILEGI per effettuare l’inserimento.
Il pulsante AGGIUNGI UTENTE che trovi in fondo alla pagina ti permette di autorizzare altri utenti ad essere operativi per tutte o per le singole fasi di esame delle offerte, aggiudicazione e stipula e per le buste diverse da quella amministrativa sarà necessario compilare una finestra analoga a quella appena descritta.
Le autorizzazioni sono gestibili anche a livello di singolo Lotto di cui è composto l'AS.
La pagina prevede inoltre una sezione FILTRA attraverso cui è possibile filtrare le autorizzazioni attribuite per sezione e ruolo. A seconda delle autorizzazioni associate, si visualizzano menu e funzionalità differenti.
Riepilogo Appalto Specifico
Selezionando la sezione RIEPILOGO APPALTO SPECIFICO dal menu laterale, hai accesso alla schermata in cui vengono riepilogati tutti i dati inseriti durante la predisposizione dell'AS.
In questa sezione è indicato il nome dell’ AS predisposto con la descrizione inserita al momento della creazione. Il pdf che trovi a destra (finestra Dati di configurazione Sdapa) sintetizza tutte le informazioni di riepilogo, cliccandoci sopra lo potrai scaricare.
Se nella sezione RIEPILOGO APPALTO SPECIFICO, selezioni la voce Dati principali puoi visualizzare le informazioni riguardanti il numero AS attribuito automaticamente dal sistema, il nome che hai dato all’AS, il numero dei lotti, la tipologia di procedura, il valore dell'AS, la durata del contratto, il criterio di aggiudicazione e il Bando Istitutivo di riferimento.
La voce Ruoli e autorizzazioni riporta i nominativi del Responsabile del Procedimento, dell' Ente Committente e di eventuali altri utenti autorizzati, suddivisi per utente, ruolo, area autorizzazione e lotto:
La voce Date ti permette di visualizzare la data di pubblicazione dell'AS, coincidente con la data di inizio presentazione delle offerte, i termini stabiliti per la presentazione delle offerte e per la richiesta dei chiarimenti:
La voce Lotti riporta il criterio di aggiudicazione e il relativo sotto-criterio, il codice CIG, l’elenco dei CPV, il totale a base d'asta o l'importo presunto della fornitura, l'elenco delle buste da esaminare, la scheda di offerta con la descrizione delle relative caratteristiche:
La voce Richieste schematizza la documentazione richiesta agli Operatori Economici sia a livello di AS che di singolo lotto:
La voce Configurazione esame offerte riporta per ogni lotto un riepilogo delle buste che verranno aperte in sede di esame delle offerte:
Nella voce Documentazione di gara puoi ritrovare i documenti da consultare che hai inserito nell'AS che hai pubblicato:
La voce Inviti riporta i nominativi degli Operatori Economici invitati (Partita IVA/Altro identificativo e Ragione Sociale) :
Richiesta Chiarimenti
Le richieste dei chiarimenti, inviate tramite Sistema dagli Operatori Economici al fine di ottenere delucidazioni sulla procedura di gara, possono essere gestite dall'utente che crea l'iniziativa (PI o PO), dal RdP e da eventuali altri soggetti autorizzati (se è il PI che crea l'AS per gestire i chiarimenti, il PO deve essere aggiunto fra gli autorizzati). La funzione è attiva fino alla scadenza del termine ultimo richiesta chiarimenti. Selezionando dal menu di sinistra la sezione RICHIESTA CHIARIMENTI, puoi visualizzare l’elenco delle richieste di chiarimenti ricevute. Ad ogni richiesta sono associate le seguenti informazioni:
- Nome dell’Operatore Economico che ha inviato la comunicazione;
- Oggetto;
- Numero di messaggi ricevuti;
- Stato della comunicazione (Da leggere/Letta);
- Data di ricezione.
Puoi cercare un messaggio utilizzando la funzione Filtri alla quale puoi accedere selezionando la freccia corrispondente. I parametri disponibili per effettuare la ricerca sono i seguenti:
- Oggetto;
- Data;
- Ragione sociale dell’Operatore Economico.
Per accedere al dettaglio di una determinata richiesta clicca sulla freccia corrispondente.
La pagina di Dettaglio Richiesta Chiarimenti ti permette di leggere la richiesta e di rispondere attraverso l’apposito box. La risposta inviata sarà visibile solo all’Operatore Economico destinatario del messaggio e memorizzata a Sistema in coda alla richiesta ricevuta.
Comunicazioni
Selezionando dal menu di sinistra la sezione COMUNICAZIONI, accedi alla pagina nella quale è possibile inviare nuove comunicazioni, rispondere a quelle ricevute e consultare in ogni momento le comunicazioni ricevute e inviate.
La sezione COMUNICAZIONI si presenta organizzata in due sub-sezioni: Messaggi e Notifiche.
Dalla sezione Messaggi puoi inviare una comunicazione agli Operatori Economici che hanno presentato le offerte, cliccando sul pulsante NUOVA COMUNICAZIONE. Dopo aver indicato l’oggetto della comunicazione, seleziona la cella "A:" per inserire i i nominativi dei fornitori ai quali inviare la comunicazione. Attraverso il pulsante AGGIUNGI FILE puoi inserire allegati della dimensione massima di 20 MB e nell’apposito box puoi scrivere il contenuto del messaggio. Infine clicca su INVIA per inviare la comunicazione.
Per monitorare lo stato di una comunicazione, accedi al Rapporto di Consegna generato automaticamente dal Sistema. Avrai le seguenti informazioni:
- Data di invio: la data e l’ora in cui la comunicazione è inviata coincide con la data e l’ora di consegna al destinatario;
- Letto/Non letto: notifica se l’Operatore Economico ha aperto la comunicazione ricevuta. In caso di invio multiplo, al momento della lettura vengono visualizzate la data e l’ora nella quale il primo tra gli utenti destinatari accede al contenuto del messaggio.
Inoltre, dalla sezione Messaggi puoi visualizzare tutte le comunicazioni ricevute e inviate attraverso il Sistema.
Puoi cercare un messaggio, utilizzando la funzione “Filtri” alla quale puoi accedere selezionando la freccia corrispondente. I parametri disponibili per effettuare la ricerca sono i seguenti:
- Oggetto della Comunicazione;
- Data da: puoi valorizzare questo campo se la data di invio della comunicazione è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
- Data a: puoi valorizzare questo campo se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
- Destinatari;
- Comunicazioni inviate: puoi inserire il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi inviati;
- Comunicazioni ricevute: puoi inserire il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi ricevuti;
- Comunicazioni non lette: puoi inserire il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi non letti.
Dopo aver impostato i criteri di ricerca, seleziona il pulsante Filtra per visualizzare i risultati.
Per visualizzare il contenuto della comunicazione, seleziona la freccia in corrispondenza del messaggio che vuoi aprire. Per rispondere, seleziona il pulsante Rispondi ed inserisci il testo della comunicazione nell’apposita casella.
La sezione Notifiche presenta l’elenco delle comunicazioni automatiche generate dal sistema a seguito di determinate attività. Per esempio, se il PI invia in approvazione l'AS, il PO riceverà una notifica.
Anche in questa sezione, puoi utilizzare la funzione Filtri per effettuare una ricerca secondo i seguenti parametri:
- Categoria: seleziona quella di tuo interesse tra le categorie di comunicazioni ricevute dal sistema oppure comunicazione per l’invio in approvazione dell’AS;
- Data da: puoi valorizzare questo campo se la data di invio della notifica è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
- Data a: puoi valorizzare questo campo se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
- Notifiche non lette: puoi inserire il flag per visualizzare solamente le notifiche non lette.
Dopo aver impostato i criteri di ricerca, seleziona il pulsante Filtra per visualizzare i risultati. Per visualizzare il dettaglio di una comunicazione, clicca sulla freccia corrispondente.
Sospensione Appalto/Lotto
Cliccando SOSPENSIONE APPALTO/LOTTO dal menu laterale, puoi sospendere in via temporanea e con effetto immediato l'AS/Lotto pubblicato.
Per sospendere l'AS/Lotto, seleziona il pulsante SOSPENDI. Si aprirà una finestra in cui dovrai inserire una motivazione e confermando l’operazione la gara sarà sospesa. Durante la sospensione, se i termini per la presentazione delle offerte non sono ancora scaduti, gli Operatori Economici non potranno presentare offerte fino alla riattivazione. Per riattivare l'AS/Lotto sospeso clicca sul pulsante ANNULLA SOSPENSIONE.
Revoca Appalto/Lotto
Dal menu laterale, accedi alla sezione REVOCA APPALTO/LOTTO per revocare definitivamente e con effetto immediato l'AS/Lotto.
Seleziona il pulsante REVOCA e dopo aver inserito la motivazione l'AS sarà revocato. La funzionalità è disponibile sia a livello di AS che di singolo lotto.
La revoca è irreversibile. Al contrario della sospensione che è temporanea, il procedimento di revoca non può essere annullato.
Modifica Appalto Specifico
La funzione MODIFICA APPALTO SPECIFICO, accessibile attraverso il menu laterale, consente di apportare variazioni all'AS. Le modifiche possono essere strutturali o non strutturali a seconda che incidano o meno sulle attività di composizione e presentazione delle offerte.
Puoi modificare l'AS nel complesso o a livello di singolo lotto.
Modifiche strutturali
Per effettuare MODIFICHE STRUTTURALI seleziona il pulsante relativo alla modifica corrispondente, seleziona la sezione della gara da modificare, inserisci una motivazione e clicca il pulsante PROCEDI.
Dopo aver confermato l’operazione, l'AS e i relativi lotti passano allo stato “In Manutenzione”.
Le modifiche permesse possono riguardare:
- Dati principali:
- Descrizione dell'AS
- Struttura dell'AS: per ulteriori dettagli sugli specifici campi, vedere la sezione DATI PRINCIPALI di questa guida
- Lotti:
- Denominazione lotto
- Numero lotto
- Criterio di aggiudicazione
- Punteggi di lotto: solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta
- Numero decimali: solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta
- CPV appartenenti alla stessa categoria
- CIG o l’eventuale causale di esclusione
- Scheda di Offerta:
- Nome della scheda
- Indicazioni per il fornitore
- Criterio di elaborazione della classifica: solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto
- Caratteristica:
- Nome della caratteristica
- Regola di ammissione: solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto
- Regola di valutazione
- Regola di controllo
- Altri parametri (modifica obbligatorietà e visibilità caratteristiche): solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto
- Punteggi
- Altri parametri (modifica delle Indicazioni per il fornitore)
- Inserimento di una nuova caratteristica: solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto;
- Rimozione di una caratteristica: solo se si è scelto di modificare anche i dati di offerta per il lotto in oggetto
- Caratteristica sulla quale elaborare la classifica: solo se per il lotto non risulta essere stata aperta la prima busta;
- Spostamento ordine caratteristiche.
Apportate le dovute modifiche, clicca su SALVA e successivamente potrai selezionare:
- CONFERMA MODIFICA: il Sistema acquisisce le modifiche effettuate e l'AS è sbloccato;
- ANNULLA MODIFICHE: le modifiche apportate non vengono salvate e l'AS è sboccato;
- ESCI E BLOCCA OFFERTE: le modifiche apportate vengono mantenute e l'AS rimane nello stato "In Manutenzione";
- GESTISCI MODIFICHE: puoi aggiungere eventuali sezioni come oggetto di modifiche.
È opportuno selezionare SALVA e, successivamente, CONFERMA MODIFICA affinché le modifiche vengano acquisite dal Sistema e gli Operatori Economici possano presentare le offerte.
In caso di mancata selezione del pulsante CONFERMA MODIFICA, l'AS rimarrà nello stato “In Manutenzione” e per ripristinare l'Appalto sarà necessario rientrare nella sezione MODIFICA APPALTO SPECIFICO e ripetere la procedura.
Modifiche non strutturali
Per apportare MODIFICHE NON STRUTTURALI seleziona il pulsante relativo alla modifica corrispondente, fornisci una motivazione e clicca il pulsante PROCEDI. L'AS e i relativi lotti passano allo stato “In Manutenzione”.
Le modifiche non strutturali riguardano:
- Dati principali:
- Nome AS
- Responsabile del procedimento: la sezione è modificabile solo se sei autorizzato e se stai utilizzando il profilo che ti permette di modificare tale dato
- Lotti:
- Indicazioni per il fornitore
- Nome lotto
- Indice di ordinamento
- CIG o l’eventuale causale di esclusione
- CUP
- CPV appartenenti alla stessa categoria
- Totale base d'asta
- Valore lotto
- Punteggi di lotto: solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta
- Numero decimali: solo se per il lotto non è stata mai aperta alcuna busta
- Scheda di Offerta:
- Indicazioni per il fornitore
- Punteggi: solo se per il lotto non risulta essere stata aperta la prima busta
- Caratteristica:
- Indicazioni al fornitore
- Punteggi: solo se per il lotto non risulta essere stata aperta ancora la prima busta;
- Regole di valutazione: puoi modificare le regole di valutazione di una caratteristica solo se non risulta essere stata aperta alcuna busta del lotto
- Spostamento ordine caratteristiche
- Documentazione di gara
- Inviti
- Date
Analogamente a quanto descritto per le modifiche strutturati, dopo aver effettuato le dovute modifiche, clicca su SALVA e, successivamente, potrai selezionare:
- CONFERMA MODIFICA: il Sistema acquisisce le modifiche effettuate e l'AS è sbloccato;
- ANNULLA MODIFICHE: le modifiche apportate non vengono salvate e l'AS è sboccato;
- ESCI E BLOCCA OFFERTE: le modifiche apportate vengono mantenute e l'AS rimane nello stato "In Manutenzione";
- GESTISCI MODIFICHE: puoi aggiungere eventuali sezioni come oggetto di modifiche.
Seleziona SALVA e, successivamente, CONFERMA MODIFICA affinché le modifiche vengano acquisite dal Sistema e gli Operatori Economici possano presentare le offerte.
Copia Appalto Specifico
La sezione COPIA APPALTO SPECIFICO, accessibile dal menu di sinistra, permette di creare un nuovo AS che erediterà le informazioni principali di quello già pubblicato. Ripercorrendo le sezioni che caratterizzano la configurazione della procedura, potrai variare alcuni dati mentre altri non potranno essere modificati. Non verranno copiate né la parte documentale né i soggetti indicati come RdP o altri soggetti autorizzati. L'AS copiato lo puoi trovare nella pagina Appalti Specifici da Completare nello stato "Bozza".
Esame Offerte e Stipula
Finora è stata descritta la configurazione di un AS fino alla sua pubblicazione e sono state analizzate le singole voci del menu di riepilogo. Nei paragrafi successivi si illustreranno le fasi finali della procedura.
Ruoli Ricoperti su Gare
Dopo la pubblicazione dell'AS, entra in gioco la vista Ruoli ricoperti su gare, disponibile dal Cruscotto, che permette di gestire le fasi successive della procedura, quali la richiesta di chiarimenti, l’esame delle offerte, l’aggiudicazione e la stipula.
Se entri nel Cruscotto come Registrato, accedi direttamente all’elenco dei Ruoli ricoperti su gare. Invece, se accedi al Cruscotto come un soggetto abilitato è necessario cliccare sulla freccia per visualizzare l’elenco dei Ruoli ricoperti su gare.
Cliccando sulla freccia comparirà un elenco di Appalti Specifici con le relative autorizzazioni. [DA CAPIRE CON SERENA]
Puoi utilizzare il filtro Strumento e il filtro Periodo selezionato per trovare l'AS che ti interessa, oppure puoi inserire nell’apposito campo il numero identificativo della procedura e selezionare il pulsante CERCA. Per lo stesso AS si possono avere più ruoli in base alle autorizzazioni attribuite al tuo profilo. Nel caso di più ruoli, bisogna selezionarne uno specifico per poter gestire una determinata fase. Accedendo all'AS pubblicato, a secondo del profilo autorizzativo, nel menu di riepilogo si attiveranno delle sezioni aggiuntive.
Offerte Presentate
La funzionalità Offerte Presentate ti permette di visualizzare alcune informazioni relative sia alle offerte presentate che agli Operatori Economici. In questa sezione puoi visualizzare l’elenco degli Operatori Economici che hanno presentato l’offerta. Puoi filtrare le offerte ricevute secondo uno dei seguenti criteri di ricerca:
- Denominazione concorrente;
- Forma di partecipazione (singolo operatore, consorzio, RTI, etc);
- Lotti per i quali è stata presentata un'offerta (Lotto 1, Lotto 2, etc);
Definito il criterio di ricerca, seleziona FILTRA per visualizzare i risultati. Per ogni Operatore Economico puoi visualizzare la denominazione del concorrente, la forma di partecipazione, il numero identificativo dell’offerta presentata, la data e l’ora di presentazione dell'offerta. In corrispondenza di un determinato fornitore, se apri la tendina, puoi estrarre alcune informazioni relative all’Operatore Economico stesso, tra cui la ragione sociale, la forma di partecipazione e la Partita IVA
Se selezioni la denominazione del concorrente, posizionata in alto a sinistra, si aprirà una finestra con alcune informazioni di base: la denominazione sociale, la sede legale, i recapiti, la geolocalizzazione.
Se invece selezioni la denominazione dell’Operatore Economico, posizionata a destra, avrai le informazioni rilasciate in fase di abilitazione sul Sistema Dinamico di Acquisizione [], tra le quali i bandi e le categorie a cui è abilitato. Puoi esportare questi dati in Excel.
Gli Operatori Economici hanno la possibilità di ritirare l’offerta e di ripresentarla fino alla scadenza del termine ultimo di presentazione delle offerte.
Esame Offerte
Per procedere ad esaminare le offerte presentate, seleziona ESAME OFFERTE dal menu di sinistra.
Il link Stato delle buste permette di visualizzare una sorta di legenda: le quattro immagini della busta corrispondono a quattro diversi stati dell’esame offerte.
Il Sistema evidenzia la busta dalla quale iniziare l’esame: l’apertura della busta amministrativa è propedeutica alla valutazione dell'eventuale busta tecnica e poi di seguito di quella economica.
Apertura Busta Amministrativa
Nella pagina ESAME OFFERTE, seleziona la Busta Amministrativa e clicca sul pulsante AVVIA ESAME per iniziare la procedura di valutazione della documentazione amministrativa inviata dai concorrenti.
A questo punto, la Busta Amministrativa passa dallo stato “Da esaminare” allo stato “In Esame”. Contestualmente all’avvio esame della busta amministrativa si apre la seduta pubblica. Gli Operatori Economici che hanno presentato almeno un’offerta valida prenderanno visione di:
- Ragione sociale e forma di partecipazione dei concorrenti;
- Documentazione presente in busta inviata da ciascun concorrente che abbia presentato un’offerta valida (Non sarà consentito l’accesso al contenuto dei singoli documenti, ma solo alla lista della documentazione presentata).
Seleziona la freccia corrispondente alla documentazione amministrativa di Gara per poter visionare e scaricare tutti i documenti che riguardano l'intera iniziativa e per visualizzare l’elenco degli Operatori Economici che hanno presentato offerta. Espandi tutte le sezioni finché non visualizzi la documentazione. Per accedere alla documentazione amministrativa, seleziona la freccia in corrispondenza del nome del concorrente e apri le varie sezioni fino ad arrivare al dettaglio dei singoli documenti. Li puoi scaricare singolarmente cliccando sulla denominazione degli stessi file.
La stessa procedura la ripeti per la documentazione amministrativa del singolo lotto.
Per visualizzare la lista dei concorrenti che hanno presentato offerta, seleziona la freccia del lotto che intendi esaminare ed apri tutte le sezioni in modo da visualizzarne i relativi documenti.
Inoltre, seleziona la freccia in corrispondenza del nome del concorrente ed apri le varie sezioni fino ad arrivare al dettaglio dei singoli documenti. Per ciascun documento puoi visualizzare:
- Nome e Cognome dell’operatore che ha effettuato l’upload;
- Data di caricamento del documento;
- Stato del caricamento a sistema;
- Esito sul controllo di validità della firma digitale.
Per salvare i documenti presentati da ciascun partecipante, seleziona il nome del documento.
Ultimata la valutazione della documentazione amministrativa seleziona il pulsante TERMINA ESAME. La Busta Amministrativa passa dallo stato “In Esame” allo stato “Esaminata” e, analogamente, lo stato della Busta Tecnica o Economica, a seconda se il lotto è a Miglior Rapporto Qualità Prezzo o Minor Prezzo, passa da “Non Accessibile” a “Da Esaminare”.
Seduta Pubblica
Dalla sezione ESAME OFFERTE, cliccando sul link in alto a destra Seduta Pubblica puoi accedere allo stato della seduta (aperta e/o chiusa) sia a livello di gara sia di singolo lotto.
Cliccando sulla freccia corrispondente, puoi visualizzare la lista dei Partecipanti Abilitati in Seduta Pubblica per il lotto selezionato e i dati relativi all'ultimo accesso effettuato.
Cliccando invece sul pulsante CONTENUTI, puoi visualizzare sia l'elenco delle offerte presentate per ogni operatore economico sia la scheda di offerta compilata dal concorrente, entrando nella sezione esame offerte.
Apertura Busta Tecnica
Terminato l’esame della documentazione amministrativa, puoi procedere con l’apertura della busta successiva. Nel caso in cui l'AS sia al criterio di aggiudicazione "Miglior Rapporto Qualità Prezzo" devi esaminare la Busta Tecnica. Torna alla pagina ESAME OFFERTE e seleziona Busta Tecnica per valutare la documentazione inviata dagli Operatori Economici.
La busta riporta le caratteristiche strutturali del lotto e contiene la documentazione di carattere tecnico inviata dai concorrenti per lo specifico lotto.
Seleziona AVVIA ESAME per accedere al contenuto della Busta.
Lo stato della Busta Tecnica cambia da “Da Esaminare” a “In Esame”. Accedi a una pagina con l’elenco dei documenti presentati dagli Operatori Economici.
Per visualizzare la documentazione tecnica seleziona la freccia in corrispondenza del nome del concorrente di cui vuoi valutare l'offerta. Selezionando successivamente SCHEDA DI OFFERTA, accedi al dettaglio dell’offerta tecnica del concorrente. Per ciascuna caratteristica configurata a sistema puoi visualizzare il valore offerto ed il corrispondente punteggio tabellare attribuito dal Sistema.
Seleziona Torna al dettaglio della busta per tornare alla pagina contenente l’offerta tecnica e procedere con la valutazione della documentazione presentata dal concorrente.
Per ciascun documento contenuto nella busta di offerta tecnica, puoi visualizzare alcune informazioni di dettaglio, quali:
- Nome e Cognome dell’operatore che ha effettuato l’upload;
- Data di caricamento del documento;
- Stato del caricamento a sistema;
- Esito sul controllo di validità della firma digitale.
Il sistema ti consente di eseguire di nuovo l’esame della validità della firma digitale apposta su ogni documento, selezionando il pulsante RIESEGUI.
Per salvare i documenti oggetto di valutazione, seleziona il nome del documento. Ultimata la fase di download delle offerte tecniche, seleziona il link "Torna all’esame delle offerte" per tornare alla pagina di dettaglio delle buste di gara.
In seduta riservata, la Commissione verifica la regolarità dei documenti delle Offerte Tecniche, nonché la rispondenza delle caratteristiche/requisiti dichiarate/i nell’offerta Tecnica con quelle/i minime/i, procedendo con l’analisi dei documenti presentati dai concorrenti.
Per escludere un concorrente seleziona dal menu laterale ESCLUDI/AMMETTI CONCORRENTI.
Dopo l’apertura di ogni busta, se accedi alla funzione ESAME OFFERTE, in corrispondenza del dot menu puoi visualizzare la voce Riepilogo documenti presentati.
Se la selezioni il sistema genera ed effettua il download di un documento in formato pdf contenente il riepilogo dei documenti presentati dagli Operatori Economici per ciascuna busta aperta.
Qualora un Operatore Economico fosse escluso prima dell’apertura di una determinata busta, non essendo stata aperta, il documento di riepilogo non riporterà le informazioni dei documenti presentati dallo specifico fornitore.
A seguito della riammissione e apertura della busta di un fornitore, il pdf conterrà le informazioni dei documenti presentati dallo specifico concorrente per la busta in questione.
==Gestione Punteggio Tecnico
La gestione dei punteggi deve essere effettuata necessariamente prima del TERMINA ESAME della busta tecnica. Puoi accedere alla funzionalità dal dot menu dello specifico lotto all'interno dell'ESAME OFFERTE o dall'apposita sezione del menu di sinistra GESTIONE PUNTEGGI.
Se la gara prevede che il punteggio sia parzialmente, o totalmente, attribuito dal Sistema, seleziona “Automatico” in corrispondenza della colonna “Punteggio Tecnico” per accedere al dettaglio del punteggio attribuito automaticamente all’offerta del concorrente.
Se la gara prevede che i punteggi siano parzialmente, o totalmente, attribuiti dalla Commissione Esaminatrice di Gara, seleziona ASSEGNA PUNTEGGI per inserire manualmente i punteggi tecnici.
La pagina visualizzata fornisce il dettaglio dei punteggi tecnici la cui attribuzione compete alla Commissione e offre, anche, la possibilità di definire i criteri in base ai quali la Commissione effettua la sua valutazione.
Seleziona in alto a destra DEFINISCI CRITERI e, nella pagina visualizzata, inserisci il nome del criterio oggetto di valutazione e seleziona il l'icona “aggiungi” 
. Assegna al criterio aggiunto il corrispettivo punteggio discrezionale e clicca SALVA. Ad ogni criterio aggiunto, il sistema attribuisce un codice identificativo univoco.
Per assegnare invece a ciascun concorrente la valutazione complessiva della Commissione, seleziona l'icona “matita” in corrispondenza dell'Operatore Economico. Per confermare la modifica, seleziona l'icona “spunta” 
.
A salvataggio avvenuto, puoi visualizzare i criteri inseriti, e i corrispettivi punteggi, in corrispondenza di ciascun partecipante.
Dopo aver attribuito a ciascun concorrente i rispettivi punteggi, seleziona “Torna ai punteggi complessivi”.
La selezione del pulsante Mostra Punteggio Tecnico ti permette di rendere contestualmente visibili i punteggi tecnici a tutti i concorrenti che hanno presentato offerte valide. Alla selezione del pulsante, inoltre, gli Operatori Economici prendono istantaneamente visione di ogni successiva variazione e/o integrazione intervenuta su tali punteggi.
Ultimata la valutazione della documentazione tecnica seleziona il pulsante TERMINA ESAME. La Busta Tecnica passa dallo stato “In Esame” allo stato “Esaminata” e, analogamente, lo stato della Busta Economica passa da “Non Accessibile” a “Da Esaminare”.
Apertura Busta Economica
Terminato l’esame della documentazione amministrativa e/o tecnica, a seconda del criterio di aggiudicazione, puoi procedere con l’apertura della busta successiva. Torna alla pagina ESAME OFFERTE e seleziona Busta Economica per valutare la documentazione di carattere economico. La busta riporta le caratteristiche strutturali del lotto e contiene la documentazione di carattere economico inviata dai concorrenti per lo specifico lotto.
Seleziona AVVIA ESAME per accedere al contenuto della Busta.
Lo stato della Busta Economica cambia da “Da Esaminare” a “In Esame”. Accedi a una pagina con l’elenco dei documenti presentati dagli Operatori Economici.
Per accedere al contenuto della documentazione economica seleziona la freccia corrispondente al nome del concorrente di cui vuoi valutare l’offerta.
Il dettaglio riporta la “Scheda di offerta” e la lista dei documenti elencati nella documentazione di gara e presentati dal concorrente. Puoi scaricare i documenti singolarmente cliccando sulla denominazione dello stesso file.
Per ciascun documento contenuto nella busta di offerta economica, puoi visualizzare alcune informazioni di dettaglio. Tra queste:
- Nome e Cognome dell’operatore che ha effettuato l’upload;
- Data di caricamento del documento;
- Stato del caricamento a sistema;
- Esito sul controllo di validità della firma digitale.
Per rieseguire il controllo di validità della firma digitale apposta sui documenti, seleziona il pulsante RIESEGUI.
Per salvare i documenti oggetto di valutazione, seleziona il nome del documento.
In seduta riservata, la Commissione verifica la regolarità dei documenti delle Offerte Economiche, nonché la rispondenza delle caratteristiche/requisiti dichiarate/i nell’offerta Economica con quelle/i minime/i, procedendo con l’analisi dei documenti presentati dai concorrenti, così come descritto precedentemente. Per escludere un concorrente seleziona ESCLUDI/AMMETTI CONCORRENTI.
Gestione Punteggio Economico
Nel caso di AS con "Minor Rapporto Qualità Prezzo", l'utente a cui sono attribuiti i privilegi di valutazione delle offerte economiche deve mostrare i relativi punteggi attribuiti automaticamente dal Sistema oppure attribuiti manualmente dalla Commissione. Seleziona la sezione GESTISCI PUNTEGGI dal menu laterale del riepilogo AS o dal dot menu della pagina ESAME OFFERTE.
La gestione dei punteggi deve essere effettuata necessariamente prima del TERMINA ESAME della busta economica.
Se la gara prevede che il punteggio sia parzialmente, o totalmente, attribuito dal Sistema, seleziona “Automatico” in corrispondenza della colonna “Punteggio Economico” per accedere al dettaglio del punteggio attribuito automaticamente all’offerta del concorrente.
Se la gara prevede che i punteggi siano parzialmente, o totalmente, attribuiti dalla Commissione Esaminatrice di Gara, seleziona ASSEGNA PUNTEGGI per inserire manualmente i punteggi tecnici.
La pagina visualizzata fornisce il dettaglio dei punteggi economici la cui attribuzione compete alla Commissione e offre, anche, la possibilità di definire i criteri in base ai quali la Commissione effettua la sua valutazione.
Seleziona in alto a destra DEFINISCI CRITERI e, nella pagina visualizzata, inserisci il nome del criterio oggetto di valutazione. e seleziona l'icona “aggiungi” . Assegna al criterio aggiunto il corrispettivo punteggio discrezionale e clicca SALVA. Ad ogni criterio aggiunto, il sistema attribuisce un codice identificativo univoco.
A salvataggio avvenuto, puoi visualizzare i criteri inseriti, e i corrispettivi punteggi, in corrispondenza di ciascun partecipante.
Per assegnare invece a ciascun concorrente la valutazione complessiva della Commissione, seleziona l'icona “matita” in corrispondenza dell'Operatore Economico. Per confermare la modifica, seleziona l'icona “spunta” . Dopo aver attribuito a ciascun concorrente i rispettivi punteggi, seleziona “Torna ai punteggi complessivi”.
La selezione del pulsante Mostra Punteggio Economico ti permette di rendere contestualmente visibili i punteggi economici a tutti i concorrenti che hanno presentato offerte valide. Alla selezione del pulsante, inoltre, gli Operatori Economici prendono istantaneamente visione di ogni successiva variazione e/o integrazione intervenuta su tali punteggi.
Ultimata la valutazione della documentazione economica seleziona il pulsante TERMINA ESAME.
Gestione Offerte Anomale
Per verificare l’esistenza o meno di Offerte Anomale, prima di procedere all’aggiudicazione della migliore offerta, il soggetto autorizzato, seleziona GESTIONE ANOMALIE OFFERTE dal menu laterale di riepilogo AS.
Se per il lotto selezionato non risulta presente il calcolo da sistema, il soggetto autorizzato potrà avviare il calcolo selezionando CALCOLA ANOMALIA.
Se invece il calcolo risulta già effettuato allora sarà visibile la tabella con i risultati. Nella colonna “Anomalia” in corrispondenza di un concorrente, sarà presente la dicitura “Anomala” nel caso in cui l’offerta risulti tale.
Inoltre, è visibile la “soglia di anomalia” che:
- nel caso del criterio di aggiudicazione al “Minor prezzo”, il sistema visualizzerà il relativo “valore soglia”;
- nel caso del criterio di aggiudicazione al “Miglior Rapporto qualità prezzo”, il sistema visualizzerà il “valore soglia” del punteggio economico e del punteggio tecnico.
È possibile effettuare di nuovo il calcolo tramite il pulsante EFFETTUA RICALCOLO, qualora fosse necessario operare delle esclusioni/riammissioni di Operatori economici. Così come avviene nel primo calcolo, vanno presi in considerazione soltanto i concorrenti che non risultano esclusi e la cui partecipazione risulta inviata.
Escludi/Ammetti Concorrenti
La pagina ESCLUDI/AMMETTI CONCORRENTI alla quale si accede dal menu di sinistra, permette di gestire le esclusioni e riammissioni degli Operatori Economici.
Per escludere un concorrente basta selezionare dal menu a tendina il nome del fornitore. Dopo aver cliccato sul pulsante ESCLUDI si aprirà una finestra nella quale bisogna specificare il motivo dell’esclusione.
Puoi riammettere un Operatore Economico escluso in precedenza, in quanto la pagina presenterà il pulsante RIAMMETTI per il predetto concorrente.
Aggiudicazione e stipula dell’Appalto Specifico
Ultimata la fase di valutazione delle offerte ricevute per il lotto e/o per la gara, puoi procedere alla sua aggiudicazione. Per aggiudicare il lotto ad uno, o più concorrenti, devi accedere alla graduatoria dell’appalto.
Accedi alla sezione ESAME OFFERTE, seleziona il dot menu in corrispondenza del lotto oggetto di valutazione e seleziona GRADUATORIA per accedere nella pagina nella quale è riportata la graduatoria provvisoria.
Puoi visualizzare l’elenco degli Operatori Economici e il valore delle rispettive offerte economiche (espresso in termini di valore economico dell’offerta o di ribasso percentuale, a secondo del criterio di formulazione dell’offerta economica che hai scelto in sede di predisposizione della procedura). Per aggiudicare provvisoriamente l'AS, seleziona il pulsante PROPONI AGGIUDICAZIONE in corrispondenza del/dei concorrente/i designato/i dalla Commissione.
Nel caso avessi necessità di effettuare una modifica, il pulsante RIMUOVI PROPOSTA ti permette di proporre una nuova aggiudicazione.
Il pulsante MOSTRA GRADUATORIA permette di confermare definitivamente la graduatoria. Contestualmente tutti gli Operatori Economici ammessi prenderanno visione della graduatoria definitiva (se previsto dalla tipologia di gara, saranno mostrati anche i punteggi complessivi assegnati).
Sebbene la graduatoria visualizzata sia suscettibile alle modifiche compiute sulla gara (es. modifiche punteggi, esclusione concorrenti, riammissione concorrenti esclusi ecc.), procedi con l’operazione solo al termine di tutti i lavori di commissione.
Dopo aver proposto l’aggiudicazione, seleziona AGGIUDICAZIONE nel menu laterale di riepilogo e, successivamente, il lotto che si intende aggiudicare. La pagina mostra il nome dei concorrenti presenti in graduatoria. Seleziona AGGIUDICA in corrispondenza del/dei concorrente/i designato/i dalla commissione ed inserisci il valore del contratto, la durata e la data di aggiudicazione.
Il pulsante ANNULLA AGGIUDICAZIONE ti consente di annullare l’operazione, il tasto REVOCA ti consente di revocarla.
È possibile aggiudicare un lotto a più concorrenti e l'aggiudicazione viene sempre effettuata un concorrente per volta. L'aggiudicazione è consentita fino alla stipula, dopodiché non è possibile proporre nuove aggiudicazioni o revocare quella/e effettuata/e.
Successivamente all’aggiudicazione, seleziona STIPULA dal menu laterale di dettaglio della gara.
I soggetti autorizzati a stipulare il contratto visualizzano il tasto STIPULA in corrispondenza dell’Operatore Economico la cui offerta è stata aggiudicata. Inserisci negli appositi campi la data di stipula e la data di attivazione del contratto. È possibile stipulare con documento generato dal sistema oppure con documento prodotto dalla Stazione Appaltante.
La stipula andrà a buon fine nel solo caso in cui sia stato caricato un documento firmato digitalmente. Il Sistema verifica che la firma presente corrisponda al Soggetto Stipulante oppure ai Soggetti Stipulanti definiti in fase di configurazione dell'AS. Nel caso non corrisponda sarà visualizzato un messaggio di errore. Una volta effettuata la stipula, sarà possibile:
- Modificare la data di stipula del contratto e la data di attivazione contratto;
- Inserire ulteriori documenti di stipula.
In caso di revoca della stipula dovrà essere rimosso il documento generato/allegato in precedenza.
L’Operatore Economico riceverà notifica dell’operazione di stipula effettuata a Sistema ma non riceverà in automatico il documento che dovrà essere inviato attraverso la sezione COMUNICAZIONI oppure extra-sistema.