In questa guida spiegheremo come puoi configurare una procedura di gara valida per l’acquisizione di forniture, servizi e lavori mediante il sistema informatico di e-procurement in modalità ASP (Application Service Provider) e per la definizione della relativa scheda di offerta.

Fasi del processo di configurazione e gestione della gara

Le fasi in cui si articola il processo di configurazione della gara sono le seguenti:

Fase 1 – Creazione e pubblicazione gara
Fase 2 – Esame delle offerte
Fase 3 – Aggiudicazione della gara e gestione del contratto

Fase 1. La creazione e la pubblicazione della gara

Denominazione e parametri: scelta dei parametri principali della gara (numero lotti, modalità di inserimento dell’offerta da parte delle imprese, criterio di aggiudicazione) e gestione dei documenti da allegare e delle richieste da presentare ai partecipanti in sede di offerta
Dati del lotto: inserimento dei dati di lotto e di eventuali documenti e richieste relative agli oggetti di fornitura previsti nello specifico lotto
Definizione scheda di offerta
Invito dei fornitori: selezione delle imprese da invitare alla gara (solo in caso di procedura negoziata)
Pubblicazione: verifica di tutti i dati e delle impostazioni definite e invio della gara alle imprese invitate

Fase 2. L'esame delle offerte

Alla scadenza dei termini per la presentazione delle offerte, saranno aperte le buste virtuali contenenti i documenti di offerta inviati dalle imprese che quindi saranno oggetto di esame e valutazione.

Alla chiusura della valutazione, il sistema predispone la graduatoria automatica delle offerte ritenute valide.

Fase 3. Aggiudicazione della gara e gestione del contratto

Alla chiusura della procedura, seguirà l’aggiudicazione provvisoria e quella definitiva. Attraverso l’area Comunicazioni potranno essere gestiti gli adempimenti in carico alle imprese aggiudicatarie.

Il contratto, stipulato per scrittura privata, potrà successivamente essere caricato a sistema funzionalità Dati e Documento di Stipula sottoscritto con firma digitale dal Soggetto Aggiudicatore.

Configurazione della gara

Per predisporre una gara smaterializzata accedi al portale acquistinretepa, inserisci le tue credenziali e, dal tuo cruscotto, seleziona il link “Nuove Gare” presente nella sezione “Negoziazioni”.

Dal menu a sinistra, seleziona “Nuove Gare”.

Nella pagina “Creazione Nuova Gara” compila tutte le informazioni richieste per definire la struttura della negoziazione:

Nome Gara: inserisci il nome della procedura di gara che sarà visibile agli operatori economici

Da sapere che...

Ricorda che il campo alimenta il titolo dell’iniziativa nelle vetrine disponibili su www.acquisinretepa.it alla pagina Home > Bandi > Altri Bandi (esempio: “Gara a procedura aperta per la fornitura di auto aziendali”. Non è, invece, corretta la forma “Gara 1/2020”).

Tipologia di contratto: seleziona una tra le scelte previste nel menu a tendina, coerentemente con l’oggetto prevalente del tuo bando di gara: Lavori, Forniture o Servizi
Tipologia di procedura: scegli uno dei valori del menu a tendina:

- Aperta: se vuoi configurare una gara a procedura aperta

- Negoziata: se vuoi invitare dei fornitori

- Ristretta fase 1: se vuoi configurare un avviso di indizione di una procedura ristretta

- Ristretta fase 2: per configurare una procedura ad invito per i fornitori selezionati nella ristretta fase 1

Categoria merceologica di riferimento: seleziona dal menu a tendina la categoria merceologica oggetto della gara
Lotti: puoi indicare se la gara che intendi configurare ha un unico lotto o più lotti
Criterio di aggiudicazione: puoi indicare se il criterio di aggiudicazione è il medesimo per tutti i lotti della tua gara.

Successivamente, seleziona uno dei criteri previsti tra “Minor Prezzo” o “Miglior rapporto qualità prezzo”

Seleziona “Minor prezzo” se il criterio di aggiudicazione è quello del prezzo più basso. Successivamente specifica la modalità di espressione di ribasso prevista nell’ Offerta Economica. Alla domanda "Per tutti i lotti previsti, è prevista una percentuale di sconto?" rispondi:

- “SI” se vuoi che l’offerta del fornitore venga espressa in una o più percentuali di ribasso. In presenza di un ribasso percentuale unico la classifica sarà organizzata in ordine decrescente, dalla percentuale più alta a quella più bassa. In presenza di più percentuali, la classifica sarà organizzata in ragione della somma pesata delle percentuali richieste ai concorrenti;

- “NO” se vuoi che l’offerta del fornitore venga espressa in unità economica monetaria (€). In tal caso la classifica sarà organizzata in ordine crescente, dal prezzo più basso a quello più alto;

Seleziona “Miglior rapporto qualità prezzo” se il criterio di aggiudicazione previsto per la gara è quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Successivamente specifica la configurazione dell’Offerta Tecnica e i punteggi totali. Alla domanda "Per tutti i lotti previsti, l'offerta tecnica prevede una parte tabellare che vuoi gestire inserendone i parametri direttamente sul Sistema?"

- Indica "SI" se l’Offerta Tecnica prevede una parte di punteggi tabellari che vuoi gestire configurando direttamente da sistema

- Seleziona "NO" se l’Offerta Tecnica prevede punteggi discrezionali oggetto di valutazione della Commissione di Gara

Nella sezione "Punteggio" alla domanda "Il punteggio economico totale e il punteggio tecnico totale sono uguali su tutti i lotti?"

- Seleziona "SI" se la ripartizione dei punteggi è la medesima per tutti i lotti (successivamente inserisci i punteggi previsti per le due offerte)

- Indica "NO" se la ripartizione dei punteggi non è la medesima per tutti i lotti. In questo caso, potrai definire i punteggi delle due offerte in fase di configurazione del lotto.

Dopo aver concluso la valorizzazione dei campi, seleziona “Crea gara”.

Passo 1 – Dati Principali

Ultimata la fase di configurazione della Struttura di Gara, potrai visualizzare la pagina di gestione dei Dati Principali. Il sistema assegna alla procedura il Numero Gara, cioè un codice identificativo univoco che ti servirà per identificare la gara in qualsiasi momento.

Seleziona “Opzioni Avanzate” per modificare le impostazioni standard delle gare. Con questa funzione potrai modificare il numero e l’ordine di apertura delle buste (in caso di ricorso all’istituto dell’inversione procedimentale disciplinato dall’art.36, co. 5 del Codice dei Contratti Pubblici). Per attivare le opzioni avanzate seleziona il cursore di “Gestione delle buste”.

Da sapere che...

Una volta creata la bozza di gara in modalità Avanzata, non potrai più tornare alle impostazioni standard previste di default dal sistema.

Se vuoi puoi definire il numero e l’ordine delle buste, successivamente nei singoli lotti attraverso la funzione Funzioni avanzate lotto.

Continua nella configurazione della procedura compilando tutti i campi presenti nella pagina:

Descrizione Iniziativa: inserisci la denominazione che è stata data alla procedura nel relativo bando. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo: “Gara europea a procedura aperta per la conclusione di un accordo quadro per l'affidamento dei servizi di gestione di centri collettivi di accoglienza con capacità ricettiva massima di 50 posti”
Responsabile del Procedimento: Inserisci Nome, Cognome ed Ente di Appartenenza della persona nominata dalla Pubblica Amministrazione come responsabile dell’attività istruttoria e del provvedimento finale e, successivamente, seleziona “Cerca”. Il sistema restituirà i risultati corrispondenti ai parametri di ricerca. Per associare il RUP alla gara, seleziona la freccia corrispondente al profilo desiderato
Ente Committente: nel caso in cui l’ente committente dovesse coincidere con la stazione appaltante, seleziona “SI”. In caso contrario, seleziona “NO” e definisci l’ente committente attraverso le funzioni “Cerca” ed “Inserisci”
Date: la sezione ti permette di definire le date dell’iniziativa.

In particolare:

- Data di inizio: è la data a partire dalla quale le imprese potranno avviare la procedura di partecipazione. Tale data coincide, tipicamente, con la data di pubblicazione del bando in GUUE

- Data fine: rappresenta la data limite entro la quale i concorrenti potranno inviare la propria offerta a sistema;

- Termine richiesta chiarimenti: rappresenta la data limite entro la quale le imprese potranno chiedere chiarimenti alla Stazione Appaltante. La data ha carattere puramente informativo. Il sistema, infatti, consentirà l’invio di richieste di chiarimenti siano alla data di termine di presentazione delle offerte.

Ultimata la fase di configurazione dei Dati Principali, seleziona “Salva” per consentire al sistema di acquisire le informazioni inserite.

Passo 2 – Documentazione di gara

Dal menù laterale a sinistra seleziona “Documentazione di gara” per allegare la documentazione di gara.

Seleziona “Accetta” nel disclaimer e, successivamente, scegli se inserire i documenti di gara o un inserire un collegamento ad una pagina web esterna (URL).

Da “Inserisci file” puoi caricare tutta la documentazione di gara. Seleziona “sfoglia” e scegli dal tuo PC il documento da allegare, inserisci una breve descrizione del documento e, successivamente, seleziona “aggiungi”.

Da sapere che

Se dopo aver selezionato sfoglia non vedi i documenti firmati digitalmente da allegare, seleziona dalla finestra di popup del browser in basso a sinistra “Tutti i File”.

Da “Inserisci URL” puoi inserire il collegamento a una pagina web in cui è disponibile la documentazione di gara. Inserisci il collegamento secondo il formato https://urlDellaPagina o http://urlDellaPagina (???), fornisci una breve descrizione e, successivamente, seleziona “Procedi”.

Configurazione del lotto – minor prezzo

Dal menù laterale a sinistra seleziona “Dettaglio Gara” per accedere alla sezione “Lotti”, ora puoi definire le informazioni ed i dati relativi al/ai lotto/i di gara.

Seleziona l’icona della “matita” in corrispondenza del nome del lotto per inserire la denominazione specifica.

Inserisci le informazioni necessarie e seleziona la spunta per confermare i dati inseriti, se non li compili in questa schermata potrai farlo successivamente selezionando la freccia relativa alla sezione di “Gestione dati lotto”.

Attraverso la funzione “Aggiungi Lotto” puoi aggiungere un ulteriore lotto alla gara.

Per accedere alla sezione di “Gestione dati lotto”, seleziona la freccia in corrispondenza del lotto che vuoi compilare.

Gestione Lotti

Configura il lotto compilando tutti i campi presenti nella pagina e, solo dopo aver caricato la scheda di offerta, indica la caratteristica economica sulla quale elaborare la classifica, ovvero il Valore Offerto, e specifica così il valore massimo ammesso:

Criterio di aggiudicazione: seleziona “Modifica” se desideri cambiare il criterio di aggiudicazione definito in precedenza nella sezione “Dati Principali”

Funzioni avanzate lotto: con questa opzione puoi modificare le impostazioni standard di gare (ad es. numero buste, ordine apertura). Se nella fase “Dati principali” hai attivato le opzioni avanzate, seleziona “accedi” e modifica l’ordine delle buste da esaminare in fase di esame delle offerte o, in aggiunta, crea delle buste anonime

Dettaglio del lotto: la sezione ti permette di definire le informazioni relative al lotto.

In particolare:

- Numero lotto: assegnato di default dal sistema

- Nome lotto: inserisci una sintetica descrizione del lotto

- Durata del contratto (mesi): inserisci la durata contrattuale espressa in mesi

- Categoria merceologica DPCM/Soggetti aggregatori: seleziona la categoria merceologica di riferimento

- CIG: inserisci il Codice identificativo gara

- CUP: puoi riportare il codice unico di progetto, qualora previsto

Da sapere che...Come stabilito dall'art. 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 e dalla delibera del CIPE n. 143 del 27 dicembre 2002, il Codice Unico di Progetto (CUP) è un codice identificativo la cui richiesta è obbligatoria per ogni progetto d’investimento. La responsabilità della richiesta del CUP è attribuita all'Amministrazione o all’Ente responsabile del progetto, tramite procedura di accreditamento al Sistema CUP, gestito dal Dipartimento per la programmazione e il coordinamento della programmazione economica (DIPE). Per conoscere per quali progetti è obbligatoria la richiesta del CUP, è opportuno consultare la normativa di riferimento.

- CPV: puoi riportare il CUP (codice unico di progetto), qualora previsto. Inserisci il nome o il codice CPV (minimo tre caratteri) e seleziona il codice desiderato. Il primo CPV inserito sarà impostato come “CPV prevalente”

- Valore di riferimento: definisci se il valore della gara è da configurarsi come “Base d’asta” o, in alternativa, come “Valore Lotto” inteso come valore presunto

- Valore in € (IVA esclusa): inserisci il valore di riferimento riportato nella documentazione di gara.

Seleziona “Salva” per consentire al sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase e successivamente dopo aver creato la scheda di offerta seleziona “Valida”.

Gestione Scheda di Offerta – Minor prezzo

Seleziona “Scheda di Offerta” per accedere alla sezione di configurazione della scheda da associare al lotto che stai configurando.

Sono presenti due modalità per avviare la fase di lavorazione della scheda di offerta:

Crea una nuova scheda di offerta per associarla direttamente al lotto
Scegli una scheda di offerta già creata e associala al lotto

Seleziona “Crea una nuova scheda di offerta” e definisci il nome della scheda secondo quanto riportato nel disciplinare di gare e poi seleziona "Crea".

Il Sistema attribuisce in automatico un codice identificativo che ti servirà per individuare in modo univoco la tua scheda di offerta in qualsiasi momento.

Seleziona “Gestisci” per accedere alla pagina di configurazione delle caratteristiche da aggiungere alla scheda di offerta.

Seleziona la regola di ammissione ed il formato (Numerico o Testuale) che deve avere la caratteristica economica.

Successivamente per ciascun attributo devi valorizzare un set minimo di parametri:

Nome della caratteristica: scegli un nome che identifichi chiaramente l’oggetto dell’offerta richiesta
Regola di Ammissione: definisci la regola con cui il sistema valuterà l’ammissibilità del valore presentato dal fornitore in fase di offerta. Successivamente indica il/i valore/i ammissibile/i in base alla regola prevista
Regola di Valutazione: crea una regola di valutazione per consentire al sistema di attribuire, al valore immesso dal concorrente, automaticamente un punteggio
Regola di controllo: puoi configurare una regola più specifica e complessa per la compilazione della caratteristica e/o puoi configurare una regola che metta in relazione due o più caratteristiche della scheda di offerta
Regole di valutazione aggiuntive: se previsto, puoi inserire un'ulteriore ed aggiuntiva regola di valutazione che sarà applicata ai valori immessi dal concorrente in presenza di un determinato numero di offerte valide.

Puoi definire ulteriori dettagli che attivano dei controlli sulla corretta compilazione della caratteristica da parte del concorrente in fase di composizione dell’offerta:

Altri parametri (opzionale): se la caratteristica è numerica definisci il numero massimo di valori decimali ammessi. Definisci se la compilazione è obbligatoria e se sarà visibile nel documento di offerta. Puoi, inoltre, inserire delle indicazioni specifiche per il fornitore che saranno lette dal concorrente in corrispondenza del campo di interesse.

Seleziona “Salva” per consentire al sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase e, successivamente “Torna indietro” per tornare alla lista delle caratteristiche configurate.

Seleziona “Torna indietro” per tornare alla pagina di configurazione della scheda di offerta.

Definisci i parametri necessari all'elaborazione della classifica e al calcolo della soglia di anomalia delle offerte.

Seleziona, tra quelli previsti nel menu a tendina, il criterio in base al quale elaborare la classifica:

Miglior valore offerto: nel caso di gara al minor prezzo con modalità di espressione del ribasso in valore assoluto. Seleziona la caratteristica di riferimento per visualizzare in automatico il valore precedentemente configurato nella scheda di offerta;
Miglior percentuale di sconto offerta: nel caso di gara al minor prezzo con modalità di espressione del ribasso in termini percentuali;
Miglior punteggio ottenuto: nel caso di gara al minor prezzo aggiudicata sulla base del miglior punteggio ottenuto. Questa tipologia di aggiudicazione viene utilizzata in caso di procedure di servizi con caratteristiche standardizzate o in presenza di condizioni definite dal mercato.

Seleziona “Salva” per consentire al sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase e, successivamente, “Dati lotto” per tornare alla pagina di configurazione del lotto.

Ultimata la configurazione del lotto, seleziona “Valida” potrai così visualizzare “Anteprima scheda di offerta” per accedere alla visualizzazione e verifica della Scheda di Offerta che hai configurato. La stessa pagina sarà visualizzata dall’Operatore Economico in fase di partecipazione alla gara.

Per concludere il processo di configurazione del lotto, seleziona “Dati lotto”.

Inviti

Se nella fase “Dati principali” hai selezionato "Procedura di gara negoziata o ristretta - fase 2", troverai tra le fasi di configurazione della procedura la sezione “Inviti”.

In questa fase puoi inserire in modo puntuale quali e quanti fornitori invitare. Inserisci la partita IVA e la ragione sociale degli Operatori Economici che intendi invitare così da consentirgli la partecipazione.

Da sapere che...Il sistema consente alla Pa l’inserimento di operatori non registrati a sistema. Per poter partecipare alla gara, gli Operatori Economici si dovranno registrare al portale AcquistinretePA. Per informazioni in merito al processo di registrazione degli operatori economici consulta la pagina dedicata.

Per invitare gli Operatori Economici alla procedura di gara scarica il documento di invito, contenente il PIN di partecipazione, da trasmettere tramite Posta Elettronica Certificata firmato digitalmente.

Riepilogo e pubblicazione

Per rendere definitamente visibile la gara ai fornitori e consentirgli di partecipare seleziona “Pubblica”.

Prima di procedere con la pubblicazione, controlla le informazioni inserite in fase di configurazione e riportate nella pagina di “Riepilogo”.

Nella sezione di riepilogo puoi esaminare tutti i dati, le informazioni e la documentazione inserita in fase di configurazione. Nella stessa sezione trovi, inoltre, il riepilogo della gara in formato PDF e XLS.

Per apportare delle modifiche alla gara, seleziona “Torna indietro”, per tornare ai passi di configurazione della procedura, altrimenti seleziona “Pubblica”.