Invio dei flussi di fatturato per le transaction fee e dei flussi DATAMART a carico dei fornitori aggiudicatari di Convenzioni e AQ
Per l'invio dei flussi fornitore per il monitoraggio delle iniziative di acquisto attivate sull'ambiente precedente vai qui.
Per l’invio dei flussi di fatturato per il calcolo della transaction fee per tutte le iniziative di acquisto attivate sull'ambiente precedente invece vai qui.
Modalità di accesso ed autorizzazioni
Ti ricordiamo che sia per gestire le transaction fee che per inviare i flussi datamart devi essere preventivamente autorizzato a Sistema. All’interno della sezione Autorizzazioni puoi visionare tutti gli utenti autorizzati alla gestione dell’ambiente.
Di seguito la legenda delle attività su cui può essere autorizzato ogni LR o Collaboratore:
- C - Catalogo
- F - Flussi
- O - Ordini
- T - Transaction Fee
- N – Negoziazioni (per gli AS degli Accordi quadro)
Flussi fornitore
Inizio e fine adempimento di invio flussi fornitore
Il Fornitore è tenuto a trasmettere a Consip i flussi previsti:
- in caso di Accordo quadro, dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico
- in caso di Convenzione, dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo Ordine diretto di acquisto.
I flussi dovranno essere inviati, secondo le frequenze previste, fino al termine degli effetti dei contratti attuativi emessi (Ordinativi di acquisto/Appalti Specifici) dalle Amministrazioni, pena l’applicazione delle penali previste nello Schema di Convenzione/Accordo Quadro.
Invii
In corrispondenza del Numero ambiente trovi le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.
Seleziona il tasto INVIA DICHIARAZIONE e scegli la tipologia di dichiarazione che vuoi caricare.
Selezionando, invece, Assenza dati il Sistema di e-Procurement presenta le tipologie di flussi configurate per iniziativa/Lotto. Prima di inviare, indica il mese e l'anno di riferimento.
Scarti
Nella sezione FLUSSI FORNITORI seleziona SCARTI e visualizza gli eventuali scarti prodotti dal Sistema.
Selezionando il pulsante SCARICA otterrai il corrispondente file con i dettagli.Transaction fee
Ai sensi del D.M. del 23 novembre del 2012, i fornitori aggiudicatari di Convenzioni e Accordi Quadro banditi da Consip S.p.A., sono tenuti a inviare con cadenza mensile e semestrale una dichiarazione di fatturato relativa alle fatture emesse nel periodo di riferimento, corredata da un report di dettaglio di tali fatture, necessaria per calcolare la commissione da versare a Consip S.p.A..
Avvio adempimento invio flussi
Le dichiarazioni di fatturato pervengono a Consip S.p.A. a partire:
- in caso di Convenzione, dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo ODA;
- in caso di Accordo Quadro (AQ) con soli Appalti Specifici (AS), dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico;
- in caso di Accordo Quadro (AQ) che preveda sia Appalti Specifici (AS) che Ordini Diretti di Acquisto (ODA), dal mese successivo alla conclusione (stipula) del primo Appalto Specifico (flusso dati AS) e/o dal mese successivo all’accettazione – anche tacita – del primo ODA (flusso datiDA)
Termine adempimento invio flussi
I flussi di fatturato mensili sono dovuti fino al mese successivo alla comunicazione del fornitore, inviata via PEC all’indirizzo fee.convenzioni@postacert.consip.it , di termine fatturazione/cessazione degli effetti dei contratti attuativi.
I flussi di fatturato semestrali sono dovuti fino a presenza di dichiarazioni di flusso di fatturato mensili nel semestre.
- Es.1: Se il termine fatturazione è nel mese di marzo l’ultima dichiarazione dovuta è quella relativa al I semestre dell’anno.
- Es.2 : Se il termine fatturazione è nel mese di settembre l’ultima dichiarazione dovuta è quella relativa al II semestre dell’anno.
Mensili
Questa attività deve essere effettuata entro il 15 del mese successivo al mese di riferimento, fatta eccezione per il mese di luglio il cui report va caricato entro 35 giorni solari dal termine del mese.
Nella sezione TRANSACTION FEE seleziona MENSILI.
Inserisci e visualizza l'elenco delle dichiarazioni mensili per l'anno selezionato.
Apri la finestra riepilogativa in corrispondenza del Numero ambiente e visualizza le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.
Seleziona il MESE di riferimento.
| La procedura prevede 4 Step | |
|---|---|
| Step 1 | Genera, scarica e compila il file del template mensile. |
| Step 2 | Carica il file compilato sulla piattaforma di e-Procurement. |
| Step 3 | Scarica la dichiarazione e firmala digitalmente. Il documento deve essere firmato da un LR autorizzato ma può essere caricato a sistema da un soggetto diverso (LR o Collaboratore) - autorizzato al caricamento. |
| Step 4 | Completa la procedura caricando il documento. |
Termina le operazioni e visualizza la schermata Report mensili. Per scaricare i file caricati seleziona i link in corrispondenza del mese di riferimento.
Semestrali/integrativi
Semestrali
Questa attività deve essere effettuata entro 30 gg solari dalla fine del semestre di riferimento (entro il 30 luglio relativamente al primo semestre dell’anno ed entro il 30 gennaio dell’anno successivo per il secondo semestre dell’anno). Nella sezione TRANSACTION FEE, dal menu a sinistra, seleziona Semestrali/integrativi. Inserisci e visualizza l'elenco delle dichiarazioni per l'anno selezionato. Apri la finestra riepilogativa in corrispondenza del Numero ambiente e visualizza le informazioni relative all'iniziativa/Lotto di riferimento.
Seleziona il semestre di riferimento.
| Segui la procedura in 4 Step | |
|---|---|
| Step 1 | Genera il template semestrale. Scaricalo e decidi se apportare variazioni o caricarlo senza modifiche. |
| Step 2 | Carica il file sulla piattaforma di e-Procurement selezionando CARICA. |
| Step 3 | Scarica la dichiarazione e firmala digitalmente. Il documento deve essere firmato da un LR autorizzato ma può essere caricato a sistema da un soggetto diverso (LR o Collaboratore) - autorizzato al caricamento. |
| Step 4 | Ricarica il documento finale. |
Nella schermata Report semestrali/integrativi puoi trovare i link per fare il download dei file caricati in corrispondenza della dichiarazione semestrale o integrativa di riferimento.
Integrativi
Se hai reso una dichiarazione errata rettifica quanto già inviato a Consip S.p.A. utilizzando lo strumento del flusso integrativo.
Lo strumento è valido per i soli flussi semestrali.
Il caricamento di qualsiasi dichiarazione integrativa deve essere vagliato e autorizzato da parte di Consip S.p.A..
Carica le dichiarazioni integrative:
- Entro 12 mesi dal termine di trasmissione della dichiarazione semestrale oggetto di integrazione, in caso di riduzione degli importi inizialmente dichiarati;
- Entro 12 mesi dal termine degli effetti dell’ultimo contratto attuativo stipulato, in caso di aumento degli importi inizialmente dichiarati.
Per una dichiarazione integrativa spontanea, è necessario inviare formale richiesta al referente dell'iniziativa o, in alternativa, puoi inviare una PEC all’indirizzo fee.convenzioni@postacert.consip.it, specificando iniziativa/lotto (ambiente) e semestre da rettificare nonché la motivazione della rettifica. Consip S.p.A., comunica via mail l'esito della valutazione effettuata e in caso positivo abilita il fornitore a caricare la dichiarazione integrativa e ne dà tempestiva comunicazione.
Dopo l’attivazione della funzionalità procedi alle integrazioni con la stessa modalità descritta in precedenza.
- nel caso in cui nel report originale siano state omesse fatture, queste devono essere riportate nel report integrativo;
- nel caso in cui nel report originale siano state indicate fatture non pertinenti queste devono essere riportate nel report integrativo (con stesso numero, data e tipo, etc.) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) preceduto dal segno meno (-) affinché vengano stornate;
- nel caso in cui nel report originale siano stati imputati valori errati di una o più fatture, nel report integrativo le fatture da modificare devono essere riportate (con stesso numero, data e tipo) con l’importo (e la quantità, laddove previsto) pari alla differenza tra il valore originale dichiarato e il valore reale, con segno negativo (-) o positivo (+) a seconda che l’errore sia in eccesso o in difetto.
Flussi tardivi
È prevista la possibilità, sia per i flussi mensili che per quelli semestrali, di caricare i report anche oltre i termini, fatta salva la possibilità da parte di Consip di applicare le penali previste.
- I flussi mensili è possibile caricare oltre il termine previsto fin tanto che non viene caricato il relativo semestrale;
- Per i flussi semestrali è possibile caricare oltre il termine previsto qualsiasi report semestrale precedente non già acquisito.
Le procedure seguono le logiche descritte in precedenza.
Dichiarazioni in assenza di fatturato
Le dichiarazioni di fatturato, sia mensili che semestrali, vanno rese anche in assenza di fatturato, secondo quanto previsto al par. Avvio adempimento invio flussi.
La procedura da seguire è quella descritta in precedenza. Il report Excel deve essere caricato vuoto e nella Dichiarazione comparirà un valore di fatturato pari a zero.
Caricamento flussi in caso di malfunzionamenti o Sistema e-proc off-line
In caso di malfunzionamenti (o Sistema e-Procurement off-line) che non permettono il caricamento dei flussi fee (semestrali/integrativi) puoi inviarli via PEC alla casella fee.convenzioni@postacert.consip.it ma solo dopo aver ottenuto, via email, l'autorizzazione dal Responsabile Gestore della Convenzione/AQ. Puoi richiedere l'autorizzazione all'invio dei flussi fee (semestrali/integrativi) via PEC solo dopo aver aperto al Call Center un ticket per malfunzionamento.
Il/i flusso/i fee inviati via PEC sono caricati a Sistema direttamente da Consip S.p.A.