Appalto Specifico SDA Farmaci - creazione e avvio

Nell’ambito del Sistema Dinamico di Acquisizione, le Pubbliche Amministrazioni possono predisporre delle vere e proprie gare sotto e sopra soglia comunitaria, in cui gli Operatori Economici abilitati al Bando Istitutivo presentano le offerte che saranno oggetto dell' Appalto Specifico (di seguito, per brevità AS). Di seguito si definiscono delle linee guida per la creazione di un Appalto Specifico nel Sistema dinamico Farmaci.

Le fasi di un Appalto Specifico

Le Pubbliche Amministrazioni che intendono indire un Appalto Specifico attraverso il Bando SDA Farmaci, devono seguire il processo di seguito riportato:

Raccolta dei Fabbisogni

La raccolta dei fabbisogni rappresenta la fase che precede la creazione di un Appalto Specifico.

Per effettuare la raccolta dei fabbisogni le Stazioni Appaltanti abilitate al Bando Istitutivo Farmaci possono servirsi dell’allegato “Tabella elenco lotti”.

Tale documento individua i prodotti tramite ATC, principio attivo, forma farmaceutica e dosaggio. Al fine di assicurare uno standard comune a tutti i prodotti, tale elenco può essere integrato esclusivamente da Consip sulla base delle segnalazioni delle PA inviate attraverso l’apposita funzionalità del sistema ( Filo diretto con il Programma ).

Creazione Appalto Specifico e Invito Fornitori

L’Appalto Specifico costituisce un invito a presentare un’offerta conforme a quanto previsto nella documentazione di gara, rivolto agli Operatori Economici che hanno conseguito l’ammissione al bando istitutivo farmaci entro la data di invio della lettera d’invito.

Nella documentazione dell’Appalto Specifico, la Stazione Appaltante definisce i prodotti oggetto della procedura di acquisto, individua le quantità, i lotti, le basi d’asta e disciplina le condizioni contrattuali.

Il confronto competitivo può essere indetto da un Punto Ordinante (PO), abilitato allo SDAPA ed in possesso di firma digitale, che viene automaticamente riconosciuto dal Sistema come Responsabile del procedimento. La creazione della gara sul Sistema può anche essere svolta da un Punto Istruttore (PI), esclusa la fase di invito dei fornitori, che dovrà comunque essere ultimata dal PO.

Nella lettera d’invito si definiscono i termini entro i quali è possibile richiedere chiarimenti e presentare le offerte e la data in cui si terrà la seduta pubblica.

Da sapere che
Per poter procedere alla configurazione di un Appalto Specifico dovrai ricoprire il ruolo di Punto Ordinante o Punto Istruttore ed essere abilitato allo strumento di acquisto SDAPA.

Per operare come Responsabile del Procedimento (RdP) è sufficiente la sola registrazione a Sistema e il Punto Ordinante/Punto Istruttore provvederà ad inserire nell’Appalto Specifico creato i dati dell’utente registrato che ricoprirà il ruolo di RdP nell’Appalto Specifico di interesse.

Per poter operare come Responsabile del procedimento si dovrà accedere sempre con il profilo di Registrato, anche se in possesso di un profilo come Punto Ordinante, alla sezione “Cruscotto > Ruoli ricoperti in gare > Responsabile del procedimento-Gara XXX."

Valutazione delle Offerte e Aggiudicazione della Gara

Prima di procedere all’apertura della documentazione di gara, la Piattaforma telematica permette di creare la Commissione di gara in modo tale che i membri possano accedere ai documenti d’offerta.

Il sistema prevede l’elaborazione automatizzata delle offerte, la compilazione della graduatoria e la gestione del processo di valutazione (esclusione offerte, aggiudicazione) e la gestione della seduta pubblica in modalità telematica.

Configurazione e gestione della gara

Creazione di un Appalto Specifico

Per avviare la procedura di creazione di un Appalto Specifico, inserisci “nome utente” e “password” nella Homepage di www.acquistinretepa.it

Ti trovi sul tuo Cruscotto personale, dove hai a disposizione la tua anagrafica per la Gestione del profilo, le tue Negoziazioni in corso, una sezione di Servizi offerti dalla Piattaforma utili a gestire i tuoi Acquisti e la tua Area dei Messaggi, dalle imprese e dal Sistema.

L’avvio di un appalto specifico nell’ambito del Sistema Dinamico di Acquisti (SDA) può avvenire da:

1. Link rapido Acquista > Sistema Dinamico;
2. Link rapido Avvia Appalto Specifico dalla sezione Sistema Dinamico dal tuo cruscotto.

1. Cliccando “Acquista”, dal menù principale, scegli dalla lista degli strumenti “Sistema Dinamico”. A questo punto visualizzi l’elenco di tutte le iniziative di acquisto per lo strumento selezionato (Sistema Dinamico) e puoi utilizzare i filtri laterali per perfezionare la tua ricerca. Seleziona il Bando Istitutivo Farmaci.

Una volta selezionato il Bando Istitutivo Farmaci hai la possibilità di:

• Consultare la documentazione relativa al bando, all’interno della sezione “Documentazione del Bando”: Determina a contrarre, Documentazione firmata digitalmente, Documentazione non firmata digitalmente, etc;

• Creare un Appalto Specifico selezionando l’apposito pulsante “Crea Appalto Specifico”:

2. Se invece selezioni Avvia Appalto Specifico dalla Sezione Sistema Dinamico del tuo cruscotto, scegli tra l’elenco l’iniziativa da cui vuoi partire per creare l’AS.

Puoi utilizzare anche il comando FILTRA per cercare direttamente l’iniziativa di riferimento, inserendo il relativo numero o il nome.

Seleziona poi il risultato della tua ricerca e clicca su CREA.

Avviata la procedura di creazione dell’Appalto Specifico, il sistema ti propone la seguente pagina:

Nella pagina “Nuovo appalto specifico” compila tutte le informazioni richieste per definire la struttura della negoziazione:

• Nome Appalto Specifico: inserisci il nome della procedura di gara che sarà visibile agli operatori economici;
• CPV: CPV Prodotti farmaceutici, è un campo preimpostato;
• Bando Istitutivo: Bando istitutivo farmaci, è un campo preimpostato;
• Tipologia di Procedura: Campo preimpostato al valore “Ristretta”;
• Criterio di Aggiudicazione: Campo preimpostato al valore “Minor Prezzo”;
• Valore Appalto Specifico: la SA dovrà inserire l’importo presunto dell’AS per l’intera durata del contratto, al netto IVA (oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze inclusi);
• Durata del contratto (n° mesi): la SA dovrà indicare la durata complessiva del contratto espressa in mesi;
• Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso: Campo facoltativo, puoi indicare l’importo di eventuali oneri applicabili;

Per tornare indietro, alla pagina della ricerca e visualizzazione degli appalti specifici, seleziona ANNULLA; altrimenti per confermare e creare l’Appalto Specifico, seleziona SALVA.

Ultimata la fase di configurazione della schermata introduttiva, selezionando il pulsante SALVA, crei l’Appalto Specifico.

Una volta salvata la creazione dell'AS, nella sezione di sinistra, il sistema ti propone diversi passi di cui si compone la procedura di configurazione:

• Dati principali;
• Documentazione;
• Lotti;
• Inviti;
• Comunicazione;
• Copia.

Non è necessario terminare la compilazione di un passo per poter accedere al successivo, ma potrai lavorare contestualmente e in modo svincolato su una sezione piuttosto che su un’altra, senza rispettarne la sequenzialità.

Passo 1 – Dati Principali

La pagina di gestione dei DATI PRINCIPALI si presenta ricca di informazioni e divisa nelle seguenti sezioni:

• Struttura Appalto Specifico: in cui visualizzi
  • i campi relativi alla struttura dell’Appalto Specifico già definiti nella pagina iniziale di creazione del “Nuovo Appalto Specifico”, con l’aggiunta dei campi: Numero Appalto Specifico, Regole di aggiudicazione e Formulazione Offerta Economica;
  • i campi che è possibile modificare, in tutto o in parte, tramite l’icona “matita” (Nome Appalto Specifico – Valore Appalto Specifico – Durata del contratto – Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso).

• In corrispondenza del campo Regola di Aggiudicazione della Gara, puoi scegliere una tra le seguenti opzioni:

• Aggiudicazione automatica della gara a migliore offerta - criterio che trovi già impostato a sistema e che puoi modificare;
• Aggiudicazione automatica della gara a tutti i concorrenti del lotto – il sistema si predispone per aggiudicare contestualmente e massivamente a tutti i concorrenti del lotto, a prescindere dal loro posizionamento in graduatoria;
• Aggiudicazione della gara mediante accesso alla graduatoria – prevede un’aggiudicazione libera, non vincolata alla graduatoria elaborata dal sistema;
• Aggiudicazione mista secondo la diversa regola prevista per i lotti – prevede un’aggiudicazione differenziata per gruppi di lotti. La scelta del criterio di aggiudicazione sarà poi effettuato successivamente alla pubblicazione dell'AS tramite la funzionalità REGOLA DI AGGIUDICAZIONE.

• Buste di gara: sezione che offre la facoltà di aggiungere una busta aggiuntiva alle buste standard (amministrativa ed economica). La nuova busta eventualmente aggiunta sarà automaticamente posizionata dopo la busta economica.

Per effettuare l’inserimento di una busta di gara aggiuntiva, seleziona il pulsante AGGIUNGI BUSTA e valorizza i campi relativi a:

• Nome busta: campo obbligatorio che permette di inserire il nome alla busta;
• Fase: campo obbligatorio che contiene i seguenti elementi:
  • Amministrativa;
  • Economica;
  • Tecnica.

• Responsabile del Procedimento: la sezione è impostata con i dati del PO creatore dell’appalto o del PO associato al PI creatore, definiti in fase di configurazione dell’AS.

Puoi inserire un Responsabile del procedimento diverso dal PO, facendo una ricerca per Nome, Cognome e Codice Fiscale del soggetto che vuoi associare alla figura del RdP.

Da sapere che
L'utente al quale si vuole assegnare il ruolo di RdP dovrà avere un profilo da semplice registrato e non necessariamente essere un PO/PI.

• Ente Committente: nel caso in cui l’ente committente dovesse coincidere con la stazione appaltante, seleziona “SI”.

In caso contrario, seleziona “NO” e definisci l’ente committente attraverso le funzioni “CERCA” ed “INSERISCI”, ricercandolo tra gli enti già registrati a sistema o procedendo all’inserimento manuale in caso di nuovo ente.

• Date: la sezione ti permette di definire le date dell’iniziativa. In particolare:

• Termine richiesta chiarimenti: rappresenta la data limite entro la quale gli Operatori Economici potranno chiedere alla Stazione Appaltante chiarimenti sul contenuto della documentazione di gara. La data ha carattere puramente informativo. Il sistema, infatti, consentirà l’invio di richieste di chiarimenti sino alla data di termine di presentazione delle offerte. Dalla pubblicazione della gara fino alla scadenza della stessa il pulsante invia chiarimenti sarà disponibile.

• Termine presentazione delle offerte rappresenta la data limite entro la quale i concorrenti potranno inviare la propria offerta a sistema. Le offerte ricevute oltre tale termine non saranno accettate dal sistema;

• Data seduta pubblica telematica data in cui la Stazione Appaltante intende avviare le attività di seduta pubblica, che si svolgeranno in modalità telematica. Il campo è facoltativo e tale data è puramente informativa, è sempre possibile spostare la data indicata, inviando una comunicazione ai concorrenti.

• Ultimata la fase di configurazione dei Dati principali, seleziona “SALVA” per consentire al sistema di acquisire le informazioni inserite.

Passo 2 – Documentazione

Dal menù laterale a sinistra seleziona “Documentazione” per gestire la documentazione da fornire in consultazione ai concorrenti e le richieste documentali che i partecipanti dovranno sottoporre in fase di predisposizione dell’offerta.

La pagina si compone di due parti, una sezione “Documentazione” e una sezione “Dichiarazioni aggiuntive” (pagina di esclusiva consultazione/visualizzazione).

Dopo aver spuntato la casella relativa all’accettazione delle condizioni, con cui dichiari di essere responsabile dei documenti e degli eventuali link che inserirai nella procedura, seleziona il tasto “PROSEGUI” e accedi alla pagina relativa alla gestione della Documentazione.

In questa schermata visualizzi lo schema documentale della gara, composto da tre tabelle corrispondenti a:

• Documentazione da Consultare (documenti che la SA offre in consultazione ai fornitori);
• Busta Amministrativa;
• Busta Economica.

Se hai previsto nella tua gara una busta aggiuntiva, dovrai necessariamente predisporre almeno una sezione documentale corrispondente a tale busta, in cui i concorrenti dovranno caricare il/i documento/i richiesto/i oppure dovrai inserire l’eventuale documentazione da fornire in consultazione.

Alcuni documenti/richieste presenti in tabella non sono modificabili né eliminabili; trattasi di documenti predisposti da Consip, come ad esempio il Capitolato d’Oneri, fac-simile che disciplina le modalità di svolgimento della gara sul sistema telematico e fissa le condizioni e le procedure per la presentazione dell’offerta. Tale documento può essere modificato solo nelle parti consentite e dovrà essere integrato da ciascuna amministrazione con le informazioni e le regole relative al singolo Appalto Specifico

A titolo esemplificativo, in tale documento si dovranno specificare:

• l’indirizzo di posta certificata dell’Amministrazione procedente;
• la sezione del sito www.acquistinretepa.it in cui sarà resa disponibile la documentazione di gara nonché i chiarimenti richiesti dagli Operatori Economici interessati relativamente alla medesima documentazione; 
• i termini entro cui potranno essere richiesti informazioni complementari e/o chiarimenti;
• il nominativo del Responsabile del Procedimento. Si ricorda che il RUP dovrà abilitarsi come Punto Ordinante (PO) al Portale AcquistinretePA per lo strumento 'Sistema dinamico di acquisizione'. Per la registrazione e l'utilizzo di tale strumento è necessario il possesso della firma digitale. 

Il documento è visibile nella sezione “Documentazione Da Consultare”.

Nella colonna “Allegato”, cliccando sull’icona rappresentativa del fac-simile, puoi scaricare il relativo file e, una volta ricaricato il documento attraverso l’apposito tasto (colonna “AZIONI”), visualizzarlo nella colonna “ Allegato (PA) “.

Puoi “Aggiungere Allegati” scegliendo dal tuo PC il documento da allegare ed inserendo una breve descrizione del documento o, alternativamente, inserire una pagina WEB (URL).

Anche nelle altre sezioni (Busta Amministrativa e Busta Economica), puoi ritrovare ulteriori righe documentali inserite da Consip e relative a:

• Dichiarazione Sostitutiva di Partecipazione; documento firmato digitalmente dall’Operatore Economico e prodotto automaticamente dal sistema, in cui sono riportate alcune autodichiarazioni rilasciate in fase di ammissione e le autodichiarazioni sottomesse ai fini della partecipazione (forma di partecipazione, lotti di interesse, eventuali classi di ammissione, etc.);
• Documento di Offerta Economica; documento firmato digitalmente dai concorrenti e prodotto automaticamente dal sistema in base ai dati di offerta inseriti dagli Operatori Economici. Nel documento di offerta economica vengono indicati dai concorrenti i costi della sicurezza. Tali costi non vengono computati nell'offerta economica e potranno essere valutati dalla Commissione ai fini dell'anomalia dell'offerta;
• Cauzione Provvisoria ed ulteriori documenti a corredo: tale documentazione deve essere caricata on-line e inviata tramite la piattaforma. In caso di partecipazione a più lotti, potrà essere presentata un’unica cauzione provvisoria di importo cumulativo per i lotti per cui si intende partecipare e riportante il numero di lotti per cui la cauzione è prestata. Il concorrente dovrà, inoltre, produrre l’impegno di un fideiussore (istituto bancario o assicurativo o intermediario finanziario iscritto nell’albo di cui all’articolo 106 del D. Lgs. n. 385/1993) a rilasciare la garanzia per l’esecuzione del contratto, qualora il concorrente risultasse aggiudicatario;
• Ulteriore documentazione di carattere tecnico-economico: prevedere tale sezione nel caso in cui si ritenga opportuno chiedere ai concorrenti ulteriore documentazione di carattere tecnico-economico (ad esempio: ove il singolo lotto richieda più dosaggi, la Stazione Appaltante potrà richiedere la produzione attraverso il sistema di un documento riepilogativo degli AIC offerti, redatto a cura del concorrente e sottoscritto a mezzo di firma digitale).

Puoi inserire ulteriore documentazione, oltre a quella già prevista da Consip. Selezionando il tasto “AGGIUNGI DOCUMENTO”, hai la possibilità di aggiungere tre tipologie di documenti:

• Documentazione da Produrre;
• Documentazione da Reinviare;
• Documentazione da Consultare

Se vuoi aggiungere documentazione che necessita di essere prodotta, seleziona la relativa tipologia (DOCUMENTAZIONE DA PRODURRE) e inserisci le informazioni necessarie.

• Il sistema apre una pagina che permette l’inserimento dei seguenti campi:
• Descrizione: campo obbligatorio, in cui è possibile digitare la descrizione del documento (massimo di 1.000 caratteri);
• Fase Busta : campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina rappresentante le buste a cui potrebbe far riferimento la documentazione (amministrativa, economica ed eventuali aggiuntive);
• Modalità di Invio: campo obbligatorio, relativo alla modalità di invio della documentazione;
• Obbligatorietà: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante quanti documenti vengono ammessi e se il loro inserimento è obbligatorio o facoltativo;
• Ambito: campo obbligatorio. Il valore della tendina dipende dai seguenti eventi:

• Se scegli il valore “Amministrativa” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Gara”;
• Se scegli il valore “Economica” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Lotti”;

• Firma Digitale: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessaria la firma digitale o meno. Tutti i documenti, che la SA deve caricare con obbligo di firma digitale sono vincolanti, il sistema non permette l’operazione se la firma digitale non è valida;
• Invio Congiunto da Parte di Operatori Riuniti: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessario un invio congiunto da parte di operatori riuniti o meno;
• Allega un Fac-Simile della Documentazione da Produrre: campo facoltativo, che permette l’inserimento di un file. Il documento che viene allegato deve seguire le seguenti regole:

• Il nome del file non deve superare i 255 caratteri;
• Non deve contenere caratteri speciali;
• La dimensione non deve superare i 20 MB.

Selezionando AGGIUNGI, la documentazione sarà inserita nel sistema.

Puoi aggiungere documentazione che necessita di essere reinviata da parte dell’Operatore Economico selezionando la relativa tipologia (DOCUMENTAZIONE DA REINVIARE).

Il sistema apre una pagina che permette l’inserimento dei seguenti campi:

• Descrizione: campo obbligatorio, in cui è possibile digitare la descrizione del documento (massimo di 1.000 caratteri);
• Fase Busta: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina rappresentante le buste a cui potrebbe far riferimento la documentazione (amministrativa, economica ed eventuali aggiuntive);
• Modalità di Invio: campo obbligatorio, relativo alla modalità di invio della documentazione;
• Obbligatorietà: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante quanti documenti vengono ammessi e se il loro inserimento è obbligatorio o facoltativo;
• Ambito: campo obbligatorio. Il valore della tendina dipende dai seguenti eventi:

• Se l’utente sceglie il valore “Amministrativa” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Gara”;
• Se l’utente sceglie il valore “Economica” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Lotti”;

• Firma Digitale: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessaria la firma digitale o meno. Tutti i documenti, che la SA deve caricare con obbligo di firma digitale sono vincolanti, il sistema non permette l’operazione se la firma digitale non è valida;
• Invio Congiunto da Parte di Operatori Riuniti: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessario un invio congiunto da parte di operatori riuniti o meno;
• Allega un Fac-Simile della Documentazione da Produrre: campo facoltativo, che permette l’inserimento di un file. Il documento che viene allegato deve seguire le seguenti regole:

• Il nome del file non deve superare i 255 caratteri;
• Non deve contenere caratteri speciali;
• La dimensione non deve superare i 20 MB.
  

Seleziona AGGIUNGI per inserire la documentazione nel sistema.

Seleziona AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE DA CONSULTARE, per aggiungere invece documentazione che necessita di essere consultata, con la possibilità di allegare un file o un URL.

I campi visualizzati dal sistema sono:

• Descrizione: campo obbligatorio, in cui è possibile digitare la descrizione del documento (massimo di 1000 caratteri);
• Ambito: campo obbligatorio, contenente un menù a tendina che consente di scegliere l’ambito della documentazione (gara o lotto);
• Allega il documento che può essere consultato: campo obbligatorio, che permette l’inserimento di un file. Il documento che viene allegato deve seguire le seguenti regole:

• ll nome del file non deve superare i 255 caratteri;
• Non deve contenere caratteri speciali;
• La dimensione non deve superare i 20 MB.

• Diversamente, se decidi di inserire un URL, visualizzerai il campo Url, che ti permette l’inserimento di un indirizzo web.

A questo punto si attiverà il pulsante “Valida”, che ti consentirà di verificare se il link è in un formato accettabile.

Dichiarazioni Aggiuntive

La sezione denominata “Dichiarazioni Aggiuntive” è una sezione esclusivamente di visualizzazione ed è relativa a dichiarazioni predisposte da Consip, che il fornitore dovrà confermare.

Nell’ambito del tuo Appalto Specifico, potrai gestire, qualora previsto, la modifica o l’eliminazione delle dichiarazioni aggiuntive predisposte da Consip in base ai vincoli presenti per ciascuna dichiarazione.

Le dichiarazioni in merito, rilasciate dall’Operatore Economico, confluiranno nei documenti generati dal sistema.

Passo 3 – Lotti

Per procedere alla compilazione dei lotti, seleziona la voce LOTTI dal menù laterale.

Al momento del primo accesso, il contatore in corrispondenza della voce di menù riporta “0” come valore. Tale campo si alimenta con l’inserimento progressivo dei lotti.

Da sapere che
Al momento del caricamento della pagina, potresti essere informato della pubblicazione di un nuovo dizionario farmaci.

Cliccando PROSEGUI il messaggio viene chiuso e accedi alla pagina dei lotti.

La pagina dei lotti che visualizzi è composta da diverse sezioni:

• Importazione massiva lotti;
• Inserimento singolo lotto;
• Gestione lotti;
• Generazione finale Tabella elenco lotti.

Importazione Massiva dei Lotti

Per procedere all’inserimento massivo dei lotti, devi seguire i seguenti passaggi:

• Scaricare il template elenco lotti;
• Eliminare i principi attivi che non sono di tuo interesse;
• Compilare il modello per tutti i lotti che intendi inserire;
• Ricaricare a sistema il template compilato.

Esporta Template Elenco Lotti (Compilazione Massiva)

Il primo passo per effettuare l’importazione di un gran numero di lotti è quello di scaricare il template elenco lotti utilizzando l’apposita funzione.

Apri la scheda relativa alla sezione Importazione Massiva Lotti e seleziona il pulsante Scarica in corrispondenza del campo Template Elenco Lotti.

ll sistema ti permette di scaricare il template elenco lotti contenente tutti i farmaci provenienti dal dizionario predisposto da Consip e utilizzabili per le negoziazioni.

Di seguito sono riassunti i campi e le modalità di compilazione della Tabella elenco lotti.

Dati	Note per la compilazione
Numero Lotto	Indicare il numero del lotto
Sub Lotto	Indicare i sub lotti di cui si compone un lotto. Le casistiche possono essere ricondotte a: se il lotto è formato da una sola riga costituita da principio attivo/forma farmaceutica/dosaggio indicare sempre la lettera a); nel caso in cui si voglia richiedere offerta per più forme farmaceutiche e/o dosaggi dello stesso principio attivo, indicare per ciascuna riga componente il lotto, lo stesso numero di lotto e lettere diverse (es. a, b, c, ecc.). In questo caso, il fornitore è chiamato a presentare offerta per ciascun sublotto, pena l’esclusione dal lotto; se il lotto è formato da principi attivi/forme farmaceutiche/dosaggi diversi tra i quali il fornitore può selezionare la singola combinazione che intende fornire, indicare lo stesso numero di lotto e la stessa lettera per ogni singola riga. Tale modalità può essere utilizzata in caso, ad esempio di equivalenza terapeutica (nei limiti previsti dall’art. 15, comma 11-ter, del D.L. 95/212 convertito con modificazioni nella L. 135/2012) o qualora sia indifferente per l’Amministrazione la tipologia di forma farmaceutica o il dosaggio richiesto (es. Capsule e compresse). N.B. In questo caso la Stazione Appaltante deve indicare sempre la stessa unità di misura, la stessa quantità e la stessa base d’asta per ogni riga.
CIG	Indicare il Codice Identificativo di Gara (CIG): uno per ogni lotto. Potrai perfezionare la richiesta del CIG (inserendo le date relative all’inizio e alla fine della procedura di gara) solo in fase di avvio del confronto concorrenziale
CODICE ATC	Tale valore è presente a Sistema ed eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”.
PRINCIPIO ATTIVO	A sistema sono presenti i principi attivi inclusi nell’Elenco Prodotti. Eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”.
FORMA FARMACEUTICA	Eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”.
DOSAGGIO	Eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”.
UNITA’ DI MISURA	Indicare l’unità di misura del medicinale, utilizzando le denominazioni proposte da Consip nella tabella Anagrafica Unità di Misura, presente nella “Tabella elenco lotti”. L’unità di misura può differire da quelle proposte, ma in caso di nuova unità di misura (ovvero non presente nell’anagrafica unità di misura), questa, deve essere comunicata a Consip, prima del caricamento a sistema del capitolato, mediante l'area comunicazione del Sistema NB: se si seleziona come unità di misura: U.I., G, ML, Se si seleziona come unità di misura: U.I., G, ML si ricorda di adeguare la quantità e la base d'asta all'unità di misura indicata.
VIA DI SOMMINISTRAZIONE/INDICAZIONI TERAPEUTICHE	Indicare facoltativamente, le modalità di somministrazione del medicinale, ad esempio: topica orale
QUANTITA’	Indicare la quantità di medicinale per unità di misura.
BASE D’ASTA	Indicare la base d’asta per il medicinale richiesto, inserendo massimo 5 cifre decimali. N.B. La Base d’asta deve essere riferita all’unità di misura così come lo sarà il prezzo offerto dai fornitori.
NOTE	Campo facoltativo in cui è possibile indicare eventuali ulteriori informazioni che consentano si specificare meglio il fabbisogno, in termini, ad esempio, di forma farmaceutica, dosaggio, confezionamento o particolari destinazioni d’uso (es. Si richiede Flacone in PVC, Si richiede confezione da 120 capsule, Si accettano a capsule che compresse, uso pediatrico, etc.

Una volta visualizzato il file, compila il foglio “Elenco” in base alle indicazioni del foglio “Istruzioni” e dell’”Anagrafica Unità di Misura”.

Alternativamente, selezionando il triangolino rosso in corrispondenza di ogni cella di intestazione, visualizzi dei messaggi relativi alla corretta compilazione della Tabella.

Da sapere che
Ti raccomandiamo di non modificare i dati dei principi attivi presenti nel file excel e di non aggiungere nuove voci, in quanto tali interventi comprometterebbero il buon esito del caricamento.

Qualsiasi variazione (incluso l’inserimento di uno spazio) rispetto al modello scaricato non è riconosciuta dal sistema.

Fai attenzione perché il caricamento massivo sovrascrive tutte le operazioni precedentemente eseguite.

Inoltre, inserisci solo file con formato excel, diversamente il sistema restituirebbe un messaggio di errore.

Una volta compilato il file, procedi al suo caricamento nel sistema dal pulsante IMPORTA.

Caricato il file, il contatore si alimenterà con il numero dei lotti inseriti e validati con successo mentre la sezione Importazione massiva lotti verrà prospettata con le seguenti informazioni:

• Link Template Elenco Lotti con errori;
• Link Scarica Report Errori;
• Righe Totali;
• Righe validate;
• Righe in errore.

Hai la possibilità di scaricare il file precedentemente importato utilizzando il link corrispondente al nome del file:

Da sapere che
Nella “Tabella elenco lotti” i campi relativi ai prodotti sono precompilati. Questi campi, ad eccezione della via di somministrazione, sono sottoposti a validazione da parte del Sistema, che effettua un confronto formale dei campi inseriti, restituendo un riscontro immediato.

Qualsiasi variazione (incluso l’inserimento di uno spazio), rispetto al modello scaricato, dei campi relativi ai prodotti, non è riconosciuta dal Sistema.

Cliccando invece sul link "Scarica Report Errori" potraai scaricare il relativo report e procedere alle opportune correzioni.

• In questo caso viene abilitato il link per il download del relativo file excel “Report Errori; seleziona il link e salva il report per procedere alle opportune correzioni.

Da sapere che
Nel caso di mancata correzione degli errori segnalati, potrai comunque procedere alla pubblicazione dell’Appalto Specifico, la cui Tabella Elenco Lotti si presenterà priva dei predetti lotti errati.

E’ possibile che non tutti i prodotti oggetto di gara siano inclusi nella Tabella Elenco Lotti. Per la raccolta dei fabbisogni di prodotti NON presenti:

Caso 1 - Prodotti inclusi nella “Tabella elenco lotti”

Per la raccolta dei fabbisogni di prodotti già presenti a sistema utilizza il file excel “Tabella elenco lotti”, senza effettuare alcuna modifica alle informazioni già contenute nel modello.

Caso 2 - Prodotti NON inclusi nella “Tabella elenco lotti”

Per la raccolta dei fabbisogni di prodotti NON presenti a sistema, ovvero prodotti caratterizzati da valori diversi in uno o più tra:

• ATC;
• PRINCIPIO ATTIVO;
• FORMA FARMACEUTICA;
• DOSAGGIO;

devi procedere a comunicare a Consip, tramite file excel, la loro integrazione, così da consentire l’aggiornamento tempestivo dell’allegato 1 del Bando Istitutivo SDAPA Farmaci “Elenco Prodotti” e conseguentemente i valori ammissibili dal sistema.

Da sapere che
Ti segnaliamo che non è possibile richiedere un’integrazione per prodotti già presenti nell’elenco ma descritti in maniera differente (es. per uno stesso ATC, Principio Attivo, Forma Farmaceutica, il dosaggio 4 MG/4 ML ha lo stesso significato di 4 ML (1 ML/MG) per cui non può rappresentare un’integrazione). Sono fatte salve eventuali eccezioni che devono essere comunicate a Consip.
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Dopo aver predisposto il file di integrazione, devi comunicarlo a Consip mediante l'apposita area del Sistema (funzionalità Filo Diretto con il Programma), a cui accedi dalla sezione “ Servizi” del cruscotto, dopo aver inserito la tua utenza e password.

Consip effettuerà una valutazione preventiva delle richieste di integrazione provenienti dalle Stazioni Appaltanti, al fine di verificare che i prodotti:

• non siano già presenti nel catalogo dello SDAPA;
• non siano riconducibili a farmaci già esistenti nel suddetto catalogo;
• siano prodotti negoziabili sullo SDAPA, ossia siano prodotti riconducibili alla categoria merceologica “farmaci”, nonché in possesso della relativa Autorizzazione all’ Immissione in Commercio (AIC).

Consip verificherà inoltre che la Stazione Appaltante abbia seguito le regole di nomenclatura previste nell’ Allegato 1 – “Elenco prodotti”.

Consip comunicherà, entro 15 giorni lavorativi dalla data di invio della richiesta, l’esito della normalizzazione dei dati inseriti, affinché la Stazione Appaltante li possa integrare nel file “Tabella elenco lotti”. Il file così integrato, non deve essere ulteriormente modificato e può essere caricato a sistema affinché la Piattaforma recepisca le informazioni relative ai lotti.

Per eliminare il file che hai importato precedentemente, è necessario effettuare l’operazione di import massivo dei lotti dall’inizio. In questo modo il file precedente viene sovrascritto dal nuovo template.

Report Errori

Seleziona link per il download del file “Report Errori” in formato excel e salva il report per poter opportunamente modificare gli errori segnalati. Cliccando sulle celle evidenziate (bordate) potrai visualizzare il relativo messaggio di errore.

Nello sheet denominato “Riepilogo Errori”, sono riportati esclusivamente gli errori segnalati, ciascuno dei quali, se selezionato, riporta alla sezione principale, ossia quella relativa all’elenco dei farmaci.

Nello sheet “ISTRUZIONI” è invece consultabile la legenda dei colori associati agli eventuali errori:

Di seguito puoi visualizzare alcune tipologie di errori che possono presentarsi:

Inserimento Singolo Lotto

L’inserimento dei dati relativi ai prodotti che saranno oggetto di gara, può essere effettuato non solo attraverso la compilazione del foglio di calcolo “Tabella Elenco Lotti”, predisposto in fase di raccolta dei fabbisogni, ma alternativamente, per singolo Lotto, inserendo manualmente i dati per ciascun lotto.

In entrambi i casi la Stazione Appaltante visualizza sia i dati precompilati a sistema (non modificabili), sia i campi vuoti da compilare seguendo scrupolosamente le indicazioni fornite nelle schermate di configurazione lotti e, in caso di caricamento massivo, nel primo foglio del file excel.

Questa funzionalità ti permette di inserire, modificare ed eliminare direttamente a sistema i dati per singolo lotto (si tratta delle stesse informazioni richieste nel foglio di calcolo).

Il controllo delle informazioni inserite è effettuato simultaneamente all’invio. La Piattaforma, quindi, segnalerà in tempo reale i dati validi/non validi.

Per l’inserimento del lotto secondo tale modalità devi selezionare la sezione “Inserimento Singolo Lotto“.

Inserisci il numero di Lotto ed eventualmente il CIG e seleziona AGGIUNGI NUOVO LOTTO. Il sistema ti restituisce una riga precompilata, in cui la Basa d’Asta verrà successivamente calcolata in base alla Bas d’Asta che inserirai per i sublotti.

È possibile ricercare il Farmaco tra quelli presenti nel Dizionario Farmaci una ricerca secondo i seguenti parametri: Principio Attivo, Codice ATC, Forma Farmaceutica, Dosaggio, Unità di misura.

Saranno così visualizzati i dati precompilati e non modificabili del dizionario. Una volta selezionato il principio attivo di interesse (tasto AZIONI), dovrai procedere alla compilazione dei campi di tua competenza.

A questo punto il sistema ti ripropone la riga da te selezionata, con la possibilità di inserire i dati relativi ad un eventuale sublotto.

Definiti i parametri del sublotto, procedi al suo inserimento cliccando INSERISCI SUBLOTTO.

Recepito il sublotto, il sistema procede al calcolo della base d’asta del relativo Lotto aggiornando anche il contatore presente in alto a destra della sezione “Gestione Lotto”

Da sapere che
Le casistiche per la compilazione dei sublotti possono essere ricondotte a:

• se il lotto è formato da una sola riga costituita da principio attivo/forma farmaceutica/dosaggio indicare sempre la lettera a);
  
• nel caso in cui si voglia richiedere l’offerta per più forme farmaceutiche e/o dosaggi dello stesso principio attivo, indicare per ciascuna riga componente il lotto, lo stesso numero di lotto e lettere diverse (es. a, b, c, ecc.). In questo caso, il fornitore è chiamato a presentare l’offerta per ciascun sublotto, pena l’esclusione dal lotto;
  
• se il lotto è formato da principi attivi/forme farmaceutiche/dosaggi diversi tra i quali il fornitore può selezionare la singola combinazione che intende fornire (cd. Lotti in equivalenza), indicare lo stesso numero di lotto e la stessa lettera per ogni singola riga. Tale modalità può essere utilizzata in caso, ad esempio di equivalenza terapeutica (nei limiti previsti dall’art. 15, comma 11-ter, del D.L. 95/212 convertito con modificazioni nella L. 135/2012) o qualora sia indifferente per l’Amministrazione la tipologia di forma farmaceutica o il dosaggio richiesto (es. Capsule e compresse).
  

N.B. In questo caso la Stazione Appaltante deve indicare sempre la stessa unità di misura, la stessa quantità e la stessa base d’asta per ogni riga.

Nel caso tu debba procedere con l’inserimento di ulteriori sublotti, cerca nuovamente per principio attivo.

In questo caso la base d’asta complessiva è determinata dalla somma delle basi d’asta dei singoli sublotti che compongono il lotto.

Hai la possibilità di gestire i dati relativi ad ogni sublotto, utilizzando le funzioni di:

• Modifica sublotto (icona a forma di matita);

• Eliminazione sublotto (icona cestino);

• Aggiunta sublotto in equivalenza (icona documenti).

  

  MODIFICA SUBLOTTO

Seleziona l’icona a matita per accedere alla riga corrispondente alla funzione attivata. Il sistema restituisce i campi precedentemente compilati che ora puoi andare a modificare

ELIMINAZIONE SUBLOTTO

Puoi procedere all’eliminazione di un sublotto, selezionando la relativa icona.

AGGIUNTA SUBLOTTO IN EQUIVALENZA

Nel caso in cui tu voglia aggiungere sublotti in equivalenza, seleziona l’apposita funzione.

A questo punto il sistema ti predispone una riga in cui risultano già valorizzati e bloccati i campi relativi alla quantità e alla base d’asta. Procedi con la ricerca del principio attivo.

Una volta individuato, inserisci il sublotto nel relativo lotto, cliccando sul pulsante INSERISCI SUBLOTTO.

Gestione Lotti

Dalla sezione Gestione Lotto puoi ricercare i lotti che sono stati importati nel sistema tramite inserimento massivo o manuale.

Puoi apportare modifiche ai lotti precedentemente inseriti, ricercando puntualmente (NUMERO LOTTO) o tramite appositi filtri (RICERCA PER CARATTERISTICHE).

Selezionando la freccia in corrispondenza del lotto da modificare, puoi procedere con l’eliminazione, la modifica e l’aggiunta di lotti in equivalenza.

Puoi anche ricercare tutti i lotti presenti nel tuo Appalto Specifico, non inserendo nel campo “Numero Lotto” alcuna cifra.

Definito il parametro della ricerca, il sistema ti permette di entrare nella sezione “Gestione Lotto e “Gestisci Sublotto”, in cui può eseguire le seguenti operazioni:

• Aggiungere un sublotto;
• Modificare un sublotto sia per quanto riguarda i dati, sia per la sostituzione di un principio attivo;
• Eliminare un sublotto;
• Aggiungere un sublotto in equivalenza.

Generazione Finale Tabella Elenco Lotti

Una volta completata la predisposizione dei lotti di gara, procedi alla generazione finale della Tabella Lotti, che dovrà essere successivamente firmata digitalmente e ricaricata a sistema.

Il documento caricato, confluirà automaticamente nella sezione DOCUMENTAZIONE da consultare (TABELLA ELENCO LOTTI), andando ad aggiungersi alla lista dei documenti come allegato di documentazione dell’AS .

Per generare il documento “Tabella Elenco Lotti” in formato excel e contenente tutti i lotti inseriti per l’Appalto Specifico, seleziona il pulsante “GENERA FILE” presente nella sezione.

Il sistema quindi genera il file Tabella Elenco Lotti in formato excel contenente tutti i lotti inseriti per l’Appalto Specifico.

Firma digitalmente Il file dopo averlo salvato e poi procedi a ricaricarlo nel sistema.

Seleziona ALLEGA per importare a sistema la Tabella firmata. Un messaggio di avvenuta conferma dell’operazione è ora visibile e il pulsante ALLEGA viene mutato con l’icona “Elimina”.

Passo 4 – Inviti

Seleziona la voce di menu laterale INVITI, partendo dalla pagina dei dati principali del tuo appalto specifico nello stato “Bozza”.

In questo passo è prevista la generazione automatica del documento di lettera di invito e l’obbligo di firma digitale della stessa ai fini della pubblicazione dell’Appalto specifico. È possibile generare il documento solo dopo aver inserito le date di gara (termine richiesta di chiarimenti, termine presentazione offerte, eventuale data per seduta pubblica). I passaggi da eseguire sono i seguenti:

• download del file “Lettera di invito” prodotto dalla piattaforma;
• firma digitale dello stesso;
• upload del file nella versione firmata digitalmente.

Nel caso in cui si renda necessaria una modifica delle date di gara dopo aver già caricato a sistema la lettera d’invito firmata digitalmente, il sistema provvederà automaticamente ad eliminare il file da te caricato, che dovrà essere generato e firmato nuovamente al fine di recepire la modifica delle date. Ti raccomandiamo di fare attenzione ad utilizzare esclusivamente il file prodotto dal sistema nell’ultima versione generata, per evitare eventuali disallineamenti nei dati visibili ai concorrenti. Il file da te caricato confluirà automaticamente nella sezione “documentazione da consultare” presente nel passo DOCUMENTAZIONE. In assenza della lettera di invito firmata digitalmente non sarà possibile pubblicare l’Appalto specifico.

A seguito della pubblicazione dell’AS, il documento di lettera d’invito sarà visibile agli operatori economici invitati nel tab “DOCUMENTAZIONE" presente nel Riepilogo gara.

In questa pagina, oltre a visualizzare le informazioni di ogni singolo Operatore Economico, sono presenti anche tre contatori relativi a:

• “Fornitori totali invitati”;
• “Fornitori attivi”;
• “Fornitori sospesi”;

E' possibile selezionare la freccia in corrispondenza del campo “Filtri”, per consultare i fornitori in elenco in modo puntuale.

Il sistema apre una sezione che ti permette l’inserimento dei seguenti filtri:

• Ragione Sociale;
• Partita IVA,
• Stato di Ammissione al Bando Istitutivo, menù a tendina che contiene i due stati:

• Ammesso;
• Sospeso;

Selezionando FILTRA, il sistema provvede a restituirti i fornitori sulla base dei filtri impostati.

Riepilogo e Pubblicazione

Prima di procedere con la pubblicazione, controlla le informazioni inserite in fase di configurazione e riportate nella pagina di “RIEPILOGO.

La schermata di riepilogo si articola nelle seguenti sezioni:

• Dati Principali, in cui è possibile visualizzare i dati inseriti durante la procedura di creazione dell’AS;

• Lotti, presenta una tabella unica per tutti i lotti compilati;

• Documentazione, in cui sono elencati i documenti allegati e gli adempimenti/documenti richiesti ai concorrenti per sottomettere l’offerta (es. Appalto Specifico, Capitolato tecnico, Capitolato d’oneri, CIG, Cauzione, Dichiarazione Sostitutiva di Partecipazione, etc.);

• Lista fornitori invitati, in cui è presente l’elenco dei fornitori invitati automaticamente dal sistema.

In basso ad ogni sezione sono presenti due pulsanti:

• “ANNULLA, con cui sarai indirizzato ai passi di predisposizione dell’Appalto, nel caso tu abbia la necessità di apportare modifiche alla gara;
• “CONFERMA”, che ti permette di procedere alla pubblicazione.

Una volta selezionato il pulsante CONFERMA, ti viene mostrato un messaggio di avvenuta pubblicazione dell’appalto. Da questo momento, il tuo Appalto Specifico, sarà disponile nella pagina di ricerca con lo stato “Pubblicato”.

Dopo la pubblicazione verrà prodotto il riepilogo di invito, in formato pdf.

Da sapere che
Per pubblicare la gara:

• se sei un Punto Ordinante seleziona il pulsante PUBBLICAZIONE;
  
• se sei un Punto Istruttore, devi inviare l’iniziativa al PO selezionando il pulsante INVIA IN APPROVAZIONE AL PO. L’iniziativa confluisce nell’area personale del PO nell’elenco “bozze in approvazione” e l’evento viene notificato sulla Piattaforma telematica mentre una copia è inviata via mail al PO. Il PO può eventualmente modificare l’iniziativa e procedere alla pubblicazione.

L’Appalto Specifico e la relativa documentazione saranno disponibili agli operatori economici invitati in un’apposita sezione riservata. A seguito dell’avvio della gara, a tutti i fornitori invitati viene inviata una notifica automatica relativa all’invito nell’area “Messaggi personali” e via e-mail.

Da sapere che
In risposta all’invito, potranno presentare offerta unicamente gli Operatori Economici ammessi alle categorie merceologiche oggetto dell’Appalto Specifico le cui dichiarazioni rese in fase di ammissione siano pervenute o siano ancora valide al momento della sottomissione dell’offerta e/o che abbiano una domanda di rinnovo dati in corso di valutazione da parte di Consip.

Altre funzionalità (post-pubblicazione)

Per consentire la gestione dell’iniziativa dopo il suo avvio, il Sistema ti mette a disposizione le seguenti funzionalità:

• Gestione Documenti da consultare;
• Regola di aggiudicazione (solo se in fase di inserimento dei Dati principali si è scelta la regola di aggiudicazione mista);
• Comunicazioni;
• Modifica Date Gara;
• Sospensione Gara/Lotto;
• Revoca Gara/Lotto;
• Copia Gara;

Gestione documenti da consultare

La nuova funzione utente “Gestione documenti da Consultare” ti permette di gestire la documentazione da consultare già pubblicata e di aggiungere un nuovo documento.

Selezionato il pulsante AGGIUNGI DOCUMENTO, si apre una schermata in cui è possibile compilare tutti i campi necessari all’inserimento del documento.

Nel caso invece in cui tu voglia modificare un documento da consultare precedentemente inserito (in fase di configurazione), oppure un documento predisposto da Consip, seleziona l’icona a forma di matita in corrispondenza dello stesso.

A questo punto, puoi effettuare tutte le modifiche che ritieni necessarie, cambiando sia i campi, sia sostituendo il documento o la URL (previa eliminazione del precedente file/URL).

Una volta effettuate tutte le modifiche desiderate, per confermare l’operazione seleziona il pulsante MODIFICA, altrimenti puoi premere ANNULLA per ritornare alla pagina di visualizzazione dei documenti da consultare.

Regola di aggiudicazione

La funzionalità REGOLA DI AGGIUDICAZIONE sarà visibile solo nel caso in cui, al momento della configurazione dell' AS (sezione DATI PRINCIPALI), come regola di aggiudicazione si è scelta l'opzione "Aggiudicazione mista secondo la diversa regola prevista per i lotti". Una volta aperto il Riepilogo dell'AS pubblicato si visualizzerà un disclaimer che ricorderà la necessità di assegnare ai lotti (singoli o gruppi) una specifica regola di aggiudicazione.

Una volta cliccato sulla voce REGOLA DI AGGIUDICAZIONE presente nel menù di sinistra, all'interno della sezione lotti da assegnare, si visualizzerà l'elenco dei lotti caricati.

Seleziona il/i lotto/i interessati e tramite il menù a tendina nel campo Regola di aggiudicazione scegli la regola più opportuna tra "Migliore offerta", "Tutti i concorrenti" e "Selezione da graduatoria". Successivamente clicca sul pulsante ASSEGNA REGOLA.

Il sistema restituirà un messaggio di conferma assegnazione della regola.

I lotti selezionati e a cui hai assegnato una specifica regola di aggiudicazione sono automaticamente inseriti nella sezione Lotti assegnati. Per ognuno dei lotti la sezione riporta la regola di aggiudicazione scelta e la data di assegnazione.

Tale sezione permette anche di:

• effettuare delle ricerche specifiche applicando i seguenti filtri: numero lotto o range lotti, regola di aggiudicazione e data di assegnazione.

• scaricare un riepilogo (formato excel) dei lotti assegnati, cliccando sul pulsante ESPORTA LOTTI ASSEGNATI
  

Infine è possibile anche eliminare la regola di aggiudicazione assegnata, selezionando il lotto o range di lotti di interesse e cliccando sul pulsante ELIMINA ASSEGNAZIONE in basso a sinistra.

Comunicazioni

Per garantire maggiore tracciabilità e affidabilità nello scambio d’informazioni tra gli utenti della Piattaforma, tutte le comunicazioni transitano sul sistema.

Ciascun utente (P.A. e fornitore), nel dettaglio di ogni Appalto Specifico, ha a disposizione una sezione Comunicazioni che consente di inviare nuove comunicazioni, rispondere a quelle ricevute e consultare in ogni momento comunicazioni ricevute e inviate.

Da sapere che
Ai sensi dell’art. 40 del Codice degli Appalti:

• le comunicazioni e gli scambi di informazioni nell’ambito delle procedure di cui al presente codice svolte da Centrali di Committenza sono eseguiti utilizzando mezzi di comunicazione elettronici ai sensi dell’articolo 5-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale);

• l’area Comunicazioni disponibile sul sistema soddisfa le prescrizioni della predetta norma;

• sia i Punti Ordinanti sia le Imprese, all’atto dell’Abilitazione, dichiarano e sottoscrivono che “per la ricezione di ogni eventuale comunicazione e/o di richieste di chiarimento e/o integrazione della documentazione presentata, il Concorrente elegge domicilio presso l'Area comunicazioni del Sistema”.

Una volta pubblicato l’Appalto Specifico hai la possibilità di comunicare con i Fornitori tramite l’apposita area “ Comunicazioni “, cui accedi dal menù laterale.

La pagina si presenta organizzata in due sezioni, quella relativa ai “Messaggi”, legata alle comunicazioni manuali e quella relativa alle “Notifiche”, legata alle comunicazioni automatiche di sistema.

In corrispondenza di ogni sezione, è associato un contatore, indicante il numero di messaggi/notifiche ricevute per l’Appalto Specifico selezionato.

Puoi accedere, selezionando l’icona a “freccia”, al dettaglio di un messaggio per visualizzare la comunicazione originale, le risposte inviate e ricevute.

Il sistema delle comunicazioni disponibile si delinea come una sorta di ufficio postale virtuale, che riceve le comunicazioni dal mittente e le mette a disposizione del destinatario. Ogni comunicazione è caratterizzata pertanto da un Rapporto di Consegna, attraverso cui il sistema traccia, registra e mette a disposizione del mittente informazioni utili affinché abbia garanzia del buon esito dell’invio della sua comunicazione.

È possibile effettuare un aggiornamento delle informazioni selezionando il pulsante AGGIORNA.

Nel caso in cui per un messaggio sia stata inviata una risposta da parte dell’Operatore Economico, verrà visualizzato, nel dettaglio del messaggio, il pulsante RISPONDI.

Puoi inserire una nuova comunicazione selezionando il relativo tasto.

Modifica Date Gara

Tale funzione ti consente di cambiare le date inserite in fase di gara. Le modifiche effettuate dovranno essere rese note a tutti i fornitori invitati mediante apposita comunicazione.

Seleziona la voce di menu “Modifica date di gara” visualizzata accedendo ad un AS in stato “Pubblicato” e procedi alla modifica. La funzionalità è attivabile fino all’apertura della busta amministrativa; una volta aperta la busta amministrativa, la modifica non sarà più possibile.

La funzione produrrà un nuovo Riepilogo d’invito ( Riepilogo Gara > Documentazione ) per la PA, del tutto analogo a quello prodotto al momento della pubblicazione dell’Appalto Specifico, ma con l’inserimento delle nuove date.

Sospensione Gara Lotto

Tale funzione ti consente di sospendere l’iniziativa in via temporanea e con effetto immediato.

È possibile sospendere uno o più lotti singolarmente oppure procedere alla sospensione della intera gara. Se i termini per la presentazione delle offerte sono ancora aperti, non è consentita la sottomissione di nuove offerte da parte degli Operatori Economici fino riattivazione dei lotti sospesi e/o Gara sospesa. Il procedimento sospeso relativo alla Gara o al singolo lotto può essere annullato con effetto immediato selezionando ANNULLA SOSPENSIONE.

Inserisci le motivazioni relative alla sospensione e indica la data e l’ora in cui la gara/lotto sarà sospeso.

Da sapere che
Prima della riattivazione della gara, ricorda di aggiornare la data termine presentazione offerta.

Revoca Gara/Lotto

Tale funzione, disponibile dalla pubblicazione della gara, ti consente di annullare in via definitiva l’Appalto Specifico oppure uno o più lotti.

In entrambi i casi, definisci le motivazioni della revoca e indica la data e l’ora in cui l’appalto sarà revocato. L’iniziativa revocata NON può essere riattivata, in quanto la revoca è un’azione definitiva e irreversibile, tuttavia essa potrà essere copiata.

Copia Gara

Tale funzionalità ti consente di creare un nuovo Appalto Specifico copiando dati e impostazioni di un Appalto Specifico già creato ed in qualsiasi stato, non solo pubblicato (inclusi “Bozza, “Sospeso” e “Revocato”).

Una volta premuto il pulsante COPIA, il sistema provvede ad effettuare la copia dell’Appalto Specifico selezionato. Vengono riportati tutti i dati e tutti i documenti presenti. Provvedi a sostituire i dati (es. CIG, farmaci, importi) e i documenti che devono essere eventualmente modificati e procedi a generare e ricaricare la tabella elenco lotti firmata digitalmente.

In particolare:

• Viene generato un nuovo numero di Appalto Specifico;
• Vengono copiati i dati principali e la documentazione predisposta dalla PA nell’Appalto Specifico;
• Il campo "Ente committente coincide con la stazione appaltante?" viene valorizzato di default a "SI";
• Non sarà copiato il Responsabile del Procedimento se diverso dal PO;
• Saranno copiate tutte le buste, anche aggiuntive, se presenti;
• Sarà copiata tutta la documentazione predisposta dalla PA;
• Saranno copiati tutti i lotti;
• Gli inviti non saranno copiati;
• Le date “Termine richiesta chiarimenti”, “Termine presentazione offerte” e “Data seduta pubblica telematica” non saranno copiate.

È possibile riconoscere la bozza creata, dal nome automatico attribuito dal sistema (“Copia di ….”) e, selezionando il tasto evidenziato nella figura di seguito, potrai eseguire l’accesso ed apportare tutte le modifiche che ritieni opportune, ripercorrendo i passi di composizione dell’iniziativa.