Appalto Specifico SDA Farmaci - creazione e avvio

Nell’ambito del Sistema Dinamico di Acquisizione, le Pubbliche Amministrazioni possono predisporre delle vere e proprie gare sotto e sopra soglia comunitaria, in cui gli Operatori Economici abilitati al Bando Istitutivo presentano le offerte che saranno oggetto dell' Appalto Specifico (di seguito, per brevità AS). Di seguito si definiscono delle linee guida per la creazione di un Appalto Specifico nel Sistema dinamico Farmaci.

Le fasi di un Appalto Specifico

Le Pubbliche Amministrazioni che intendono indire un Appalto Specifico attraverso il Bando SDA Farmaci, devono seguire il processo di seguito riportato:

Figura 1 - Macro descrizione delle fasi di un Appalto Specifico

1.1 Raccolta dei Fabbisogni

La raccolta dei fabbisogni rappresenta la fase che precede la creazione di un Appalto Specifico.

Per effettuare la raccolta dei fabbisogni le Stazioni Appaltanti abilitate al Bando Istitutivo Farmaci possono servirsi dell’allegato “Tabella elenco lotti”.

Tale documento individua i prodotti tramite ATC, principio attivo, forma farmaceutica e dosaggio. Al fine di assicurare uno standard comune a tutti i prodotti, tale elenco può essere integrato esclusivamente da Consip sulla base delle segnalazioni delle PA inviate attraverso l’apposita funzionalità del sistema ( Filo diretto con il Programma ).

1.2 Creazione Appalto Specifico e Invito Fornitori

L’Appalto Specifico costituisce un invito a presentare un’offerta conforme a quanto previsto nella documentazione di gara, rivolto agli Operatori Economici che hanno conseguito l’ammissione al bando istitutivo farmaci entro la data di invio della lettera d’invito.

Nella documentazione dell’Appalto Specifico, la Stazione Appaltante definisce i prodotti oggetto della procedura di acquisto, individua le quantità, i lotti, le basi d’asta e disciplina le condizioni contrattuali.

Il confronto competitivo può essere indetto da un Punto Ordinante (PO), abilitato allo SDAPA ed in possesso di firma digitale, che viene automaticamente riconosciuto dal Sistema come Responsabile del procedimento. La creazione della gara sul Sistema può anche essere svolta da un Punto Istruttore (PI), esclusa la fase di invito dei fornitori, che dovrà comunque essere ultimata dal PO.

Nella lettera d’invito si definiscono i termini entro i quali è possibile richiedere chiarimenti e presentare le offerte e la data in cui si terrà la seduta pubblica.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png

Da sapere che…

Per poter operare nell’ambito dello SDAPA come Responsabile del Procedimento è necessaria l’ammissione a tale strumento d’acquisto, per cui: - se sei un Nuovo Utente devi: effettuare la Registrazione Base al Portale Acquisti in Rete, con la quale ricevi da sistema Utenza e Password; abilitarti come PO scegliendo lo SDAPA quale strumento di acquisto. Per effettuare l’abilitazione inserisci “nome utente” e “password” nella Homepage di www.acquistinretepa.it e dalla tua Area Personale seleziona il link “Il mio profilo> Abilitazione> Punto Ordinante”. - se sei un utente Registrato Base devi: abilitarti come PO scegliendo lo SDAPA quale strumento di acquisto. Per effettuare l’abilitazione inserisci “nome utente” e “password” nella Homepage di www.acquistinretepa.it e dalla tua Area Personale seleziona il link “Il mio profilo> Abilitazione> Punto Ordinante”. - se sei un Punto Ordinante devi: aggiornare l’informazione relativa agli strumenti d’acquisto con i quali intendi operare, inserendo “nome utente” e “password” nella Homepage di www.acquistinretepa.it e dalla tua Area Personale selezionando il link “Il mio profilo> Modifica abilitazione> Punto Ordinante> Modifica – Strumenti di acquisto”. Per abilitarti allo SDAPA devi essere in possesso della firma digitale.

1.3 Valutazione delle Offerte e Aggiudicazione della Gara

Prima di procedere all’apertura della documentazione di gara, la Piattaforma telematica permette di creare la Commissione di gara in modo tale che i membri possano accedere ai documenti d’offerta.

Il sistema prevede l’elaborazione automatizzata delle offerte, la compilazione della graduatoria e la gestione del processo di valutazione (esclusione offerte, aggiudicazione) e la gestione della seduta pubblica in modalità telematica.

Per avviare la procedura di creazione di un Appalto Specifico, inserisci “nome utente” e “password” nella Homepage di www.acquistinretepa.it.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image3.pngFigura 2 - Login homepage di www.acquistinretepa.it

Ti trovi sul tuo Cruscotto personale, dove hai a disposizione la tua anagrafica per la Gestione del

profilo, le tue Negoziazioni in corso, una sezione di Servizi offerti dalla Piattaforma utili a gestire i tuoi

Acquisti e la tua Area dei Messaggi, dalle imprese e dal sistema.

L’avvio di un appalto specifico nell’ambito del Sistema Dinamico di Acquisti (SDA) può avvenire da:

1. Link rapido Acquista > Sistema Dinamico;
2. Link rapido Avvia Appalto Specifico dalla sezione Sistema Dinamico dal tuo cruscotto.

1. Cliccando “Acquista”, dal menù principale, scegli dalla lista degli strumenti “Sistema Dinamico”

Figura 3 – Avvio Appalto Specifico tramite menù Acquista

A questo punto visualizzi l’elenco di tutte le iniziative di acquisto per lo strumento selezionato (Sistema Dinamico) e puoi utilizzare i filtri laterali per perfezionare la tua ricerca.

Scegli il Bando Istitutivo Farmaci.

Figura 4 – Avvio Appalto Specifico tramite menù Acquista

Una volta selezionata l’iniziativa di tuo interesse, hai la possibilità di:

• Consultare la documentazione all’interno delle sezioni di:

• “Documentazione del Bando”: Determina a contrarre, Documentazione firmata digitalmente, Documentazione non firmata digitalmente, etc;
• “Documentazione dell’Iniziativa”: Linee guida specifiche della categoria merceologica scelta;
• “Altra Documentazione”: eventuale documentazione relativa ad edizioni precedenti.

• File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image6.png

Figura 5 – Consultazione Documentazione del Bando

• File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image6.pngCreare un appalto specifico selezionando l’apposito pulsante “Crea Appalto Specifico”:

Figura 6 – Pulsante Crea Appalto Specifico

2. Se invece selezioni Avvia Appalto Specifico dalla Sezione Sistema Dinamico del tuo cruscotto, scegli tra l’elenco l’iniziativa da cui vuoi partire per creare l’AS.

Immagine che contiene testo, screenshot, strada Descrizione generata automaticamente

Figura 7 – Pulsante Crea Appalto Specifico

Puoi utilizzare anche il comando Filtra per cercare direttamente l’iniziativa di riferimento, inserendo il relativo numero o il nome.

Seleziona poi il risultato della tua ricerca e clicca su CREA.

Immagine che contiene testo, screenshot, interni Descrizione generata automaticamente

Figura 8 – Pulsante Crea dal comando Filtra

Avviata la procedura di creazione dell’Appalto Specifico, il sistema ti propone la seguente pagina:

Figura 9 – Pagina “Nuovo appalto specifico”

Nella pagina “Nuovo appalto specifico” compila tutte le informazioni richieste per definire la struttura della negoziazione:

• Nome Appalto Specifico: inserisci il nome della procedura di gara che sarà visibile agli operatori economici;
• CPV: CPV Prodotti farmaceutici, è un campo preimpostato;
• Bando Istitutivo: Bando istitutivo farmaci, è un campo preimpostato;
• Tipologia di Procedura: Campo preimpostato al valore “Ristretta”;
• Criterio di Aggiudicazione: Campo preimpostato al valore “Minor Prezzo”;
• Valore Appalto Specifico: la SA dovrà inserire l’importo presunto dell’AS per l’intera durata del contratto, al netto IVA (oneri per la sicurezza dovuti a rischi da interferenze inclusi);
• Durata del contratto (n° mesi): la SA dovrà indicare la durata complessiva del contratto espressa in mesi;
• Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso: Campo facoltativo, puoi indicare l’importo di eventuali oneri applicabili;

Per tornare indietro, alla pagina della ricerca e visualizzazione degli appalti specifici, seleziona ANNULLA; altrimenti per confermare e creare l’Appalto Specifico, seleziona SALVA.

Figura 10 – Campi pagina “Nuovo appalto specifico” e pulsante SALVA

Ultimata la fase di configurazione della schermata introduttiva, selezionando il pulsante SALVA, crei l’Appalto Specifico.

Configurazione e gestione della gara

Una volta salvata la creazione dell'AS, nella sezione di sinistra, il sistema ti propone, nella sezione di sinistra, i diversi passi di cui si compone la procedura di configurazione:

• Dati principali;
• Documentazione;
• Lotti;
• Inviti;
• Comunicazione;
• Copia.

Non è necessario terminare la compilazione di un passo per poter accedere al successivo, ma potrai lavorare contestualmente e in modo svincolato su una sezione piuttosto che su un’altra, senza rispettarne la sequenzialità.

Figura 11 – Pagina DATI PRINCIPALI

Passo 1 – Dati Principali

La pagina di gestione dei dati principali si presenta ricca di informazioni e divisa nelle seguenti sezioni:

• Struttura Appalto Specifico: in cui visualizzi

• i campi relativi alla struttura dell’Appalto specifico già definiti nella pagina per la creazione del “Nuovo Appalto Specifico”, con l’aggiunta dei campi: Numero Appalto Specifico, Regole di aggiudicazione e Formulazione Offerta Economica;
• File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image13.pngi campi che è possibile modificare in tutto o in parte, tramite l’icona “matita” (Nome Appalto Specifico – Valore Appalto Specifico – Durata del contratto – Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso).

Figura 12 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Struttura dell’Appalto Specifico

• In corrispondenza del campo Regola di Aggiudicazione della Gara, puoi scegliere una tra le seguenti opzioni:

• Aggiudicazione automatica della gara a migliore offerta - criterio che trovi già impostato a sistema e che puoi modificare;
• Aggiudicazione automatica della gara a tutti i concorrenti del lotto – il sistema si predispone per aggiudicare contestualmente e massivamente a tutti i concorrenti del lotto, a prescindere dal loro posizionamento in graduatoria;
• Aggiudicazione della gara mediante accesso alla graduatoria – prevede un’aggiudicazione libera, non vincolata alla graduatoria elaborata dal sistema;
• Aggiudicazione mista secondo la diversa regola prevista per i lotti – prevede un’aggiudicazione differenziata per gruppi di lotti;

Figura 13 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Struttura dell’Appalto Specifico – Regole di aggiudicazione

• Buste di gara: sezione relativa alla gestione delle buste standard (amministrativa ed economica, sempre presenti) e delle buste aggiuntive, (tecnica, economica ed amministrativa) che si posizioneranno sempre dopo la busta economica e all’interno delle quali sono contenuti documenti che servono ad aggiungere informazioni alle buste standard;

Figura 14 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Buste di gara

Per effettuare l’inserimento di una busta di gara aggiuntiva, seleziona il pulsante AGGIUNGI BUSTA e valorizza i campi relativi a:

• Nome busta: campo obbligatorio che permette di inserire il nome alla busta;
• Fase: campo obbligatorio che contiene i seguenti elementi:
  • Amministrativa;
  • Economica;
  • Tecnica. File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image20.PNG

Figura 15 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Buste di gara – Inserimento busta aggiuntiva

• Responsabile del Procedimento: la sezione è impostata con i dati del PO creatore dell’appalto o del PO associato al PI creatore, definiti in fase di configurazione dell’AS.

Puoi inserire un Responsabile del procedimento diverso dal PO, facendo una ricerca per Nome, Cognome e Codice Fiscale del soggetto che vuoi associare alla figura del RdP.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png	Da sapere che…
	L'utente al quale si vuole assegnare il ruolo di RdP dovrà avere una registrazione base e non necessariamente essere un PO/PI.

Figura 16 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Responsabile del Procedimento

• Ente Committente: nel caso in cui l’ente committente dovesse coincidere con la stazione appaltante, seleziona “SI”.

Figura 17 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Ente committente

In caso contrario, seleziona “NO” e definisci l’ente committente attraverso le funzioni “CERCA” ed “INSERISCI”, ricercandolo tra gli enti già registrati a sistema o procedendo all’inserimento manuale in caso di nuovo ente.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image25.png Figura 18 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Buste di gara – Inserimento busta aggiuntiva

• Date: la sezione ti permette di definire le date dell’iniziativa. In particolare:

• Termine richiesta chiarimenti: rappresenta la data limite entro la quale gli Operatori Economici potranno chiedere alla Stazione Appaltante chiarimenti sul contenuto della documentazione di gara. La data ha carattere puramente informativo. Il sistema, infatti, consentirà l’invio di richieste di chiarimenti sino alla data di termine di presentazione delle offerte. Dalla pubblicazione della gara fino alla scadenza della stessa il pulsante invia chiarimenti sarà disponibile.

• Termine presentazione delle offerte rappresenta la data limite entro la quale i concorrenti potranno inviare la propria offerta a sistema. Le offerte ricevute oltre tale termine non saranno accettate dal sistema;

• Data seduta pubblica telematica data in cui la Stazione Appaltante intende avviare le attività di seduta pubblica, che si svolgeranno in modalità telematica. Il campo è facoltativo e tale data è puramente informativa, è sempre possibile spostare la data indicata, inviando una comunicazione ai concorrenti.

Figura 19 – Pagina DATI PRINCIPALI – Sezione Date

• Ultimata la fase di configurazione dei Dati principali, seleziona “SALVA” per consentire al sistema di acquisire le informazioni inserite.

  2. == Passo 2 – Documentazione ==

Dal menù laterale a sinistra seleziona “Documentazione” per gestire la documentazione da fornire in consultazione ai concorrenti e le richieste documentali che i partecipanti dovranno sottoporre in fase di predisposizione dell’offerta.

Figura 20 – Pagina DOCUMENTAZIONE

La pagina si compone di due parti, una sezione “Documentazione” e una sezione “Dichiarazioni aggiuntive” (pagina di esclusiva consultazione/visualizzazione).

Dopo aver spuntato la casella relativa all’accettazione delle condizioni, con cui dichiari di essere responsabile dei documenti e degli eventuali link che inserirai nella procedura, seleziona il tasto “PROSEGUI” e accedi alla pagina relativa alla gestione della Documentazione.

In questa schermata visualizzi lo schema documentale della gara, composto da tre tabelle corrispondenti a:

• Documentazione da Consultare (documenti che la SA offre in consultazione ai fornitori);
• Busta Amministrativa;
• Busta Economica.

Se presenti Buste Aggiuntive, sarà predisposta un’apposita tabella per ognuna di esse, rispettando l’ordine impartito nella sezione “Buste di gara” nella pagina dei dati principali.

Figura 21 –Pagina DOCUMENTAZIONE

Alcuni documenti/richieste presenti in tabella non sono modificabili né eliminabili; trattasi di documenti predisposti da Consip, come ad esempio il Capitolato d’Oneri, fac-simile che disciplina le modalità di svolgimento della gara sul sistema telematico e fissa le condizioni e le procedure per la presentazione dell’offerta. Tale documento può essere modificato solo nelle parti consentite e dovrà essere integrato da ciascuna amministrazione con le informazioni e le regole relative al singolo Appalto Specifico

A titolo esemplificativo, in tale documento si dovranno specificare:

• l’indirizzo di posta certificata dell’Amministrazione procedente;
• la sezione del sito www.acquistinretepa.it in cui sarà resa disponibile la documentazione di gara nonché i chiarimenti richiesti dagli Operatori Economici interessati relativamente alla medesima documentazione; 
• i termini entro cui potranno essere richiesti informazioni complementari e/o chiarimenti;
• il nominativo del Responsabile del Procedimento. Si ricorda che il RUP dovrà abilitarsi come Punto Ordinante (PO) al Portale AcquistinretePA per lo strumento 'Sistema dinamico di acquisizione'. Per la registrazione e l'utilizzo di tale strumento è necessario il possesso della firma digitale. 

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image30.pngIl documento è visibile nella sezione “Documentazione Da Consultare”.

Figura 22 –Pagina Documentazione – Sezione Documentazione Da Consultare

Nella colonna “Allegato”, cliccando sull’icona rappresentativa del fac-simile, puoi scaricare il relativo file e, una volta ricaricato il documento attraverso l’apposito tasto (colonna “AZIONI”), visualizzarlo nella colonna “ Allegato (PA) “.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image31.pngPuoi “Aggiungere Allegati” scegliendo dal tuo PC il documento da allegare ed inserendo una breve descrizione del documento o, alternativamente, inserire una pagina WEB ( URL )

Figura 23 –Pagina Documentazione – Sezione Documentazione Da Consultare – Dettaglio aggiungi file/URL

Figura 24 –Pagina Documentazione – Sezione Documentazione da consultare – Dettaglio colonna Allegato (PA)

Anche nelle altre sezioni (Busta Amministrativa e Busta Economica), puoi ritrovare ulteriori righe documentali inserite da Consip e relative a:

• Dichiarazione Sostitutiva di Partecipazione; documento firmato digitalmente dall’Operatore Economico e prodotto automaticamente dal sistema, in cui sono riportate alcune autodichiarazioni rilasciate in fase di ammissione e le autodichiarazioni sottomesse ai fini della partecipazione (forma di partecipazione, lotti di interesse, eventuali classi di ammissione, etc.);
• Documento di Offerta Economica; documento firmato digitalmente dai concorrenti e prodotto automaticamente dal sistema in base ai dati di offerta inseriti dagli Operatori Economici. Nel documento di offerta economica vengono indicati dai concorrenti i costi della sicurezza. Tali costi non vengono computati nell'offerta economica e potranno essere valutati dalla Commissione ai fini dell'anomalia dell'offerta;
• Cauzione Provvisoria ed ulteriori documenti a corredo: tale documentazione deve essere caricata on-line e inviata tramite la piattaforma. In caso di partecipazione a più lotti, potrà essere presentata un’unica cauzione provvisoria di importo cumulativo per i lotti per cui si intende partecipare e riportante il numero di lotti per cui la cauzione è prestata. Il concorrente dovrà, inoltre, produrre l’impegno di un fideiussore (istituto bancario o assicurativo o intermediario finanziario iscritto nell’albo di cui all’articolo 106 del D. Lgs. n. 385/1993) a rilasciare la garanzia per l’esecuzione del contratto, qualora il concorrente risultasse aggiudicatario;
• Ulteriore documentazione di carattere tecnico-economico: prevedere tale sezione nel caso in cui si ritenga opportuno chiedere ai concorrenti ulteriore documentazione di carattere tecnico-economico (ad esempio: ove il singolo lotto richieda più dosaggi, la Stazione Appaltante potrà richiedere la produzione attraverso il sistema di un documento riepilogativo degli AIC offerti, redatto a cura del concorrente e sottoscritto a mezzo di firma digitale).

Puoi inserire ulteriore documentazione, oltre a quella già prevista da Consip. Selezionando il tasto “AGGIUNGI DOCUMENTO”, hai la possibilità di aggiungere tre tipologie di documenti:

• Documentazione da Produrre;
• Documentazione da Reinviare;
• Documentazione da ConsultareFile:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image37.png

Figura 25 – Pagina Documentazione – Aggiungi documento

Figura 26 – Pagina Documentazione – Documentazione da produrre

Se vuoi aggiungere documentazione che necessita di essere prodotta, seleziona la relativa tipologia (DOCUMENTAZIONE DA PRODURRE) e inserisci le informazioni necessarie.

• Il sistema apre una pagina che permette l’inserimento dei seguenti campi:
• Descrizione: campo obbligatorio, in cui è possibile digitare la descrizione del documento (massimo di 1.000 caratteri);
• Fase Busta : campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina rappresentante le buste a cui potrebbe far riferimento la documentazione (amministrativa, economica ed eventuali aggiuntive);
• Modalità di Invio: campo obbligatorio, relativo alla modalità di invio della documentazione;
• Obbligatorietà: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante quanti documenti vengono ammessi e se il loro inserimento è obbligatorio o facoltativo;
• Ambito: campo obbligatorio. Il valore della tendina dipende dai seguenti eventi:

• Se scegli il valore “Amministrativa” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Gara”;
• Se scegli il valore “Economica” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Lotti”;

• Firma Digitale: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessaria la firma digitale o meno. Tutti i documenti, che la SA deve caricare con obbligo di firma digitale sono vincolanti, il sistema non permette l’operazione se la firma digitale non è valida;
• Invio Congiunto da Parte di Operatori Riuniti: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessario un invio congiunto da parte di operatori riuniti o meno;
• Allega un Fac-Simile della Documentazione da Produrre: campo facoltativo, che permette l’inserimento di un file. Il documento che viene allegato deve seguire le seguenti regole:

• Il nome del file non deve superare i 255 caratteri;
• Non deve contenere caratteri speciali;
• La dimensione non deve superare i 20 MB.

Selezionando AGGIUNGI, la documentazione sarà inserita nel sistema.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image40.pngFigura 27 – Pagina Documentazione – Documentazione da reinviare

Puoi aggiungere documentazione che necessita di essere reinviata da parte dell’Operatore Economico selezionando la relativa tipologia (DOCUMENTAZIONE DA REINVIARE).

Il sistema apre una pagina che permette l’inserimento dei seguenti campi:

• Descrizione: campo obbligatorio, in cui è possibile digitare la descrizione del documento (massimo di 1.000 caratteri);
• Fase Busta: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina rappresentante le buste a cui potrebbe far riferimento la documentazione (amministrativa, economica ed eventuali aggiuntive);
• Modalità di Invio: campo obbligatorio, relativo alla modalità di invio della documentazione;
• Obbligatorietà: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante quanti documenti vengono ammessi e se il loro inserimento è obbligatorio o facoltativo;
• Ambito: campo obbligatorio. Il valore della tendina dipende dai seguenti eventi:

• Se l’utente sceglie il valore “Amministrativa” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Gara”;
• Se l’utente sceglie il valore “Economica” dal campo “Fase Busta”, il sistema completa automaticamente il campo “Ambito” con “Lotti”;

• Firma Digitale: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessaria la firma digitale o meno. Tutti i documenti, che la SA deve caricare con obbligo di firma digitale sono vincolanti, il sistema non permette l’operazione se la firma digitale non è valida;
• Invio Congiunto da Parte di Operatori Riuniti: campo obbligatorio, che contiene un menù a tendina indicante se è necessario un invio congiunto da parte di operatori riuniti o meno;
• Allega un Fac-Simile della Documentazione da Produrre: campo facoltativo, che permette l’inserimento di un file. Il documento che viene allegato deve seguire le seguenti regole:

• Il nome del file non deve superare i 255 caratteri;
• Non deve contenere caratteri speciali;
• File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image42.png La dimensione non deve superare i 20 MB.

Figura 28 – Pagina Documentazione – Dettaglio Documentazione da reinviare

Seleziona AGGIUNGI per inserire la documentazione nel sistema.

Immagine che contiene testo Descrizione generata automaticamente

Figura 29 – Pagina Documentazione – Documentazione da consultare

Seleziona AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE DA CONSULTARE, per aggiungere invece documentazione che necessita di essere consultata, con la possibilità di allegare un file o un URL.

I campi visualizzati dal sistema sono:

• Descrizione: campo obbligatorio, in cui è possibile digitare la descrizione del documento (massimo di 1000 caratteri);
• Ambito: campo obbligatorio, contenente un menù a tendina che consente di scegliere l’ambito della documentazione (gara o lotto);
• Allega il documento che può essere consultato: campo obbligatorio, che permette l’inserimento di un file. Il documento che viene allegato deve seguire le seguenti regole:

• ll nome del file non deve superare i 255 caratteri;
• Non deve contenere caratteri speciali;
• La dimensione non deve superare i 20 MB.

Figura 30 – Pagina Documentazione – Dettaglio Documentazione da consultare (1/2)

• Diversamente, se decidi di inserire un URL, visualizzerai il campo Url, che ti permette l’inserimento di un indirizzo web.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image47.pngA qesto punto si attiverà il pulsante “Valida”, che ti consentirà di verificare se il link è in un formato accettabile.

Figura 31 – Pagina Documentazione – Dettaglio Documentazione da consultare (2/2)

Dichiarazioni Aggiuntive

La sezione denominata “Dichiarazioni Aggiuntive” è una sezione esclusivamente di visualizzazione ed è relativa a dichiarazioni predisposte da Consip, che il fornitore dovrà confermare.

Nell’ambito del tuo Appalto Specifico, potrai gestire, qualora previsto, la modifica o l’eliminazione delle dichiarazioni aggiuntive predisposte da Consip in base ai vincoli presenti per ciascuna dichiarazione.

Le dichiarazioni in merito, rilasciate dall’Operatore Economico, confluiranno nei documenti generati dal sistema.

Immagine che contiene testo, screenshot, interni Descrizione generata automaticamente

Figura 32 – Dichiarazioni aggiuntive

Passo 3 – Lotti

Per procedere alla compilazione dei lotti, seleziona la voce LOTTI dal menù laterale.

Al momento del primo accesso, il contatore in corrispondenza della voce di menù riporta “0” come valore. Tale campo si alimenta con l’inserimento progressivo dei lotti.

Figura 33 – Pagina Lotti

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png	Da sapere che…
Al momento del caricamento della pagina, potresti essere informato della pubblicazione di un nuovo dizionario farmaci. Cliccando PROSEGUI il messaggio viene chiuso e accedi alla pagina dei lotti.File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image51.png Figura 34 – Messaggio di Attenzione

La pagina dei lotti che visualizzi è composta da diverse sezioni:

• Importazione massiva lotti;
• Inserimento singolo lotto;
• Gestione lotti;
• Generazione finale Tabella elenco lotti.

Figura 35 – Sezioni Pagina Lotti

2.3.1 Importazione Massiva dei Lotti

Per procedere all’inserimento massivo dei lotti, devi seguire i seguenti passaggi:

• Scaricare il template elenco lotti;
• Eliminare i principi attivi che non sono di tuo interesse;
• Compilare il modello per tutti i lotti che intendi inserire;
• Ricaricare a sistema il template compilato.

Esporta Template Elenco Lotti (Compilazione Massiva)

Il primo passo per effettuare l’importazione di un gran numero di lotti è quello di scaricare il template elenco lotti utilizzando l’apposita funzione.

Apri la scheda relativa alla sezione Importazione Massiva Lotti e seleziona il pulsante Scarica in corrispondenza del campo Template Elenco Lotti.

Figura 36 – Template elenco lotti

ll sistema ti permette di scaricare il template elenco lotti contenente tutti i farmaci provenienti dal dizionario predisposto da Consip e utilizzabili per le negoziazioni.

Il template elenco lotti può essere suddiviso in due sezioni:

• una relativa alla definizione dei lotti, i cui campi sono:

• numero Lotto;
• Sublotto;
• CIG;
• Quantità;
• Unità di misura;
• Base d’asta;

• una relativa alla definizione dei prodotti, funzionale anche alla raccolta dei fabbisogni farmaceutici richiesti, i cui campi sono:

• Codice ATC;
• Principio Attivo;
• Forma Farmaceutica;
• Dosaggio;
• Via di Somministrazione;
• Note.

Di seguito sono riassunti i campi e le modalità di compilazione della Tabella elenco lotti.

Dati	Note per la compilazione
Numero Lotto	Indicare il numero del lotto
Sub Lotto	Indicare i sub lotti di cui si compone un lotto. Le casistiche possono essere ricondotte a: se il lotto è formato da una sola riga costituita da principio attivo/forma farmaceutica/dosaggio indicare sempre la lettera a); nel caso in cui si voglia richiedere offerta per più forme farmaceutiche e/o dosaggi dello stesso principio attivo, indicare per ciascuna riga componente il lotto, lo stesso numero di lotto e lettere diverse (es. a, b, c, ecc.). In questo caso, il fornitore è chiamato a presentare offerta per ciascun sublotto, pena l’esclusione dal lotto; se il lotto è formato da principi attivi/forme farmaceutiche/dosaggi diversi tra i quali il fornitore può selezionare la singola combinazione che intende fornire, indicare lo stesso numero di lotto e la stessa lettera per ogni singola riga. Tale modalità può essere utilizzata in caso, ad esempio di equivalenza terapeutica (nei limiti previsti dall’art. 15, comma 11-ter, del D.L. 95/212 convertito con modificazioni nella L. 135/2012) o qualora sia indifferente per l’Amministrazione la tipologia di forma farmaceutica o il dosaggio richiesto (es. Capsule e compresse). N.B. In questo caso la Stazione Appaltante deve indicare sempre la stessa unità di misura, la stessa quantità e la stessa base d’asta per ogni riga.
CIG	Indicare il Codice Identificativo di Gara (CIG): uno per ogni lotto. Potrai perfezionare la richiesta del CIG (inserendo le date relative all’inizio e alla fine della procedura di gara) solo in fase di avvio del confronto concorrenziale
CODICE ATC	Tale valore è presente a Sistema ed eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”, mediante l'area comunicazione del Sistema. Vedi paragrafo “Raccolta fabbisogni”
PRINCIPIO ATTIVO	A sistema sono presenti i principi attivi inclusi nell’Elenco Prodotti. Eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”, mediante l'area comunicazione del Sistema. Vedi paragrafo “Raccolta fabbisogni”
FORMA FARMACEUTICA	Eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”, mediante l'area comunicazione del Sistema. Vedi paragrafo “Raccolta fabbisogni”
DOSAGGIO	Eventuali integrazioni devono essere comunicate a Consip, prima del caricamento a sistema della “Tabella elenco lotti”, mediante l'area comunicazione del Sistema.
UNITA’ DI MISURA	Indicare l’unità di misura del medicinale, utilizzando le denominazioni proposte da Consip nella tabella Anagrafica Unità di Misura, presente nella “Tabella elenco lotti”. L’unità di misura può differire da quelle proposte, ma in caso di nuova unità di misura (ovvero non presente nell’anagrafica unità di misura), questa, deve essere comunicata a Consip, prima del caricamento a sistema del capitolato, mediante l'area comunicazione del Sistema NB: se si seleziona come unità di misura: U.I., G, ML, Se si seleziona come unità di misura: U.I., G, ML si ricorda di adeguare la quantità e la base d'asta all'unità di misura indicata.
VIA DI SOMMINISTRAZIONE/INDICAZIONI TERAPEUTICHE	Indicare facoltativamente, le modalità di somministrazione del medicinale, ad esempio: topica orale
QUANTITA’	Indicare la quantità di medicinale per unità di misura.
BASE D’ASTA	Indicare la base d’asta per il medicinale richiesto, inserendo massimo 5 cifre decimali. N.B. La Base d’asta deve essere riferita all’unità di misura così come lo sarà il prezzo offerto dai fornitori.
NOTE	Campo facoltativo in cui è possibile indicare eventuali ulteriori informazioni che consentano si specificare meglio il fabbisogno, in termini, ad esempio, di forma farmaceutica, dosaggio, confezionamento o particolari destinazioni d’uso (es. Si richiede Flacone in PVC, Si richiede confezione da 120 capsule, Si accettano a capsule che compresse, uso pediatrico, etc.

Una volta visualizzato il file, compila il foglio “Elenco” in base alle indicazioni del foglio “Istruzioni” e dell’”Anagrafica Unità di Misura”.

Figura 37 – Foglio Istruzioni

Figura 38 – Foglio Anagrafica Unità di Misura

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image56.pngAlternativamente, selezionando il triangolino rosso in corrispondenza di ogni cella di intestazione, visualizzi dei messaggi relativi alla corretta compilazione della Tabella.

Figura 39 – Pagina Elenco

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png

Da sapere che…

Ti raccomandiamo di non modificare i dati dei principi attivi presenti nel file excel e di non aggiungere nuove voci, in quanto tali interventi comprometterebbero il buon esito del caricamento. Qualsiasi variazione (incluso l’inserimento di uno spazio) rispetto al modello scaricato non è riconosciuta dal sistema. Fai attenzione perché il caricamento massivo sovrascrive tutte le operazioni precedentemente eseguite. Inoltre, inserisci solo file con formato excel, diversamente il sistema restituirebbe un messaggio di errore.

Una volta compilato il file, procedi al suo caricamento nel sistema dal pulsante IMPORTA.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image57.pngFigura 40 – Importazione template elenco lotti

Caricato il file, il contatore si alimenterà con il numero dei lotti inseriti e validati con successo mentre la sezione Importazione massiva lotti verrà prospettata con le seguenti informazioni:

• Link Template Elenco Lotti con errori;
• Link Scarica Report Errori;
• Righe Totali;
• Righe validate;
• Righe in errore.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image58.pngFigura 41 - Visualizzazione template elenco lotti caricato

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image59.pngHai la possibilità di scaricare il file precedentemente importato utilizzando il link corrispondente al nome del file:

Figura 42 – Link per scaricare template elenco fornitori

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png

Da sapere che…

Nella “Tabella elenco lotti” i campi relativi ai prodotti sono precompilati. Questi campi, ad eccezione della via di somministrazione, sono sottoposti a validazione da parte del Sistema, che effettua un confronto formale dei campi inseriti, restituendo un riscontro immediato. Qualsiasi variazione (incluso l’inserimento di uno spazio), rispetto al modello scaricato, dei campi relativi ai prodotti, non è riconosciuta dal Sistema.

• Nel caso in cui, durante l’importazione dei lotti, vengano riscontrati degli errori, il sistema, nel campo “Righe in Errore”, immetterà il numero dei lotti che non sono stati correttamente caricati.
• In questo caso viene abilitato il link per il download del relativo file excel “Report Errori; seleziona il link e salva il report per procedere alle opportune correzioni.
• Diversamente, nel caso di mancata correzione degli errori segnalati, potrai comunque procedere alla pubblicazione dell’Appalto Specifico, la cui Tabella Elenco Lotti si presenterà priva dei predetti lotti errati.

Non tutti i possibili prodotti oggetto di gara sono inclusi nella “Tabella elenco lotti”: a tal proposito si individuano due casistiche:

1. Prodotti inclusi nella “Tabella elenco lotti”,
2. Prodotti non inclusi nella “Tabella elenco lotti”.

Caso 1 - Prodotti inclusi nella “Tabella elenco lotti”

Per la raccolta dei fabbisogni di prodotti già presenti a sistema utilizza il file excel “Tabella elenco lotti”, senza effettuare alcuna modifica alle informazioni già contenute nel modello.

Caso 2 - Prodotti NON inclusi nella “Tabella elenco lotti”

Per la raccolta dei fabbisogni di prodotti NON presenti a sistema, ovvero prodotti caratterizzati da valori diversi in uno o più tra:

• ATC;
• PRINCIPIO ATTIVO;
• FORMA FARMACEUTICA;
• DOSAGGIO;

devi procedere a comunicare a Consip, tramite file excel, la loro integrazione, così da consentire l’aggiornamento tempestivo dell’allegato 1 del Bando Istitutivo SDAPA Farmaci “Elenco Prodotti” e conseguentemente i valori ammissibili dal sistema.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png	Da sapere che…
Ti segnaliamo che non è possibile richiedere un’integrazione per prodotti già presenti nell’elenco ma descritti in maniera differente (es. per uno stesso ATC, Principio Attivo, Forma Farmaceutica, il dosaggio 4 MG/4 ML ha lo stesso significato di 4 ML (1 ML/MG) per cui non può rappresentare un’integrazione). Sono fatte salve eventuali eccezioni che devono essere comunicate a Consip.

Dopo aver predisposto il file di integrazione, devi comunicarlo a Consip mediante l'apposita area del Sistema (funzionalità Filo Diretto con il Programma), a cui accedi dalla sezione “ Servizi” del cruscotto, dopo aver inserito la tua utenza e password.

Consip effettuerà una valutazione preventiva delle richieste di integrazione provenienti dalle Stazioni Appaltanti, al fine di verificare che i prodotti:

• non siano già presenti nel catalogo dello SDAPA;
• non siano riconducibili a farmaci già esistenti nel suddetto catalogo;
• siano prodotti negoziabili sullo SDAPA, ossia siano prodotti riconducibili alla categoria merceologica “farmaci”, nonché in possesso della relativa Autorizzazione all’ Immissione in Commercio (AIC).

Consip verificherà inoltre che la Stazione Appaltante abbia seguito le regole di nomenclatura previste nell’ Allegato 1 – “Elenco prodotti”.

Consip comunicherà, entro 15 giorni lavorativi dalla data di invio della richiesta, l’esito della normalizzazione dei dati inseriti, affinché la Stazione Appaltante li possa integrare nel file “Tabella elenco lotti”. Il file così integrato, non deve essere ulteriormente modificato e può essere caricato a sistema affinché la Piattaforma recepisca le informazioni relative ai lotti.

Per eliminare il file che hai importato precedentemente, è necessario effettuare l’operazione di import massivo dei lotti dall’inizio. In questo modo il file precedente viene sovrascritto dal nuovo template.

Report Errori

Nel caso in cui vengano riscontrati errori nell’importazione del file, nel campo “Righe in Errore”, il sistema immetterà il numero dei lotti che non sono stati correttamente caricati.

Seleziona link per il download del file “Report Errori” in formato excel e salva il report per poter opportunamente modificare gli errori segnalati. Cliccando sulle celle evidenziate (bordate) potrai visualizzare il relativo messaggio di errore.

Nello sheet denominato “Riepilogo Errori”, sono riportati esclusivamente gli errori segnalati, ciascuno dei quali, se selezionato, riporta alla sezione principale, ossia quella relativa all’elenco dei farmaci.File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image61.png

Figura 43 – Report Errori

Nello sheet “ISTRUZIONI” è invece consultabile la legenda dei colori associati agli eventuali errori:

Figura 44 – Sheet “ISTRUZIONI”

Figura 45 – Dettaglio legenda errori

Di seguito puoi visualizzare alcune tipologie di errori che possono presentarsi:

Figura 46 – Esempi di errori

2.3.2 Inserimento Singolo Lotto

L’inserimento dei dati relativi ai prodotti che saranno oggetto di gara, può essere effettuato non solo attraverso la compilazione del foglio di calcolo “Tabella Elenco Lotti”, predisposto in fase di raccolta dei fabbisogni, ma alternativamente, per singolo Lotto, inserendo manualmente i dati per ciascun lotto.

In entrambi i casi la Stazione Appaltante visualizza sia i dati precompilati a sistema (non modificabili), sia i campi vuoti da compilare seguendo scrupolosamente le indicazioni fornite nelle schermate di configurazione lotti e, in caso di caricamento massivo, nel primo foglio del file excel.

Questa funzionalità ti permette di inserire, modificare ed eliminare direttamente a sistema i dati per singolo lotto (si tratta delle stesse informazioni richieste nel foglio di calcolo).

Il controllo delle informazioni inserite è effettuato simultaneamente all’invio. La Piattaforma, quindi, segnalerà in tempo reale i dati validi/non validi.

Per l’inserimento del lotto secondo tale modalità devi selezionare la sezione “Inserimento Singolo Lotto“.

Figura 47 – Sezione “Inserimento singolo lotto”

Inserisci il numero di Lotto ed eventualmente il CIG e seleziona AGGIUNGI NUOVO LOTTO. Il sistema ti restituisce una riga precompilata, in cui la Basa d’Asta verrà successivamente calcolata in base alla Bas d’Asta che inserirai per i sublotti.

Figura 48 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Gestione lotto

È possibile ricercare il Farmaco tra quelli presenti nel Dizionario Farmaci una ricerca secondo i seguenti parametri: Principio Attivo, Codice ATC, Forma Farmaceutica, Dosaggio, Unità di misura.

Figura 49 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Ricerca Principi Attivi (1/2)

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image67.pngSaranno così visualizzati i dati precompilati e non modificabili del dizionario. Una volta selezionato il principio attivo di interesse (tasto AZIONI), dovrai procedere alla compilazione dei campi di tua competenza.

Figura 50 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Ricerca Principi Attivi (2/2)

A questo punto il sistema ti ripropone la riga da te selezionata, con la possibilità di inserire i dati relativi ad un eventuale sublotto.

Definiti i parametri del sublotto, procedi al suo inserimento cliccando INSERISCI SUBLOTTO.

Figura 51 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – INSERISCI SUBLOTTO

Recepito il sublotto, il sistema procede al calcolo della base d’asta del relativo Lotto aggiornando anche il contatore presente in alto a destra della sezione “Gestione Lotto”

Figura 52 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Esito inserimento

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png

Da sapere che…

Le casistiche per la compilazione dei sublotti possono essere ricondotte a: se il lotto è formato da una sola riga costituita da principio attivo/forma farmaceutica/dosaggio indicare sempre la lettera a); nel caso in cui si voglia richiedere l’offerta per più forme farmaceutiche e/o dosaggi dello stesso principio attivo, indicare per ciascuna riga componente il lotto, lo stesso numero di lotto e lettere diverse (es. a, b, c, ecc.). In questo caso, il fornitore è chiamato a presentare l’offerta per ciascun sublotto, pena l’esclusione dal lotto; se il lotto è formato da principi attivi/forme farmaceutiche/dosaggi diversi tra i quali il fornitore può selezionare la singola combinazione che intende fornire, indicare lo stesso numero di lotto e la stessa lettera per ogni singola riga. Tale modalità può essere utilizzata in caso, ad esempio di equivalenza terapeutica (nei limiti previsti dall’art. 15, comma 11-ter, del D.L. 95/212 convertito con modificazioni nella L. 135/2012) o qualora sia indifferente per l’Amministrazione la tipologia di forma farmaceutica o il dosaggio richiesto (es. Capsule e compresse). N.B. In questo caso la Stazione Appaltante deve indicare sempre la stessa unità di misura, la stessa quantità e la stessa base d’asta per ogni riga.

Nel caso tu debba procedere con l’inserimento di ulteriori sublotti, cerca nuovamente per principio attivo.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image71.pngFigura 53 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Aggiunta ulteriori sublotti (1/2)

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image72.pngIn questo caso la base d’asta complessiva è determinata dalla somma delle basi d’asta dei singoli sublotti che compongono il lotto.

Figura 54 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Aggiunta ulteriori sublotti (2/2)

Hai la possibilità di gestire i dati relativi ad ogni sublotto, utilizzando le funzioni di:

• Modifica sublotto (icona a forma di matita);

• Eliminazione sublotto (icona cestino);

• Aggiunta sublotto in equivalenza (icona documenti).

  File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image73.pngFigura 55 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Azioni attivabili a livello di sublotto

  MODIFICA SUBLOTTO

Seleziona l’icona a matita per accedere alla riga corrispondente alla funzione attivata. Il sistema restituisce i campi precedentemente compilati che ora puoi andare a modificare

Figura 56 – Modifica sublotto

ELIMINAZIONE SUBLOTTO

Puoi procedere all’eliminazione di un sublotto, selezionando la relativa icona.

Figura 57 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Elimina sublotto

AGGIUNTA SUBLOTTO IN EQUIVALENZA

Nel caso in cui tu voglia aggiungere sublotti in equivalenza, seleziona l’apposita funzione.

Figura 58 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Aggiunta sublotto in equivalenza (1/3)

A questo punto il sistema ti predispone una riga in cui risultano già valorizzati e bloccati i campi relativi alla quantità e alla base d’asta. Procedi con la ricerca del principio attivo.

Figura 59 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Aggiunta sublotto in equivalenza (2/3)

Una volta individuato, inserisci il sublotto nel relativo lotto, cliccando sul pulsante INSERISCI SUBLOTTO.

Figura 60 – Sezione “Inserimento singolo lotto” – Aggiunta sublotto in equivalenza (3/3)

2.3.3 Gestione Lotti

Dalla sezione Gestione Lotto puoi ricercare i lotti che sono stati importati nel sistema tramite inserimento massivo o manuale.

Puoi apportare modifiche ai lotti precedentemente inseriti, ricercando puntualmente (NUMERO LOTTO) o tramite appositi filtri (RICERCA PER CARATTERISTICHE).

Selezionando la freccia in corrispondenza del lotto da modificare, puoi procedere con l’eliminazione, la modifica e l’aggiunta di lotti in equivalenza.

Figura 61 – Sezione “Gestione lotto”

Puoi anche ricercare tutti i lotti presenti nel tuo Appalto Specifico, non inserendo nel campo “Numero Lotto” alcuna cifra.

Definito il parametro della ricerca, il sistema ti permette di entrare nella sezione “Gestione Lotto e “Gestisci Sublotto”, in cui può eseguire le seguenti operazioni:

• Aggiungere un sublotto;
• Modificare un sublotto sia per quanto riguarda i dati, sia per la sostituzione di un principio attivo;
• Eliminare un sublotto;
• Aggiungere un sublotto in equivalenza.

2.3.4 Generazione Finale Tabella Elenco Lotti

Una volta completata la predisposizione dei lotti di gara, procedi alla generazione finale della Tabella Lotti, che dovrà essere successivamente firmata digitalmente e ricaricata a sistema.

Il documento caricato, confluirà automaticamente nella sezione DOCUMENTAZIONE da consultare (TABELLA ELENCO LOTTI), andando ad aggiungersi alla lista dei documenti come allegato di documentazione dell’AS .

Per generare il documento “Tabella Elenco Lotti” in formato excel e contenente tutti i lotti inseriti per l’Appalto Specifico, seleziona il pulsante “GENERA FILE” presente nella sezione.

Il sistema quindi genera File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image81.pngil file Tabella Elenco Lotti in formato excel contenente tutti i lotti inseriti per l’Appalto Specifico.

Figura 62 – Sezione “Generazione finale tabella elenco lotti” - Genera File

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image83.pngFirma digitalmente Il file dopo averlo salvato (senza aprirlo e senza rinominarlo) e poi procedi a ricaricarlo nel sistema.

Figura 63 – Sezione “Generazione finale tabella elenco lotti” - Allega tabella firmata

Seleziona ALLEGA per importare a sistema la Tabella firmata. Un messaggio di avvenuta conferma dell’operazione è ora visibile e il pulsante ALLEGA viene mutato con l’icona “Elimina”.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image85.pngFigura 64 – Sezione “Generazione finale tabella elenco lotti” – Icona “Elimina”

Passo 4 – Inviti

Seleziona la voce di menu laterale INVITI, partendo dalla pagina dei dati principali del tuo appalto specifico nello stato “Bozza”.

In questa sezione visualizzi la lista degli Operatori Economici da invitare al confronto competitivo. Si tratta di Operatori Economici ammessi, entro la data/ora di avvio della gara, alla categoria “Prodotti Farmaceutici” oggetto dell’Appalto Specifico. L’invito sarà comunicato agli Operatori Economici il cui stato di abilitazione risulti “attivo” o “sospeso”.

Figura 65 – Sezione “Inviti”

In questa pagina, oltre a visualizzare le informazioni di ogni singolo Operatore Economico, sono presenti anche tre contatori relativi a:

• “Fornitori totali invitati”;
• “Fornitori attivi”;
• “Fornitori sospesi”;

Seleziona la freccia in corrispondenza del campo “Filtri”, per ricercare i fornitori in modo più puntuale.

Il sistema apre una sezione che ti permette l’inserimento dei seguenti filtri:

• Ragione Sociale;
• Partita IVA,
• Stato di Ammissione al Bando Istitutivo, menù a tendina che contiene i due stati:

• Ammesso;
• Sospeso;

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image89.pngSelezionando FILTRA, il sistema provvede a restituirti i fornitori sulla base dei filtri impostati.

Figura 66 – Sezione “Inviti” - Filtri

2.5 Riepilogo e Pubblicazione

Prima di procedere con la pubblicazione, controlla le informazioni inserite in fase di configurazione e riportate nella pagina di “RIEPILOGO.

La schermata di riepilogo si articola nelle seguenti sezioni:

• Dati Principali, in cui è possibile visualizzare i dati inseriti durante la procedura di creazione dell’AS;

• Lotti, presenta una tabella unica per tutti i lotti compilati;

• Documentazione, in cui sono elencati i documenti allegati e gli adempimenti/documenti richiesti ai concorrenti per sottomettere l’offerta (es. Appalto Specifico, Capitolato tecnico, Capitolato d’oneri, CIG, Cauzione, Dichiarazione Sostitutiva di Partecipazione, etc.);

• File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image91.pngLista fornitori invitati, in cui è presente l’elenco dei fornitori invitati automaticamente dal sistema.

Figura 67 – Sezione “Riepilogo gara”

In basso ad ogni sezione sono presenti due pulsanti:

• “ANNULLA, con cui sarai indirizzato ai passi di predisposizione dell’Appalto, nel caso tu abbia la necessità di apportare modifiche alla gara;
• “CONFERMA”, che ti permette di procedere alla pubblicazione.

Una volta selezionato il pulsante CONFERMA, ti viene mostrato un messaggio di avvenuta pubblicazione dell’appalto. Da questo momento, il tuo Appalto Specifico, sarà disponile nella pagina di ricerca con lo stato “Pubblicato”.

Figura 68 – Stato “Pubblicato”

In fase di pubblicazione si produce il riepilogo di invito, in formato pdf, che verrà allegato alla documentazione da consultare da te predisposta.

Il pdf conterrà i dati definiti in fase di configurazione AS fino al momento della generazione del documento; eventuali modifiche ai dati saranno recepite solo dopo aver rigenerato il documento stesso.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png

Da sapere che…

Per avviare la gara: se sei un Punto Ordinante seleziona il pulsante INVITO FORNITORI; se sei un Punto Istruttore, devi inviare l’iniziativa al PO selezionando il pulsante INVIA IN APPROVAZIONE AL PO. L’iniziativa confluisce nell’area personale del PO nell’elenco “bozze in approvazione” e l’evento viene notificato sulla Piattaforma telematica mentre una copia è inviata via mail al PO. Il PO può eventualmente modificare l’iniziativa e procedere all’inoltro dell’invito ai fornitori. La data/ora di inizio presentazione delle offerte corrisponde alla data/ora in cui l’ultimo passo della presente procedura sarà concluso dal Responsabile del Procedimento, con la selezione del pulsante “Pubblica” e la visualizzazione di un messaggio di conferma.

L’Appalto Specifico e la relativa documentazione saranno disponibili agli operatori economici invitati in un’apposita sezione riservata. A seguito dell’avvio della gara, a tutti i fornitori invitati viene inviata una notifica automatica relativa all’invito nell’area “Messaggi personali” e via e-mail.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png	Da sapere che…
In risposta all’invito, potranno presentare offerta unicamente gli Operatori Economici ammessi alle categorie merceologiche oggetto dell’Appalto Specifico le cui dichiarazioni rese in fase di ammissione siano ancora valide al momento della sottomissione dell’offerta e/o che abbiano una domanda di rinnovo dati in corso di valutazione da parte di Consip.

Altre funzionalità

Per consentire la gestione dell’iniziativa dopo il suo avvio, il Sistema ti mette a disposizione le seguenti funzionalità:

• Gestione Documenti da consultare;
• Comunicazioni;
• Modifica Date Gara;
• Sospensione Gara/Lotto;
• Revoca Gara/Lotto;
• Copia Gara;

3.1 Gestione documenti da consultare

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image95.pngLa nuova funzione utente “Gestione documenti da Consultare” ti permette di gestire la documentazione da consultare già pubblicata e di aggiungere un nuovo documento.

Figura 69 – Sezione ”Documentazione da Consultare”

Selezionato il pulsante AGGIUNGI DOCUMENTO, si apre una schermata in cui è possibile compilare tutti i campi necessari all’inserimento del documento.

Figura 70 – Sezione ”Documentazione da Consultare” - Aggiungi docuemntazione

Nel caso invece in cui tu voglia modificare un documento da consultare precedentemente inserito (in fase di configurazione), oppure un documento predisposto da Consip, seleziona l’icona a forma di matita in corrispondenza dello stesso.

A questo punto, puoi effettuare tutte le modifiche che ritieni necessarie, cambiando sia i campi, sia sostituendo il documento o la URL (previa eliminazione del precedente file/URL).

Figura 71 – Sezione ”Documentazione da Consultare” - Modifica Documentazione

Una volta effettuate tutte le modifiche desiderate, per confermare l’operazione seleziona il pulsante MODIFICA, altrimenti puoi premere ANNULLA per ritornare alla pagina di visualizzazione dei documenti da consultare.

3.2 Comunicazioni

Per garantire maggiore tracciabilità e affidabilità nello scambio d’informazioni tra gli utenti della Piattaforma, tutte le comunicazioni transitano sul sistema.

Ciascun utente (P.A. e fornitore), nel dettaglio di ogni Appalto Specifico, ha a disposizione una sezione Comunicazioni che consente di inviare nuove comunicazioni, rispondere a quelle ricevute e consultare in ogni momento comunicazioni ricevute e inviate.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png

Da sapere che…

Ai sensi dell’art. 40 del Codice degli Appalti: • le comunicazioni e gli scambi di informazioni nell’ambito delle procedure di cui al presente codice svolte da Centrali di Committenza sono eseguiti utilizzando mezzi di comunicazione elettronici ai sensi dell’articolo 5-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale); • l’area Comunicazioni disponibile sul sistema soddisfa le prescrizioni della predetta norma; • sia i Punti Ordinanti sia le Imprese, all’atto dell’Abilitazione, dichiarano e sottoscrivono che “per la ricezione di ogni eventuale comunicazione e/o di richieste di chiarimento e/o integrazione della documentazione presentata, il Concorrente elegge domicilio presso l'Area comunicazioni del Sistema”.

Una volta pubblicato l’Appalto Specifico hai la possibilità di comunicare con i Fornitori tramite l’apposita area “ Comunicazioni “, cui accedi dal menù laterale.

La pagina si presenta organizzata in due sezioni, quella relativa ai “Messaggi”, legata alle comunicazioni manuali e quella relativa alle “Notifiche”, legata alle comunicazioni automatiche di sistema.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image99.pngIn corrispondenza di ogni sezione, è associato un contatore, indicante il numero di messaggi/notifiche ricevute per l’Appalto Specifico selezionato.

Figura 72 – Sezione ”Comunicazioni”

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image101.pngPuoi accedere, selezionando l’icona a “freccia”, al dettaglio di un messaggio per visualizzare la comunicazione originale, le risposte inviate e ricevute.

Figura 73 – Sezione ”Comunicazioni” - Messaggi

Il sistema delle comunicazioni disponibile si delinea come una sorta di ufficio postale virtuale, che riceve le comunicazioni dal mittente e le mette a disposizione del destinatario. Ogni comunicazione è caratterizzata pertanto da un Rapporto di Consegna, attraverso cui il sistema traccia, registra e mette a disposizione del mittente informazioni utili affinché abbia garanzia del buon esito dell’invio della sua comunicazione.

Figura 74 – Sezione ”Comunicazioni” – Rapporto di Consegna

È possibile effettuare un aggiornamento delle informazioni selezionando il pulsante AGGIORNA.

Figura 75 – Sezione ”Comunicazioni” - Aggiorna

Nel caso in cui per un messaggio sia stata inviata una risposta da parte dell’Operatore Economico, verrà visualizzato, nel dettaglio del messaggio, il pulsante RISPONDI.

Figura 76 – Sezione ”Comunicazioni” – Funzionalità “Rispondi”

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image106.pngPuoi inserire una nuova comunicazione selezionando il relativo tasto.

Figura 77 – Sezione ”Comunicazioni” – Nuova Comunicazione

3.3 Modifica Date Gara

Tale funzione ti consente di cambiare le date inserite in fase di gara. Le modifiche effettuate dovranno essere rese note a tutti i fornitori invitati mediante apposita comunicazione.

Seleziona la voce di menu “Modifica date di gara” visualizzata accedendo ad un AS in stato “Pubblicato” e procedi alla modifica. La funzionalità è attivabile fino all’apertura della busta amministrativa; una volta aperta la busta amministrativa, la modifica non sarà più possibile.

La funzione produrrà un nuovo Riepilogo d’invito ( Riepilogo Gara > Documentazione ) per la PA, del tutto analogo a quello prodotto al momento della pubblicazione dell’Appalto Specifico, ma con l’inserimento delle nuove date.

Figura 78 – Sezione ”Modifica date gara”

3.4 Sospensione Gara Lotto

Tale funzione ti consente di sospendere l’iniziativa in via temporanea e con effetto immediato.

È possibile sospendere uno o più lotti singolarmente oppure procedere alla sospensione della intera gara. Se i termini per la presentazione delle offerte sono ancora aperti, non è consentita la sottomissione di nuove offerte da parte degli Operatori Economici fino riattivazione dei lotti sospesi e/o Gara sospesa. Il procedimento sospeso relativo alla Gara o al singolo lotto può essere annullato con effetto immediato selezionando ANNULLA SOSPENSIONE.

Figura 79 – Sezione ”Sospensione gara/lotto”

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image112.pngInserisci le motivazioni relative alla sospensione e indica la data e l’ora in cui la gara/lotto sarà sospeso.

Figura 80 – Sezione ”Sospensione gara/lotto” – Dettaglio sospensione Gara

Immagine che contiene tavolo Descrizione generata automaticamente

Figura 81 – Sezione ”Sospensione gara/lotto” – Dettaglio sospensione lotto

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image2.png	Da sapere che…
Prima della riattivazione della gara, ricorda di aggiornare la data termine presentazione offerta.

3.5 Revoca Gara/Lotto

Tale funzione, disponibile dalla pubblicazione della gara, ti consente di annullare in via definitiva l’Appalto Specifico oppure uno o più lotti.

Figura 82 – Sezione ”Revoca gara/lotto”

In entrambi i casi, definisci le motivazioni della revoca e indica la data e l’ora in cui l’appalto sarà revocato. L’iniziativa revocata NON può essere riattivata, in quanto la revoca è un’azione definitiva e irreversibile, tuttavia essa può essere copiata.

3.6 Copia Gara

Tale funzionalità ti consente di creare un nuovo Appalto Specifico copiando dati e impostazioni di un Appalto Specifico già creato ed in qualsiasi stato, non solo pubblicato (inclusi “Bozza, “Sospeso” e “Revocato”).

Figura 83 – Sezione ”Copia”

Una volta premuto il pulsante COPIA, il sistema provvede ad effettuare la copia dell’Appalto Specifico selezionato. Vengono riportati tutti i dati e tutti i documenti presenti. Provvedi a sostituire i dati (es. CIG, farmaci, importi) e i documenti che devono essere eventualmente modificati e procedi a generare e ricaricare la tabella elenco lotti firmata digitalmente.

In particolare:

• Viene generato un nuovo numero di Appalto Specifico;
• Vengono copiati i dati principali e la documentazione predisposta dalla PA nell’Appalto Specifico;
• Il campo "Ente committente coincide con la stazione appaltante?" viene valorizzato di default a "SI";
• Non sarà copiato il Responsabile del Procedimento se diverso dal PO;
• Saranno copiate tutte le buste, anche aggiuntive, se presenti;
• Sarà copiata tutta la documentazione predisposta dalla PA;
• Saranno copiati tutti i lotti;
• Gli inviti non saranno copiati;
• Le date “Termine richiesta chiarimenti”, “Termine presentazione offerte” e “Data seduta pubblica telematica” non saranno copiate.

File:Vertopal f143235fc70c4995909aa074e276e2c8/media/image119.pngÈ possibile riconoscere la bozza creata, dal nome automatico attribuito dal sistema (“Copia di ….”) e, selezionando il tasto evidenziato nella figura di seguito, potrai eseguire l’accesso ed apportare tutte le modifiche che ritieni opportune, ripercorrendo i passi di composizione dell’iniziativa.

Figura 83 – Sezione ”Copia” – Dettaglio Copia