Gestione ordini iniziative dedicate

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Come gestire gli ordini delle iniziative dedicate

Punto di accesso - Cruscotto

Gestisci gli Ordini delle iniziative dedicate accedendo al tuo Cruscotto come Legale Rappresentante o Collaboratore autorizzato.

Nell'Area VENDITE> Ordini iniziative dedicate visualizzi la pagina Ricerca Ordini di Acquisto.

Pagina Ricerca Ordini

FILTRA per Iniziativa di acquisto e successivamente per Ambiente d'acquisto. Gli ordini sono elencati di default per:

• Numero di ordine decrescente;
• Data di creazione.

Gli ordini in bozza - ossia non ancora inviati e formalizzati dall'Amministrazione - sono indicati con la dicitura Pre-ordine.

Presa in carico dell’Ordine

Nella pagina Ricerca Ordini di Acquisto puoi gestire la presa in carico dell’ordine.

Seleziona l’ordine e utilizza la funzione di Gestione assegnazione (accessibile selezionando l’icona a forma di omino stilizzato) per ricercare un utente da assegnare all’ambiente. Puoi effettuare la ricerca utilizzando nome, cognome o codice fiscale. Dopo aver selezionato l’utente, conferma l’operazione. Se l’ordine è già assegnato, la nuova assegnazione sostituisce quella precedente.

In pagina puoi anche filtrare gli ordini in base all’assegnazione, scegliendo tra Assegnato a me, Assegnato e Non assegnato.

Infine, puoi rimuovere l’assegnazione corrente utilizzando la funzione Elimina assegnazione (accessibile selezionando l’icona a forma di omino stilizzato).

Da sapere che

Relativamente alla presa in carico e all'assegnazione:

1. L’assegnazione del singolo ordine non sostituisce l’autorizzazione sull’ambiente. Puoi assegnare l’ordine esclusivamente a utenti appartenenti all’impresa e autorizzati sull’ambiente di acquisto.
2. La funzione di presa in carico può essere utilizzata anche all’interno dell’Ordine, tramite la sezione Gestisci assegnazione nella pagina Dati principali dell’Ordine.

Area Messaggi

Sezione Area Messaggi

Nell'Area Messaggi puoi visualizzare e gestire le comunicazioni con le PA. La sezione sarà abilitata solo in seguito alla ricezione del primo messaggio inviato dalla PA.

ACCEDI all' Area messaggi direttamente dal dettaglio dell’ordine.

Carica Allegato

Qui, oltre alla possibilità di rispondere testualmente al messaggio inviato dall'Amministrazione, hai la possibilità di aggiungere allegati avvalendoti dei pulsanti:

• SFOGLIA;
• AGGIUNGI;
• ANNULLA.

Comunicazioni esecuzione

Nella sezione Comunicazioni esecuzione, hai accesso ai Messaggi inviati dalla Stazione appaltante in fase di esecuzione contrattuale. Consulta la sezione dedicata per saperne di più.

Dettaglio pre-Ordine

Dettaglio del pre-ordine

Dalla voce Ordini iniziative dedicate presente nel menu laterale del Cruscotto, ACCEDI al Dettaglio del Pre-Ordine e visualizza il dettaglio di un ordine di acquisto dedicato in stato bozza.

Da sapere che

Visualizzi la bozza pre-ordine solo dopo aver ricevuto il messaggio da parte della PA.

Gestisci ordine ricevuto

Ordine ricevuto

Nella pagina di ricerca Ordini iniziative dedicate, dopo aver selezionato l’apposita icona, ACCEDI al Dettaglio dell'ordine ricevuto.

Dettaglio ordine ricevuto

Visualizzi il riepilogo ordine con le sezioni in sola modalità visualizzazione e i dati dell’ordine inviati. Qui puoi:

• Accettare l’ordine;
• Rifiutare l’ordine.

In entrambi i casi è prevista una comunicazione al PO che ha effettuato l’ordine. Il rifiuto è possibile solo nel caso in cui la PA non abbia precedentemente annullato l’ordine.

Dettaglio ordine ricevuto - Allegati, Area Messaggi

Puoi visualizzare il dettaglio ordine con i dati dell'amministrazione, i dati generali dell'ufficio e i dati economici.

Da sapere che

All’interno della sezione Allegati è possibile scaricare anche la versione .xml del file di Riepilogo dell’Ordine.

Accettare un ordine

Accetta ordine

Dalla pagina di dettaglio ordine ricevuto ACCETTA L'ORDINE. Puoi accettare l’ordine fin quando non viene annullato dalla PA.

Rifiutare un ordine

Rifiutare ordine

Dalla pagina di dettaglio ordine ricevuto puoi selezionare RIFIUTA L'ORDINE.

Puoi rifiutare l’ordine fin quando non viene annullato dalla PA.

Gestire autorizzazioni su un ordine

Gestione autorizzazioni

Come Legale Rappresentante puoi autorizzare altri utenti a gestire gli ordini dedicati per la tua impresa. ACCEDI alla pagina di ricerca ordini dedicati seguendo il percorso Cruscotto > Ordini iniziative dedicate. Seleziona GESTIONE AUTORIZZAZIONI e visualizza gli ambienti su cui puoi ricevere ordini dedicati.

Elenco ambienti d'acquisto

Digita il segno > in corrispondenza dell'ambiente di tuo interesse e accedi alla pagina di Gestione e visualizzazione autorizzazioni.

Aggiungi utente

Qui puoi aggiungere un utente autorizzato selezionando AGGIUNGI UTENTE.

Modale aggiungi autorizzazione

Puoi ricercare l'utente per COGNOME o CODICE FISCALE. Il NOME deve essere sempre accompagnato da uno dei due dati precedenti altrimenti visualizzi il messaggio di errore È obbligatorio popolare almeno un campo tra "Cognome" o "Codice Fiscale". Una volta scelta la persona da autorizzare sull'ambiente seleziona AGGIUNGI. Puoi eliminare un utente autorizzato digitando l'icona cestino in corrispondenza dell’elenco degli autorizzati. Se l’elenco degli autorizzati è vuoto visualizzi l'autorizzazione senza possibilità di eliminazione.

Tutti gli utenti autorizzati nella pagina di gestione autorizzazioni, possono gestire gli ordini afferenti agli ambienti su cui sono autorizzati.

Gestione contratto

Invia contratto

Nella pagina di dettaglio ordine dedicato hai anche una sezione apposita dedicata alla gestione del contratto del tuo ordine con la PA.

Tramite questa funzione, che si attiverà dopo l'invio del contratto da parte della PA, puoi allegare il contratto firmato relativo all'ordine ricevuto.

Seleziona INVIA per inviare il contratto.

Modale invio contratto

Una volta selezionato INVIA puoi allegare il contratto ed eventualmente scrivere un messaggio compilando l'apposito campo. Digita INVIA per inviare definitivamente il contratto.

Generazione report vendite

Report vendite

Se sei un LR o un collaboratore autorizzato su almeno un ambiente puoi visualizzare e generare un REPORT VENDITE. Il report conterrà tutte le informazioni riguardo agli ordini afferenti all’iniziativa.

ACCEDI alla pagina di Ricerca ordini dedicati e segui il percorso Cruscotto> Ordini Iniziative dedicate.

Flusso di generazione report vendite

Tramite l’icona di apertura puoi aprire la sezione per la generazione e visualizzazione del report vendite di una determinata iniziativa. Selezionando GENERA, il sistema procede alla generazione asincrona del report. Durante la generazione puoi visualizzare lo stato del report digitando l’icona di refresh. Una volta terminata la generazione, il report sarà disponibile al download ed è anche possibile rigenerarlo.

Visualizzazione e accesso agli ordini dedicati

Cerca ordini

Puoi cercare gli ordini dedicati attraverso tutte le funzionalità di ricerca messe a disposizione nel tuo cruscotto personale. In CERCA ORDINI E NEGOZIAZIONI puoi inserire il numero di ordine e sarai indirizzato al dettaglio dell'ordine:

• se l'ordine è in bozza, in approvazione, validato, generato sarai reindirizzato al pre-ordine;
• se l'ordine è stato inviato, accettato o rifiutato sarai reindirizzato al dettaglio dell'ordine dedicato.