Ordini iniziative dedicate

Le categorie di questa pagina:

Le iniziative di acquisto dedicate permettono alle Pubbliche Amministrazioni di acquistare da un'iniziativa di acquisto creata da se stessa o da un'altra Stazione Appaltante. Se sei il PO o il PI abilitato ad acquistare sulle iniziative dedicate segui la procedura indicata in questa pagina per inviare un ordine dedicato.

Ordine iniziative dedicate

Punto di accesso

Per creare gli ordini di acquisto dedicati, ACCEDI al tuo Cruscotto, seleziona INIZIATIVE DEDICATE e poi ORDINI.

Pagina di ricerca ordini

Puoi predisporre l'ordine dedicato partendo da un ambiente su cui sei abilitato tramite Gruppo di Acquisto selezionando CREA ORDINE.

Come creare un ordine

Pagina ricerca iniziative

Dopo aver selezionato CREA ORDINE visualizzi la pagina con l'elenco delle iniziative attive. Seleziona l’icona di dettaglio dell'iniziativa di tuo interesse.

A questo punto visualizzi gli ambienti attivi per l'acquisto su cui potrai procedere ad inviare ordini dedicati a sistema. Seleziona la lente di ingrandimento e visualizzi la pagina di elenco ambienti attivi dell’iniziativa.

Pagina di ricerca ambienti

Per creare un nuovo ordine seleziona CREA ORDINE in corrispondenza dell'ambiente scelto.

Compilazione ordine dedicato

Dettaglio ordine bozza

Dopo aver selezionato CREA ORDINE accedi alla pagina di Dettaglio dell'ordine di acquisto dedicato.

Ricorda che il menu posizionato a sinistra della pagina contiene sezioni che vengono sbloccate consecutivamente a seconda dello stato di avanzamento della procedura.

Compila tutti i campi richiesti e SALVA i dati inseriti. I campi obbligatori sono contrassegnati con il simbolo “*”.

Inoltre, in questa sezione, puoi eventualmente inserire:

• CUP: puoi riportare uno o più codici unici di progetto (qualora previsti). Il Sistema effettuerà una validazione del codice inserito, verificando la corrispondenza con i dati di OpenCUP;
• Finanziamento: puoi indicare se ci sono fonti di finanziamento (nazionali o comunitarie) e le eventuali quote.

In questa sezione visualizzi anche i dati dell'Amministrazione, i dati generali dell'ufficio e i dati economici; puoi compilare le sezioni editabili relative all'importo - qualora il valore da inserire fosse in euro - o alla quantità dell'ordine.

Dettaglio ordine bozza

Hai solo una riga a disposizione, per cui ricorda di inserire nel campo - in euro o quantità - il totale dell'ordine nel suo complesso. Anche l'IVA deve essere calcolata sul totale dell'ordine.

Allegati

Per dettagliare meglio l'oggetto dell'ordine, invece, puoi caricare più di un allegato nella sezione Allegati. La funzionalità è disponibile fino alla generazione dell’ordine.

Il PO che ha creato l'iniziativa dedicata da cui stai acquistando potrebbe averti messo a disposizione dei documenti per la compilazione nell'Area documentale, ti consigliamo di verificare.

Area documentale

All'interno della procedura di Ordine, nel menu laterale seleziona AREA DOCUMENTALE per accedere alla sezione omonima.

Pagina area documentale

Una volta fatto accesso alla pagina, puoi visualizzare la documentazione e scaricare i file allegati selezionando il nome dell'allegato.

Area Messaggi

Sezione Area Messaggi

Per consentirti di entrare in contatto con il fornitore aggiudicatario prima dell'invio dell'ordine a sistema è attiva la sezione Area Messaggi (la sezione si abilita solo dopo l’inserimento del campo Titolo ordine).

In questa sezione puoi configurare e gestire comunicazioni con l'operatore economico contraente già prima dell’invio dell’ordine, con la possibilità di inserire allegati.

Carica Allegato

Per caricare gli allegati seleziona:

• SFOGLIA;
• AGGIUNGI;
• ANNULLA.

Salvataggio dell'ordine

Salva PO

Dalla pagina di dettaglio ordine in bozza SALVA l'ordine. Se sei il PO puoi successivamente Validarlo.

Salva PI

Anche il PI può salvare l'ordine digitando SALVA nella pagina di dettaglio ordine ma successivamente può solo inviarlo in approvazione al PO.

Inviare l'ordine in approvazione al PO

Invia in approvazione

Il PI può inviare in approvazione l’ordine al suo PO di riferimento digitando INVIA IN APPROVAZIONE.

Riassegnazione o Accettazione dell'ordine del PI

Riassegna al PI

Il PO che riceve in approvazione un ordine può riassegnarlo al PI selezionando RIASSEGNA AL PI.

Accettazione proposta ordine

Alternativamente il PO può procedere all’accettazione della proposta dell’ordine eseguita dal PI selezionando ACCETTA PROPOSTA ORDINE visibile nella sezione di dettaglio.

Validazione dell'ordine

Valida

Puoi validare l'ordine di acquisto dedicato selezionando il pulsante VALIDA presente nella pagina di dettaglio.

La richiesta del CIG

Dopo la validazione sarà possibile richiedere il CIG selezionando nel Menu laterale di sinistra il pulsante GESTISCI ANACFORM E EFORM.

All’interno di questa sezione puoi anche accedere al Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico da cui stai acquistando.

Ricorda

La gestione dell'ANACFORM E EFORM è accessibile anche dall'apposita sezione Ruoli nelle procedure d'acquisto, selezionando l'ordine dedicato.

Successivamente potrai proseguire con la generazione dell'ordine.

Eliminazione dell'ordine

Eliminazione ordine

Dalla pagina di dettaglio, prima di aver effettuato l'invio al fornitore puoi procedere all’eliminazione dell’ordine selezionando ELIMINA.

Eliminazione ordine generato

Una volta eliminato l'ordine non sarà più possibile ricercarlo.

Generazione, riepilogo e invio dell'ordine

Generazione dell'ordine

Vai al riepilogo

Genera l'ordine selezionando VAI AL RIEPILOGO.

Successivamente sarà generato il pdf di riepilogo ordine.

Riepilogo dell'ordine

Dettaglio riepilogo ordine

Dopo aver validato l'Ordine, seleziona VAI AL RIEPILOGO per accedere alla sezione di riepilogo dell'Ordine (accessibile anche dal menu laterale - voce Riepilogo).

Qui puoi SCARICARE il pdf di riepilogo, firmarlo e caricarlo nell’apposita sezione.

Successivamente puoi procedere all’invio dell’ordine all'operatore economico.

Da sapere che

Relativamente al file di riepilogo:

• per inviare l'ordine, il file .pdf da caricare deve essere obbligatoriamente firmato digitalmente;
• dopo il caricamento del file di riepilogo, il Sistema genera automaticamente un file Ordine XML. Il file, visibile nella sezione Allegati, può essere scaricato e viene automaticamente sostituito ad ogni caricamento di un file di riepilogo .pdf aggiornato.

Invio dell'ordine

Invio ordine

Dopo aver caricato il file firmato, seleziona INVIA per procedere all'invio dell'ordine all'operatore economico.

Gestione Esecuzione Contrattuale

Dopo aver effettuato la Stipula, dal menu laterale della pagina della procedura in cui ti trovi accedi a Gestione Esecuzione Contrattuale: da qui puoi gestire tutta la fase esecutiva del contratto. Per saperne di più consulta la sezione dedicata all’Esecuzione contrattuale.

Documentazione

Dopo aver inviato l’Ordine, seleziona la voce di menu Documentazione per accedere alla pagina di richiesta della documentazione, che puoi archiviare e conservare. Per saperne di più consulta le Regole del Sistema di e-Procurement.

Da sapere che

Puoi utilizzare la funzione solamente per le procedure di ordine avviate sul Sistema dopo il 05 luglio 2026.

Seleziona il pulsante Genera per produrre un file che contiene:

• tutti i documenti relativi all’invio dell’Ordine (file di riepilogo, allegati, DGUE, ecc.)
• il report delle comunicazioni scambiate con il fornitore
• il registro di Sistema.

Il file generato resta a disposizione per il download per 24 ore. Dopo averlo scaricato – o passate le 24 ore – il file sarà eliminato dal Sistema e dovrai generarlo nuovamente.

Da sapere che

Nelle 24 ore successive all’invio dell’Ordine, il Sistema provvede all’invio in conservazione della documentazione verso il sistema di conservazione a norma, attualmente gestito da ParER – Polo archivistico dell’Emilia-Romagna. Inoltre, ad ogni variazione dello stato dell’Ordine (es. accettazione, revoca ecc.) e ad ogni comunicazione scambiata tra PA e OE, il Sistema invia l’aggiornamento delle informazioni in conservazione.

Ruoli esecuzione

All’interno della sezione RUOLI ESECUZIONE puoi indicare:

• il soggetto che ricopre il ruolo di Direttore dell’Esecuzione (DE)
• il soggetto che ricopre il ruolo di Direttore dei Lavori (DL).

Consulta la pagina dedicata per ulteriori dettagli sulla procedura.

Da sapere che

La sezione è presente nel menu solo dopo l’invio dell’Ordine.

Annullamento dell'ordine

Annullare ordine post-invio

Puoi annullare l'ordine inviato, anche se è stato già accettato dal fornitore, selezionando ANNULLA. L'operatore economico verrà avvisato dell'annullamento dell'ordine attraverso un messaggio.

Gestione contratto

Invia contratto

Dal menu laterale puoi accedere - facoltativamente - alla funzione GESTIONE CONTRATTO, che ti consente di inviare il contratto del tuo ordine dedicato all'Operatore economico.

La funzione si attiva solo dopo aver inviato l'Ordine.

Seleziona INVIA per accedere all'invio del contratto.

Modale invio contratto

Una volta selezionato INVIA puoi allegare il contratto ed eventualmente scrivere un messaggio all'operatore economico. Digita INVIA per inviare definitivamente il contratto.

Visualizzazione e accesso agli ordini dedicati

Cerca ordini

Puoi cercare gli ordini dedicati attraverso tutte le funzionalità di ricerca messe a disposizione nel tuo cruscotto personale. In CERCA ORDINI E NEGOZIAZIONI puoi inserire il numero di ordine e sarai indirizzato al dettaglio dell'ordine dedicato.