RdO Semplice

Nel MePA, le PA possono predisporre gare sotto soglia comunitaria per le quali gli Operatori Economici abilitati presentano le offerte che saranno oggetto di confronto concorrenziale. Una di queste procedure è la RdO Semplice. Di seguito si definiscono delle linee guida per la sua creazione, che, a differenza della RdO Evoluta, ha sempre un lotto unico ed è sempre aggiudicata al Minor Prezzo.

Avvio Negoziazione

L’avvio di una Negoziazione per un bando MePA può avvenire da:

• link rapido Liste MePA;
• link rapido Avvia Negoziazione dalla sezione Mercato elettronico.

Cruscotto

Seleziona Liste MePA per avviare la Negoziazione partendo da elenchi di preferenze già salvati (articoli, lista di Operatori Economici, categorie). Seleziona uno o più elementi per poi procedere a creare la Negoziazione.

Invece, seleziona Avvia Negoziazione, all'interno del menu, per scegliere direttamente la tipologia di Negoziazione da predisporre.

In alternativa, dal Cruscotto, avvia una Negoziazione accedendo alla pagina di riepilogo delle RdO:

• dalla sezione Mercato Elettronico > Negoziazioni;
• dal menu laterale di sinistra Acquisti > Negoziazioni > MePA.

In entrambi i casi accedi alla pagina di riepilogo di tutte le RdO.

In particolare hai la vista delle RDO da completare, ossia di quelle in stato:

• In Bozza: RdO predisposta e salvata, in attesa di pubblicazione;
• In Approvazione: RdO inviata al PO dal PI;
• Pubblicata: RdO pubblicata, visibile agli Operatori Economici, con “termini presentazione offerta” non scaduti.
  

Seleziona il pulsante in alto a destra RDO COMPLETE per visualizzare le RdO in stato:

• Scaduta: RdO i cui termini di presentazione sono giunti a scadenza;
• Deserta: RdO per cui non è stata presentata alcuna offerta;
• In Esame: RdO in fase di valutazione delle offerte presentate;
• Aggiudicata: RdO per cui si è conclusa la fase di aggiudicazione;
• Sospesa: RdO per cui il procedimento è stato temporaneamente sospeso;
• Revocata: RdO per cui il procedimento è stato definitivamente revocato;
• Stipulata: RdO stipulata con l’Operatore Economico;
• Chiusa: RdO conclusa.

Per tornare indietro, alla lista di RdO pre-pubblicazione, clicca RDO DA COMPLETARE, posizionato in alto a destra. Per creare la Negoziazione clicca sul pulsante NUOVA RDO.

Da sapere che

Se le Negoziazioni sono predisposte dal PI, la gestione delle liste RdO da completare e RdO complete è accessibile sia al PI che al PO. In alternativa, qualora le RdO siano predisposte dal PO, sono visibili solamente al PO.

Tipologia RdO

Esistono quattro tipologie di RdO tra le quali poter scegliere in base alle tue esigenze:

• Trattativa Diretta: puoi negoziare direttamente con un unico Operatore Economico;
• Confronto di preventivi: puoi invitare più di un Operatore Economico;
• RdO Semplice: puoi costruire una gara a lotto unico al “minor prezzo”;
• RdO Evoluta: puoi strutturare la tua gara in più lotti sia con criterio di aggiudicazione a “minor prezzo” che “miglior rapporto qualità prezzo".
  

Dopo aver selezionato la tipologia di RdO di tuo interesse puoi iniziare a predisporre la Negoziazione.

Da sapere che

Solo nella RdO Evoluta l’oggetto della Negoziazione può riguardare categorie diverse, nelle altre tipologie gli oggetti di Negoziazione devono fare riferimento alla stessa categoria di abilitazione.

Creazione RdO Semplice

La RdO Semplice è una gara con un unico lotto, aggiudicata al Minor Prezzo. Può essere ad Inviti o Aperta. In seguito, saranno descritti i passi che caratterizzano la sua configurazione.

Inserimento Parametri Essenziali

Dopo aver selezionato RdO Semplice, accedi in una pagina in cui è richiesto l’inserimento di alcune informazioni base.

Nel campo Nome RdO inserisci un titolo descrittivo della Negoziazione. Nel menu a tendina Tipologia di appalto scegli tra i tre tipi di appalto.

Nella Tipologia di procedura scegli l’ambito normativo in cui rientra la RdO Semplice. Se scegli “Altro” si apre una finestra per inserire la specifica.

Nel Regolamento applicabile alla procedura telematica seleziona il complesso di regole di riferimento.

Nel menu a tendina Modalità selezione dei fornitori da invitare scegli:

• RdO Aperta: se vuoi rendere visibile la RdO tra le RdO Aperte. In questo caso avranno la possibilità di partecipare tutti gli Operatori Economici abilitati sul MePA, per la categoria oggetto di Negoziazione, entro i termini di presentazione delle offerte;

• Selezione degli Operatori Economici da invitare: se vuoi scegliere tra le imprese abilitate alla categoria oggetto della RdO, quali invitare alla presentazione delle offerte.
  

Clicca sul pulsante CREA RDO per generare la RdO Semplice. Nel caso avessi necessità di modificare il tipo di RdO puoi utilizzare i link che trovi in basso alla pagina.

Inserimento Dati Principali

Dopo la creazione della RdO Semplice, accedi a una pagina dove sono presenti tutti gli elementi da inserire per predisporre la Negoziazione. Le voci presenti nel menu di sinistra ti indirizzano alle sezioni corrispondenti. Nella sezione Dati Principali trovi i dati che hai inserito al momento della creazione della RdO. Quelli contrassegnati con il simbolopossono essere modificati.

Il criterio di aggiudicazione non è modificabile poiché la RdO Semplice è sempre a Minor prezzo. Anche in questo caso, come nella Trattativa Diretta e nel Confronto di Preventivi, non è prevista la scheda tecnica. Puoi utilizzare il box Descrizione della fornitura per descrivere l’oggetto della Negoziazione. In alternativa, scorrendo la pagina, puoi allegare documentazione in cui descrivi dettagliatamente l’oggetto della RdO.

Nei campi Data e ora di svolgimento della prima seduta pubblica puoi inserire la data e l’ora in cui avrà luogo la prima seduta pubblica di esame delle offerte. La compilazione di questi campi è facoltativa. È necessario confermare agli Operatori partecipanti la data della prima seduta ed è opportuno indicare l’eventuale esclusione delle offerte anomale.

Da sapere che

Non è prevista una funzionalità che permette un’esclusione automatica delle offerte anomale dal Sistema. Dopo aver elaborato la soglia di anomalia, è necessario un intervento manuale al fine di un'eventuale esclusione di Operatori Economici. Il calcolo dell’anomalia nella RdO Semplice dovrà essere effettuato extra Sistema.

Nel campo Formulazione dell’offerta economica scegli la modalità con cui gli Operatori Economici potranno presentare l’offerta:

• Percentuali a ribasso: l’offerta dell’Operatore Economico è espressa in termini di percentuale di sconto rispetto a una quantità economica data o a una determinata grandezza;
• Valore economico: l’offerta dell’Operatore Economico è espressa in termini di quantità economica monetaria (in euro).

Se decidi di definire l’offerta secondo le Percentuali a ribasso inserisci alcuni parametri: il nome del parametro (percentuale di ribasso rispetto a una quantità economica o altra grandezza), il peso e le cifre decimali (numero massimo consentito) che potrà comprendere l’offerta economica. Con il pulsante AGGIUNGI ULTERIORE PARAMETRO inserisci n percentuali di ribasso e il relativo peso, ma il peso totale deve essere pari a 1.

Se invece scegli di definire l’offerta attraverso il valore economico, indica il prezzo e le cifre decimali (numero massimo consentito) dell’offerta economica.

Il codice CIG, Codice Identificativo di Gara, è obbligatorio. È opportuno indicare l’eventuale esenzione dal CIG e selezionare dal menu a tendina la specifica del caso.

Il codice CUP, Codice Unico di Progetto, se esiste, è opportuno indicarlo.

Il codice CPV, Common Procurement Vocabulary, è obbligatorio. Attraverso il pulsante Cerca CPV puoi effettuare la ricerca per categoria di abilitazione oppure, direttamente, per CPV. Puoi inserire massimo 100 CPV appartenenti alla stessa categoria merceologica. In caso di più CPV puoi specificare il peso di ognuno nella Negoziazione, oppure puoi specificare il CPV principale fra quelli facenti parte della richiesta del CIG. È necessario inserire CPV della stessa categoria altrimenti il Sistema si bloccherà al momento della pubblicazione della Negoziazione.

Nel campo Importo oggetto di offerta definisci se l’importo complessivo dell’appalto (Valore in euro) è la Base d’asta o Importo presunto di fornitura;

nel campo Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso puoi indicare l’importo di eventuali oneri applicabili;

nel campo Termini di pagamento specifica i termini di pagamento in base alle tue esigenze;

nel box Dati di consegna e fatturazione specifica i dati di consegna e di fatturazione (via, città, cap, aliquota iva).

Input Fornitori

In questa sezione trovi le opzioni di configurazione del procedimento che dipendono dal valore, dall'oggetto e dalla tipologia dell'affidamento. Seleziona quelle pertinenti alla tua procedura..

Definizione Ruoli

In caso di creazione di una nuova Negoziazione, il Responsabile del Procedimento e il Soggetto Stipulante sono preimpostati automaticamente con il PO di riferimento. Se hai utilizzato la funzione Copia RdO devi indicare specificamente RdP e Soggetto Stipulante. In questa sezione puoi modificarli/indicarli.

Puoi indicare solamente un Responsabile del Procedimento e i suoi dati anagrafici sono obbligatori. A differenza della Trattativa Diretta e del Confronto di Preventivi, nella RdO Semplice e nella RDO Evoluta puoi aggiungere al massimo dieci Soggetti Stipulanti.

Da sapere che

Sia il Responsabile del Procedimento che il Soggetto Stipulante devono essere registrati al Portale. Per cercare un soggetto da inserire come Responsabile del Procedimento o Soggetto Stipulante è necessario farlo per Nome, Cognome e Codice Fiscale.

Se l'ente committente e la Stazione Appaltante coincidono, quest'ultima sarà identificata automaticamente con l'ente di appartenenza del PO, anche nel caso in cui la Negoziazione sia predisposta dal PI. Nel caso di RdO gestita per conto di terzi indica che l’ente committente non coincide con la Stazione Appaltante e specifica il Nome.

Inserimento Date

Nella sezione Date indica le seguenti informazioni:

• Termine ultimo richiesta chiarimenti: data e ora entro cui gli Operatori Economici possono richiedere chiarimenti alla Stazione Appaltante;
• Termine ultimo presentazione offerte: data e ora entro cui gli Operatori Economici possono presentare l’offerta a Sistema;
• Limite stipula contratto: data e ora entro cui gli Operatori Economici devono tenere vincolata l’offerta. È a loro discrezione confermarla in una data successiva;
• Limite consegna beni/decorrenza servizi: termine a partire dal quale possono essere consegnati i beni o decorrere i servizi da parte dell’Operatore aggiudicatario. Puoi scegliere se impostare questo termine come data da calendario oppure come numero di giorni successivi alla stipula.

Documenti

All’interno della sezione Documentazione puoi visualizzare i documenti predisposti automaticamente dal Sistema: Offerta economica di Sistema e Dichiarazione sostitutiva di partecipazione. Le impostazioni del documento di Offerta economica sono già predefinite e non modificabili. La Dichiarazione sostitutiva di partecipazione contiene le informazioni dell’Operatore Economico di rilevanza amministrativa ai fini della partecipazione alla RdO Semplice. A secondo delle tue esigenze, puoi richiedere e/o inserire ulteriore documentazione a supporto degli Operatori Economici nella presentazione dell’offerta.

Da sapere che

Ciascun documento che aggiungi come allegato può avere una dimensione massima pari a 20 MB.

Per poter aggiungere documentazione, devi accettare il disclaimer e selezionare il pulsante AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE.

La documentazione aggiuntiva può essere di tre tipi:

• Documentazione da produrre: puoi richiedere agli Operatori Economici ulteriori documenti;
• Documentazione da reinviare: puoi allegare documenti che gli Operatori Economici a loro volta devono reinviare;
• Documentazione da consultare: puoi allegare documenti utili agli Operatori Economici nella presentazione dell’offerta.

Se selezioni documentazione da produrre il Sistema ti richiede di compilare i seguenti campi:

• Descrizione: definisci la tua richiesta in modo chiaro ed esaustivo;
• Tipologia di richiesta: scegli dal menu a tendina la natura della documentazione, fra amministrativa e economica;
• Modalità di invio: scegli se la trasmissione avverrà attraverso il Sistema (invio telematico) oppure attraverso qualsiasi altro mezzo diverso dal Sistema (invio non telematico);
• Obbligatorietà: indica se l’invio della documentazione è obbligatorio o facoltativo e se sono ammessi uno o più documenti;
• Firma digitale: indica se la documentazione deve essere firmata digitalmente o meno;
• Invio congiunto da parte di Operatori riuniti: bisogna disciplinare l’invio della risposta nel caso l’offerta fosse presentata da un consorzio/raggruppamento di imprese:
  • Scegli SI se la documentazione deve essere inviata solo dal consorzio capogruppo/ mandataria del raggruppamento;
  • Scegli NO se la documentazione deve essere inviata dal consorzio e da tutte le imprese consorziate /mandataria e tutte le imprese facenti parte del raggruppamento.
• SFOGLIA: potrai allegare un fac-simile in modo fornire un esempio agli Operatori Economici.

Seleziona AGGIUNGI per richiedere la documentazione da produrre, ANNULLA per annullare l’operazione.

Se selezioni documentazione da reinviare il Sistema ti chiede di compilare gli stessi campi descritti per la documentazione da produrre: Descrizione, Tipologia di richiesta, Modalità di invio, Obbligatorietà, Firma digitale, Invio congiunto da parte di Operatori riuniti. Nel caso della documentazione da reinviare è necessario allegare un documento, cliccando su SFOGLIA, il quale deve essere reinviato dagli Operatori Economici. Seleziona AGGIUNGI per aggiungere documentazione da reinviare, ANNULLA per tornare indietro.

Se decidi di inserire documentazione da consultare puoi allegare un documento oppure inserire un URL. In entrambi i casi devi descrivere la richiesta agli Operatori Economici.

Da sapere che

È possibile inserire solamente un URL appartenente al registro IPA, altrimenti al momento della validazione, il Sistema restituisce un messaggio di errore.

Ricorda di cliccare sul pulsante SALVA, che si trova in alto a destra della pagina, prima di selezionare AGGIUNGI DOCUMENTI per evitare di perdere tutti i dati inseriti finora.

Da sapere che

Il Sistema consente agli Operatori Economici la possibilità di inserire facoltativamente una serie di documenti, se vuoi chiedere obbligatoriamente un documento dovrai usare le apposite funzionalità della sezione DOCUMENTI esplicitando puntulmente la tua richiesta.

Elenco Aggiungi Documentazione OE

Operatori Economici invitati

La sezione degli inviti è diversa in base alla scelta effettuata in fase di predisposizione della RdO Semplice, riguardante la modalità di selezione dei fornitori da invitare. Puoi distinguere: RdO ad Inviti e Rdo Aperta. Si ha una RdO ad Inviti se hai indicato di poter scegliere quali Operatori Economici invitare tra tutti quelli abilitati al bando e alla categoria della RdO Semplice che stai predisponendo. Si ha una RdO Aperta se possono partecipare tutti gli Operatori Economici abilitati al MePA, entro i termini di presentazione delle offerte, per il bando e la categoria di riferimento del CPV oggetto della fornitura.

RdO ad Inviti

Nella sezione Operatori Economici invitati, in caso di RdO ad Inviti, puoi scegliere quali e quanti fornitori invitare a presentare l’offerta.

Se intendi predisporre un elenco di fornitori da escludere dagli inviti a partecipare alla RdO Semplice che stai predisponendo seleziona il link Esclusione Operatori Economici.

Per escludere gli Operatori Economici hai a disposizione due funzioni:

• Importa Lista: puoi aggiungere direttamente un elenco di fornitori da escludere attraverso un file excel, compilato seguendo il modello disponibile nella sezione Supporto>Modulistica in cui dovrai indicare per ogni riga la Ragione sociale e la Partita IVA dell’Operatore Economico che non hai intenzione di invitare;
• Escludi fornitore: puoi cercare in maniera puntuale tramite la Partita IVA uno o più fornitori da escludere.

In questo modo gli Operatori Economici della lista non saranno invitati anche se rientreranno nel gruppo di coloro che stai selezionando per esserlo.

Per aggiungere invece nuovi Operatori Economici da invitare hai a disposizione differenti criteri di ricerca.

• Se selezioni il Tab SCEGLI: puoi effettuare la scelta in modo puntuale, inserendo negli appositi campi (cfr schermata), la partita IVA/altro codice identificativo oppure la ragione sociale. In alternativa con il pulsante Visualizza elenco (in corrispondenza di Scegli da una tua lista di Fornitori) accedi alla pagina Liste MePA dove scegliere gli Operatori Economici da una lista creata in precedenza. Prima di selezionare il pulsante Visualizza elenco ricorda di effettuare il salvataggio dai dati già inseriti, cliccando sul pulsante SALVA che si trova in alto a destra della pagina. Puoi inserire nella lista degli invitati tutti gli Operatori Economici scelti (la cui numerosità è specificata tra le parentesi tonde) attraverso le ricerche effettuate, cliccando sul pulsante AGGIUNGI TUTTI, oppure puoi effettuare un sorteggio. Selezionando il pulsante SORTEGGIA, il Sistema provvede a sorteggiare un numero di imprese in relazione a quelle che hai indicato sulla base dell'algoritmo previsto dal MePA, il quale conferisce maggiori probabilità di selezione alle imprese che negli ultimi 12 mesi hanno ricevuto meno inviti alle RdO MePA.
• Se selezioni il Tab FILTRA: puoi scegliere tra gli Operatori Economici abilitati al bando e alla categoria di riferimento quelli da invitare utilizzando i filtri presenti a Sistema. Il pulsante DETTAGLIO FILTRI APPLICATI ti consente di visualizzare l’elenco dei filtri selezionati per la RdO e di eliminarne qualcuno, Azzera filtri ti permette di eliminarli tutti.

Nel dettaglio devi aprire la sezione del filtro che vuoi applicare, selezionare Aggiungi filtro in modo che diventi Rimuovi filtro, specifichi il filto desiderato e digiti Applica filtro per renderlo efficace.

Successivamente puoi modificare il filtro specifico ed in ogni caso puoi sempre eliminare tutti i filtri da Azzera filtri.

Dopo aver predisposto le opzioni di filtro degli invitati, il Sistema ti offre come risultato della ricerca il numero di Operatori Economici filtrati corrispondenti ai criteri impostati. Analogamente a quanto descritto per la sezione SCEGLI, per procedere con l’invito degli Operatori Economici puoi alternativamente scegliere di aggiungere tutte le imprese risultanti in base ai filtri impostati (attraverso il pulsante AGGIUNGI TUTTI) o effettuare il sorteggio (attraverso il pulsante SORTEGGIA).

Da sapere che

La funzione SORTEGGIA è utilizzabile separatamente per gli Operatori Economici “scelti “e per quelli “filtrati”. Non è possibile includere nello stesso sorteggio i fornitori selezionati nel Tab SCEGLI e quelli selezionati nel Tab FILTRA.

Dopo aver predisposto le opzioni di filtro degli invitati, il Sistema ti offre come risultato della ricerca il numero di Operatori Economici corrispondenti ai criteri impostati. Analogamente a quanto descritto per la sezione SCEGLI, per procedere con l’invito degli Operatori Economici puoi alternativamente scegliere di aggiungere tutte le imprese risultanti in base ai filtri impostati (attraverso il pulsante AGGIUNGI TUTTI) o effettuare il sorteggio (attraverso il pulsante SORTEGGIA).

RdO Aperta

Nel caso abbia deciso di predisporre una RdO Aperta nella sezione relativa agli Inviti puoi di definire dei Filtri tra quelli disponibili a Sistema. In tal modo potranno partecipare alla RdO Semplice gli Operatori Economici abilitati al MePA per il bando e la categoria oggetto di Negoziazione e che, allo stesso tempo, presentino i requisiti che hai selezionato. Il pulsante DETTAGLIO FILTRI APPLICATI ti permette di accedere all’elenco dei parametri che puoi inserire come requisiti di partecipazione alla RdO. Il dettaglio nella sezione precedente, la procedura di gestione dei filtri è identica alla parte ad inviti.

Al momento della presentazione dell’offerta, il Sistema effettuerà un controllo sul possesso dei parametri definiti attraverso i filtri e bloccherà l’Operatore Economico che ne fosse sprovvisto.

Da sapere che

Nel caso in cui l’offerta sia presentata da un Consorzio o da una RTI oppure da un Operatore Economico che abbia fatto ricorso all’istituto dell’avvalimento, il controllo dovrà essere effettuato dalla Stazione Appaltante in quanto il Sistema non opererà nè verifica nè blocco della presentazione dell'offerta.

Salvataggio e Pubblicazione

Dopo aver compilato tutti i campi la RdO è pronta per la pubblicazione. Il pulsante SALVA ti permette di salvare tutti i dati in Bozza. Ritroverai la RdO Semplice salvata nella pagina di riepilogo delle RdO da Completare (Cruscotto > Negoziazioni > MePA – RdO da Completare). Il pulsante PUBBLICA ti permette di rendere definitivamente visibile la gara agli Operatori Economici e consentirgli la partecipazione.

• Se sei un Punto Ordinante puoi pubblicare le RdO Semplici da te predisposte oppure quelle ricevute in approvazione dal PI;
• Se sei un Punto Istruttore puoi sia inviare in approvazione al PO le RdO da te predisposte che pubblicarle direttamente.

Durante la configurazione della RdO, il PI può selezionare in qualsiasi momento il pulsante INVIA IN APPROVAZIONE al PO per inviare la gara al Punto Ordinante affinché proceda alla lavorazione e/o pubblicazione. La Negoziazione in attesa di approvazione è visualizzabile dal PI nella pagina di riepilogo delle RdO da Completare, tra le RdO nello stato “In Approvazione”. Le RdO ricevute in approvazione dal PI possono essere pubblicate esclusivamente dal PO tranne nel caso in cui il PO decida di riassegnarle al PI, attraverso la funzionalità RIASSEGNA AL PI. Dopo la riassegnazione, la RdO non sarà più visibile al PO e il PI la ritroverà tra le RdO nello stato “Bozza”.

Da sapere che

Le RdO predisposte dal PI sono visibili al PO dopo la pubblicazione o dopo l’Invio in Approvazione da parte del PI stesso.

Riepilogo RdO post pubblicazione

Puoi accedere alla RdO Semplice che hai predisposto attraverso due percorsi, partendo dal Cruscotto:

• Finestra Mercato elettronico > Negoziazioni;
• Menu di sinistra > Sezione Acquisti > Negoziazioni > MePA.

Entri così nella pagina RdO da completare dove puoi consultare le RdO già pubblicate con i termini di presentazione offerta non scaduti.

Siale RdO da completare che le RdO complete sono elencate secondo un ordine cronologico di modifica decrescente.

Dalla sezione “ulteriori filtri RdO” puoi filtrare per:

• Nome RdO;
• Data ultima modifica;
• Stato;
• Tipologia.

Selezionata la RdO pubblicata, accedi al Riepilogo RdO in cui a sinistra è presente un menu di consultazione, è un menu di riepilogo con la possibilità di intervenire solo in determinate sezioni.

Nei paragrafi successivi si descrivono le diverse sezioni del menu.

Gestioni Autorizzazioni

Nel menu di sinistra, selezionando Gestione autorizzazioni identifichi i soggetti che possono visualizzare le richieste di chiarimenti pervenute sulla gara, quelli che possono intervenire nella fase di gestione delle Offerte e infine i soggetti autorizzati all’aggiudicazione della gara e alla stipula del contratto.

Da sapere che

Il PO ed il Responsabile del Procedimento possono gestire le autorizzazioni.

Il Sistema individua automaticamente l'utente che pubblica la RdO (PO o PI) e il Responsabile del Procedimento come soggetti autorizzati a visualizzare la funzionalità Richiesta Chiarimenti. Puoi aggiungere altri soggetti autorizzati selezionando il pulsante AGGIUNGI UTENTE in corrispondenza di Richiesta chiarimenti.

Nel caso di RdO predisposta e pubblicata dal PI, affinché il PO possa gestire le richieste di chiarimenti deve aggiungersi tra i soggetti autorizzati eccetto che sia stato indicato al momento della predisposizione come RdP.

Cliccando sul pulsante AGGIUNGI UTENTE puoi cercare un nuovo utente da autorizzare oppure selezionare un utente già autorizzato ad almeno una sezione.

Il pulsante AGGIUNGI UTENTE in corrispondenza di Busta amministrativa ti consente di aggiungere un utente, registrato alla piattaforma, nella gestione della specifica Busta amministrativa. La ricerca può essere effettuata inserendo nome, cognome e codice fiscale oppure selezionando un utente già inserito. Puoi indicare un Ruolo compilando il campo Tag di riferimento, e per autorizzare l’utente non solo alla lettura ma anche alla modifica è necessario spostare su ON il cursore presente nel campo Autorizzazione in scrittura. Infine, clicca sul pulsante AGGIUNGI PRIVILEGI per effettuare l’inserimento. Il pulsante AGGIUNGI UTENTE che trovi in fondo alla pagina ti permette di autorizzare altri utenti ad essere operativi per tutte o per le singole fasi di esame delle offerte, aggiudicazione e stipula e per le buste diverse da quella amministrativa. Sarà necessario compilare una finestra analoga a quella appena descritta (cfr. schermata seguente).

La pagina prevede inoltre una sezione FILTRA attraverso la quale è possibile filtrare le autorizzazioni attribuite per sezione e Ruolo. A seconda delle autorizzazioni associate, si visualizzano menu e funzionalità differenti.

Da sapere che

Affinché un utente visualizzi la sezione “esame delle offerte” dovrà necessariamente essere attribuita la specifica autorizzazione, così come per potere valutare la "busta amministrativa" dovrà avere l'autorizzazione corrispondente.

Riepilogo RdO

Nel Riepilogo RdO visualizzi i dati inseriti durante la predisposizione.

È indicato il tipo di RdO predisposto e la descrizione inserita al momento della creazione. Il pdf che trovi a destra sintetizza tutte le informazioni di riepilogo, cliccandoci sopra lo potrai scaricare.

Se, nella pagina di Riepilogo RdO, selezioni Dati principali puoi visualizzare le informazioni riguardanti il numero RdO attribuito automaticamente dal Sistema, il nome che hai dato alla Negoziazione, la tipologia di contratto, la tipologia di procedura scelta, il criterio di aggiudicazione e il bando di riferimento:

La voce Ruoli e autorizzazioni riporta i nominativi dei Soggetti Stipulanti, del Responsabile del Procedimento ed eventuali altri utenti autorizzati:

La voce Date ti permette di visualizzare la data di pubblicazione della RdO Semplice, coincidente con la data di inizio presentazione delle offerte, i termini stabiliti per la presentazione delle offerte, la richiesta dei chiarimenti, la stipula e la consegna dei beni/decorrenza dei servizi:

La voce Dettaglio riporta il criterio di aggiudicazione, i codici CIG e CPV, la base d'asta o l'importo presunto della fornitura e le buste da esaminare:

La voce Richieste schematizza la documentazione richiesta agli Operatori Economici:

La voce Configurazione esame offerte riporta un riepilogo delle buste che verranno aperte in sede di esame delle offerte:

Seleziona Documentazione di gara per ritrovare i documenti che hai inserito nella RdO Semplice che hai pubblicato:

Nel caso di RdO ad Inviti, nella pagina di Riepilogo RdO, è presente la voce Inviti attraverso la quale puoi visualizzare gli Operatori Economici invitati:

Infine, la voce Filtri ti permette di visualizzare i filtri utilizzati al momento della scelta degli Operatori Economici da invitare:

Richiesta Chiarimenti

Le richieste di chiarimenti, inviate a Sistema dagli Operatori Economici al fine di ottenere delucidazioni sulla procedura di gara, possono essere gestite dall'utente che pubblica l'iniziativa (PI o PO), dal RdP e da eventuali altri soggetti autorizzati (se è il PI che pubblica la RdO per gestire i chiarimenti il PO deve essere aggiunto fra gli autorizzati). La funzione è attiva fino alla scadenza del termine di presentazione delle offerte. Dal menu laterale, se selezioni Richiesta Chiarimenti accedi alla pagina nella quale è presente l’elenco delle richieste di chiarimenti ricevute. A ogni richiesta sono associate le seguenti informazioni: nome dell’Operatore Economico che ha inviato la comunicazione, l’oggetto, il numero di messaggi ricevuti, lo stato della comunicazione (Da leggere/Letta) e la data di ricezione. Per accedere al dettaglio di una determinata richiesta clicca sulla freccia corrispondente.

La pagina di Dettaglio Richiesta Chiarimenti ti permette di leggere la richiesta ricevuta da un operatore economico e di rispondere al singolo operatore economico che ha fatto la richiesta.

Da sapere che

Ricorda che è possibile caricare come documento da consultare un documento contenente le risposte di tutte le richieste di chiarimenti degli operatori economci, in modo tale che sia visibile a tutti. Per caricare questo documento è utilizzabile la funzione di Modifica RdO (modifica non strutturale). Fino alla scadenza dei termini presentazione offerta, dovrai inviare comunicazioni alle imprese extra-sistema, successivamente potrai utilizzare le Comunicazioni della RdO stessa.

Comunicazioni

Dal menu di sinistra, se selezioni la voce Comunicazioni accedi alla pagina nella quale è possibile inviare nuove comunicazioni, rispondere a quelle ricevute e consultare in ogni momento le comunicazioni ricevute e inviate.

Da sapere che

La sezione Comunicazioni è attiva solo dopo la scadenza dei termini di presentazione delle offerte. Fino a quel momento, sia nel caso di RdO ad Inviti che nel caso di RdO Aperte, se avessi bisogno di inviare una comunicazione potresti farlo extra-Sistema oppure aggiungendo documenti dalla sezione Modifica RdO.

La funzione Comunicazioni è organizzata in due sezioni: Messaggi e Notifiche.

Dalla sezione Messaggi puoi inviare una comunicazione agli Operatori Economici che hanno presentato le offerte, cliccando sul pulsante NUOVA COMUNICAZIONE. Dopo aver indicato l’oggetto della comunicazione, seleziona la cella A: per inserire i destinatari e scegli i fornitori a cui inviare la comunicazione; attraverso il pulsante AGGIUNGI FILE puoi inserire allegati della dimensione massima di 20 MB; nell’apposito box puoi scrivere il contenuto del messaggio ed infine clicca su INVIA per inviare la comunicazione.

Per monitorare lo stato di una comunicazione, accedi al Rapporto di Consegna generato automaticamente dal Sistema. Avrai le seguenti informazioni:

• data di invio: la data e l’ora in cui la comunicazione è inviata coincide con la data e l’ora di consegna al destinatario;
• letto/Non letto: notifica se l’Operatore Economico ha aperto la comunicazione ricevuta. In caso di invio multiplo, al momento della lettura viene visualizzata la data e l’ora in cui il primo tra gli utenti destinatari accede al contenuto del messaggio.

Inoltre, dalla sezione Messaggi puoi visualizzare tutte le comunicazioni ricevute e inviate attraverso il Sistema.

Puoi cercare un messaggio, utilizzando la funzione “Filtri” alla quale puoi accedere selezionando la freccia corrispondente. I parametri disponibili per effettuare la ricerca sono:

• Oggetto della Comunicazione;
• Data da: valorizza questo campo se la data di invio della comunicazione è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Data a: valorizza questo campo se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Comunicazioni inviate: inserisci il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi inviati;
• Comunicazioni ricevute: inserisci il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi ricevuti;
• Comunicazioni non lette: inserisci il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi non letti.

Dopo aver impostato i criteri di ricerca, seleziona il pulsante Filtra per visualizzare i risultati. Per visualizzare il contenuto della comunicazione, seleziona la freccia in corrispondenza del messaggio che vuoi aprire. Per rispondere, seleziona il pulsante Rispondi ed inserisci il testo della comunicazione nell’apposita casella.

La sezione Notifiche presenta l’elenco delle comunicazioni automatiche generate dal Sistema a seguito di determinate attività. Se il PI invia in approvazione la RdO, il PO riceverà una notifica.

Anche in questa sezione, puoi utilizzare la funzione Filtri per effettuare una ricerca secondo i seguenti parametri:

• Categoria: seleziona tra le categorie di comunicazioni ricevute dal Sistema, quella di tuo interesse;
• Data da: valorizza questo campo se la data di invio della notifica è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Data a: valorizza questo campo se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Notifiche non lette: inserisci il flag per visualizzare solamente le notifiche non lette.

Dopo aver impostato i criteri di ricerca, seleziona il pulsante Filtra per visualizzare i risultati. Per visualizzare il dettaglio di una comunicazione, clicca sulla freccia corrispondente.

Sospensione RdO/Lotto

Attraverso la voce Sospensione RdO/Lotto puoi sospendere in via temporanea e con effetto immediato la RdO pubblicata.

Da sapere che

La sospensione della RdO può essere effettuata dal PO, RdP designato e PI se ha pubblicato la RdO.

Per sospendere la RdO clicca SOSPENDI. Si aprirà una finestra per inserire una motivazione e confermando l’operazione la gara sarà sospesa. Durante la sospensione, se i termini per la presentazione delle offerte non sono ancora scaduti, gli Operatori Economici non potranno presentare offerte fino alla riattivazione. Per riattivare la RdO Semplice sospesa clicca sul pulsante ANNULLA SOSPENSIONE.

Revoca RdO/Lotto

Accedi alla pagina Revoca Rdo/Lotto, dal menu di riepilogo, per revocare definitivamente e con effetto immediato la RdO Semplice.

Da sapere che

La revoca può essere effettuata dal PO e dal RdP designato. Il PI può revocare la RdO solo nel caso in cui l’abbia pubblicata.

Seleziona il pulsante REVOCA e dopo aver inserito la motivazione la RdO sarà revocata.

La revoca è irreversibile: al contrario della sospensione che è temporanea, non puoi annullare il procedimento di revoca.

Modifica RdO

La funzione Modifica RdO, accessibile attraverso il menu di riepilogo, consente di apportare variazioni alla Negoziazione. Le modifiche possono essere strutturali o non strutturali a seconda che incidano o meno sulle attività di composizione e presentazione delle offerte.

Da sapere che

Le modifiche possono essere effettuate dal PO, dal RdP designato e dal PI nel caso abbia pubblicato la RdO.

Nella RdO Semplice, al pari della Trattativa Diretta e del Confronto di Preventivi, è possibile apportare solo MODIFICHE NON STRUTTURALI: seleziona il tipo di modifica corrispondente, inserisci una motivazione e clicca il pulsante PROCEDI. Dopo aver confermato l’operazione, la RdO passerà allo stato “In Manutenzione”.

Le modifiche non strutturali riguardano:

• Nome RdO;
• Tipologia di appalto;
• CIG;
• CUP;
• CPV;
• Ente Committente;
• Responsabile del Procedimento;
• Soggetto Stipulante;
• Date della negoziazione:
• Documenti.

Apportate le dovute modifiche, clicca su SALVA e, successivamente, puoi selezionare:

• CONFERMA MODIFICA: il Sistema acquisisce le modifiche effettuate e la RdO è sbloccata;
• ANNULLA MODIFICHE: le modifiche apportate non vengono salvate e la RdO è sboccata;
• ESCI E BLOCCA OFFERTE: le modifiche apportate vengono mantenute e la RdO rimane nello stato In Manutenzione;
• GESTISCI MODIFICHE: puoi aggiungere eventuali sezioni come oggetto di modifiche.

È opportuno selezionare SALVA e, successivamente, CONFERMA MODIFICA affinché le modifiche vengano acquisite dal Sistema e gli Operatori Economici possano presentare le offerte. In caso di mancata selezione del pulsante CONFERMA MODIFICA, la RdO Semplice rimarrà nello stato "In Manutenzione" e per ripristinare la Negoziazione sarà necessario rientrare nella sezione Modifica RdO e ripetere la procedura. Puoi modificare la RdO anche dopo la presentazione di qualche offerta a Sistema.

Da sapere che

Il menu di riepilogo è un menu dinamico: le voci variano a seconda della fase della Negoziazione e delle autorizzazioni attribuite all’utente. Per esempio, la voce Modifica RdO sarà presente poco dopo la pubblicazione della RdO Semplice.

Copia RdO

La funzione Copia RdO del menu di sinistra permette di creare una nuova RdO che erediterà le informazioni principali di quella già pubblicata. Ripercorrendo le sezioni che caratterizzano la configurazione della Negoziazione, puoi variare alcuni dati mentre altri non potranno essere modificati: per esempio “La modalità di selezione degli Operatori Economici” rimarrà la stessa di quella scelta nella RdO originaria. Ritroverai eventuali Operatori Economici invitati nella Negoziazione di partenza. Non verranno copiate invece né la parte documentale né i soggetti indicati come RdP, Soggetto Stipulante o altri soggetti autorizzati. La RdO copiata la puoi trovare nella pagina RdO da Completare nello stato "Bozza".

Esame Offerte e Stipula

Finora è stata descritta la predisposizione di una RdO Semplice fino alla pubblicazione e sono state analizzate le singole voci del menu di riepilogo. Nei paragrafi successivi si illustreranno le fasi finali della Negoziazione.

Ruoli Ricoperti su Gare

Dopo la pubblicazione della RdO Semplice, entra in gioco la vista Ruoli ricoperti su gare, disponibile dal Cruscotto, che permette di gestire le fasi successive della Negoziazione, quali la richiesta di chiarimenti, l’esame delle offerte, l’aggiudicazione e la stipula.

Da sapere che

Il PO può gestire la richiesta dei chiarimenti direttamente dal menu di riepilogo, deve passare dalla sezione Ruoli ricoperti su gare in caso di RdO pubblicata dal PI con previa autorizzazione. Allo stesso modo, il PI può accedere direttamente alla funzione di Richiesta Chiarimenti solo se ha pubblicato.

Se entri nel Cruscotto come Registrato, accedi direttamente all’elenco dei Ruoli ricoperti su gare. Se accedi al Cruscotto come soggetto abilitato è necessario cliccare sulla freccia per visualizzare l’elenco dei Ruoli ricoperti su gare.

Cliccando sulla freccia comparirà un elenco di RdO con le relative autorizzazioni.

Puoi utilizzare il filtro Strumento e il filtro Periodo selezionato per trovare la RdO che ti interessa, oppure puoi inserire nell’apposito campo il numero identificativo della Negoziazione, e selezionare il pulsante CERCA. Per la stessa RdO si possono avere più ruoli in base alle autorizzazioni attribuite al tuo profilo. Nel caso di più ruoli, bisogna selezionarne uno specifico per poter gestire una determinata fase. Accedendo alla RdO Semplice pubblicata, a secondo del profilo autorizzativo, nel menu di riepilogo si attiveranno delle sezioni aggiuntive.

Offerte Presentate

La funzionalità Offerte Presentate ti permette di visualizzare alcune informazioni relative sia alle offerte presentate che agli Operatori Economici. In questa sezione puoi visualizzare l’elenco degli Operatori Economici che hanno presentato l’offerta, dal momento della pubblicazione fino alla scadenza dei termini di presentazione delle offerte. Puoi filtrare le offerte ricevute secondo i seguenti parametri:

• denominazione concorrente;
• forma di partecipazione;
• lotti a cui ha partecipato (la RdO Semplice è a lotto unico).

Definito il criterio di ricerca, seleziona FILTRA per visualizzare i risultati.

Per ogni Operatore Economico che ha presentato l’offerta, puoi visualizzare la denominazione del concorrente, la forma di partecipazione, il numero identificativo dell’offerta presentata, la data e l’ora di presentazione. In corrispondenza di un determinato fornitore, se apri la tendina, puoi estrarre alcune informazioni relative all’Operatore Economico stesso, tra cui la ragione sociale, la forma di partecipazione, la partita IVA.

Selezionando la denominazione del concorrente apri una finestra con alcune informazioni di base: la denominazione sociale, la sede legale, i recapiti, la geolocalizzazione.

Andando su Richieste visualizzi le informazioni rilasciate in fase di abilitazione sul MePA, tra le quali i bandi e le categorie a cui è abilitato, con le eventuali modifiche. Avrai anche modo di visualizzare e scaricare i file pdf delle richieste effettuate dalle imprese per ciascun argomento di riferimento.

Da sapere che

Gli Operatori Economici hanno la possibilità di ritirare l’offerta e di ripresentarla fino alla scadenza del termine di presentazione delle offerte.

Esame Offerte

Per procedere a esaminare le offerte presentate, seleziona la sezione Esame Offerte dal menu di sinistra.

Il link Stato delle buste permette di visualizzare una sorta di legenda: le quattro immagini della busta corrispondono a quattro diversi stati dell’esame offerte (cfr. schermata seguente).

Il Sistema evidenzia la busta dalla quale iniziare l’esame: l’apertura della busta amministrativa è propedeutica alla valutazione della busta economica.

Apertura Busta Amministrativa

Nella pagina Esame Offerte, accedi alla Busta amministrativa selezionandola e clicca sul pulsante AVVIA ESAME per iniziare la procedura di valutazione della documentazione amministrativa presentata dagli Operatori Economici.

A questo punto, la busta amministrativa passa dallo stato “Da esaminare” allo stato “In Esame”. Contestualmente all’avvio esame della busta amministrativa si apre la seduta pubblica. Gli Operatori Economici che hanno presentato almeno un’offerta valida prenderanno visione di:

• Ragione sociale e forma di partecipazione dei concorrenti;
• Lista della documentazione, presente nella busta, inviata da ciascun concorrente.

Seleziona la freccia corrispondente all’unico lotto per visualizzare l’elenco degli Operatori Economici che hanno presentato offerta ed espandi tutte le sezioni finché non visualizzi la documentazione. Per accedere alla documentazione amministrativa, seleziona la freccia in corrispondenza del nome del concorrente e apri le varie sezioni fino ad arrivare al dettaglio dei singoli documenti. Li puoi scaricare singolarmente cliccando sulla denominazione degli stessi.

Ultimata la valutazione della documentazione amministrativa seleziona il pulsante TERMINA ESAME. La Busta Ammnistrativa passa dallo stato “In Esame” allo stato “Esaminata” e, analogamente, lo stato della Busta Economica passa da “Non Accessibile” a “Da Esaminare”.

Da sapere che

Con TERMINA ESAME vai a certificare il completamento dell'esame della documentazione, indipendentemente dall'esito. Nel caso in cui l'analisi di un documento comporti l'esclusione di un Operatore Economico, dovrai procedere attraverso l'apposita funzione Escludi/Ammetti Concorrenti.

Apertura Busta Economica

Terminato l’esame della documentazione amministrativa, puoi procedere con l’apertura della Busta successiva. Torna alla pagina Esame Offerte e seleziona Busta Economica per valutare la documentazione di carattere economico inviata dagli Operatori Economici.

Seleziona AVVIA ESAME per accedere al contenuto della Busta.

Lo stato della Busta Economica cambia da “Da Esaminare” a “In Esame”. Accedi alla documentazione presentata dagli Operatori Economici. Seleziona il nome del concorrente di cui vuoi valutare offerta per visualizzare la documentazione economica. Clicca Scheda Offerta per aprire una pagina nella quale sono riportati le caratteristiche economiche e i valori offerti dall’Operatore Economico. Puoi scaricare i documenti singolarmente cliccando sulla denominazione dello stesso file.

Ultimata la valutazione della Busta economica, seleziona il pulsante TERMINA ESAME.

Dopo l’apertura di ogni busta, se accedi alla funzione Esame Offerte, in corrispondenza del dot menu (icona con tre punti disposti in senso verticale) puoi visualizzare la voce Riepilogo documenti presentati. Selezionandola scarichi un pdf che riepiloga i documenti presentati dagli Operatori Economici per ciascuna busta aperta.

Se un Operatore Economico viene escluso prima dell’apertura di una determinata busta, il riepilogo non riporterà le informazioni dei suoi documenti. A seguito della riammissione e apertura della busta di un fornitore, il pdf conterrà le informazioni dei documenti presentati dallo specifico concorrente per la busta in questione.

Escludi/Ammetti Concorrenti

La pagina Escludi/Ammetti Concorrenti alla quale si accede dal menu di sinistra, permette di gestire le esclusioni e riammissioni degli Operatori Economici .

Per escludere un concorrente seleziona il nome del fornitore. Dopo aver cliccato sul pulsante ESCLUDI si aprirà una finestra nella quale bisogna specificare il motivo dell’esclusione.

Puoi riammettere un Operatore Economico escluso attraverso il pulsante RIAMMETTI.

Aggiudicazione Provvisoria e Graduatoria

Dopo aver esaminato la Busta Amministrativa e la Busta Economica, puoi procedere con l’aggiudicazione. Accedi alla sezione Esame Offerte, seleziona il dot menu (icona con tre punti disposti in senso verticale) e seleziona GRADUATORIA per visualizzare la graduatoria provvisoria.

Puoi visualizzare l’elenco degli Operatori Economici e il valore delle rispettive offerte economiche (espresso in termini di valore economico dell’offerta o percentuale di ribasso, a secondo del criterio di formulazione dell’offerta economica che hai scelto in sede di predisposizione della Negoziazione). Per aggiudicare provvisoriamente la RdO Semplice seleziona il pulsante PROPONI AGGIUDICAZIONE.

Se devi effettuare una modifica con il pulsante RIMUOVI PROPOSTA puoi proporre una nuova aggiudicazione. Selezionando MOSTRA GRADUATORIA si apre una finestra di conferma e le offerte presentate dai diversi concorrenti sono visibili a tutti gli Operatori Economici.

Da sapere che

L'azione MOSTRA GRADUATORIA è irreversibile: la graduatoria si può pubblicare solo una volta e dopo averlo selezionato il pulsante scompare. Dal momento che decidi di pubblicare la graduatoria gli Operatori Economici ammessi prenderanno visione della graduatoria definitiva.

Aggiudicazione

Dopo aver proposto l’aggiudicazione nella sezione Esame Offerte, puoi procedere con l’aggiudicazione entrando nell’apposita sezione dal menu di sinistra. La pagina presenta la denominazione degli Operatori Economici presenti in graduatoria, il valore dell’offerta economica, e per ciascuno è presente il tasto AGGIUDICA.

Date aggiudicazione

Seleziona il tasto AGGIUDICA in corrispondenza dell’Operatore Economico designato. Conferma l’operazione e inserisci: valore, durata del contatto (in mesi) e data di aggiudicazione. In caso di consegna di un bene, all’interno del campo durata del contratto, inserisci 1. Con il pulsante ANNULLA AGGIUDICAZIONE annulli l’operazione, con quello REVOCA la revochi. L'aggiudicazione è consentita fino alla stipula, dopodiché non è possibile proporre nuove aggiudicazioni o revocare quella effettuata.

Da sapere che

È possibile la multi-aggiudicazione della negoziazione tra più Operatori Economici. Dopo aver aggiudicato un’offerta, è necessario uscire dalla pagina e rientrare per poter effettuare un’altra aggiudicazione.

Stipula

I soggetti autorizzati, all’interno dell’apposita sezione, visualizzano il tasto STIPULA in corrispondenza dell’Operatore Economico aggiudicatario. Inserisci negli appositi campi la data di stipula e la data di attivazione del contratto. È possibile stipulare con documento generato dal Sistema oppure uno prodotto dalla Stazione Appaltante.

La stipula andrà a buon fine solo nel caso in cui sia stato caricato un documento firmato digitalmente. Il Sistema verifica che la firma presente corrisponda al Soggetto Stipulante oppure ai Soggetti Stipulanti definiti in fase di configurazione della RdO. Se non corrisponde sarà visualizzato un messaggio di errore. Una volta effettuata la stipula, sarà possibile:

• modificare la data di stipula contratto e la data di attivazione contratto;
• Inserire ulteriori documenti di stipula.

In caso di revoca della stipula dovrà essere rimosso il documento generato/allegato in precedenza.

L’Operatore Economico riceverà notifica dell’operazione di stipula effettuata a Sistema ma non riceverà in automatico il documento. Il documento di stipula potrà essere inviato attraverso la sezione COMUNICAZIONI oppure extra-Sistema.