RdO Evoluta

Nell’ambito del Mercato Elettronico MePa, le Pubbliche Amministrazioni possono predisporre delle vere e proprie gare sotto soglia comunitaria, in cui gli Operatori Economici abilitati presentano le offerte che saranno oggetto di confronto concorrenziale. Una di queste procedure è la RdO Evoluta. Di seguito si definiscono delle linee guida per la creazione di una RdO Evoluta, che a differenza della RdO Semplice, può essere

• sia a lotto unico che a più lotti (con criteri di aggiudicazione anche diversi)
• con criterio di aggiudicazione sia a MINOR PREZZO che MIGLIOR RAPPORTO QUALITA’ PREZZO
• anche con CPV di diverse categorie sullo stesso lotto
• con il requisito esprimibile in più modi (Modelli, scheda, documentazione)

Avvio Negoziazione

L’avvio di una Negoziazione nell’ambito dei bandi del Mercato Elettronico - MePa può avvenire da:

• Link rapido Liste Mepa;
• Link rapido Avvia Negoziazione dalla sezione Mercato elettronico.

Se selezioni Liste MePa puoi avviare la Negoziazione partendo da elenchi di preferenze già salvati (articoli, lista di Operatori Economici, categorie). Seleziona uno o più elementi per poi procedere a creare la Negoziazione.

Invece, se selezioni Avvia Negoziazione, all'interno del menu, puoi scegliere direttamente la tipologia di Negoziazione da predisporre.

In alternativa, dal Cruscotto, puoi avviare una Negoziazione accedendo alla pagina di riepilogo delle RdO:

• dalla sezione Mercato Elettronico > Negoziazioni;
• dal menu laterale di sinistra Acquisti > Negoziazioni > Mepa.

In entrambi i casi accederai alla pagina di riepilogo di tutte le RDO.

In particolare hai la vista delle RDO da completare, ossia di quelle in stato:

• In Bozza: RdO predisposta e salvata, in attesa di pubblicazione;
• In Approvazione: Rdo inviata al PO dal PI;
• Pubblicata: Rdo pubblicata, visibile agli Operatori Economici, con “termini presentazione offerta” non scaduti.

Selezionando il pulsante in alto a destra RDO COMPLETE è possibile visualizzare le RdO in stato:

• Scaduta: RdO i cui termini di presentazione sono giunti a scadenza;
• Deserta: RdO per cui non è stata presentata alcuna offerta;
• In Esame: RdO in fase di valutazione delle offerte presentate;
• Aggiudicata: RdO per cui si è conclusa la fase di aggiudicazione;
• Sospesa: RdO per cui il procedimento è stato temporaneamente sospeso;
• Revocata: RdO per cui il procedimento è stato definitivamente revocato;
• Stipulata: RdO stipulata con l’Operatore Economico;
• Chiusa: RdO conclusa.

Per tornare indietro, alla lista di RdO pre-pubblicazione, è necessario selezionare il pulsante RDO DA COMPLETARE, posizionato in alto a destra. Per creare la Negoziazione basta cliccare sul pulsante NUOVA RDO.

	Da sapere che…  Se le Negoziazioni sono predisposte dal PI, la gestione delle liste RdO da completare e RdO complete è accessibile sia al PI che al PO. In alternativa, qualora le RdO siano predisposte dal PO, sono visibili solamente al PO.

Tipologia RdO

Esistono quattro tipologie di RdO tra le quali poter scegliere in base alle esigenze della tua Amministrazione:

• Trattativa Diretta: in caso di affidamento diretto, puoi negoziare direttamente con un unico Operatore Economico;
• Confronto di preventivi: è una modalità di Negoziazione in cui, a differenza della Trattativa Diretta, è possibile invitare più di un Operatore Economico;
• Rdo Semplice: puoi costruire una gara a lotto unico al “minor prezzo”;
• RdO Evoluta: puoi strutturare la tua gara in più lotti sia con criterio di aggiudicazione a “minor prezzo “ che “miglior rapporto qualità prezzo”.

Dopo aver selezionato la tipologia di RdO di tuo interesse puoi iniziare a predisporre la Negoziazione.

	Da sapere che… Solo nella RdO Evoluta l’oggetto della Negoziazione può riguardare categorie diverse, nelle altre tipologie gli oggetti di Negoziazione devono fare riferimento alla stessa categoria di abilitazione.

Creazione RdO Evoluta

La RdO Evoluta, come già accennato, è una gara che può essere a lotto unico come a più lotti sia con criterio di aggiudicazione a Minor Prezzo che Migior Rapporto Qualità prezzo. Può essere sia ad Inviti che Aperta. In seguito, saranno descritti i passi che caratterizzano la sua configurazione.

Inserimento Parametri Essenziali

Dopo aver selezionato RdO Evoluta come tipologia di RdO da predisporre, accedi in una pagina in cui è richiesto l’inserimento di alcune informazioni base.

Nel campo Nome RdO bisogna inserire un titolo descrittivo della Negoziazione. Nel menù a tendina Tipologia di appalto è necessario scegliere tra i tre tipi di appalto quello in cui rientra la Negoziazione.

Nella Tipologia di procedura è necessario scegliere l’ambito normativo in cui rientra la RdO Evoluta. Nel caso dovessi scegliere “Altro” si aprirà una finestra per inserire la specifica.

Nel Regolamento applicabile alla procedura telematica è necessario selezionare il complesso di regole di riferimento.

Nel menu a tendina Modalità selezione dei fornitori da invitare scegli:

• RdO Aperta: se vuoi rendere visibile la RdO tra le RdO Aperte. In questo caso avranno la possibilità di partecipare tutti gli Operatori Economici abilitati sul MePA, per la categoria oggetto di Negoziazione, entro i termini di presentazione delle offerte;

• Selezione degli operatori economici da invitare: se vuoi scegliere tra le imprese abilitate alla categoria oggetto della RdO, quali invitare alla presentazione delle offerte.

Se la gara non prevede più lotti selezioni "no" ed il sistema ti chiede di indicare il criterio di aggiudicazione tra "Minor Prezzo" e "Miglior Rapporto Qualità prezzo".

Se la gara prevede più lotti selezioni "si", in questo caso, non solo devi indicare il numero dei lotti dell'iniziativa ma anche se il Criterio di aggiudicazione sia lo stesso o meno per i lotti indicati. Nel caso il Criterio sia unico per tutti i lotti lo indichi immediatamente.

Se clicchi sul pulsante CREA RDO generi la RdO Evoluta.

Nel caso avessi necessità di modificare il tipo di RdO puoi utilizzare i link che trovi in basso alla pagina.

Inserimento Dati Principali

Dopo la creazione della RdO, accedi ad una pagina dove sono presenti tutti gli elementi da inserire per predisporre la Negoziazione. Le voci presenti nel menù di sinistra ti porteranno alle sezioni corrispondenti. A differenza degli altri tipi di RdO in cui gestisci tutto in una unica pagina qui troverai sezioni specifiche differenti. Nella sezione Dati Principali trovi i dati che hai inserito al momento della creazione della RdO. Quelli contrassegnati con il simbolopossono essere modificati.

Puoi utilizzare il box Descrizione della fornitura per descrivere l’oggetto della Negoziazione. In ogni caso nell'ambito della sezione Lotti ed in quella Documentazione lo potrai specificare adeguatamente.

Nei campi Data e ora di svolgimento della prima seduta pubblica puoi inserire la data e l’ora in cui avrà luogo la prima seduta pubblica di esame delle offerte. La compilazione di questi campi è facoltativa. In ogni caso sarà necessario confermare agli operatori che parteciperanno, tramite apposita comunicazione, la data della prima seduta. È opportuno indicare l’eventuale esclusione delle offerte anomale.

	Da sapere che… Non è prevista una funzionalità che permette un’esclusione automatica delle offerte anomale dal sistema. Dopo aver elaborato la soglia di anomalia, è necessario un intervento manuale al fine di un'eventuale esclusione di Operatori Economici.

Nel campo Formulazione dell’offerta economica puoi scegliere la modalità con cui gli Operatori Economici potranno presentare l’offerta:

• Percentuali a ribasso: l’offerta dell’operatore economico è espressa in termini di percentuale di sconto rispetto ad una quantità economica data o rispetto ad una determinata grandezza;
• Valore economico: l’offerta dell’operatore economico è espressa in termini di quantità economica monetaria (in euro).

Input Fornitori

In questa sezione trovi le opzioni di configurazione del procedimento che dipendono dal valore, dall'oggetto e dalla tipologia dell'affidamento. Potrai selezionare quelle che sono pertinenti alla tua procedura.

Definizione Ruoli

Il Responsabile del Procedimento ed il Soggetto Stipulante sono preimpostati automaticamente dal sistema con il soggetto che crea la RdO, Punto Istruttore o Punto Ordinante, nel caso invece tu abbia sfruttato la funzione di Copia RDO dovrai indicarli specificamente. In questa sezione hai la possibilità di modificarli/indicarli.

Puoi indicare solamente un Responsabile del Procedimento ed i suoi dati anagrafici devono essere inseriti obbligatoriamente. A differenza della Trattativa Diretta e del Confronto di Preventivi, nella RDO Semplice e nella RDO Evoluta potrai aggiungere fino a un massimo di dieci persone come Soggetti Stipulanti.

 	Da sapere che…  Sia il Responsabile del Procedimento che il Soggetto Stipulante devono essere registrati al portale. Per cercare un soggetto da inserire come Responsabile del Procedimento o Soggetto Stipulante è necessario farlo per Nome, Cognome e Codice Fiscale.

Qualora l'ente committente coincida con la Stazione Appaltante, quest'ultima sarà identificata automaticamente con l'ente di appartenenza del PO, anche nel caso in cui la Negoziazione sia predisposta dal PI. Nel caso di RdO gestita per conto di terzi, bisogna indicare che l’ente committente non coincide con la Stazione Appaltante e specificarne il Nome.

Inserimento Date

Nella sezione Date il sistema richiede di indicare le seguenti informazioni:

• Termine ultimo richiesta chiarimenti: data e ora entro cui gli Operatori Economici possono richiedere chiarimenti alla Stazione Appaltante;
• Termine ultimo presentazione offerte: data e ora entro cui gli Operatori Economici possono presentare l’offerta a sistema;
• Limite stipula contratto: data e ora entro cui gli Operatori Economici devono tenere vincolata l’offerta. È a loro discrezione confermarla in una data successiva;
• Limite consegna beni/decorrenza servizi: termine a partire dal quale possono essere consegnati i beni o decorrere i servizi da parte dell’Operatore aggiudicatario. Puoi scegliere se impostare questo termine come data da calendario oppure come numero di giorni successivi alla stipula.

Per proseguire la predisposizione dovrai accedere alle sezioni specifiche presenti nel menù a sinistra della schermata.

Lotti

Dalla sezione Lotti hai la possibilità di gestire il dettaglio di ciascun lotto della procedura. Troverai tanti lotti quanti ne hai indicati in fase di Inserimento dei parametri essenziali ma avrai comunque la possibilità di inserirne altri.

Selezionando la freccia in corrispondenza dello specifico lotto puoi entrare nella schermata di Dati Lotto, in cui specificare le informazioni che lo caratterizzano.

Da questa schermata puoi anche modificare il Criterio di aggiudicazione.

Lotto al Minor Prezzo

Nel dettaglio un lotto con Criterio al Minor Prezzo, la prima schermata da personalizzare è quella dei Dati Lotto.

Hai la possibilità di modificare nome e numero del lotto. Il codice CIG, Codice Identificativo di Gara, è obbligatorio. In caso di esenzione, è opportuno flaggare che non sussiste l’obbligo di richiesta del CIG e selezionare, dal menù a tendina, la specifica del caso.

Il codice CUP, Codice Unico di Progetto, se esiste, è opportuno indicarlo.

Il codice CPV, Common Procurement Vocabulary, è obbligatorio. Attraverso il pulsante Cerca CPV puoi effettuare la ricerca per categoria di abilitazione oppure, direttamente, per CPV. Puoi inserire massimo 100 CPV appartenenti alla stessa categoria merceologica. In caso di più CPV puoi specificare il peso di ognuno nella Negoziazione, oppure puoi specificare il CPV principale fra quelli facenti parte della richiesta del CIG.

Nella RdO Evoluta puoi inserire CPV di categorie differenti.

In una fase successiva saranno disponibili dei Modelli predisposti da Consip che sostanzialmente mettono a disposizione delle schede/impostazioni lotto già pre-definite, in ogni caso bisogna preliminarmente inserire il CPV di riferimento.

Nel campo Importo oggetto di offerta devi definire se l’importo complessivo dell’appalto, indicato nel campo Valore in euro, debba considerarsi Base d’asta o Importo presunto di fornitura.

	Da sapere che…  Se scegli di inserire l’Importo presunto di fornitura invece del valore della Base d’asta, il sistema non sarà in grado di calcolare in modo automatico l’anomalia dell’offerta. L’importo presunto, infatti non limita gli Operatori Economici nell’inserimento dell’offerta economica, che può anche superare l’Importo presunto indicato. Di conseguenza, il sistema non sarà in grado di determinare la soglia di anomalia.

Nel campo Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso puoi indicare l’importo di eventuali oneri applicabili; Nel campo Termini di pagamento è richiesto di specificare i termini di pagamento stabiliti in base alle tue esigenze; Nel box Dati di consegna e fatturazione è richiesto di specificare i dati di consegna e di fatturazione (via, città, cap, aliquota iva).

È opportuno indicare l’eventuale esclusione delle offerte anomale.

	Da sapere che… Non è prevista una funzionalità che permette un’esclusione automatica delle offerte anomale dal sistema. Dopo aver elaborato la soglia di anomalia, è necessario un intervento manuale al fine di un'eventuale esclusione di Operatori Economici.

Seleziona Salva per consentire al sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase.

Lotto al Miglior Rapporto Qualità prezzo

Nel dettaglio un lotto con Criterio al Miglior Rapporto Qualità prezzo, la prima schermata da personalizzare è quella dei Dati Lotto.

Hai la possibilità di modificare nome e numero del lotto. Il codice CIG, Codice Identificativo di Gara, è obbligatorio. In caso di esenzione, è opportuno flaggare che non sussiste l’obbligo di richiesta del CIG e selezionare, dal menù a tendina, la specifica del caso.

Il codice CUP, Codice Unico di Progetto, se esiste, è opportuno indicarlo.

Il codice CPV, Common Procurement Vocabulary, è obbligatorio. Attraverso il pulsante Cerca CPV puoi effettuare la ricerca per categoria di abilitazione oppure, direttamente, per CPV. Puoi inserire massimo 100 CPV appartenenti alla stessa categoria merceologica. In caso di più CPV puoi specificare il peso di ognuno nella negoziazione, oppure puoi specificare il CPV principale fra quelli facenti parte della richiesta del CIG.

Nella RdO Evoluta puoi inserire CPV di categorie differenti.

In una fase successiva saranno disponibili dei Modelli predisposti da Consip che sostanzialmente mettono a disposizione delle schede/impostazioni lotto già pre-definite, in ogni caso bisogna preliminarmente inserire il CPV di riferimento.

Nel campo Importo oggetto di offerta devi definire se l’importo complessivo dell’appalto, indicato nel campo Valore in euro, debba considerarsi Base d’asta o Importo presunto di fornitura.

	Da sapere che…  Se scegli di inserire l’Importo presunto di fornitura invece del valore della Base d’asta, il sistema non sarà in grado di calcolare in modo automatico l’anomalia dell’offerta. L’importo presunto, infatti non limita gli Operatori Economici nell’inserimento dell’offerta economica, che può anche superare l’Importo presunto indicato. Di conseguenza, il sistema non sarà in grado di determinare la soglia di anomalia.

Nel campo Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso puoi indicare l’importo di eventuali oneri applicabili; Nel campo Termini di pagamento è richiesto di specificare i termini di pagamento stabiliti in base alle tue esigenze; Nel box Dati di consegna e fatturazione è richiesto di specificare i dati di consegna e di fatturazione (via, città, cap, aliquota iva).

È opportuno indicare l’eventuale esclusione delle offerte anomale.

	Da sapere che… Non è prevista una funzionalità che permette un’esclusione automatica delle offerte anomale dal sistema. Dopo aver elaborato la soglia di anomalia, è necessario un intervento manuale al fine di un'eventuale esclusione di Operatori Economici.

Nel box Punteggi hai una tabella di riepilogo con lo stato dei punteggi, distribuiti tra punteggio tecnico e punteggio economico. I punteggi sono assegnati in base a due modalità:

·      Attribuzione automatica: se i punti sono associati a specifici valori inseriti nella Scheda Tecnica, il punteggio sarà attribuito automaticamente dal Sistema;

·      Attribuzione da Commissione: se i punti sono in capo alla Commissione, dovrai valutare le offerte e inserire manualmente i punteggi a Sistema.

In questa sezione è necessario:

· Definire il punteggio massimo da attribuire alla componente tecnica ed alla componente economica. I punteggi saranno automaticamente ridistribuiti nella tabella dopo la configurazione della scheda di offerta;

· Indicare il numero di cifre decimali di arrotondamento dei punteggi. Puoi scegliere da “1” a “8” decimali. Oltre il decimale definito, il punteggio del concorrente sarà approssimato secondo il criterio dell’“arrotondamento” (il valore “22, 45678” in presenza di un numero massimo di decimali pari a “4”, verrà registrato a sistema come “22,4568”).

	Da sapere che… Per semplificare le attività di configurazione di una gara, puoi prevedere che tutti i punteggi sia tecnici (tabellari e/o discrezionali) che economici vengano attribuiti dalla commissione. La base di riferimento della somma dei punteggi è 100.

Seleziona Salva per consentire al sistema di acquisire tutte le informazioni inserite in questa fase.

Scheda di Offerta

Da questa sezione puoi creare la scheda che dovrà compilare l'Operatore Economico per presentare l'offerta relativa al lotto su cui stai lavorando. Hai la possibilità di creare una nuova scheda o di selezionarne una che hai già creato in precedenza. In quest'ultimo caso un PO può selezionare le schede create da lui e da tutti i suoi PI, questi ultimi invece solo quelle create da loro stessi.

Da Scegli esistente hai la possibilità di selezionare una scheda e dal tasto PROCEDI la colleghi al lotto. Da Crea nuova scheda offerta dovrai dare il nome ad una nuova scheda per crearla.

Nel primo caso hai una scheda che contiene già delle caratteristiche, nel secondo la scheda deve essere caratterizzata.

Scheda di Offerta – Minor Prezzo

Descriviamo ora il caso di una Scheda Tecnica al minor prezzo in cui inseririamo solamente una o più caratteristiche economiche.

Selezionando MODIFICA hai la possibilità di inserire le caratteristiche della scheda, sia in termini tecnici che in termini economici.

Clicca sul pulsante Aggiungi caratteristica, posizionato in alto a sinistra, seleziona la Regola di ammissione ed il formato (Numerico o Testuale) che deve avere la caratteristica economica.

La Regola di ammissione è la regola in base alla quale il sistema valuterà l’ammissibilità del valore inserito dagli Operatori economici. Puoi scegliere tra:

• Nessuna regola: consenti all'Operatore Economico di inserire liberamente le informazioni richieste senza particolari vincoli;

• Valore massimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia superiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” il sistema non potrà effettuare il controllo;

• Valore minimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia inferiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” invece non potrà effettuare alcun controllo;

• Lista di scelte: in questo caso bisogna inserire due o più valori all’interno del campo “Valore”. Al fornitore si presenterà un elenco di scelte, tra le quali necessariamente scegliere. Ad es. giallo; verde; rosso per presentare all’ Operatore Economico un elenco chiuso di 3 opzioni tra cui scegliere;

• Valori compresi tra: è utilizzabile solo in caso abbia scelto il formato “numerico”. Occorre inserire il limite minimo e il limite massimo dell’intervallo di valori ammesso.

• Valore suggerito: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Il sistema presenterà all’Operatore Economico il valore definito, consentendogli però di modificarlo liberamente;

• Valorizzazione: puoi inserire una formula.

Successivamente, puoi compilare i seguenti campi:

• Nome della caratteristica: scegli un nome che identifichi chiaramente l’oggetto dell’offerta richiesta;

• Regola di Ammissione: dopo aver scelto una delle regole sopra descritte, indica il/i valore/i ammissibile/i in base alla regola prevista;

• Valutazione: nella RdO al Minor Prezzo viene utilizzata solo in casi particolari con il criterio di elaborazione della classifica "Miglior punteggio ottenuto" per pesare in maniera differente diverse caratteristiche economiche, negli altri casi non dovrà essere selezionata.

• Regola di controllo: puoi configurare una regola più specifica e complessa per la compilazione della caratteristica e/o puoi configurare una regola che metta in relazione due o più caratteristiche della scheda di offerta;

• Altri parametri (opzionale): puoi specificare i decimali di questa caratteristica ed inserire una spiegazione per gli Operatori Economici, inoltre definisci se la compilazione è obbligatoria e se sarà visibile nel documento di offerta.

Seleziona SALVA affinché il sistema acquisisca i dati inseriti, Torna Indietro per tornare alla lista delle caratteristiche create.

Puoi creare altre caratteristiche o eliminare quella creata. Per tornare alla pagina di configurazione della scheda tecnica seleziona Torna Indietro. Bisogna definire i parametri in base ai quali elaborare la classifica e calcolare la soglia di anomalia delle offerte.

Scegli dal menu a tendina il criterio di elaborazione della classifica:

• Miglior valore offerto: nel caso di gara al minor prezzo con modalità di espressione del ribasso in valore assoluto;
• Miglior percentuale di sconto offerta: nel caso di gara al minor prezzo con modalità di espressione del ribasso in termini percentuali;
• Miglior punteggio ottenuto: nel caso di gara al minor prezzo aggiudicata sulla base del miglior punteggio ottenuto. Il parametro sarà il punteggio (su base 1.000) indicato dalla Stazione Appaltante.

Seleziona la caratteristica economica su cui elaborare la classifica dopo aver digitato Scegli.

Torni automaticamente alla pagina della Scheda di Offerta e nel box puoi fornire informazioni riguardo la presentazione dell’offerta stessa, che saranno visualizzate dagli Operatori Economici.

Seleziona il pulsante SALVA per salvare i dati inseriti e puoi tornare alla pagina di configurazione del lotto Dati Lotto dal menù a sinistra.

Dopo aver controllato/compilato tutti i campi, clicca su Salva e poi su VALIDA e nel caso sia tutto corretto nel menu di sinistra comparirà la voce ANTEPRIMA SCHEDA DI OFFERTA. L'Anteprima ti permette di visualizzare la scheda di offerta che hai predisposto nella stessa modalità in cui la vedrà l'Operatore Economico e potrai anche simulare la compilazione, compila i campi che hai predisposto e digita VALIDA per verificare l'esito.

	Da sapere che… se dopo aver digitato VALIDA hai bisogno di effettuare modifiche al Lotto, dalla schermata Lotti puo sbloccare il Lotto in questione prima selezionandolo e poi digitando sul simbolo del lucchetto, a quel punto potrai effettuare variazioni e procedere con una nuova validazione

Scheda di Offerta – Miglior rapporto qualità prezzo

Se il criterio di aggiudicazione scelto è il miglior rapporto qualità prezzo, nella configurazione della sezione Dati Lotto è necessario definire i punteggi da attribuire alla componente tecnica ed a quella economica, questi punteggi li erediti senza poterli modificare nella Scheda di Offerta corrispondente, dove potrai inserire le caratterisctiche che specificheranno il tuo requisito.

Per creare le caratteristiche clicca sul pulsante MODIFICA. Seleziona il tipo di caratteristica (tecnico o economica) che vuoi configurare, la regola di ammissione e il formato (numerico o testuale) della caratteristica.

Devi selezionare TECNICA o ECONOMICA per la configurazione della caratteristica e da lì potrai collegare dei punteggi automatici assegnati dal sistema.

In presenza di caratteristiche tecniche non valutabili automaticamente dal Sistema e della necessità di assegnare loro punteggi, questi ultimi devono essere lasciati in carico alla Commissione e disciplinati all’interno della documentazione allegata alla RDO.

La Regola di ammissione è la regola in base alla quale il sistema valuterà l’ammissibilità del valore inserito dagli Operatori economici. Puoi scegliere tra:

• Nessuna regola: consenti all'Operatore Economico di inserire liberamente le informazioni richieste senza particolari vincoli;

• Valore massimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia superiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” il sistema non potrà effettuare il controllo;

• Valore minimo ammesso: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Se la caratteristica è “numerica” il sistema controllerà che il valore inserito dall’Operatore Economico non sia inferiore a quello definito. Se la caratteristica è di formato “testo” invece non potrà effettuare alcun controllo;

• Lista di scelte: in questo caso bisogna inserire due o più valori all’interno del campo “Valore”. Al fornitore si presenterà un elenco di scelte, tra le quali necessariamente scegliere. Ad es. giallo; verde; rosso per presentare all’ Operatore Economico un elenco chiuso di 3 opzioni tra cui scegliere;

• Valori compresi tra: è utilizzabile solo in caso abbia scelto il formato “numerico”. Occorre inserire il limite minimo e il limite massimo dell’intervallo di valori ammesso.

• Valore suggerito: puoi inserire un solo valore nel campo “Valore”. Il sistema presenterà all’Operatore Economico il valore definito, consentendogli però di modificarlo liberamente;

• Valorizzazione: puoi inserire una formula.

Per creare le caratteristiche (sia tecniche che economiche) da aggiungere alla scheda, dopo aver selezionato la tipologia di caratteristica bisogna definire:

• Nome della caratteristica: scegli un nome che identifichi chiaramente l’oggetto dell’offerta richiesta;

• Regola di Ammissione: dopo aver scelto una delle regole sopra descritte, indica il/i valore/i ammissibile/i in base alla regola prevista;

• Valutazione: puoi definire una regola di valutazione per consentire al sistema di attribuire, al valore immesso dall’ Operatore Economico, automaticamente un punteggio. Per ulteriori approfondimenti sull’utilizzo delle formule puoi consultare il documento Formule per l’attribuzione punteggio del tecnico/economico, disponibile nella sezione Supporto > Guide >Approfondimenti.

• Regola di controllo: puoi configurare una regola più specifica e complessa per la compilazione della caratteristica e/o puoi configurare una regola che metta in relazione due o più caratteristiche della scheda di offerta;

• Altri parametri (opzionale): puoi specificare i decimali di questa caratteristica ed inserire una spiegazione per gli Operatori Economici, inoltre definisci se la compilazione è obbligatoria e se sarà visibile nel documento di offerta.

Un esempio di configurazione di una caratteristica tecnica con punteggio

Un esemip di configurazione di una caratteristica economica con punteggio

Ultimata la creazione delle caratteristiche economiche e tecniche seleziona SALVA affinché il sistema acquisisca i dati inseriti e poi Torna Indietro.

Hai la possibilità di visualizzare il riepilogo delle caratteristiche configurate.

Seleziona, nuovamente, Torna Indietro per andare alla pagina Scheda di offerta in cui è riportato il riepilogo dei punteggi.

Puoi fornire nell’apposito box delle linee guida nella compilazione della scheda di offerta.

Seleziona il pulsante SALVA per salvare i dati inseriti e puoi tornare alla pagina di configurazione del lotto Dati Lotto dal menù a sinistra.

Dopo aver controllato/compilato tutti i campi, clicca su Salva e poi su VALIDA e nel caso sia tutto corretto nel menu di sinistra comparirà la voce ANTEPRIMA SCHEDA DI OFFERTA. L'Anteprima ti permette di visualizzare la scheda di offerta che hai predisposto nella stessa modalità in cui la vedrà l'Operatore Economico e potrai anche simulare la compilazione, compila i campi che hai predisposto e digita VALIDA per verificare l'esito

	Da sapere che… se dopo aver digitato VALIDA hai bisogno di effettuare modifiche al Lotto, dalla schermata Lotti puoi sbloccare il Lotto in questione prima selezionandolo e poi digitando sul simbolo del lucchetto, a quel punto potrai effettuare variazioni e procedere con una nuova validazione

Documenti

All’interno della sezione Documentazione hai la possibilità di visualizzare i documenti predisposti automaticamente dal sistema e personalizzare le tue richieste, sia a livello di RdO che di singolo Lotto.

I documenti predisposti automaticamente dal sistema sono l'Offerta economica di sistema e la Dichiarazione sostitutiva di partecipazione. Le impostazioni del documento di Offerta economica sono già predefinite e non modificabili. La Dichiarazione sostitutiva di partecipazione contiene le informazioni dell’Operatore Economico di rilevanza amministrativa ai fini della partecipazione alla RdO. A secondo delle tue esigenze, puoi richiedere e/o inserire ulteriore documentazione a supporto degli Operatori Economici nella presentazione dell’offerta. Per poter aggiungere documentazione, è necessario prima accettare il disclaimer e poi selezionare il pulsante AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE.

La documentazione aggiuntiva può essere di tre tipi:

• Documentazione da produrre: puoi richiedere agli Operatori Economici ulteriori documenti;
• Documentazione da reinviare: puoi allegare documenti che gli Operatori Economici a loro volta deveno reinviare;
• Documentazione da consultare: puoi allegare documenti utili agli Operatori Economici nella presentazione dell’offerta.

Se selezioni documentazione da produrre il sistema ti richiede di compilare i seguenti campi:

• Descrizione: definisci la tua richiesta in modo chiaro ed esaustivo;
• Tipologia di richiesta: scegli dal menu a tendina la natura della documentazione;
• Modalità di invio: scegli se la trasmissione avverrà attraverso il sistema (invio telematico) oppure attraverso qualsiasi altro mezzo diverso dal sistema (invio non telematico);
• Obbligatorietà: indica se l’invio della documentazione è obbligatorio o facoltativo e se sono ammessi uno o più documenti;
• Firma digitale: indica se la documentazione deve essere firmata digitalmente o meno;
• Invio congiunto da parte di operatori riuniti: bisogna disciplinare l’invio della risposta nel caso l’offerta fosse presentata da un consorzio/raggruppamento di imprese:
  • Scegli SI se la documentazione deve essere inviata solo dal consorzio capogruppo/ mandataria del raggruppamento;
  • Scegli NO se la documentazione deve essere inviata dal consorzio e da tutte le imprese consorziate /mandataria e tutte le imprese facenti parte del raggruppamento.
• SFOGLIA: dovrai allegare un fac-simile in modo fornire un esempio agli Operatori Economici.

Seleziona AGGIUNGI per richiedere la documentazione da produrre, ANNULLA per annullare l’operazione.

Se selezioni documentazione da reinviare il sistema ti chiede di compilare gli stessi campi descritti per la documentazione da produrre: Descrizione, Tipologia di richiesta, Modalità di invio, Obbligatorietà, Firma digitale, Invio congiunto da parte di operatori riuniti. Nel caso della documentazione da reinviare è necessario allegare un documento, cliccando su SFOGLIA, il quale deve essere reinviato dagli Operatori Economici. Seleziona AGGIUNGI per aggiungere documentazione da reinviare, ANNULLA per tornare indietro.

Se decidi di inserire documentazione da consultare puoi allegare un documento oppure inserire un URL. In entrambi i casi è necessario descrivere la richiesta agli Operatori Economici.

	Da sapere che…  È possibile inserire solamente un URL appartenente al registro IPA, altrimenti al momento della validazione, il sistema restituisce un messaggio di errore.

Ricorda di cliccare sul pulsante SALVA, che si trova in alto a destra della pagina, prima di selezionare AGGIUNGI DOCUMENTI per evitare di perdere tutti i dati inseriti finora.

	Da sapere che…  Il sistema consente agli Operatori Economici la possibilità di inserire facoltativamente una serie di documenti, se vuoi chiedere obbligatoriamente un documento dovrai usare le apposite funzionalità della sezione DOCUMENTI esplicitando puntulmente la tua richiesta.

Elenco Aggiungi Documentazione OE

Operatori Economici invitati

La sezione relativi agli inviti si presenta in modo diverso in base alla scelta effettuata al momento della creazione della RdO e riguardante la modalità di selezione dei fornitori da invitare. È possibile distinguere due tipi di RdO: RdO ad Inviti e Rdo Aperta. Si ha una RdO ad Inviti se hai indicato di poter scegliere quali Operatori Economici invitare tra tutti quelli abilitati al bando e alla/alle categoria/categorie della RdO che stai predisponendo. Si ha una RdO Aperta se possono partecipare tutti gli Operatori Economici abilitati al MePA, entro i termini di presentazione delle offerte, per il bando e la/le categoria/categorie di riferimento del CPV oggetto della fornitura.

RdO ad Inviti

Nella sezione Operatori Economici invitati, in caso di RdO ad Inviti, puoi scegliere quali e quanti fornitori invitare a presentare l’offerta.

Se intendi predisporre un elenco di fornitori da escludere dagli inviti a partecipare alla RdO che stai predisponendo seleziona il link Esclusione Operatori Economici.

Per escludere gli Operatori economici hai a disposizione due funzioni:

• Importa Lista: puoi aggiungere direttamente un elenco di fornitori da escludere attraverso un file excel, compilato seguendo il modello disponibile nella sezione Supporto>Modulistica in cui dovrai indicare per ogni riga la Ragione sociale e la Partita IVA dell’Operatore Economico che non hai intenzione di invitare;

• Escludi fornitore: puoi cercare in maniera puntuale tramite la Partita IVA uno o più fornitori da escludere.

In questo modo gli Operatori Economici della lista non saranno invitati anche se rientreranno nel gruppo di coloro che stai selezionando per esserlo.

Per aggiungere invece nuovi Operatori Economici da invitare hai a disposizione differenti criteri di ricerca.

• Se selezioni il Tab SCEGLI: puoi effettuare la scelta in modo puntuale, inserendo negli appositi campi (cfr schermata), la partita iva/altro codice identificativo oppure la ragione sociale. In alternativa, il pulsante Visualizza elenco, posizionato in corrispondenza di Scegli da una tua lista di Fornitori, ti farà accedere alla pagina Liste MePA in cui puoi scegliere gli Operatori Economici da una lista creata in precedenza.

Prima di selezionare il pulsante Visualizza elenco ricorda di effettuare il salvataggio dai dati già inseriti, cliccando sul pulsante SALVA che si trova in alto a destra della pagina. Puoi inserire nella lista degli invitati tutti gli Operatori Economici scelti (la cui numerosità è specificata tra le parentesi tonde) attraverso le ricerche effettuate, cliccando sul pulsante AGGIUNGI TUTTI, oppure puoi effettuare un sorteggio. Selezionando il pulsante SORTEGGIA, il sistema provvede a sorteggiare un numero di imprese in relazione a quelle che hai indicato sulla base dell'algoritmo previsto dal MePA, il quale conferisce maggiori probabilità di selezione alle imprese che negli ultimi 12 mesi hanno ricevuto meno inviti alle RdO MePA.

• Se selezioni il Tab FILTRA: puoi scegliere tra gli Operatori Economici abilitati al bando e alla categoria di riferimento quelli da invitare utilizzando i filtri presenti a sistema. Il pulsante DETTAGLIO FILTRI APPLICATI ti consente di visualizzare l’elenco dei filtri selezionati per la RdO e di eliminarne qualcuno, Azzera filtri ti permette di eliminarli tutti.

Dopo aver predisposto le opzioni di filtro degli invitati, il sistema ti offre come risultato della ricerca il numero di Operatori Economici filtrati corrispondenti ai criteri impostati. Analogamente a quanto descritto per la sezione SCEGLI, per procedere con l’invito degli Operatori Economici puoi alternativamente scegliere di aggiungere tutte le imprese risultanti in base ai filtri impostati (attraverso il pulsante AGGIUNGI TUTTI) o effettuare il sorteggio (attraverso il pulsante SORTEGGIA).

	Da sapere che…  La funzione SORTEGGIA è utilizzabile separatamente per gli Operatori Economici “scelti “e per quelli “filtrati”. Non è possibile includere nello stesso sorteggio i fornitori selezionati nel Tab SCEGLI e quelli selezionati nel Tab FILTRA.

Il sorteggio non è un'operazione ripetibile. Per poter eliminare gli Operatori Economici sorteggiati dalla Lista degli Invitati è necessario utilizzare la funzione Azzera elenco disponibile dall’elenco degli Operatori invitati. Pertanto, se ritieni legittimamente di dover escludere alcune imprese dal sorteggio, dovrai preventivamente includerle nella lista degli Operatori Economici da escludere.

RdO Aperta

Nel caso abbia deciso di predisporre una RdO Aperta nella sezione relativa agli Inviti hai la possibilità di definire dei Filtri tra quelli disponibili a sistema. In tal modo potranno partecipare alla RdO gli Operatori Economici abilitati al MepA per il bando e la categoria oggetto di Negoziazione e che, allo stesso tempo, presentino i requisiti che hai selezionato. Il pulsante DETTAGLIO FILTRI APPLICATI ti permette di accedere all’elenco dei parametri che puoi inserire come requisiti di partecipazione alla RdO.

Al momento della presentazione dell’offerta, il sistema effettuerà un controllo sul possesso dei parametri definiti attraverso i filtri e bloccherà l’Operatore Economico che ne fosse sprovvisto..

	Da sapere che…  Nel caso in cui l’offerta sia presentata da un Consorzio o da una RTI oppure da un Operatore Economico che abbia fatto ricorso all’istituto dell’avvalimento, il controllo dovrà essere effettuato dalla Stazione Appaltante in quanto il sistema non opererà nè verifica nè blocco della presentazione dell'offerta.

Salvataggio e Pubblicazione

Dopo aver compilato tutti i campi la RdO è pronta per la pubblicazione. Il pulsante SALVA ti permette di salvare tutti i dati in Bozza. Ritroverai la RdO salvata nella pagina di riepilogo delle RdO da Completare (Cruscotto > Negoziazioni > Mepa – RdO da Completare). Il pulsante PUBBLICA ti permette di rendere definitivamente visibile la gara agli Operatori Economici e consentirgli la partecipazione.

• Se sei un Punto Ordinante puoi pubblicare le RdO da te predisposte oppure quelle ricevute in approvazione dal PI;
• Se sei un Punto Istruttore puoi sia inviare in approvazione al PO le RdO da te predisposte che pubblicarle direttamente.

Durante la configurazione della RdO, il PI può selezionare in qualsiasi momento il pulsante INVIA IN APPROVAZIONE al PO per inviare la gara al Punto Ordinante affinché proceda alla lavorazione e/o pubblicazione. La Negoziazione in attesa di approvazione è visualizzabile dal PI nella pagina di riepilogo delle RdO da Completare, tra le RdO nello stato “In Approvazione”. Le RdO ricevute in approvazione dal PI possono essere pubblicate esclusivamente dal PO tranne nel caso in cui il PO decida di riassegnarle al PI, attraverso la funzionalità RIASSEGNA AL PI. Dopo la riassegnazione, la Rdo non sarà più visibile al Po e il PI la ritroverà tra le RdO nello stato “Bozza”.

	Da sapere che… Le RdO predisposte dal PI sono visibili al PO dopo la pubblicazione o dopo l’Invio in Approvazione da parte del PI stesso.

Riepilogo RdO post pubblicazione

Puoi accedere alla RdO che hai predisposto attraverso due percorsi, partendo dal Cruscotto:

• Finestra Mercato elettronico > Negoziazioni
• Menu di sinistra > Sezione Acquisti > Negoziazioni > Mepa

Entri così nella pagina RdO da completare dove puoi consultare le RdO già pubblicate con i termini di presentazione offerta non scaduti.

Sia le RdO da completare che le RdO complete sono elencate secondo un ordine cronologico di modifica decrescente.

Dalla sezione “ulteriori filtri Rdo” avrai la possibilità di filtrare per:

• Nome RdO
• Data ultima modifica
• Stato
• Tipologia

Selezionata la RdO pubblicata, accedi ad una pagina di Riepilogo RdO in cui a sinistra è presente un menù di consultazione. Si tratta sostanzialmente di un menu di riepilogo con la possibilità di intervenire solo in determinate sezioni.

Nei paragrafi successivi si descrivono le diverse sezioni del menu.

Gestioni Autorizzazioni

Nel menu di sinistra, se selezioni Gestione autorizzazioni puoi identificare i soggetti che possono visualizzare le richieste di chiarimenti pervenute sulla gara, quelli che possono intervenire nella fase di gestione delle Offerte ed infine i soggetti autorizzati all’aggiudicazione della gara e alla stipula del contratto. All’interno della pagina Gestione autorizzazioni sono impostati di default il PO ed il Responsabile del Procedimento, il PI nel caso in cui abbia predisposto la Rdo.

	Da sapere che… Il PO ed il Responsabile del Procedimento possono gestire le autorizzazioni.

Il sistema individua automaticamente il Responsabile del Procedimento come il soggetto autorizzato a visualizzare la funzionalità Richiesta Chiarimenti. Puoi aggiungere altri soggetti autorizzati selezionando il pulsante AGGIUNGI UTENTE in corrispondenza di Richiesta chiarimenti.

Nel caso di RdO predisposta dal PI, affinché il PO possa gestire le richieste di chiarimenti deve aggiungersi tra i soggetti autorizzati.

Cliccando sul pulsante AGGIUNGI UTENTE puoi cercare un nuovo utente da autorizzare oppure selezionare un utente già autorizzato ad almeno una sezione.

Aggiungi Utente RdO E

Il pulsante AGGIUNGI UTENTE in corrispondenza di Busta amministrativa, ti consente di aggiungere un utente, registrato alla piattaforma, nella gestione della specifica Busta amministrativa.

La ricerca può essere effettuata inserendo nome, cognome e codice fiscale oppure selezionando un utente già inserito.

Puoi indicare un Ruolo compilando il campo Tag di riferimento, e per autorizzare l’utente non solo alla lettura ma anche alla modifica è necessario spostare su ON il cursore presente nel campo Autorizzazione in scrittura.

Infine, clicca sul pulsante AGGIUNGI PRIVILEGI per effettuare l’inserimento.

Il pulsante AGGIUNGI UTENTE che trovi in fondo alla pagina ti permette di autorizzare altri utenti ad essere operativi per tutte o per le singole fasi di esame delle offerte, aggiudicazione e stipula e per le buste diverse da quella amministrativa sarà necessario compilare una finestra analoga a quella appena descritta.

Le autorizzazioni sono gestibili a livello di singolo Lotto di cui è composta la RdO.

Gestione Autorizzazioni RdO Evoluta - Lotto

La pagina prevede inoltre una sezione FILTRA attraverso cui è possibile filtrare le autorizzazioni attribuite per sezione e Ruolo. A seconda delle autorizzazioni associate, si visualizzano menu e funzionalità differenti.

	Da sapere che… Affinché un utente visualizzi la sezione “esame delle offerte” dovrà necessariamente essere attribuita la specifica autorizzazione, così come per potere valutare la "busta amministrativa" dovrà avere l'autorizzazione corrispondente.

Riepilogo RdO

Selezionando la voce del menu Riepilogo RdO hai accesso alla sezione in cui vengono riepilogati tutti i dati inseriti durante la predisposizione della RdO.

È indicato il tipo di RdO predisposto e la descrizione inserita al momento della creazione. Il pdf che trovi a destra sintetizza tutte le informazioni di riepilogo, cliccandoci sopra lo potrai scaricare.

Se, nella pagina di Riepilogo RdO, selezioni Dati principali puoi visualizzare le informazioni riguardanti il numero RdO attribuito automaticamente dal sistema, il nome che hai dato alla Negoziazione, la tipologia di contratto, la tipologia di procedura scelta, il criterio di aggiudicazione e il bando di riferimento:

La voce Ruoli e autorizzazioni riporta i nominativi dei Soggetti Stipulanti, del Responsabile del Procedimento ed eventuali altri utenti autorizzati:

La voce Date ti permette di visualizzare la data di pubblicazione della RdO, coincidente con la data di inizio presentazione delle offerte, i termini stabiliti per la presentazione delle offerte, la richiesta dei chiarimenti, la stipula e la consegna dei beni/decorrenza dei servizi:

La voce Dettaglio riporta il criterio di aggiudicazione, i codici CIG e CPV, la base d'asta o l'importo presunto della fornitura e le buste da esaminare:

La voce Richieste schematizza la documentazione richiesta agli Operatori Economici:

La voce Configurazione esame offerte riporta un riepilogo delle buste che verranno aperte in sede di esame delle offerte:

Se selezioni Documentazione di gara puoi ritrovare i documenti che hai inserito nella RdO che hai pubblicato:

Nel caso di RdO ad Inviti, nella pagina di Riepilogo RdO, è presente la voce Inviti attraverso la quale puoi visualizzare gli Operatori Economici invitati:

Infine, la voce Filtri ti permette di visualizzare i filtri utilizzati al momento della scelta degli Operatori Economici da invitare o i requisiti di partecipazione per le RdO Aperte:

Richiesta Chiarimenti

Le richieste di chiarimenti, inviate a sistema dagli Operatori Economici al fine di ottenere delucidazioni sulla procedura di gara, possono essere gestite dall'utente che crea l'iniziativa (PI o PO), dal RdP e da eventuali altri soggetti autorizzati (se è il PI che crea la RdO per gestire i chiarimenti il PO deve essere aggiunto fra gli autorizzati). La funzione è attiva fino alla scadenza del termine di presentazione delle offerte. Dal menu laterale, se selezioni Richiesta Chiarimenti accedi alla pagina in cui è presente l’elenco delle richieste di chiarimenti ricevute. Ad ogni richiesta sono associate le seguenti informazioni: nome dell’Operatore Economico che ha inviato la comunicazione, l’oggetto, il numero di messaggi ricevuti, lo stato della comunicazione (Da leggere/Letta) e la data di ricezione. Per accedere al dettaglio di una determinata richiesta clicca sulla freccia corrispondente.

La pagina di Dettaglio Richiesta Chiarimenti ti permette di leggere la richiesta e di rispondere attraverso l’apposito box. La risposta inviata sarà visibile solo all’Operatore Economico destinatario del messaggio e memorizzata a sistema in coda alla richiesta ricevuta.

Comunicazioni

Dal menu di sinistra, se selezioni la voce Comunicazioni accedi alla pagina nella quale è possibile inviare nuove comunicazioni, rispondere a quelle ricevute e consultare in ogni momento le comunicazioni ricevute e inviate.

	Da sapere che… La sezione Comunicazioni è attiva solo dopo la scadenza dei termini di presentazione delle offerte. Fino a quel momento, sia nel caso di RdO ad Inviti che nel caso di RdO Aperte, se avessi bisogno di inviare una comunicazione potresti farlo extra-sistema oppure aggiungendo documenti dalla sezione Modifica RdO.

La funzione Comunicazioni si presenta organizzata in due sezioni: Messaggi e Notifiche.

Dalla sezione Messaggi puoi inviare una comunicazione agli Operatori Economici che hanno presentato le offerte, cliccando sul pulsante NUOVA COMUNICAZIONE. Dopo aver indicato l’oggetto della comunicazione, seleziona la cella A: per inserire i destinatari e scegli i fornitori a cui inviare la comunicazione; attraverso il pulsante AGGIUNGI FILE puoi inserire allegati; nell’apposito box puoi scrivere il contenuto del messaggio ed infine clicca su INVIA per inviare la comunicazione.

Per monitorare lo stato di una comunicazione, accedi al Rapporto di Consegna generato automaticamente dal sistema. Avrai le seguenti informazioni:

• Data di invio: la data e l’ora in cui la comunicazione è inviata coincide con la data e l’ora di consegna al destinatario;
• Letto/Non letto: notifica se l’Operatore Economico ha aperto la comunicazione ricevuta. In caso di invio multiplo, al momento della lettura viene visualizzata la data e l’ora in cui il primo tra gli utenti destinatari accede al contenuto del messaggio.

Inoltre, dalla sezione Messaggi puoi visualizzare tutte le comunicazioni ricevute ed inviate attraverso il sistema.

Puoi cercare un messaggio, utilizzando la funzione “Filtri” alla quale puoi accedere selezionando la freccia corrispondente. I parametri disponibili per effettuare la ricerca sono i seguenti:

• Oggetto della Comunicazione;
• Data da: puoi valorizzare questo campo se la data di invio della comunicazione è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Data a: puoi valorizzare questo campo se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Comunicazioni inviate: puoi inserire il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi inviati;
• Comunicazioni ricevute: puoi inserire il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi ricevuti;
• Comunicazioni non lette: puoi inserire il flag per visualizzare esclusivamente i messaggi non letti.

Dopo aver impostato i criteri di ricerca, seleziona il pulsante Filtra per visualizzare i risultati. Per visualizzare il contenuto della comunicazione, seleziona la freccia in corrispondenza del messaggio che vuoi aprire. Per rispondere, seleziona il pulsante Rispondi ed inserisci il testo della comunicazione nell’apposita casella.

La sezione Notifiche presenta l’elenco delle comunicazioni automatiche generate dal sistema a seguito di determinate attività. Se il PI invia in approvazione la Rdo, il PO riceverà una notifica.

Anche in questa sezione, puoi utilizzare la funzione Filtri per effettuare una ricerca secondo i seguenti parametri:

• Categoria: seleziona tra le categorie di comunicazioni ricevute dal sistema, quella di tuo interesse;
• Data da: puoi valorizzare questo campo se la data di invio della notifica è superiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Data a: puoi valorizzare questo campo se la data di invio è inferiore rispetto a quella in cui stai effettuando la ricerca;
• Notifiche non lette: puoi inserire il flag per visualizzare solamente le notifiche non lette.

Dopo aver impostato i criteri di ricerca, seleziona il pulsante Filtra per visualizzare i risultati. Per visualizzare il dettaglio di una comunicazione, clicca sulla freccia corrispondente.

Sospensione RdO/Lotto

La voce del menu di riepilogo Sospensione RdO/Lotto permette di accedere alla pagina nella quale è possibile sospendere in via temporanea e con effetto immediato la RdO Semplice pubblicata.

Da sapere che… La sospensione della RdO può essere effettuata dal Po, RdP designato e PI se ha predisposto.

Per sospendere la Rdo seleziona il pulsante SOSPENDI. Si aprirà una finestra per inserire una motivazione e confermando l’operazione la gara sarà sospesa. Durante la sospensione, se i termini per la presentazione delle offerte non sono ancora scaduti, gli operatori economici non potranno presentare offerte fino alla riattivazione. Per riattivare la RdO Semplice sospesa clicca sul pulsante ANNULLA SOSPENSIONE.

Revoca RdO/Lotto

Accedi alla pagina Revoca Rdo/Lotto, dal menu di riepilogo, per revocare definitivamente e con effetto immediato la RdO Semplice.

	Da sapere che… La revoca può essere effettuata dal PO e dal RdP designato. Il PI può revocare la RdO solo nel caso in cui l’abbia predisposta.

Seleziona il pulsante REVOCA e dopo aver inserito la motivazione la RdO sarà revocata.

La revoca è irreversibile: al contrario della sospensione che è temporanea, non puoi annullare il procedimento di revoca.

Modifica RdO

La funzione Modifica RdO, accessibile attraverso il menu di riepilogo, consente di apportare variazioni alla Negoziazione. Le modifiche possono essere strutturali o non strutturali a seconda che incidano o meno sulle attività di composizione e presentazione delle offerte.

	Da sapere che…  Le modifiche possono essere effettuate dal PO, dal RdP designato e dal PI nel caso abbia predisposto la RdO.

Per apportare MODIFICHE NON STRUTTURALI seleziona il tipo di modifica corrispondente, inserisci una motivazione e clicca il pulsante PROCEDI, puoi modificare anche a livello di singolo Lotto. Dopo aver confermato l’operazione, la RdO passerà allo stato “In Manutenzione”.

Le modifiche non strutturali riguardano:

• Nome RdO
• Tipologia di appalto
• CIG
• CUP
• CPV
• Ente Committente
• Responsabile del Procedimento
• Soggetto stipulante

Apportate le dovute modifiche, clicca su SALVA e, successivamente, puoi selezionare:

• CONFERMA MODIFICA: il sistema acquisisce le modifiche effettuate e la RdO è sbloccata;
• ANNULLA MODIFICHE: le modifiche apportate non vengono salvate e la RdO è sboccata;
• ESCI E BLOCCA OFFERTE: le modifiche apportate vengono mantenute e la RdO rimane nello stato In Manutenzione;
• GESTISCI MODIFICHE: puoi aggiungere eventuali sezioni come oggetto di modifiche.

È opportuno selezionare SALVA e, successivamente, CONFERMA MODIFICA affinché le modifiche vengano acquisite dal sistema e gli Operatori Economici possano presentare le offerte.

In caso di mancata selezione del pulsante CONFERMA MODIFICA, la RdO rimarrà nello stato In Manutenzione e per ripristinare la Negoziazione sarà necessario rientrare nella sezione Modifica RdO e ripetere la procedura. Puoi modificare la RdO solo se non è stata ancora stata presentata alcuna offerta a sistema.

	Da sapere che…  Il menu di riepilogo è un menu dinamico: le voci variano a seconda della fase della Negoziazione e delle autorizzazioni attribuite all’utente. Per esempio, la voce Modifica RdO sarà presente poco dopo la pubblicazione della RdO.

Copia RdO

La funzione Copia RdO del menu di sinistra permette di creare una nuova RdO che erediterà le informazioni principali di quella già pubblicata. Ripercorrendo le sezioni che caratterizzano la configurazione della Negoziazione, puoi variare alcuni dati mentre altri non potranno essere modificati: per esempio “La modalità di selezione degli Operatori Economici” rimarrà la stessa di quella scelta nella RdO originaria. Ritroverai eventuali Operatori Economici invitati nella Negoziazione di partenza. Non verranno copiate invece né la parte documentale né i soggetti indicati come RdP, Soggetto Stipulante o altri soggetti autorizzati. La RdO copiata la puoi trovare nella pagina RdO da Completare nello stato "Bozza".

Esame Offerte e Stipula

Finora è stata descritta la predisposizione di una RdO fino alla pubblicazione e sono state analizzate le singole voci del menu di riepilogo. Nei paragrafi successivi si illustreranno le fasi finali della Negoziazione.

Ruoli Ricoperti su Gare

Dopo la pubblicazione della RdO, entra in gioco la vista Ruoli ricoperti su gare, disponibile dal Cruscotto, che permette di gestire le fasi successive della Negoziazione, quali la richiesta di chiarimenti, l’esame delle offerte, l’aggiudicazione e la stipula.

	Da sapere che… Il PO può gestire la richiesta dei chiarimenti direttamente dal menu di riepilogo, deve passare dalla sezione Ruoli ricoperti su gare in caso di RdO predisposta dal PI con previa autorizzazione. Allo stesso modo, il PI può accedere direttamente alla funzione di Richiesta Chiarimenti solo se ha predisposto.

Se entri nel Cruscotto come Registrato, accedi direttamente all’elenco dei Ruoli ricoperti su gare. Se accedi al Cruscotto come soggetto abilitato è necessario cliccare sulla freccia per visualizzare l’elenco dei Ruoli ricoperti su gare.

Cliccando sulla freccia comparirà un elenco di RdO con le relative autorizzazioni.

Puoi utilizzare il filtro Strumento ed il filtro Periodo selezionato per trovare la RdO che ti interessa, oppure puoi inserire nell’apposito campo il numero identificativo della Negoziazione, e selezionare il pulsante CERCA. Per la stessa RdO si possono avere più ruoli in base alle autorizzazioni attribuite al tuo profilo. Nel caso di più ruoli, bisogna selezionarne uno specifico per poter gestire una determinata fase. Accedendo alla RdO Semplice pubblicata, a secondo del profilo autorizzativo, nel menu di riepilogo si attiveranno delle sezioni aggiuntive.

Offerte Presentate

La funzionalità Offerte Presentate ti permette di visualizzare alcune informazioni relative sia alle offerte presentate che agli Operatori Economici. In questa sezione puoi visualizzare l’elenco degli Operatori Economici che hanno presentato l’offerta, dal momento della pubblicazione fino alla scadenza dei termini di presentazione delle offerte. Puoi filtrare le offerte ricevute secondo i seguenti parametri:

• Denominazione concorrente;
• Forma di partecipazione;
• Lotti a cui ha partecipato.

Definito il criterio di ricerca, seleziona FILTRA per visualizzare i risultati.

Per ogni Operatore Economico che ha presentato l’offerta, puoi visualizzare la denominazione del concorrente, la forma di partecipazione, il numero identificativo dell’offerta presentata, la data e l’ora di presentazione. In corrispondenza di un determinato fornitore, se apri la tendina, puoi estrarre alcune informazioni relative all’Operatore Economico stesso, tra cui la ragione sociale, la forma di partecipazione, la partita iva.

Se selezioni la denominazione del concorrente, posizionata in alto a sinistra, si aprirà una finestra con alcune informazioni di base: la denominazione sociale, la sede legale, i recapiti, la geolocalizzazione.

Se invece selezioni la denominazione dell’Operatore Economico, posizionata a destra, avrai le informazioni rilasciate in fase di abilitazione sul Mercato Elettronico MePa, tra le quali i bandi e le categorie a cui è abilitato. Puoi esportare questi dati in Excel.

Gli Operatori Economici hanno la possibilità di ritirare l’offerta e di ripresentarla fino alla scadenza del termine di presentazione delle offerte.

Esame Offerte

Per procedere a esaminare le offerte presentate, seleziona la sezione Esame Offerte dal menu di sinistra.

Il link Stato delle buste permette di visualizzare una sorta di legenda: le quattro immagini della busta corrispondono a quattro diversi stati dell’esame offerte (cfr schermata seguente).

Il sistema evidenzia la busta dalla quale iniziare l’esame: l’apertura della busta amministrativa è prepedeutica alla valutazione della busta tecnica e poi di seguito di quella economica.

Apertura Busta Amministrativa

Nella pagina Esame Offerte, accedi alla Busta amministrativa selezionandola e clicca sul pulsante Avvia Esame per iniziare la procedura di valutazione della documentazione amministrativa presentata dagli Operatori Economici.

A questo punto, la busta amministrativa passa dallo stato “Da esaminare” allo stato “In Esame”. Contestualmente all’avvio esame della busta amministrativa si apre la seduta pubblica. Gli Operatori Economici che hanno presentato almeno un’offerta valida prenderanno visione di:

• Ragione sociale e forma di partecipazione dei concorrenti;
• Lista della documentazione, presente nella busta, inviata da ciascun concorrente.

Seleziona la freccia corrispondente alla documentazione amministrativa di Gara per poter vionare e scaricare tutti i documenti che riguardano l'intera iniziativa e per visualizzare l’elenco degli Operatori Economici che hanno presentato offerta. Espandi tutte le sezioni finché non visualizzi la documentazione. Per accedere alla documentazione amministrativa, seleziona la freccia in corrispondenza del nome del concorrente ed apri le varie sezioni fino ad arrivare al dettaglio dei singoli documenti. Li puoi scaricare singolarmente cliccando sulla denominazione degli stessi file.

La stessa procedura la ripeti per la documentazione amministrativa del singolo lotto.

Ultimata la valutazione della documentazione amministrativa seleziona il pulsante TERMINA ESAME. La Busta Ammnistrativa passa dallo stato “In Esame” allo stato “Esaminata” e, analogamente, lo stato della Busta Tecnica o Economica, a seconda se il Lotto è a Miglior Rapporto Qualità Prezzo o a Minor Prezzop, passa da “Non Accessibile” a “Da Esaminare”.

	Da sapere che…  Con TERMINA ESAME vai a certificare il completamento dell'esame della documentazione, indipendentemente dall'esito. Nel caso in cui l'analisi di un documento comporti l'esclusione di un Operatore Economico, dovrai procedere attraverso l'apposita funzione Escludi/Ammetti Concorrenti.

Apertura Busta Tecnica

Esame Offerte - busta tecnica

Terminato l’esame della documentazione amministrativa, puoi procedere con l’apertura della Busta successiva. Nel caso in cui la RdO sia con criterio di aggiudizazione Miglior Rapporto Qualità Prezzo devi esaminare la busta tecnica. Torna alla pagina Esame Offerte e seleziona Busta Tecnica per valutare la documentazione inviata dagli Operatori Economici.

Seleziona AVVIA ESAME per accedere al contenuto della Busta.

Lo stato della Busta Tecnica cambia da “Da Esaminare” a “In Esame”. Accedi ad una pagina con l’elenco dei documenti presentati dagli Operatori Economici. Seleziona la freccia corrispondente al nome del concorrente la cui offerta vuoi valutare per visualizzare la documentazione tecnica. Clicca Scheda Offerta per aprire una pagina in cui sono riportati le caratteristiche tecniche offerte dall’ Operatore Economico. Puoi scaricare i documenti singolarmente cliccando sulla denominazione dello stesso file.

Dopo l’apertura di ogni busta, se accedi alla funzione Esame Offerte, in corrispondenza del dot menu (icona con tre punti disposti in senso verticale) puoi visualizzare la voce Riepilogo documenti presentati. Se la selezioni il sistema genera ed effettua il download di un documento in formato pdf contenente il riepilogo dei documenti presentati dagli Operatori Economici per ciascuna busta aperta.

Qualora un Operatore Economico fosse escluso prima dell’apertura di una determinata busta, il documento di riepilogo non riporterà le informazioni dei documenti presentati dallo specifico fornitore, non essendo stata aperta la relativa busta. A seguito della riammissione e apertura della busta di un fornitore, il pdf conterrà le informazioni dei documenti presentati dallo specifico concorrente per la busta in questione.

Gestione Punteggi

La gestione dei Punteggi deve essere effettuata necessariamenter prima del TERMINA ESAME della busta tecnica. Puoi oaccedere alla funzioanlità dal dot menù dello speciofico Lotto all'interno dell'Esame delle Offerte o dall'apposita sezione del menù di sinistra Gestione Punteggi

Se la gara prevede che il punteggio sia parzialmente, o totalmente, attribuito dal sistema, seleziona “Automatico” in corrispondenza della colonna “Punteggio Tecnico” per accedere al dettaglio del punteggio attribuito automaticamente dal sistema all’offerta del concorrente. Se la gara prevede che i punteggi siano parzialmente, o totalmente, attribuiti dalla Commissione Esaminatrice di Gara, seleziona “Assegna Punteggi” per inserire manualmente i punteggi tecnici. La pagina visualizzata fornisce il dettaglio dei punteggi tecnici la cui attribuzione compete alla commissione ed offre la possibilità di definire i criteri in base ai quali la commissione effettua la sua valutazione. Seleziona “Definisci Criteri” e, nella pagina visualizzata, inserisci il nome del criterio oggetto di valutazione e seleziona il simbolo “Aggiungi”. Assegna al criterio aggiunto il corrispettivo punteggio discrezionale e seleziona “Salva”. Ad ogni criterio aggiunto, il sistema attribuisce un codice identificativo univoco.

A salvataggio avvenuto, puoi visualizzare i criteri inseriti, ed i corrispettivi punteggi, in corrispondenza di ciascun partecipante. Per assegnare a ciascun concorrente la propria valutazione, seleziona il simbolo “matita” in corrispondenza della caratteristica tecnica esaminata e modifica il valore definito di default dal sistema. Per confermare la modifica, seleziona il simbolo di “spunta”. Dopo aver attribuito a ciascun concorrente i rispettivi punteggi, seleziona “Torna ai punteggi complessivi”. La selezione del pulsante “Mostra Punteggio Tecnico” ti permette di rendere contestualmente visibili i punteggi tecnici a tutti i concorrenti che hanno presentato offerte valide. Alla selezione del pulsante, inoltre, gli operatori economici prendono istantaneamente visione di ogni successiva variazione e/o integrazione intervenuta su tali punteggi

Ultimata la valutazione della documentazione tecnica seleziona il pulsante TERMINA ESAME. La Busta Tecnica passa dallo stato “In Esame” allo stato “Esaminata” e, analogamente, lo stato della Busta Economica passa da “Non Accessibile” a “Da Esaminare”.

	Da sapere che…  Con TERMINA ESAME vai a certificare il completamento dell'esame della documentazione, indipendentemente dall'esito. Nel caso in cui l'analisi di un documento comporti l'esclusione di un Operatore Economico, dovrai procedere attraverso l'apposita funzione Escludi/Ammetti Concorrenti.

Apertura Busta Economica

Terminato l’esame della documentazione amministrativa o tecnica, a seconda del criterio di aggiudicaqzione, puoi procedere con l’apertura della Busta successiva. Torna alla pagina Esame Offerte e seleziona Busta Economica per valutare la documentazione di carattere economico inviata dagli Operatori Economici.

Seleziona AVVIA ESAME per accedere al contenuto della Busta.

Lo stato della Busta Economica cambia da “Da Esaminare” a “In Esame”. Accedi ad una pagina con l’elenco dei documenti presentati dagli Operatori Economici. Seleziona la freccia corrispondente al nome del concorrente la cui offerta vuoi valutare per visualizzare la documentazione economica. Clicca Scheda Offerta per aprire una pagina in cui sono riportati le caratteristiche economiche e i valori offerti dall’ Operatore Economico. Puoi scaricare i documenti singolarmente cliccando sulla denominazione dello stesso file.

Ultimata la valutazione della documentazione economica seleziona il pulsante TERMINA ESAME.

	Da sapere che…  Dopo l’apertura di ogni busta, se accedi alla funzione Esame Offerte, in corrispondenza del dot menu (icona con tre punti disposti in senso verticale) puoi visualizzare, progressivamente a seconda della busta aperta,  la voce Riepilogo documenti presentati e la voce Riepilogo dettagli offerte. Riepilogo documenti presentati ti propone il download di un documento in formato pdf contenente il riepilogo dei documenti presentati dagli Operatori Economici per ciascuna busta aperta, Riepilogo dettagli offerte il download di un documento xls che conterrà il riepilogo delle offerte relative alle buste aperte. Dal dot menù avrai anche eventualmente modo di gestire i punteggi economici in modalità analoga a quelli tecnici.

Qualora un Operatore Economico fosse escluso prima dell’apertura di una determinata busta, il documento di riepilogo non riporterà le informazioni dei documenti presentati dallo specifico fornitore, non essendo stata aperta la relativa busta. A seguito della riammissione e apertura della busta di un fornitore, il pdf conterrà le informazioni dei documenti presentati dallo specifico concorrente per la busta in questione.

Gestione Offerte Anomale

Dall'apposita sezione del menù di sinistra Gestione Offerte Anomale avrai modo di visualizzare il calcolo dell'anomalia dei lotti di riferimento se possibile esperirlo in base all'algoritmo previsto dalla normativa vigente. Il calcolo, diverso a seconda se la RdO/Lotto sia a criterio del Minor Preozzo o del Miglior Rapporto Qualità Prezzo, sarà disponibile solo se il valore "importo oggetto di offerta" è stato impostato come Base d'asta e non sarà diosponibile se impostato ad importo presunto.

	Da sapere che…  Non c'è mail una esclusione automatica attraverso il sistema degli Operatori Economici, devi eventualmente utilizzare l'apposita funzionalità per escluderli.

Escludi/Ammetti Concorrenti

La pagina Escludi/Ammetti Concorrenti alla quale si accede dal menu di sinistra, permette di gestire le esclusioni e riammissioni degli Operatori Economici.

Per escludere un concorrente basta selezionare dal menu a tendina il nome del fornitore. Dopo aver cliccato sul pulsante ESCLUDI si aprirà una finestra nella quale bisogna specificare il motivo dell’esclusione.

Puoi riammettere un Operatore Economico escluso in precedenza, in quanto la pagina presenterà il pulsante RIAMMETTI per il predetto concorrente.

Aggiudicazione Provvisoria e Graduatoria

Dopo aver esaminato la Busta Amministrativa, la Tecnica se presente e la Busta Economica, puoi procedere con l’aggiudicazione. Accedi alla sezione Esame Offerte, seleziona il dot menu (icona con tre punti disposti in senso verticale) e seleziona GRADUATORIA per entrare nella pagina in cui è riportata la graduatoria provvisoria.

Puoi visualizzare l’elenco degli Operatori Economici ed il valore delle rispettive offerte economiche (espresso in termini di valore economico dell’offerta o percentuale di ribasso, a secondo del criterio di formulazione dell’offerta economica che hai scelto in sede di predisposizione della negoziazione). Per aggiudicare provvisoriamente la RdO Semplice, seleziona il pulsante PROPONI AGGIUDICAZIONE.

Nel caso avessi necessità di effettuare una modifica, il pulsante RIMUOVI PROPOSTA ti permette di proporre una nuova aggiudicazione. Dopo aver selezionato il pulsante MOSTRA GRADUATORIA, si aprirà una finestra di conferma e le offerte presentate dai diversi concorrenti saranno visibili a tutti gli Operatori Economici.

	Da sapere che…  L'azione MOSTRA GRADUATORIA è irreversibile: la graduatoria si può pubblicare solo una volta e dopo averlo selezionato il pulsante scompare. Dal momento che decidi di pubblicare la graduatoria gli Operatori Economici ammessi prenderanno visione della graduatoria definitiva.

Aggiudicazione

Dopo aver proposto l’aggiudicazione nella sezione Esame Offerte, puoi procedere con l’aggiudicazione entrando nell’apposita sezione dal menu di sinistra. La pagina presenta la denominazione degli Operatori Economici presenti in graduatoria, il valore dell’offerta economica, e per ciascuno è presente il tasto AGGIUDICA.

Date aggiudicazione

Seleziona il tasto AGGIUDICA in corrispondenza dell’Operatore Economico designato. Bisogna confermare l’operazione e successivamente inserire il valore, la durata del contatto (in mesi) e la data di aggiudicazione. In caso di consegna di un bene, all’interno del campo durata del contratto, inserisci 1. Il pulsante ANNULLA AGGIUDICAZIONE ti consente di annullare l’operazione, il tasto REVOCA ti consente di revocarla. L'aggiudicazione è consentita fino alla stipula, dopodichè non è possibile proporre nuove aggiudicazioni o revocare quella effettuata.

	Da sapere che… È possibile la multi-aggiudicazione della negoziazione tra più operatori economici. Dopo aver aggiudicato un’offerta, è necessario uscire dalla pagina e rientrare per poter effettuare un’altra aggiudicazione.

Stipula

I soggetti autorizzati a stipulare il contratto, all’interno della sezione stipula, visualizzano il tasto STIPULA in corrispondenza dell’Operatore Economico la cui offerta è stata aggiudicata. Inserisci negli appositi campi la data di stipula e la data di attivazione del contratto. È possibile stipulare con documento generato dal sistema oppure con documento prodotto dalla Stazione Appaltante.

La stipula andrà a buon fine nel solo caso in cui sia stato caricato un documento firmato digitalmente. Il sistema verifica che la firma presente corrisponda al Soggetto Stipulante oppure ai Soggetti Stipulanti definiti in fase di configurazione della RdO. Nel caso non corrisponda sarà visualizzato un messaggio di errore. Una volta effettuata la stipula, sarà possibile:

• modificare la data di stipula contratto e la data di attivazione contratto;
• Inserire ulteriori documenti di stipula.

In caso di revoca della stipula dovrà essere rimosso il documento generato/allegato in precedenza.

L’operatore economico riceverà notifica dell’operazione di stipula effettuata a sistema ma non riceverà in automatico il documento. Il documento di stipula potrà essere inviato attraverso la sezione COMUNICAZIONI oppure extra-sistema.