Trattativa Diretta
La Trattativa Diretta è una modalità di acquisto che all’interno del MePA consente di avviare negoziazioni dirette con un unico operatore economico.
La presente guida fornisce le indicazioni utili a gestire le diverse fasi dell’intera procedura.
Avvio Negoziazione
L’avvio di una Negoziazione per un bando MePA può avvenire da:
- link rapido Liste MePA;
- link rapido Avvia Negoziazione dalla sezione Mercato Elettronico.
Seleziona Liste MePA per avviare la Negoziazione partendo da elenchi di preferenze già salvati (articoli, lista di Operatori Economici, categorie). Scegli uno o più elementi per procedere con la creazione della Negoziazione.
Inoltre, dal Cruscotto, puoi avviare una Negoziazione accedendo alla pagina di riepilogo delle Richieste di Offerta (RdO):
- dalla sezione Mercato Elettronico > Negoziazioni;
- dal menu laterale di sinistra Acquisti > Negoziazioni > MePA.
In entrambi i casi, accedi alla pagina di riepilogo di tutte le RdO.
In particolare, puoi visualizzare le RdO da completare, ossia di quelle in stato:
- In Bozza: RdO predisposta e salvata, in attesa di pubblicazione;
- In Approvazione: RdO inviata al Punto Ordinante (PO) dal Punto Istruttore (PI);
- Pubblicata: RdO pubblicata, visibile agli Operatori Economici, con “termini presentazione offerta” non scaduti.
Seleziona il pulsante in alto a destra RDO COMPLETE per visualizzare le RdO in stato:
- Scaduta: RdO i cui termini di presentazione sono giunti a scadenza;
- Deserta: RdO per cui non è stata presentata alcuna offerta;
- In Esame: RdO in fase di valutazione delle offerte presentate;
- Aggiudicata: RdO per cui si è conclusa la fase di aggiudicazione;
- Sospesa: RdO per cui il procedimento è stato temporaneamente sospeso;
- Revocata: RdO per cui il procedimento è stato definitivamente revocato;
- Stipulata: RdO stipulata con l’Operatore Economico;
- Chiusa: RdO conclusa.
Per tornare indietro, alla lista di RdO pre-pubblicazione, seleziona il pulsante RDO DA COMPLETARE, posizionato in alto a destra. Per creare la Negoziazione clicca sul pulsante NUOVA RDO.
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Tipologia RdO
In base alle esigenze della tua Amministrazione, hai la possibilità di scegliere tra quattro diverse tipologie di RdO:
- Trattativa Diretta: puoi negoziare direttamente con un unico Operatore Economico;
- Confronto di preventivi: puoi invitare più di un Operatore Economico;
- RdO Semplice: puoi costruire una gara a lotto unico al “minor prezzo”;
- RdO Evoluta: puoi strutturare la tua gara in più lotti secondo il criterio di aggiudicazione a “minor prezzo” o di “miglior rapporto qualità prezzo”.
Dopo aver selezionato la tipologia di RdO di tuo interesse, puoi predisporre la Negoziazione.
Da sapere che
Solo nella RdO Evoluta l’oggetto della Negoziazione può riguardare diverse categorie di abilitazione. Nelle altre tipologie gli oggetti di Negoziazione devono fare riferimento alla stessa categoria.
Creazione Trattativa Diretta
La Trattativa Diretta è una delle quattro tipologie di Negoziazione RdO.
Si tratta di una modalità di acquisto che ti consente di negoziare direttamente con un unico Operatore Economico all’interno del Mercato elettronico MePA. L’offerta economica è sempre a corpo e l’oggetto della Negoziazione si riferisce ad una delle categorie dei bandi del MePA.
Può essere predisposta dal:
- Punto Ordinante;
- Punto Istruttore (associato ad un Punto Ordinante), che la può gestire direttamente inviandola all'Operatore Economico designato.
Dopo la pubblicazione, possono intervenire altri utenti autorizzati per proseguirne la gestione.
Inserimento Parametri Essenziali
Selezionando Trattativa Diretta come tipologia di RdO da predisporre, accedi a una pagina nella quale è richiesto l'inserimento di alcune informazioni obbligatorie (contrassegnate col simbolo “*”).
Nel campo Nome Trattativa inserisci un titolo descrittivo della Negoziazione.
Nel menu a tendina Tipologia di Appalto puoi scegliere tra quattro diversi tipi di appalto quello in cui rientra la Negoziazione:
- Appalto di forniture;
- Appalto di lavori;
- Appalto di servizi;
- Appalto misto.
Nella Tipologia di procedura seleziona l’ambito normativo della Trattativa. Se selezioni “Altro” si apre una finestra per inserire la specifica.
Nel Regolamento applicabile alla procedura telematica seleziona il complesso di regole di riferimento.
Seleziona il pulsante CREA TRATTATIVA DIRETTA per generare la Trattativa.
Inoltre, nel caso avessi necessità di modificare la tipologia di RdO, puoi utilizzare i link che trovi in basso alla pagina.
Inserimento Dati Principali
Nella sezione Dati Principali trovi i dati che hai inserito al momento della creazione della Trattativa. Quelli contrassegnati con il simbolo 
possono essere modificati.
Nella Trattativa Diretta non è prevista alcuna scheda tecnica. Puoi utilizzare il box Descrizione della fornitura per descrivere l’oggetto della Negoziazione. In alternativa, scorrendo la pagina, puoi allegare la documentazione in cui puoi dettagliare l’oggetto della Trattativa Diretta.
Nel campo Formulazione dell’offerta economica scegli la modalità con cui l’Operatore Economico potrà presentare l’offerta:
- Percentuali a ribasso: l’offerta dell’Operatore Economico è espressa in termini di percentuale di sconto rispetto a una quantità economica data;
- Valore economico: l’offerta dell’Operatore Economico è espressa in termini di quantità economica monetaria.
Se decidi di definire l’offerta secondo le percentuali a ribasso, inserisci:
- Il nome del parametro;
- Il peso;
- Le cifre decimali che potrà comprendere l’offerta economica.
Con il pulsante AGGIUNGI ULTERIORE PARAMETRO puoi inserire "n" parametri aggiuntivi e il relativo peso, il peso totale deve essere pari 1 (quindi se inserisci più parametri la loro somma deve fare 1).
Se, invece, scegli di definire l’offerta attraverso il valore economico, indica anche l’importo da ribassare e le cifre decimali dell’offerta economica.
La richiesta del CIG
Il codice CIG - Codice Identificativo di Gara è un codice alfanumerico di 10 cifre che consente di identificare in maniera univoca gli elementi costitutivi delle gare d’appalto, ed è obbligatorio. Nella trattativa diretta puoi procedere con la richiesta del CIG nel momento dell'esame delle offerte. Ti ricordiamo che hai la possibilità di selezionare il comando che ti permette di omettere il codice CIG, scegliendo dal menu a tendina, il relativo codice di esenzione. Per utilizzare il flag è obbligatoriio indicare l'eventuale esenzione dall'obbligo di richiesta del CIG e selezionare dal menu a tendina la specifica del caso. Prima di inviare la richiesta del CIG è opportuno avere inviato e predisposto tutti i campi obbligatori dell'iniziativa.
Consulta per qualunque necessità le informazioni sull'integrazione con la Piattaforma dei Contratti Pubblici di Anac. Per ulteriori dettagli sulla procedura di richiesta del CIG su Acquisti in rete guarda il filmato dimostrativo.
Inoltre, in questa sezione, puoi eventualmente inserire il codice CUP - Codice Unico di Progetto.
Il codice CPV - Common Procurement Vocabulary è obbligatorio. Attraverso il pulsante Cerca CPV puoi effettuare la ricerca per categoria di abilitazione oppure, direttamente, per CPV.
Puoi inserire massimo 100 CPV appartenenti alla stessa categoria merceologica. In caso di più CPV puoi specificare il peso di ognuno nella Negoziazione, oppure puoi specificare il CPV principale fra quelli facenti parte della richiesta del CIG. È necessario inserire CPV della stessa categoria, altrimenti il Sistema si bloccherà al momento della pubblicazione.
Nel campo Importo oggetto di offerta scegli fra Base d'asta ed importo presunto, fermo restando che il sistema non impedirà l'inserimento di offerte di valore superiore;
Nel campo Valore in euro indica l'importo di riferimento della negoziazione;
Nel campo Oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso indica l’importo di eventuali oneri applicabili;
Nel campo Termini di pagamento specifica i termini di pagamento stabiliti in base alle tue esigenze;
Nel box Dati di consegna e fatturazione specifica i dati di consegna e di fatturazione (via, città, cap, aliquota IVA).
Input Fornitori
In questa sezione trovi le opzioni di configurazione del procedimento che dipendono dal valore, dall'oggetto e dalla tipologia dell'affidamento.
Puoi selezionare quelle che sono pertinenti alla tua procedura.
Definizione dei Ruoli
In caso di creazione di una nuova Negoziazione, il Responsabile del Procedimento (RdP) e il Soggetto Stipulante sono preimpostati automaticamente dal Sistema con il Punto Ordinante; se utilizzi la funzione di Copia RdO, devi specificare RdP e Soggetto Stipulante. In questa sezione hai la possibilità di modificarli/indicarli.
Puoi indicare solamente un Responsabile del Procedimento e i suoi dati anagrafici sono obbligatori. Il Soggetto Stipulante può essere uno solo nella Trattativa Diretta e nel Confronto di Preventivi, puoi invece aggiungere altre persone come Soggetti Stipulanti nella RdO Semplice e nella RdO Evoluta.
Nel caso di Negoziazione gestita per conto di terzi, indica che l’ente committente non coincide con la Stazione Appaltante e specifica il Nome.
Inserimento Date
Nella sezione Date indica le seguenti informazioni:
- Termine ultimo presentazione offerta: data e ora entro cui l’Operatore Economico può presentare l’offerta;
- Limite stipula contratto: data e ora entro cui l’Operatore Economico deve tenere vincolata l’offerta. È a sua discrezione confermarla in una data successiva.
- Limite consegna beni/decorrenza servizi: termine a partire dal quale possono essere consegnati i beni o decorrere i servizi. Puoi scegliere se impostare questo termine come data da calendario oppure come numero di giorni successivi alla stipula.
Documenti
Il Sistema ti propone automaticamente un unico documento: l'offerta economica. A secondo delle tue esigenze, puoi richiedere e/o inserire ulteriore documentazione a supporto dell’Operatore Economico nella presentazione dell’offerta (es. disciplinari, capitolati, richieste di costi della sicurezza, di costi della manodopera, ecc ecc.).
Per aggiungere la documentazione, accetta il disclaimer e seleziona il pulsante AGGIUNGI DOCUMENTAZIONE.
La documentazione aggiuntiva può essere di tre tipi:
- Documentazione da produrre: puoi richiedere all’Operatore Economico ulteriori documenti;
- Documentazione da reinviare: puoi allegare documenti che l’Operatore Economico a sua volta deve reinviare, in questo caso devi inserire un fac-simile di riferimento;
- Documentazione da consultare: puoi allegare documenti utili all’Operatore Economico nella presentazione dell’offerta.
Se selezioni documentazione da produrre, inserisci una descrizione, il tipo di richiesta, la modalità di invio, l’obbligatorietà e infine se il documento deve essere firmato digitalmente o meno. Hai la possibilità di allegare un fac-simile in modo da fornire un esempio all'Operatore Economico.
Se selezioni documentazione da reinviare, inserisci la descrizione, la tipologia di richiesta, la modalità di invio, l’obbligatorietà o meno del documento, la firma digitale. Allega il documento che deve essere reinviato dall’Operatore Economico.
Se decidi di inserire documentazione da consultare, puoi allegare un documento oppure inserire un URL.
Puoi inserire tramite il tasto SFOGLIA più documenti come fac-simile, devi confermare con AGGIUNGI I DOCUMENTI SELEZIONATI per andare avanti. Gli OE, in questo caso, vedranno più righe documentali che si differenzieranno solo per il fac-simile allegato.
Ricorda di cliccare sul pulsante SALVA, in alto a destra della pagina, prima di selezionare AGGIUNGI DOCUMENTI per evitare di perdere tutti i dati inseriti finora.
Invito Operatore Economico
Nella Trattativa Diretta puoi invitare un solo Operatore Economico, il quale deve essere abilitato sulla piattaforma di e-Procurement per il bando e la categoria di riferimento del CPV inserito. Ricerca l’Operatore Economico da invitare attraverso la partita IVA/altro codice identificativo oppure attraverso la ragione sociale.
Seleziona il link Visualizza elenco per visualizzare l’Operatore Economico inserito e attraverso il pulsante AZZERA ELENCO lo puoi eliminare.
Salvataggio e Pubblicazione
Dopo aver compilato tutti i campi, seleziona il pulsante SALVA e successivamente il pulsante PUBBLICA, collocati entrambi in alto a destra della pagina.
Nel caso invece di richiesta del CIG, dopo avere compilato tutti i campi richiesti seleziona direttamente il tasto PUBBLICA, senza il tasto SALVA. Dopo la richiesta del CIG potrai esclusivamente gestire la documentazione, senza effettuare modifiche degli altri campi della negoziazione.
Con il pulsante SALVA salvi tutti i dati in "Bozza". Ritroverai la Trattativa salvata nella pagina di riepilogo delle RdO da Completare (Cruscotto > Negoziazioni > MePA – RdO da Completare).
Con il pulsante PUBBLICA invii la Trattativa Diretta all’Operatore Economico. Una volta pubblicata ritroverai la Trattativa nella pagina RdO da Completare.
Riepilogo RdO post pubblicazione
Partendo dal Cruscotto, puoi accedere alla Trattativa pubblicata attraverso due percorsi:
- Finestra Mercato elettronico > Negoziazioni
- Menu di sinistra > Sezione Acquisti > Negoziazioni > MePA
Entri così nella pagina RdO da completare dove puoi consultare le RdO pubblicate, i cui termini di presentazione delle offerte non sono ancora scaduti.
Sia le RdO da completare che le RdO complete sono elencate secondo un ordine cronologico di modifica decrescente.
Dalla sezione ulteriori filtri Rdo hai la possibilità di filtrare per:
- Nome RdO;
- Data ultima modifica;
- Stato;
- Tipologia (es.: Trattativa Diretta).
Selezionata la Trattativa Diretta pubblicata di tuo interesse, accedi alla pagina di Riepilogo RdO con il menu di consultazione.
Gestione autorizzazioni
Nel menu di sinistra, selezionando GESTIONE AUTORIZZAZIONI visualizzi:
- i soggetti autorizzati a intervenire nelle fasi di esame dell’offerta e di stipula della Trattativa;
- i soggetti che possono gestire le richieste di chiarimenti;
- la possibilità di aggiungere ulteriori utenti.
Il Sistema individua automaticamente il Responsabile del Procedimento e l'utente che predispone la Negoziazione (PO o PI) come soggetti autorizzati a visualizzare la funzionalità di richiesta chiarimenti. Puoi aggiungere altri soggetti autorizzati selezionando il pulsante AGGIUNGI UTENTE in corrispondenza di Richiesta chiarimenti.
Nel caso di RdO predisposta dal PI, affinché il PO possa gestire le richieste di chiarimenti deve aggiungersi tra i soggetti autorizzati.
Puoi utilizzare il pulsante AGGIUNGI UTENTE, che trovi in fondo alla pagina, per aggiungere un utente - già registrato al portale di e-Procurement - ed eventualmente autorizzarlo a intervenire nelle fasi successive della Trattativa.
Il comando a tendina TAG DI RIFERIMENTO è semplicemente un’etichetta che indica il ruolo. Affinché il nuovo utente possa operare nella RdO in questione inserisci ON nel campo Autorizzazione in scrittura, altrimenti potrà solamente visualizzare il riepilogo.
Nel campo sezioni puoi scegliere se autorizzare l’utente alla fase di esame offerte, alla fase di stipula o a entrambe le fasi. Il campo buste, a differenza delle RdO semplici e delle RdO evolute, per la Trattativa Diretta e il Confronto di Preventivi non è editabile.
A seconda delle autorizzazioni attribuite, si visualizzano menu e funzionalità differenti.
Riepilogo RdO
Richiesta chiarimenti
La sezione Richiesta Chiarimenti ti permette di gestire eventuali richieste inviate a Sistema dall’Operatore Economico. Tali richieste possono essere gestite dall'utente che crea l'iniziativa (PI o PO), dal RdP e da eventuali altri soggetti autorizzati (se è il PI che crea la RdO, per gestire i chiarimenti il PO deve essere aggiunto fra gli autorizzati). La funzione è attiva fino alla scadenza del termine di presentazione dell’offerta.
Dal menu laterale, seleziona Richiesta Chiarimenti per accedere alla pagina in cui è presente l’elenco delle richieste di chiarimenti ricevute.
Ad ogni richiesta sono associate le seguenti informazioni:
- il nome dell’Operatore Economico;
- l’oggetto;
- il numero di messaggi ricevuti;
- lo stato della comunicazione (Da leggere/Letta);
- la data di ricezione.
Per accedere al dettaglio di una determinata richiesta seleziona sulla freccia corrispondente.
La pagina di Dettaglio Richiesta Chiarimenti ti permette di leggere la richiesta ricevuta da un OE e di rispondere al singolo operatore economico che ha fatto la richiesta.
Comunicazioni
Grazie alla sezione Comunicazioni puoi inviare comunicazioni dopo la pubblicazione della Trattativa, nello specifico, dopo la scadenza dei termini di presentazione delle offerte.
Fino a quel momento, se avessi bisogno di inviare una comunicazione puoi farlo extra-Sistema, oppure aggiungendo documenti dalla sezione Modifica RdO.
Ricorda che, ciascun documento aggiunto come allegato può avere una dimensione massima di 20 MB.
Seleziona il pulsante RAPPORTO DI CONSEGNA per avere informazioni riguardo la lettura del messaggio stesso, la data e l'ora di consegna al destinatario sono quelle visualizzate sopra il tasto Rapporto di Consegna.
Revoca RdO/lotto
Modifica RdO
Nella sezione Modifica RdO puoi modificare la Trattativa Diretta.
Le modifiche possono essere strutturali o non strutturali a seconda che incidano o meno sulle attività di composizione e presentazione delle offerte.
Nel caso della Trattativa Diretta è possibile apportare solo modifiche non strutturali.
Le modifiche non strutturali sono visibili dal momento in cui vengono effettuate. Come per la revoca, anche la modifica di una RdO può essere operata dal PO, dal Responsabile del Procedimento e dal PI (solo con la relativa approvazione).
Le modifiche non strutturali riguardano:
- Nome RdO;
- Tipologia di appalto;
- CUP;
- CPV;
- Ente Committente;
- Responsabile del Procedimento;
- Soggetto Stipulante;
- Date della negoziazione;
- Documenti.
Dopo aver apportato le dovute modifiche, seleziona il pulsante SALVA, per salvare le modifiche effettuate, e poi seleziona CONFERMA MODIFICA.
In caso di mancata selezione del pulsante CONFERMA MODIFICA la Trattativa passa allo stato “In Manutenzione”. Nel caso di modifiche Non strutturali sulla Trattativa Diretta l'OE potrà comunque presentare offerta.
In questo caso, per ripristinare la Negoziazione è necessario che la persona che aveva iniziato la modifica rientri nella sezione Modifica RdO e ripeta la procedura digitando CONFERMA MODIFICA.
Puoi modificare la Negoziazione anche dopo la presentazione dell’offerta da parte dell’Operatore Economico.
Copia RdO
Puoi accedere alla sezione Copia RdO, collocata nel menu di sinistra, per copiare la Trattativa Diretta e le relative informazioni.
In questo modo puoi creare una Trattativa Diretta che erediterà le informazioni principali di quella già pubblicata. Se hai invitato un OE lo ritroverai nella RdO, non saranno copiate invece né la parte documentale né i soggetti indicati come RdP, Soggetto Stipulante o altri autorizzati.
Puoi trovare la RdO copiata nella pagina RdO da Completare nello stato "Bozza".
Perfezionamento Trattativa Diretta
Finora sono stati descritti i passi da effettuare per la predisposizione di una trattativa diretta fino alla pubblicazione e sono state analizzate le singole voci del menu di riepilogo. Nei paragrafi successivi si illustreranno le fasi finali della negoziazione.
Ruoli ricoperti su gare
Dopo la pubblicazione della Trattativa Diretta, puoi visualizzare la voce I tuoi ruoli nelle procedure di acquisto, disponibile dal Cruscotto, per gestire le fasi successive della Negoziazione, quali la richiesta di chiarimenti, l’esame delle offerte e la stipula.
Se effettui l’acceso alla tua area personale esclusivamente come utente Registrato, puoi accedere direttamente alla sezione I tuoi ruoli nelle procedure di acquisto.
Se effettui l’acceso alla tua area personale come utente Abilitato, seleziona il pulsante freccia per visualizzare l’elenco de I tuoi ruoli nelle procedure di acquisto.
Selezionando sul pulsante freccia compare un elenco di RdO con le relative autorizzazioni.
Puoi utilizzare il filtro Strumento e il filtro Periodo selezionato per trovare la Trattativa Diretta di tuo interesse, oppure puoi inserire nell’apposito campo il numero identificativo della Trattativa e selezionare il pulsante CERCA.
Per la stessa RdO puoi avere più ruoli in base alle autorizzazioni attribuite al tuo profilo. Nel caso di più ruoli, devi selezionarne uno specifico per poter gestire una determinata fase.
Accedendo alla Trattativa Diretta pubblicata, a seconda del profilo autorizzativo, nel menu di riepilogo si attivano delle sezioni aggiuntive.
Offerte presentate
Con la voce Offerte presentate visualizzi le informazioni relative sia all’offerta presentata che all’Operatore Economico.
In questa sezione puoi verificare se e quando l’Operatore Economico invitato ha presentato l’offerta.
Se l’OE ha presentato l’offerta, puoi visualizzare il numero identificativo dell’offerta presentata, la data e l’ora di presentazione.
Nel menu a tendina sono riportate alcune informazioni relative all’Operatore Economico, tra cui:
- Ragione sociale;
- Forma di partecipazione;
- Partita IVA.
Selezionando la denominazione del concorrente apri una finestra con le informazioni di base: la denominazione sociale, la sede legale, i recapiti, la posizione geografica.
selezionando la voce Richieste visualizzi le informazioni rilasciate in fase di abilitazione sul MePA, tra le quali i bandi e le categorie a cui sei abilitato, con le eventuali modifiche.
Inoltre, puoi anche visualizzare e scaricare i file pdf delle richieste effettuate dagli Operatori Economici per ciascun argomento di riferimento.
Esame Offerte
Dopo la scadenza del termine di presentazione delle offerte, nel menu di Riepilogo (per gli utenti autorizzati), si aggiungono le funzionalità di Esame Offerte e Stipula.
Nella sezione Esame Offerte, seleziona sulla denominazione dell'Operatore Economico per accedere alle informazioni relative all’abilitazione sul Mercato Elettronico MePA.
Seleziona il pulsante VAI ALL’OFFERTA per esaminare l’offerta presentata dall’Operatore Economico.
Puoi decidere di rifiutare l’offerta presentata oppure di andare alla stipula, utilizzando gli appositi pulsanti che trovi in fondo alla pagina.
Stipula
Esaminata l’offerta, se decidi di stipulare il contratto, seleziona il pulsante VAI ALLA STIPULA dalla sezione Esame Offerte.
Dalla sezione Stipula, seleziona PROCEDI ALLA STIPULA.
Inserisci le seguenti informazioni:
- Data di stipula
- Data di attivazione del contratto
- Durata (inserisci 0 se non è prevista una durata, ad esempio se si tratta di prodotti)
- Valore in euro (IVA esclusa)
Seleziona la modalità che preferisci:
- Documento di stipula generato automaticamente dal sistema - Il Sistema ti permetterà di generare un documento completo delle informazioni necessarie alla stipula che dovrai scaricare, firmare digitalmente e caricare a Sistema;
- Contratto prodotto dalla Stazione Appaltante - Il Sistema ti permetterà di caricare a sistema un proprio documento.
Seleziona SFOGLIA per caricare il documento di stipula firmato digitalmente e successivamente il pulsante ALLEGA.
Il Sistema effettua un controllo sulla validità della firma digitale del documento, che deve essere sempre firmato.
Ultimato il caricamento puoi procedere alla stipula utilizzando il pulsante STIPULA
Se hai necessità di annullare/modificare la stipula puoi farlo attraverso l'apposita funzionalità ANNULLA STIPULA e procedere nuovamente con la procedura appena descritta.