Ordini iniziative dedicate
Le iniziative di acquisto dedicate permettono alle Pubbliche Amministrazioni di acquistare da un'iniziativa di acquisto creata da se stessa o da un'altra Stazione Appaltante. Se sei il PO o il PI abilitato ad acquistare sulle iniziative dedicate segui la procedura indicata in questa pagina per inviare un ordine dedicato.
Ordine iniziative dedicate
Per creare gli ordini di acquisto dedicati, ACCEDI al tuo Cruscotto, seleziona INIZIATIVE DEDICATE e poi ORDINI.
Puoi predisporre l'ordine dedicato partendo da un ambiente su cui sei abilitato tramite Gruppo di Acquisto selezionando CREA ORDINE.
Come creare un ordine
Dopo aver selezionato CREA ORDINE visualizzi la pagina con l'elenco delle iniziative attive. Seleziona l’icona di dettaglio dell'iniziativa di tuo interesse.
A questo punto visualizzi gli ambienti attivi per l'acquisto su cui potrai procedere ad inviare ordini dedicati a sistema. Seleziona la lente di ingrandimento e visualizzi la pagina di elenco ambienti attivi dell’iniziativa.
Per creare un nuovo ordine seleziona CREA ORDINE in corrispondenza dell'ambiente scelto.
Compilazione ordine dedicato
Dopo aver selezionato CREA ORDINE accedi alla pagina di Dettaglio dell'ordine di acquisto dedicato.
Ricorda che il menu posizionato a sinistra della pagina contiene sezioni che vengono sbloccate consecutivamente a seconda dello stato di avanzamento della procedura.
Compila tutti i campi richiesti e SALVA i dati inseriti. I campi obbligatori sono contrassegnati con il simbolo “*”.
Inoltre, in questa sezione, puoi eventualmente inserire:
- CUP: puoi riportare uno o più codici unici di progetto (qualora previsti). Il Sistema effettuerà una validazione del codice inserito, verificando la corrispondenza con i dati di OpenCUP;
- Finanziamento: puoi indicare se ci sono fonti di finanziamento (nazionali o comunitarie) e le eventuali quote.
In questa sezione visualizzi anche i dati dell'Amministrazione, i dati generali dell'ufficio e i dati economici; puoi compilare le sezioni editabili relative all'importo - qualora il valore da inserire fosse in euro - o alla quantità dell'ordine.
Hai solo una riga a disposizione, per cui ricorda di inserire nel campo - in euro o quantità - il totale dell'ordine nel suo complesso. Anche l'IVA deve essere calcolata sul totale dell'ordine.
Per dettagliare meglio l'oggetto dell'ordine, invece, puoi caricare più di un allegato nella sezione Allegati. La funzionalità è disponibile fino alla generazione dell’ordine.
Il PO che ha creato l'iniziativa dedicata da cui stai acquistando potrebbe averti messo a disposizione dei documenti per la compilazione nell'Area documentale, ti consigliamo di verificare.
Area documentale
All'interno della procedura di Ordine, nel menu laterale seleziona AREA DOCUMENTALE per accedere alla sezione omonima.
Una volta fatto accesso alla pagina, puoi visualizzare la documentazione e scaricare i file allegati selezionando il nome dell'allegato.
Area Messaggi
Per consentirti di entrare in contatto con il fornitore aggiudicatario prima dell'invio dell'ordine a sistema è attiva la sezione Area Messaggi (la sezione si abilita solo dopo l’inserimento del campo Titolo ordine).
In questa sezione puoi configurare e gestire comunicazioni con l'operatore economico contraente già prima dell’invio dell’ordine, con la possibilità di inserire allegati.
Salvataggio dell'ordine
Dalla pagina di dettaglio ordine in bozza SALVA l'ordine. Se sei il PO puoi successivamente Validarlo.
Inviare l'ordine in approvazione al PO
Riassegnazione o Accettazione dell'ordine del PI
Validazione dell'ordine
La richiesta del CIG
Dopo la validazione sarà possibile richiedere il CIG selezionando nel Menu laterale di sinistra il pulsante GESTISCI ANACFORM E EFORM.
All’interno di questa sezione puoi anche accedere al Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico da cui stai acquistando.
Successivamente potrai proseguire con la generazione dell'ordine.
Eliminazione dell'ordine
Dalla pagina di dettaglio, prima di aver effettuato l'invio al fornitore puoi procedere all’eliminazione dell’ordine selezionando ELIMINA.
Generazione, riepilogo e invio dell'ordine
Generazione dell'ordine
Genera l'ordine selezionando VAI AL RIEPILOGO.
Successivamente sarà generato il pdf di riepilogo ordine.
Riepilogo dell'ordine
Dopo aver validato l'Ordine, seleziona VAI AL RIEPILOGO per accedere alla sezione di riepilogo dell'Ordine (accessibile anche dal menu laterale - voce Riepilogo).
Qui puoi SCARICARE il pdf di riepilogo, firmarlo e caricarlo nell’apposita sezione.
Successivamente puoi procedere all’invio dell’ordine all'operatore economico.
- per inviare l'ordine, il file .pdf da caricare deve essere obbligatoriamente firmato digitalmente;
- dopo il caricamento del file di riepilogo, il Sistema genera automaticamente un file Ordine XML. Il file, visibile nella sezione Allegati, può essere scaricato e viene automaticamente sostituito ad ogni caricamento di un file di riepilogo .pdf aggiornato.
Invio dell'ordine
Gestione Esecuzione Contrattuale
Dopo aver effettuato la Stipula, dal menu laterale della pagina della procedura in cui ti trovi accedi a Gestione Esecuzione Contrattuale: da qui puoi gestire tutta la fase esecutiva del contratto. Per saperne di più consulta la sezione dedicata all’Esecuzione contrattuale.
Documentazione
Dopo aver inviato l’Ordine, seleziona la voce di menu Documentazione per accedere alla pagina di richiesta della documentazione, che puoi archiviare e conservare. Per saperne di più consulta le Regole del Sistema di e-Procurement.
Seleziona il pulsante Genera per produrre un file che contiene:
- tutti i documenti relativi all’invio dell’Ordine (file di riepilogo, allegati, DGUE, ecc.)
- il report delle comunicazioni scambiate con il fornitore
- il registro di Sistema.
Il file generato resta a disposizione per il download per 24 ore. Dopo averlo scaricato – o passate le 24 ore – il file sarà eliminato dal Sistema e dovrai generarlo nuovamente.
Ruoli esecuzione
- il soggetto che ricopre il ruolo di Direttore dell’Esecuzione (DE)
- il soggetto che ricopre il ruolo di Direttore dei Lavori (DL).
Consulta la pagina dedicata per ulteriori dettagli sulla procedura.
Annullamento dell'ordine
Gestione contratto
Dal menu laterale puoi accedere - facoltativamente - alla funzione GESTIONE CONTRATTO, che ti consente di inviare il contratto del tuo ordine dedicato all'Operatore economico.
La funzione si attiva solo dopo aver inviato l'Ordine.
Seleziona INVIA per accedere all'invio del contratto.
Visualizzazione e accesso agli ordini dedicati
Puoi cercare gli ordini dedicati attraverso tutte le funzionalità di ricerca messe a disposizione nel tuo cruscotto personale. In CERCA ORDINI E NEGOZIAZIONI puoi inserire il numero di ordine e sarai indirizzato al dettaglio dell'ordine dedicato.